كيف يمكنني تجنب فشل المشروع؟

يحدث ذلك لأفضلنا. تكون ممسكًا بزمام المشروع في البداية، وفي مرحلة ما، يبدأ المشروع في الانفلات من سيطرتك وتواجه فشل المشروع.
قد تبدأ الميزانية بالتضخم بما يفوق التوقعات، أو تتراجع مواعيد التسليم، أو يتخلف أحد الأقسام عن الركب مما يؤدي إلى تخلف الأقسام الأخرى عن الركب، تمامًا مثل أحجار الدومينو.
على الرغم من بذل قصارى جهدنا، فإن الحقيقة هي أن فشل المشروع يمكن أن يحدث. ولكن، لماذا يحدث ذلك؟
كل فشل أو خطأ هو فرصة للتعلم والنمو. لحسن حظك، نحن هنا في “سبوتو” لدينا فريق من مديري المشاريع ذوي الخبرة والدروس المستفادة من سنوات من الدروس التي تعلموها.
لذا دعنا نتحدث عن فشل المشروع وما يمكنك فعله لتجنب ذلك.
ما الذي يؤدي إلى فشل المشروع؟
يمكن أن نجد أنفسنا نواجه فشل المشروع لعدد من الأسباب. انظر ما إذا كان بإمكانك التعرف على بعض الأمثلة.
يقرر الراعي أن مبادرة أخرى أكثر أهمية ويوقف مشروعك.
يواجه العميل ضغوطاً مالية ويوقف المشروع.
يعتمد الفريق على تقنية معينة، وتفشل.
عملية الجودة غير كافية، ويقع الكثير من الأخطاء في يد العميل.
أحيانًا يكون الفشل خارجًا عن إرادتنا، ولكن في كثير من الأحيان، يكون هناك شيء ما أغفلناه جعل الأمور أسوأ. ربما كان خطأً في التواصل بين الفرق، أو نقصًا في الإعداد والتخطيط، أو ضعفًا في الحوكمة.
فشل المشروع لا يعني أنك مدير مشروع سيء. إنه يعني فقط أن لديك مجالًا للتحسين ودروسًا لتتعلمها. جميعنا كذلك، ونفترض أنك إذا كنت هنا تقرأ هذا المقال، فهذا يعني أن لديك النية للقيام بذلك.
قام المؤلف نيل ويتن بكتابة وتسجيل دورة تدريبية ذاتية معنا حول هذا الموضوع – وهي بعنوان 17 سببًا من أهم أسباب فشل المشاريع وما يمكنك فعله لتجنب الفشل. نوصي بهذه الدورة التدريبية ذات التقييم العالي لأي شخص يريد فهم الأسباب الجذرية لفشل المشاريع وكيفية تجنبها.
ما الخطوات التي يمكنك اتخاذها لتجنب فشل المشروع
الخطوة الأولى هي الاعتراف بمواطن الخطأ. التعلم من أخطائك أمر ضروري، والتعلم من أخطاء الآخرين يمكن أن يكون مفيداً أيضاً.
لهذا السبب لدينا مديرو مشاريع محترفون يستعرضون تجاربهم في البودكاست الخاص بنا، Manage This. تركز العديد من حلقات البودكاست على مشروع معين، وفي تلك الحلقات يسأل مضيفونا مديري المشاريع عن تجربتهم. ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي فاجأك؟ وما الذي تتمنى لو كان بإمكانك العودة إلى الوراء والقيام به من جديد؟ أسئلة كهذه تجلب الكثير من المعلومات المفيدة للمستمعين.
أنت لا تعرف أبدًا متى ستكون إحدى تجاربهم مرتبطة مباشرة بما هو أمامك في الوقت الحالي، مثل مشكلة مع مقاول أو عضو في الفريق أو عميل متطلب.
دعنا نأخذ بعين الاعتبار بعض النصائح التي يمكن أن تحافظ على سير مشروعك بسلاسة وتساعدك على تجنب فشل المشروع.
اختر المنهجية الأفضل لهذا المشروع
هناك العديد من منهجيات إدارة المشاريع المختلفة التي يمكنك استخدامها لمشروعك، من منهجيات أجايل إلى منهج الشلال، أو أي من المنهجيات المتفرعة عنهما، مثل منهجيات اللين أو سكروم.
من المهم أن تتذكر: مقاس واحد لا يناسب الجميع. يجب على مدير المشروع أن يحلل المشروع الجديد ويحدد الطريقة التي ستعمل بشكل أفضل، بالنظر إلى الظروف الحالية. هناك العديد من العوامل التي يجب مراعاتها، وقد كتبنا منشورات منفصلة حول هذا الموضوع.
إذا لم تقم باختيار طريقة معينة، فإنك ستضع فريقك في مأزق. لذا، قم بتحليل عوامل المشروع، وتحدث إلى فريقك وأقرانك، واختر أفضل نهج لهذا المشروع منذ البداية. اكتشف ما هي الخطوات والعمليات التي تساعد الفريق حقًا على تحقيق أهداف المشروع، وتخلص من تلك الممارسات التي لا تضيف قيمة.
متطلبات واضحة وكاملة
إن أحد الأسباب الرئيسية لفشل المشروع هو النطاق غير المحدد أو غير الواضح. يجب أن يعمل مدير المشروع بشكل وثيق مع العميل أو الراعي والفريق لتحديد المتطلبات بشكل دقيق. إذا تم تسليم فريقك هدفًا غير واضح، فلن تعرف ما إذا كنت تسير في الطريق الصحيح. فالنطاق غير المحدد بشكل جيد أمر محبط للغاية – فالفريق غير متأكد من سير العمل والتسليمات. ومع وجود متطلبات سيئة أو غير مكتملة، لن يكون لدى الفريق طريقة موثوقة لقياس التقدم أو النجاح.
تُعد دورة إدارة النطاق والمتطلبات التي يقودها مدربنا طريقة ممتازة لتزويد فريقك بالمعرفة وأفضل الممارسات اللازمة لتحديد هذه المجالات في مشاريعك وإدارتها بشكل أفضل. أما إذا كنت تفضل الدراسة بالسرعة التي تناسبك، فيمكنك الاطلاع على هذه الدورة التدريبية عبر الإنترنت ذاتية التعلم لتتعلم كيفية إتقان النطاق والمتطلبات. نقدم أيضًا دورة تدريبية أقصر حول جمع متطلبات العملاء.
وبصفتك قائد المشروع، يمكنك أن تتقدم في هذا المجال وتصر على متطلبات كاملة ومحددة جيدًا. لا بأس إذا كانت بعض المتطلبات المستقبلية غير واضحة اليوم – يمكن أن تأتي لاحقًا. ومع ذلك، يجب أن يكون النطاق على المدى القريب مفهومًا من قبل الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
اختر أفضل نهج، وحدد النطاق. تؤدي هاتان الخطوتان الأوليان إلى الخطوة التالية مباشرةً.
التخطيط والتحضير المتعمق
أفضل طريقة للوصول إلى أهداف المشروع هذه هي التخطيط والتحضير منذ البداية.
تمنح المتطلبات القوية الفريق مكانًا للتركيز. الآن، أنت والفريق لديك ما تحتاج إليه للتخطيط بجدية. يؤدي النطاق الواضح إلى تخطيط وإعداد مستنير في مجالات أخرى، مثل تقدير الموارد اللازمة لإنجاز المهمة، وتحديد المعالم الرئيسية ووضع الجدول الزمني، وصياغة الميزانية، وإدارة المخاطر، والعديد من المجالات الأخرى.
تعرّف على مهارات ونقاط قوة أعضاء فريقك والإدارات الداخلية والمقاولين من الداخل والخارج. افهم توقعات المشروع، وقم بتقسيم هذه الأهداف إلى أجزاء أصغر من العمل، وحدد جدولاً زمنيًا معدلاً للمخاطر وقابلاً للتحقيق. وبغض النظر عن المنهجية التي تستخدمها لمشروعك، فجميعها تتطلب هذا النوع من التحليل والتخطيط من قبلك أنت وفريق العمل. اطلع على سلسلة تخطيط المشاريع عبر الإنترنت التي تتضمن 5 دورات تدريبية قصيرة يقدم كل منها دليلاً مفصلاً خطوة بخطوة لمكون رئيسي من مكونات خطة المشروع.
التنظيم
يحب البعض القول بأن المكتب الفوضوي هو علامة على العبقرية. ربما ينطبق هذا القول على العلماء المجانين والفنانين المتطورين، ولكن ليس على مديري المشاريع! يشعر الرعاة والعملاء وحتى أعضاء فريق المشروع بثقة أكبر بكثير في قدرة مدير المشروع إذا لاحظوا قائدًا منضبطًا وفعالاً. إن التنظيم الجيد أمر حيوي لقائد المشروع – فالكثير من التفاصيل المهمة يمكن أن تضيع في مستنقع المكتب المزدحم.
الحفاظ على تقويم للموارد ومشاركته مع الأقسام والفريق، بحيث يعرف كل قسم مكان وجود الأقسام الأخرى ويمكنه تتبع سير عمل المشروع.
تنظيم الاتصالات، سواء كانت رقمية أو شخصية، لتجنب سوء الفهم داخل الفرق والتأكد من أن الجميع على نفس الصفحة.
يعرف مدير المشروع الذكي الإجابات، أو يعرف من لديه الإجابات، على تلك الأسئلة الشائعة في المشروع. من أجل الوصول إلى هذا المستوى من الكفاءة، يجب أن يكون لديك نهج ونظام قوي لتنظيم بيانات المشروع.
لحسن الحظ، لديك الكثير من الخيارات اليوم لتحسين قدرتك على إدارة بيانات المشروع، من أدوات الجدولة، إلى أدوات تعقب الموارد، والعديد من الحلول عبر الإنترنت. لا تقلق؛ سنظل نعتقد أنك عبقري حتى لو كانت مساحة مكتبك نظيفة ومرتبة.
هل تواجه صعوبة في تعلم كيفية استخدام Microsoft Project؟ يمكننا أن نتفهم ذلك، فهذه الأداة القوية لديها الكثير من الخيارات. نحن نقدم دورة تدريبية بقيادة مدرب على مايكروسوفت بروجكت لتعزيز قدراتك في استخدام هذه الأداة.
التواصل الصحي لفريق العمل
نريد أن ندلي بملاحظة هنا: نعتقد أن هناك فرقاً بين التواصل والتواصل الصحي.
فيما يلي بعض النصائح لمساعدتك في إنشاء ممارسات تواصل صحية والحفاظ عليها. أولاً، ضع التوقعات المناسبة مع الفريق من خلال إنشاء ميثاق للفريق. اجمع فريق المشروع معًا في أقرب وقت ممكن في المشروع، وخصص وقتًا للتعاون في ميثاق الفريق هذا.
يحدد ميثاق الفريق القواعد الأساسية ويضع التوقعات لسلوك الفريق. يساعد أعضاء الفريق في بناء هذا الميثاق، لذا سهّل إجراء مناقشة يشارك فيها الجميع. استخلص توقعاتهم – ما الذي يناسبهم وما الذي يؤدي إلى نتائج عكسية. يجب أن تسفر الجلسة عن ميثاق الفريق الذي يحدد دورات التواصل المتوقعة وتكرارها وأساليبها وتفاصيل أخرى. على سبيل المثال، قد يتفق الفريق على أن يجتمع جميع الأعضاء أسبوعيًا، وقد تجتمع المجموعات الفرعية في كثير من الأحيان. أو قد يختار الفريق الرشيق الساعة 9 صباحًا كل صباح كموعد للاجتماع اليومي.
يحدد الميثاق السلوكيات المتوقعة وبروتوكولات التواصل داخل الفريق ومع أصحاب المصلحة الخارجيين. ونظراً لأن الفريق يجتمع معاً لإنشائه، فإن الميثاق يتضمن الملكية والمساءلة.
غالبًا ما يُشار إلى ضعف التواصل كسبب رئيسي لفشل المشروع. قم بالبناء على ميثاق الفريق هذا بوثيقة ثانية – خطة التواصل. تتناول خطة التواصل هذه من، وماذا، وكيف، وكم مرة يتم التواصل في المشروع لمن هم خارج الفريق – أصحاب المصلحة الرئيسيين الآخرين. تحدد هذه الخطة التوقعات لأصحاب المصلحة، ويوافق فريق المشروع على تنفيذها.
هاتان الوثيقتان سهلتا الفهم، ويمكن إنشاؤهما بسرعة، وتمهدان الطريق للتواصل الواضح في المشروع.
تعرف على المزيد حول التميز في التواصل في هذه الدورة التدريبية الشهيرة على الإنترنت.
أين يمكن لسبوتو المساعدة
من أفضل الطرق لتجنب فشل المشروع هو أن تتعلم وتكتسب خبرات جديدة باستمرار، وسبوتو هنا لمشاركة المعلومات والخبرات معك.
وسواء كنت حديث العهد بعالم إدارة المشاريع أو مدير مشروع متمرس، فإننا نقدم الكثير من المواد المفيدة لمديري المشاريع من جميع مستويات الخبرة على موقع SPOTO.com.
لدى SPOTO مجموعة واسعة من الدورات التدريبية التي يقودها المدرب، والمواد عبر الإنترنت، وموارد الدراسة الذاتية. وسوف يخبرك أي مدير مشروع جيد أنه حتى بعد حصولك على شهادة مدير مشروع، سيكون لديك دائماً مجال لتوسيع معرفتك.
في الختام
في النهاية، من المتوقع أن يقوم مدير المشروع بتوجيه فريق المشروع من البداية إلى النهاية بنجاح. من المؤلم عندما يفشل مشروع ما، وغالبًا ما ننظر إلى تلك التجارب ونتساءل أين أخطأنا.
كيف يمكنك تجنب الفشل؟ تتمثل الخطوة الأولى الممتازة في دراسة تلك الأسباب التي تؤدي إلى الفشل، مثل هذه الأسباب الـ 17 الأولى. ويمكنك أيضًا اتباع الخطوات الموضحة أعلاه، بما في ذلك اختيار أفضل نهج للمشروع، وتحديد النطاق، والتخطيط بشكل كافٍ، والبقاء منظمًا بشكل جيد، وتعزيز التواصل الصحي بين الفريق.
هناك حالات لا يمكن فيها تجنب فشل المشروع بسبب ظروف خارجة عن إرادتك. انظر إلى الجانب المشرق: يوفر فشل المشروع دائمًا فرصة للتعلم.