قلب القيد الثلاثي

حددت نظرية إدارة المشروع القيد الثلاثي (المعروف أيضًا باسم المثلث الحديدي) باعتباره مفتاح نجاح المشروع. إذا كان النطاق معروفًا وثابتًا، فيجب أن يتكيف الجدول الزمني والتكلفة لاستيعاب تغييرات النطاق.
إن بساطة هذا الاقتراح جذابة. في بداية المشروع، يتم توثيق جميع المتطلبات، وتتم الموافقة على التصميم، ولا يجب أن يتغير أي شيء. لسوء الحظ، هذا ينطبق فقط على المشاريع الصغيرة جدًا أو البسيطة. بالنسبة لجميع المشاريع الأخرى، فإنه يضع مديري المشاريع في مواجهة أصحاب المصلحة عندما تتغير الأمور.
إن إنهاء هذا الصراع بسيط ولكنه يتطلب تحولاً في المنظور. ويؤدي تبني عقلية النطاق المتغير إلى حل هذه المشكلة. فهو يقبل حقيقة أن النطاق ليس متجانسًا ولا ثابتًا. كما أنه يقلل من الاحتكاك بين العملاء وفرق التسليم. كما أنه يفتح الفرص لتحسين نتائج المشروع.
تفكيك القيد الثلاثي
تعود جذور المفاهيم الأساسية لإدارة المشاريع إلى المبادئ الهندسية التي تم تطويرها للبرامج الفيدرالية الكبيرة. وقد تم تطوير بيرت والمسار الحرج لمساعدة مشروع مانهاتن وبرنامج الغواصات بولاريس التابع للبحرية في أربعينيات وخمسينيات القرن الماضي. قامت هذه الأدوات بتبسيط العلاقات المعقدة إلى معادلات رياضية مباشرة.
تكلفة المشروع هي دالة لما يتم بناؤه (النطاق) والجهد المطلوب لبنائه (الوقت):
التكلفة = الدالة (النطاق، الوقت)
يؤدي نقل الصيغة لحل النطاق إلى إنشاء القيد الثلاثي. يجب أن يكون التغيير في النطاق مصحوبًا بتغيير مقابل في التكلفة أو الوقت أو كليهما.
النطاق ثابت= دالة (التكلفة، الوقت) المتغير
يبدو هذا تأكيدًا معقولاً. لكن هل هو واقعي؟ هل يصف ديناميكيات المشروع الفعلية؟ والأهم من ذلك، هل حسّن من إمكانية التنبؤ بتنفيذ المشاريع؟
يجمع استطلاع معهد إدارة المشاريع “نبض المهنة” التابع لمعهد إدارة المشاريع بيانات حول نتائج المشاريع. تاريخياً، يتم إنجاز حوالي نصف المشاريع فقط في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. وتصيب التغييرات غير المتوقعة في النطاق (زحف النطاق) حوالي ثلث جميع المشاريع. بعبارة أخرى، على الرغم من الجهود المبذولة على مدار 70 عامًا، ما زلنا نعاني من هذه المشكلة.
تُظهر البيانات أيضًا تحسنًا في عدد المشاريع التي تحقق أهدافها التجارية، حيث ارتفعت من 64% إلى 75% خلال العقد الماضي. ويرتبط هذا التحسن بانتشار مشاريع “أجايل”، والتي تمثل الآن نصف جميع المشاريع. تشير بيانات مجموعة ستانديش أيضًا إلى أن المشاريع الرشيقة أكثر نجاحًا من المشاريع التقليدية.
حقائق نطاق المشروع
نطاق المشروع ليس متجانسًا. بل هو تجميع لمئات أو آلاف المكونات الفردية. تقوم كل من المنهجيات الرشيقة والتقليدية بتفكيك نطاق المشروع إلى عناصر صغيرة منفصلة. على الرغم من أن الأطر تستخدم أدوات مختلفة، إلا أن النتائج متشابهة.
هيكل تقسيم العمل (WBS) هو تقسيم هرمي للنطاق المستخدم في المشاريع التقليدية. حزم العمل هي العناصر الموجودة في الجزء السفلي من التسلسل الهرمي وهي صغيرة بما يكفي لتقدير الوقت والتكلفة لإنشاء هذا الناتج.
تستخدم المشاريع الرشيقة حزم العمل المتراكمة لتوثيق العمل (النطاق). يتم تقسيم العمل إلى تسلسل هرمي من 3 مستويات من الملاحم والميزات والقصص. مثل حزم العمل، تكون القصص صغيرة ويمكن إكمالها في غضون أيام قليلة.
قال أحد الزملاء ذات مرة: “إذا كان لديك WBS جيد، فيجب أن يكون لديك مشروع ناجح.” تبدو هذه النصيحة بديهية. وتدعم البيانات الفرضية القائلة بأن المتطلبات الجيدة أمر حيوي لنجاح المشروع وأن المتطلبات السيئة تؤدي إلى الفشل.
في المشاريع الصغيرة والبسيطة، يمكن تحديد النطاق مقدمًا. ولكن في المشاريع الكبيرة والمعقدة يكون ذلك صعباً ويستغرق وقتاً طويلاً. في هذه المشاريع، يجب أن يتطور النطاق والتصميم مع ظهور معلومات ومعارف جديدة.
يمكننا التفكير في عناصر النطاق على أنها ثابتة أو متغيرة أو غير معروفة: عناصر النطاق الثابتة واضحة ومحددة بشكل جيد. قد تكون العناصر المتغيرة مفهومة بشكل عام، ولكن لم يتم تحديد التفاصيل. سيتم اكتشاف عناصر النطاق غير المعروفة أثناء المشروع. مع تقدم المشاريع، سينخفض عدد البنود المتغيرة وغير المعروفة مع معرفة المزيد.
تحتاج المباني المكتبية إلى الكهرباء (ثابتة). ومع ذلك، غالباً ما تقدم المرافق المحلية مواصفات التصميم بعد بدء البناء (متغير). بالإضافة إلى ذلك، عندما يقوم المالكون بإجراء جولة تفقدية، قد يطلبون تركيب إضاءة إضافية (غير معروفة).
تتوافق مشاريع التكنولوجيا مع نمط مماثل. حيث تكون المتطلبات الأساسية مفهومة جيدًا ويتم تطويرها كجزء من بناء المنصة الأولية (ثابتة). ميزات المستخدم المخطط لها معروفة، لكن التفاصيل قد لا تكون موثقة بالكامل (متغيرة). يتم تحديد الميزات التي لم تكن معروفة سابقًا عند توليد الملاحظات.
يسمح لنا التخطيط الموجي المتداول وممارسات التسليم التكراري بإدارة النطاق الناشئ. يمكننا تحليل النطاق إلى المستوى المناسب من التفاصيل حسب الحاجة. يتيح لنا ذلك البدء في البناء في وقت أقرب، والحصول على معلومات أفضل، وتقليل الجهود المهدرة.
التحول إلى عقلية النطاق المتغير
يؤدي إنشاء نطاق متراكم إلى تجنب التحديات التي يفرضها القيد الثلاثي. فالنطاق المتراكم هو قائمة مرتبة لجميع الأعمال المطلوبة من فريق التسليم. يجبر الترتيب أصحاب المصلحة على إجراء مفاضلات واضحة. وهذا يفرض القرارات الصعبة “إلى اليسار”، مما يؤدي إلى نقلها في وقت مبكر من العملية؛ ويضع المسؤولية بشكل مباشر على العملاء.
كما أن التراكمات المتراكمة ناشئة. يمكن إضافة عناصر جديدة، وحذف العناصر غير المرغوب فيها، ويمكن أن تتغير الأولويات. وهذا يدعو إلى التخطيط التكراري، مما يقلل من التخطيط المفرط والميزات غير الضرورية والجهد الضائع. كما أنه يقضي على فخ “إذا لم أطلبها الآن، فلن أحصل عليها أبدًا”.
من السهل تقدير قدرة فريق التسليم. السعة هي مقدار العمل الذي يمكن للفريق إكماله في وقت محدد. على المدى القصير، تكون السعة ثابتة نسبيًا. يتم تحديد المدة الإجمالية للمشروع وميزانيته خارجيًا من قبل الجهة الراعية. تكون الموارد ثابتة بسبب التأخير في العثور على موارد إضافية – أشخاص أو آلات – والحصول عليها.
ومن خلال تحديد الأولويات المتراكمة والقدرة الاستيعابية المعروفة، يمكن تصور نطاق المشروع من خلال “رسم خط” لما يمكن إنجازه. ويمكن تقدير مستوى الجهد لكل عنصر من عناصر النطاق. أصبح التفاوض على النطاق الآن تحت سيطرة العملاء بشكل كامل وهو مسألة تحريك العناصر فوق أو تحت الخط.
أصبح النطاق الآن متغيرًا وأصبحت سعة الفريق والوقت الآن ثابتين.
متغير النطاق = الدالة (سعة الفريق، الوقت) ثابتة
لقد تغيرت ديناميكيات القيد الثلاثي الآن لتتماشى مع واقع مشروعنا. قدرة الفريق تتضمن قيود الميزانية، وقيود الحصول على الموارد، والوقت ثابت. أصبح النطاق الآن ناشئًا ومتغيرًا. وهذا يزيد من المرونة ويقلل من الجهد المهدر ويجعل العملاء وأصحاب المصلحة وأعضاء الفريق أكثر سعادة.
على المدى الطويل، قد يتغير النطاق والجدول الزمني والتكلفة. لكننا نعرف ما قاله جون مينارد كينز عن المدى البعيد.
© 2021، آلان زوكر؛ Project Management Essentials, LLC
انظر المقالات ذات الصلة:
المشاريع الناجحة: ما نعرفه حقًا عن
التشكيك في الجاذبية: هل القيد الثلاثي ذو صلة حقًا؟
صندوق المشروع-التطور إلى ما بعد القيد الثلاثي
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية، أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.