أطلق العنان لقوة خطة إدارة المشروع

تعد خطة إدارة المشروع (الخطة) أداة قوية. فهي تصف كيفية تنفيذ المشروع. وينبغي تصميمها بناءً على سياق المشروع واحتياجاته. تقلل الخطة الجيدة من احتمالية سوء الفهم والصراع وخيبة الأمل. ولسوء الحظ، في ظل الاندفاع لبدء المشروع، غالبًا ما يتم تخصيص وقت غير كافٍ لوضع الخطة.
تقدم هذه المقالة إطار عمل لنمذجة سياق المشروع واعتبارات التصميم. يمكن أن تكون النماذج المؤسسية والخطط السابقة بمثابة نقطة البداية. يجب أن تكون الخطة مفصلة بما فيه الكفاية لتوفير الوضوح دون الإفراط في المنظور.
سياق المشروع
الخطوة الأولى هي تقييم سياق المشروع. ويأخذ إطار العمل البسيط في الاعتبار الأبعاد التالية:
تعقيد المشكلة. يمكن أن تحل المشاريع مشاكل بسيطة إلى فوضوية. تتطلب المشاكل الأكثر تعقيدًا مزيدًا من التفاصيل.
تعقيد الحل. تتطلب المشاريع التي تستخدم حلولاً وتقنيات مفهومة جيداً دقة أقل.
التعقيد التنظيمي. يؤثر حجم الفريق ونضجه ومدة عمله وقربه على سهولة تنسيق جهوده. قد يكون لدى الفريق الصغير والقديم والمشترك في موقع واحد إيقاع تشغيل راسخ. أما الفريق الجديد والكبير والموزع فيتطلب المزيد من التنظيم.
الامتثال. قد تخضع المشاريع لمعايير الامتثال التنظيمية أو المؤسسية.
يمكن تعيين سياق المشروع عبر هذه الأبعاد. وكلما ابتعدنا عن المركز، زادت التفاصيل والهيكلية المطلوبة. أما إذا كانت الخطة أقرب إلى المركز، فقد تكون الخطة أقل رسمية أو تتبع المبادئ التوجيهية التشغيلية المعمول بها.
عناصر الخطة
تشبه الخطة كتابًا يحتوي على ثلاثة أقسام رئيسية:
تحدد معلمات التنفيذ كيفية إدارة المشروع إلى جانب النهج ومراحل دورة الحياة المطلوبة وإجراءات الحوكمة.
تصف خطط إدارة المجالات كيف سيتم تخطيط مجالات المشروع (مجالات المعرفة في معهد إدارة المشاريع) وتنفيذها ومراقبتها.
خطوط أساس المشروع ومقاييس الأداء الأخرى. النطاق والجدول الزمني والتكلفة هي المقاييس الأساسية لمراقبة أداء المشروع.
تؤثر الأصول التنظيمية الحالية، مثل الأدوات والقوالب والممارسات القياسية على الخطة. غالبًا ما يكون لدى المؤسسات الناضجة أدوات وإجراءات مطلوبة أو موصى بها.
معلمات التنفيذ
معلمات التنفيذ هي قرارات استراتيجية لمرة واحدة تؤثر على كيفية إدارة المشروع وتنفيذه.
النهج ومراحل دورة الحياة
يحدد النهج المنهجية أو إطار العمل. هناك مجموعة من الخيارات، من التنبؤية إلى الرشيقة. ويؤثر تعقيد المشكلة والتعقيد التقني ومتطلبات الامتثال وتكلفة التغيير في هذا القرار.
المشاريع التي تكون فيها المشكلة والتعقيد التقني منخفضة وتكلفة التغيير مرتفعة قد تفضل المنهجية التنبؤية. الجهود المعقدة التي تكون فيها تكلفة التغيير منخفضة قد تفضل المنهجية الرشيقة. قد تتيح المنهجيات الهجينة مرونة أكبر ولكنها تتطلب المزيد من التفاصيل.
تصف مراحل دورة الحياة خطوات العملية المطلوبة من البداية إلى التسليم. ويحدد نوع المشروع ومجال العمل ومتطلبات الامتثال الخطوات وبوابات المراحل التي يجب تضمينها.
الحوكمة
تتطلب جميع المشاريع الإشراف والحوكمة. والدرجة هي التوازن بين الرقابة والكفاءة. تُعلم جميع أبعاد التصميم واحتياجات أصحاب المصلحة مستوى الحوكمة والإشراف والمراجعات الإدارية. ويؤدي تحديد هذه الممارسات إلى وضع توقعات واضحة لفريق المشروع والعملاء وأصحاب المصلحة التنفيذيين.
خطط إدارة المجال
تحدد خطط إدارة المجال عمليات تخطيط وتنفيذ ومراقبة أداء المشروع؛ وهي أقسام ضمن خطة إدارة المشروع الشاملة. تصف هذه الخطط الفرعية التقنيات والأدوات والممارسات والمقاييس المستخدمة. وهي تحدد التوقعات وإيقاعات التشغيل لفريق المشروع.
المتطلبات والنطاق
تصف إدارة المتطلبات والنطاق كيفية تحديد احتياجات أصحاب المصلحة وتحديد أولوياتها ومراقبتها وقبول المنتج النهائي. ويؤثر نوع المشروع وحجمه وتوافقه ومشكلته وتعقيده التقني على هذه الخطط.
ويحدد نهج المشروع الجوانب الأساسية لهذا المجال. في المشاريع الرشيقة، يمثل مالك المنتج العميل. في المشاريع التنبؤية، يجب تحديد ممثل (ممثلي) العميل. بالنسبة لجميع أنواع المشاريع، هناك حاجة إلى وضع عملية وقواعد لتحديد أولويات المتطلبات وقبول المخرجات.
الجدول الزمني والتكلفة
يعد الجدول الزمني والتكلفة عنصرين أساسيين لتخطيط ومراقبة أداء المشروع. يحدد نهج المشروع أنماط التنفيذ المشتركة. ستؤثر أدوات المؤسسة ومعاييرها وأنظمة الإدارة المالية على خطة التكلفة.
تستخدم المشاريع التقليدية تقسيم العمل (WBS) ومخططات جانت لبناء الجدول الزمني للمشروع وتحديد المسار الحرج. يتم استخدام التغييرات في المسار الحرج والجدول الزمني المخطط له مقابل الجدول الزمني الفعلي وفروق التكلفة لقياس الأداء. يتم تناول الفروق المقبولة وإيقاع التقارير واجتماعات الحالة في الخطة.
تختلف المشاريع الرشيقة اختلافًا جوهريًا. فحجم الفريق معروف، ويمكن أن تكون مدة المشروع محددة زمنيًا مما يبسط تقدير وقت المشروع وتكلفته ومراقبة أدائه. تفضل المشاريع الرشيقة الشفافية الجذرية، لذلك تكون عمليات إعداد التقارير أقل رسمية. يتم استخدام مخططات الإنهاك والإنهاك والسرعة لقياس الأداء.
أصحاب المصلحة والتواصل
مشاركة أصحاب المصلحة هي مفتاح نجاح المشروع. وتصف خطة إدارة أصحاب المصلحة عملية تحديد أصحاب المصلحة وتقييمهم وإشراكهم. تحدد إدارة الاتصالات من وماذا ومتى ومتى وكيف يتم التواصل مع المشروع.
جميع أبعاد التقييم، إلى جانب ثقافة المنظمة، هي التي تحدد هذه الخطط. قد تكفي خطة خفيفة الوزن عندما تكون المشكلة ومساحة الحل محددة جيدًا، ويكون مجتمع أصحاب المصلحة صغيرًا ومتوافقًا. هناك حاجة إلى خطط شاملة للمشاريع المعقدة الكبيرة ذات الدوائر المتعددة مع وجود توافق منخفض بين أصحاب المصلحة.
المخاطر
تصف إدارة المخاطر ممارسات التعامل مع عدم اليقين. قد تتضمن الخطة فئات وعمليات تحديد المخاطر وتقييمها وإطار عمل لتطوير استراتيجيات الاستجابة. تؤثر جميع مجالات التقييم على تفاصيل الخطة ودقتها. تتطلب المشاريع التي تنطوي على آثار على الحياة والموت قدرًا أكبر من الدقة.
يمكن لأطر عمل إدارة المخاطر المؤسسية أن تسترشد بهذه الخطة ولكن قد يتم تحجيمها من حيث الملاءمة. ويؤدي تحديد معايير تقييم المخاطر (على سبيل المثال، الاحتمالية والتأثير والحاجة الملحة وما إلى ذلك) إلى إنشاء تصنيف مشترك ومواءمة أصحاب المصلحة.
يجب أن تصف الخطة ممارسات إنشاء استراتيجيات الاستجابة ومراقبتها. ما هي المخاطر التي تتطلب استراتيجية استجابة؟ ما مدى تكرار مراجعة المخاطر واستراتيجيات الاستجابة؟ قد تكون هناك حاجة إلى سلطة اتخاذ القرار ومسارات التصعيد للمشاريع المعقدة والمشاريع عالية الامتثال.
الجودة
تركز إدارة الجودة على كل من العملية والمنتج. يتم إبلاغ الخطة بالامتثال وتعقيد الحلول والمعايير المؤسسية. قد يساعد مديرو الجودة والشركات الصغيرة والمتوسطة في تطوير هذه الخطة.
إدارة العمليات هي السعي المستمر للتميز. يجب أن يصف هذا القسم العمليات والممارسات والأدوات المستخدمة. قد يحدد نوع المشروع ونهج المشروع المبادئ التوجيهية للعملية. على سبيل المثال، يجب أن تتبع مشاريع الإنشاءات متطلبات السلامة، وقد تتبع مشاريع البرمجيات نماذج نضج العملية.
تضمن جودة المنتج أن المنتج أو الخدمة تلبي توقعات أصحاب المصلحة. تصف الخطة الاختبارات أو عمليات الفحص التي سيتم إجراؤها والنتائج المتوقعة.
الموارد والمشتريات
تصف إدارة الموارد عملية تحديد الموارد المطلوبة للمشروع والحصول عليها وإدارتها، بما في ذلك الأشخاص والإمدادات والمعدات. إدارة المشتريات خاصة بالموارد التي يتم الحصول عليها من مصادر خارجية.
تحدد السياسات والمعايير والممارسات المؤسسية معايير إدارة الموارد والمشتريات. قد تقدم الموارد البشرية والمشتريات والشؤون القانونية مدخلات كبيرة.
سيوجه فهم بيئة المشروع وثقافة المؤسسة هذه الخطة. تميل المشاريع التقليدية نحو نهج القيادة والسيطرة، بينما تتبنى المشاريع الرشيقة ممارسات القيادة الخادمة.
المعرفة
تشمل إدارة المعرفة كلاً من احتياجات المشروع الداخلية والخارجية. داخلياً، ينصب التركيز على تطوير ونضج الفريق. خارجيًا، يجب مراعاة احتياجات العملاء أو أولئك الذين يدعمون المنتج.
يوفر البعد التنظيمي نظرة ثاقبة لاحتياجات إدارة المعرفة الخاصة بالفريق. تتطلب الفرق طويلة الأمد وعالية الأداء ممارسات رسمية أقل من الفرق الجديدة. يدعم التوثيق الرسمي نقل المعرفة الصريحة. من الأفضل مشاركة الحكمة (المعرفة الضمنية) من خلال أنشطة التعاون المخطط لها.
© 2023، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
إشراك أصحاب المصلحة
إدارة المعرفة: مشاركة الحكمة
أطر عمل المشروع: فهم الاختيارات
برنامج جانت 101: بناء جدول زمني أفضل للمشروع
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.