الممارسات الرشيقة اليومية

تبدو الأجايل لغزاً للكثيرين. فهو يحتوي على مفردات وممارسات غير مألوفة. بالنسبة للغرباء، يبدو الأمر وكأنه نادٍ حصري. ومع ذلك، عندما نتراجع ونتفحص “أجايل”، نرى أنها تتبع أنماطًا شائعة ومعروفة من حياتنا اليومية.
تخيل أنه مساء الخميس. عائلتك تخطط لعطلة نهاية الأسبوع القادمة. هناك مقدار محدد من الوقت والعديد من الأشياء التي يجب القيام بها. هذا هو التحدي الكلاسيكي لإدارة المشاريع. دعنا نستكشف كيف يمكن تطبيق الممارسات الرشيقة على هذا المأزق الشائع.
تحديد الوقت
تحديد الوقت هو تخصيص مقدار محدد من الوقت لنشاط ما ثم الالتزام بهذا القيد. عطلة نهاية الأسبوع لدينا محصورة زمنياً. فهي تستغرق يومين، مع توقف صعب في صباح يوم الاثنين.
مباراة كرة القدم للأطفال مقيدة بوقت محدد. تنقسم المباريات إلى شوطين محددين بوقت محدد مع وجود ساعة جارية. مباريات البيسبول غير مقيدة بوقت محدد. فهي عبارة عن تسع جولات ويمكن أن تستمر على ما يبدو إلى الأبد.
أما الاحتفالات الرشيقة (الاجتماعات) فهي مقيدة بوقت محدد، مما يخلق التركيز والشعور بالإلحاح. كما أن التطوير مقيد بوقت محدد. تقدم الفرق زيادات صغيرة من القيمة في كل تكرار لمدة أسبوعين (أو سباق سريع).
التفصيل التدريجي
التفصيل التدريجي هو ممارسة قياسية لإدارة المشاريع. وهي تدرك أنه لا يمكننا التخطيط لكل شيء مقدمًا، لذلك نضع المستقبل في الاعتبار ونخطط لعملنا القادم بالمستوى المناسب من التفاصيل. عدم الإفراط في التخطيط يوفر الجهد ويتيح لنا التكيف بسرعة أكبر.
التقويم العائلي هو خارطة طريق التخطيط. توضع الأحداث في التقويم عند معرفتها، ويتم التخطيط للتفاصيل حسب الحاجة. على سبيل المثال، عندما نتلقى بطاقة بريدية “احفظ التاريخ” لحفل زفاف صديقنا، نضعها في التقويم (خارطة الطريق). ثم يتم إجراء ترتيبات السفر في الوقت المناسب. حجز غرفة الفندق القابلة للاسترداد في وقت مبكر. ابدأ بتتبع أسعار تذاكر الطيران للحصول على أفضل الأسعار.
تراكم المنتجات
الأعمال المتراكمة للمنتج هي قائمة مرتبة حسب الأولوية لكل ما يجب القيام به. ويشمل ذلك جميع الميزات التي تواجه العملاء والتحديثات التقنية المطلوبة لتحسين المنتج أو صيانته. تتشابه قائمة الأعمال المتراكمة للمنتج مع قائمة أعمالنا الجارية.
قائمة المهام العائلية لدينا مرتبة حسب الأولوية. فالذهاب إلى متجر البقالة مطلوب، في حين أن الذهاب إلى سوق المزارعين مرغوب ولكنه اختياري. أما إزالة الجليد من ثلاجة الطابق السفلي فهي في أسفل القائمة منذ شهور.
المنتجات المتراكمة طارئة، مما يعني أنه يمكن إضافة أو إزالة أو إعادة ترتيب الأولويات. تتم إضافة الدعوة في اللحظة الأخيرة. يتم نقل إصلاح الحوض المتساقط الذي أصبح الآن تيارًا مستمرًا إلى أعلى القائمة. يتم إسقاط إرسال بطاقة عيد ميلاد عمتك الكبرى لأنك نسيت بالفعل عيد ميلادها.
قصص المستخدم
بدلاً من المتطلبات، نستخدم قصص المستخدم لشرح ما هو مطلوب. هناك قصص الميزات التي تصف من يريد شيئًا ما، ولماذا يريده، والفائدة المتوقعة منه. تهدف قصص الميزات إلى توليد محادثة حول الحل الأفضل. تحدد قصص التمكين القدرات اللازمة لدعم الميزات. قد يتم تنقيح القصص الكبيرة أو المعقدة أو تقسيمها إلى قصص أصغر وأكثر تحديدًا.
قد يكون لدى عائلتنا قصة ميزة لإعادة طلاء غرفة نوم الطفل، والتي ستثير العديد من المناقشات. وقد تفرز أيضًا ميزات أخرى، مثل استبدال الفراش ومعالجات النوافذ والأعمال الفنية. سيكون هناك العديد من العوامل المساعدة، مثل شراء المستلزمات وتجهيز الجدران وطلاء الغرفة والتنظيف. تقسيم العمل يجعله أكثر قابلية للإدارة وأكثر قابلية للإنجاز.
تحديد حجم القصة
نستخدم نقاط القصة لتقدير حجم العمل وتعقيده بدلاً من الساعات. أدوات التحجيم النسبي، مثل تحجيم القمصان، معقولة بشكل عام وأكثر دقة من تقديرات المدة. وغالبًا ما يتم استخدام متوالية فيبوناتشي غير الخطية (1، 2، 3، 5، 8، 13) لأنها تعكس أن عدم اليقين يزداد كلما كبرت عناصر العمل.
قد يكون تغيير المصباح الكهربائي للمصباح 1، في حين أن تغيير التركيبات العلوية المتقنة قد يكون 2 أو 3. الذهاب للتسوق في هوم ديبوت، الذي يستغرق دائمًا وقتًا أطول من المتوقع، قد يكون 8، بينما قد يكون متجر الأجهزة المحلي 5.
يتم استخدام نقاط القصة لتقدير حجم كل عنصر متراكم وسرعة الفريق. والسرعة هي عدد نقاط القصص التي ينجزها الفريق في وحدة زمنية معينة، والتي تصبح أساسًا لتقدير قدرة الفريق – أي مقدار العمل الذي يمكن إنجازه في كل تكرار.
نستخدم ممارسات مماثلة عند التخطيط لأنشطة نهاية الأسبوع. فبدلًا من تقدير الساعات التي سيستغرقها إنجاز شيء ما، نأخذ بعين الاعتبار حجمه تقريبًا مقارنةً بشيء آخر.
تخطيط التكرار
تخطيط التكرار هو عبارة عن اجتماع محدد زمنياً يُعقد في بداية سباق السرعة. في البداية، يقوم الفريق ومالك المنتج بمراجعة العناصر الموجودة في قائمة المنتجات المتراكمة. بعد ذلك، يستخدمون نقاط القصة لتحديد حجم العمل وتقدير قدرته وتحديد ما يخططون لإنجازه.
يتم نقل العناصر من الأعمال المتراكمة للمنتج إلى الأعمال المتراكمة التكرارية حتى يتم ملء السعة. قائمة الأعمال المتراكمة التكرارية هي قائمة المهام الملتزم بها. تخيل ملء دلو بالصخور. أولاً ضع الصخور الكبيرة، ثم الصخور الصغيرة، وأخيرًا رش الحصى.
يشبه اجتماعنا العائلي مساء الخميس التخطيط التكراري. يبدأ الاجتماع بقائمة المهام ذات الأولوية. ما هي الأعمال والأنشطة الأكثر أهمية؟
ثم تقدر الأسرة قدرتها الاستيعابية. من وكم من الوقت المتاح للقيام بالأعمال المنزلية؟ قد يستهلك لقاء المضمار أو السباحة معظم اليوم الواحد، مما يقلل بشكل كبير من القدرة الاستيعابية. وأخيراً، تضع قائمة الأعمال والأنشطة المخطط لها.
التكرار
تتعاون فرق أجايل لتقديم زيادات صغيرة من القيمة في كل سباق سريع مدته أسبوعان. ويجتمعون كل صباح في اجتماع يومي لمناقشة ما تم إنجازه، ومواءمة الأولويات لليوم التالي، ومعالجة المشكلات.
بالنسبة لعائلتنا، فإن التكرار هو عطلة نهاية الأسبوع لمدة يومين. قد تحدث المتابعة اليومية في وجبة الإفطار يوم الأحد، حيث يراجعون ما تم إنجازه يوم السبت ويعيدون ضبط أولويات ما سيحاولون تحقيقه في ذلك اليوم.
إنهاء التكرار
يُعقد اجتماعان في نهاية كل تكرار رشيق، وهما اجتماع العرض التوضيحي والاجتماع الاستعراضي.
خلال التكرار، يقوم الفريق ببناء واختبار زيادات صغيرة من العمل، ويقوم مالك المنتج بمراجعتها والموافقة عليها. يسمح العرض التوضيحي للعملاء وأصحاب المصلحة بمراجعة العمل وتقديم الملاحظات.
أما الاستعراض بأثر رجعي فهو المكان الذي يتبنى فيه الفريق كايزن – تحسينات صغيرة وتدريجية. يجتمع الفريق ويناقش ما تم إنجازه بشكل جيد وما يمكن تحسينه. ثم يحددون تغييرات معينة سيقومون بتنفيذها في التكرارات القادمة.
قد تجتمع الأسرة وتتفقد الحديقة المزروعة حديثاً مساء الأحد. ستتم مناقشة التغييرات على الحديقة والتحسينات على العملية. ستتم مناقشة إضافة المزيد من الزهور ووضعها على جدول الأعمال المتراكمة لعطلة نهاية الأسبوع القادم. كما ستتم معالجة قضايا العملية مثل استبدال المجرفة القديمة المكسورة.
© 2023، ألان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
Agile Beyond IT: إعادة تفسير البيان
إدارة المشاريع للأشخاص العاديين
المطر وتأخير الرحلات الجوية وإدارة المخاطر
المطعم المرن
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.