إدارة افتراضات المشروع والمخاطر

نحن نقوم بمئات الافتراضات ونتحمل مخاطر صغيرة يومياً. ومن دونها، كنا سنقضي ساعات لا تحصى في القلق بشأن كل شيء. نفترض أن سيارتنا ستعمل. وأن مكيف الهواء سيعمل. توقعات الطقس دقيقة. هذه الافتراضات اليومية مبتذلة. قد يكون التعافي من هذه المخاطر غير مريح ولكنه ليس مؤثرًا بشكل مروع.
افتراضات ومخاطر المشروع ليست عادية. يمكن أن يؤدي وضع الافتراضات بدون تفكير أو تجاهل المخاطر إلى مشاكل حرجة. يمكن أن تساعدنا الممارسات السليمة على تجنب أو الاستعداد لهذه النتائج غير المرغوب فيها.
لقد رأيت العديد من المشاريع تخرج عن مسارها لأن الافتراضات لم يتم توثيقها أو التحقق من صحتها. أو تم تحديد المخاطر، ولكن لم يتم وضع استراتيجية استجابة لها. في جميع الحالات تقريبًا، “درهم وقاية خير من قنطار علاج”.
خطط الإدارة
يتم إنشاء خطة إدارة المشروع في بداية المشروع وتصف كيفية تنفيذ المشروع. يجب أن تصف الخطة عملية إدارة الافتراضات والقيود والمخاطر، بما في ذلك:
النماذج والأدوات والأنظمة الخاصة بتتبع هذه العناصر;
عمليات وإيقاع تحديد العناصر وتوثيقها ومراجعتها والإبلاغ عنها;
إطار عمل لتحديد الأولويات يوازن بين الدقة وسهولة الاستخدام؛ و
إجراءات اتخاذ القرار والتصعيد والحل التي تضمن اتخاذ القرار في الوقت المناسب.
يجب أن يحكم السياق والعوامل البيئية متطلبات العملية والخصوصية والشكلية. تتطلب المشاريع الكبيرة والمعقدة عمليات أكثر تنظيماً من المشاريع الأصغر حجماً. قد تسترشد أطر أو معايير المؤسسة أيضًا بالممارسات.
التعاريف
الافتراضات هي أشياء نعلم أننا لا نعرفها. وإلى أن نتحقق من صحتها، فإنها تمثل مخاطر. لذلك، نريد توثيقها في سجل الافتراضات ومراجعتها ومعالجتها بشكل استباقي.
القيود هي الأشياء التي تحد من مشاريعنا. الميزانيات والجداول الزمنية والاتفاقيات هي مصادر مألوفة. قد تكون القيود أيضًا افتراضات تحتاج إلى التحقق من صحتها. على سبيل المثال، يجب أن يتم تسليم المشاريع بحلول تاريخ X. تخلق القيود أيضًا مخاطر. على سبيل المثال، إذا كانت تكلفة المشروع أكثر مما هو مخطط له، فهناك العديد من التأثيرات المحتملة.
المخاطر هي أحداث مستقبلية مع احتمال حدوثها وتأثيرها المحتمل. ويمكن أن تكون فرصاً (جيدة) أو تهديدات (ضارة). نحن نميل إلى التركيز على السلبيات، مما يخلق نقطة عمياء عن الفوائد المحتملة. يمكن وصف المخاطر نوعيًا أو كميًا.
سجلات المخاطر والافتراضات
تعتبر سجلات الافتراضات والمخاطر أدوات أساسية لإدارة هذه العمليات. وغالبًا ما تستخدم جداول البيانات كقوائم بسيطة. الأدوات الأكثر تطوراً هي قواعد البيانات المدمجة مثل Smartsheet أو SharePoint أو الأدوات المصممة لهذا الغرض.
السجلات هي أدوات عمل لفريق المشروع. يجب أن يكون أعضاء الفريق قادرين على الوصول بسهولة إلى السجلات وإضافة العناصر وإجراء التحديثات. ويؤدي تقليل “الاحتكاك” إلى زيادة احتمال استخدام الأدوات.
يمكن أن تتضمن العناصر في سجل المخاطر ما يلي:
الوصف. استخدم عبارات If/THEN لوصف الخطر. إذا وقع هذا الحدث، فهذا هو التأثير. إنشاء عناصر فريدة لكل تأثير يضمن وضع استراتيجيات استجابة مناسبة.
النوع: الفرصة مقابل التهديد
المالكون. يمكن استخدام مالكين متعددين، الشخص الذي:
يحدد الخطر
يراقب حدث الخطر
يضع خطة الاستجابة
ينفذ خطة الاستجابة، و
يقرر ما إذا كان ينبغي تنفيذ الاستجابة.
التواريخ: يمكن توثيق تواريخ متعددة في السجل: مفتوح، مغلق، المراجعة التالية.
الاحتمالية والتأثير ودرجة التعرض. غالبًا ما تكون درجة التعرض عبارة عن درجة رقمية تستند إلى احتمالية وتأثير الخطر. يمكن استخدام درجة التعرض لتحديد أولويات المخاطر.
خطة الاستجابة. يجب توثيق استراتيجية أو استراتيجيات الاستجابة لكل خطر. يجب أن توفر الخطة خطوات واضحة المعالم للاستجابة للمخاطر في حال حدوثها.
محفز الاستجابة. معايير تنفيذ استراتيجية الاستجابة. قد يكون المحفز إما حدثاً أو تاريخاً محدداً.
الفئة. انظر العناصر المشتركة أدناه.
الملاحظات. انظر أدناه.
الإحالة المرجعية. انظر أدناه.
يجب أن تكون الحقول التالية مشتركة في كلتا القائمتين:
الفئة. يمكن للمشاريع أو البرامج الكبيرة استخدام الفئات لتنظيم العناصر حسب المنطقة.
ملاحظات. سيكون الحقل النصي الحر لا يقدر بثمن لالتقاط تحديثات الحالة والخطوات التالية وعناصر الحل.
الإسناد الترافقي. يشيع استخدامه للإحالة المرجعية التبادلية للافتراضات والمخاطر. يمكن استخدامه أيضًا لتتبع هذه العناصر في مستندات المشروع الأخرى.
درجة التعرض للمخاطر
تُستخدم درجة التعرض للمخاطر لوصف المخاطر بشكل نوعي بناءً على احتمالية حدوثها وتأثيرها المحتمل. يمكن استخدام مقياس تحجيم نسبي من درجة عالية ومتوسطة ومنخفضة أو مقياس 1-5. يجب أن تتضمن خطة إدارة المخاطر مقياساً لتقييم المخاطر.
أنا أفضل استخدام مقياس مرتفع ومتوسط ومنخفض ومن ثم تعيين قيم رقمية عالية=6 ومتوسطة=3 ومنخفضة=1. من واقع خبرتي، من السهل تصنيف المخاطر إلى ثلاث فئات. يبرز استخدام المقياس غير الخطي العناصر التي تتطلب اهتمامًا أكبر.
يؤدي ضرب احتمالية المخاطر وتأثيرها إلى الحصول على درجة التعرض للمخاطر. تُستخدم درجة التعرض للمخاطر لوضع مبادئ توجيهية لخطة الاستجابة للمخاطر، وتكرار مراجعة المخاطر، ورؤية الإدارة. قد يتم قبول المخاطر المنخفضة/المنخفضة، في حين أن المخاطر العالية/المرتفعة قد تتطلب أكثر من استراتيجية استجابة واحدة ومراجعتها بشكل متكرر.
تحديد وإدارة المخاطر
يجب إدارة المخاطر والافتراضات بفعالية طوال فترة المشروع. ويبدأ تحديدها ومعالجتها من حالة العمل والميثاق ويستمر حتى التنفيذ. ومن الأخطاء الشائعة والمكلفة فقدان التركيز مع تقدم المشروع.
مدير المشروع مسؤول عن تسهيل العملية وإدارتها. ومع ذلك، يعتبر فريق المشروع وأصحاب المصلحة مشاركين نشطين. استخدم ميثاق الفريق لتحديد توقعات مشاركة الجميع.
يجب مراجعة الافتراضات والقيود وسجلات المخاطر أسبوعياً على الأقل. سيكون هناك العديد من العناصر، لذا ركز على التقييم:
هل تم حل البند؟
هل أثرت الأحداث على تحديد الأولويات الحالية أو التقييم أو الاستجابة المخطط لها؟
هل أصبح هذا العنصر حاسمًا لنجاح المشروع؟
هل يحتاج العنصر إلى تصعيده إلى القيادة أو أجزاء أخرى من المؤسسة؟
هل هناك عناصر جديدة؟
يجب أن تصف خطة إدارة المشروع عملية التواصل والإبلاغ عن المشاكل والمخاطر. يعتمد التكرار والطريقة ومستوى التفاصيل على مجموعة أصحاب المصلحة.
فريق المشروع. يجب على فريق المشروع مراجعة سجلات المشاكل والمخاطر التفصيلية أسبوعياً على الأقل. وينبغي أن تكون السجلات مفصلة، وينبغي أن تكون البنود مفصلة بوضوح.
تقارير الإدارة. يجب أن يقوم مدير المشروع بإيصال ملخصات لأهم افتراضات المشروع ومخاطره بشكل شهري على الأقل.
قد يكون هناك مئات العناصر في السجلات التفصيلية. يجب أن تقتصر تقارير الإدارة على عشرات العناصر أو نحو ذلك. يجب إرسال ملخصات واضحة للعناصر وتأثيرها المحتمل واستراتيجية الحل أو الاستجابة.
© 2023، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
التحديق في الكرة البلورية: 7 نصائح لإدارة مخاطر المشروع بنجاح
افتراضات المشروع والمخاطر
المشاريع والاحتمالات – مزيج خطير
المطر وتأخير الرحلات الجوية وإدارة المخاطر
أطلق العنان لقوة خطة إدارة المشروع
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.