الإدارة الفعالة للوقت لفرق عمل المشاريع

“الوقت هو المورد الأكثر ندرة، وما لم تتم إدارته، لا يمكن إدارة أي شيء آخر.” بيتر دراكر
الوقت هو موردنا الوحيد المحدود. لا يمكننا شراؤه أو خلقه. لذلك، يجب أن ننفقه بحكمة. الإدارة الفعالة للوقت هي كفاءة حاسمة في إدارة المشاريع. وللأسف، تفتقر العديد من الفرق إلى هذه المهارات أو الانضباط، وبالتالي تهدر وقتها.
لا يوجد حل سحري لإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية. يمكن تعلم العديد من المهارات والممارسات، ويتحقق النجاح من خلال الانضباط والالتزام بطرق أفضل للعمل. الأمر أشبه بتبني أسلوب حياة أكثر صحة. الانضمام إلى صالة الألعاب الرياضية هو البداية؛ ويتحقق النجاح من خلال ممارسة التمارين الرياضية بانتظام.
ابدأ بـ “لماذا”
عند بدء مشروع ما، ابدأ بـ “لماذا؟ لماذا نقوم بهذا المشروع؟ ما هي النتيجة أو الهدف المنشود؟ ما هي الفوائد المتوقعة؟ كيف يمكننا قياسها؟
بعد تحديد الأهداف، تأكد من توافق المشروع مع الاستراتيجية. بمعنى آخر، هل سيحقق المشروع الأهداف؟ هل هناك خيار أفضل؟
لُقّب جسر بيتسي روس بـ “الجسر إلى اللامكان”. كان الهدف هو تقليل الازدحام على جسر تاكوني-بالميرا القريب. لسوء الحظ، كان الوصول إلى جسر بيتسي روس ضعيفاً، وكانت رسوم المرور عليه مرتفعة للغاية. وبالتالي، لم يتم استخدامه بشكل كافٍ. أهداف جيدة. تنفيذ جيد. محاذاة سيئة. فشل المشروع.
يعد تحديد الأهداف والنتائج الرئيسية (OKRs) أداة شائعة لتحديد المقصد الاستراتيجي (الأهداف) والنتائج القابلة للقياس (النتائج الرئيسية). كثيرًا ما يتم الخلط بين النتائج التكتيكية والاستراتيجية. غالبًا ما يتطلب وصف الاستراتيجية طرح سؤال “لماذا” عدة مرات. بناء جسر هو النتيجة، أما الاستراتيجية فهي تحسين التنقل.
بناء جدول زمني للمشروع قابل للاستخدام
ممارسات جدولة المشروع التقليدية – مثل مخططات جانت – غير فعالة. حيث يتم إملاء المدد الزمنية لتتوافق مع الجداول الزمنية المفروضة من الخارج. يصعب الحفاظ على الخطط ويتم التخلي عنها بعد بدء المشروع. وتتبع ذلك فوضى.
تستفيد تقنية جدولة المعالم الرئيسية – كانبان من أفضل الممارسات التقليدية والرشيقة. تم تحسينها للعمل حيث تكون المراحل الرئيسية معروفة، ولكن من الصعب تقدير الفترات الزمنية والتبعيات مرنة. وقد تم تصميمها لمشاريع العمل المعرفي ويمكنها تحسين تنفيذ المشاريع القائمة على الجهد مثل البناء.
هذه التقنية هي نهج خفيف الوزن لتخطيط وإدارة تنفيذ المشروع بفعالية.
الخطوة 1: تحديد المنجزات
ابدأ بتحديد مخرجات المشروع. المخرجات هي مخرجات المشروع، بما في ذلك العناصر التي تم إنشاؤها للاستهلاك الداخلي للفريق (مثل المخططات والمواصفات والتقارير وما إلى ذلك) والموجهة للعملاء. وهذا يحدد نطاق المشروع. يحدد النطاق بوضوح ما هو مطلوب تسليمه ويضع حدود المشروع.
الخطوة 2: إنشاء خارطة طريق
توفر خارطة الطريق تمثيلاً مرئيًا واضحًا ومرئيًا للمعالم أو المنجزات المهمة حسب الشهر أو الربع. وهي تتيح لنا تحديد ما يجب تسليمه ومتى يتم تسليمه. تتسم خرائط الطريق بالمرونة ويمكن تكييفها مع احتياجات المشروع. يمكن أن تظهر الخطوط العلاقات. يمكن ترميز العناصر بالألوان للإشارة إلى الحالة أو المنظمة المسؤولة.
الخطوة 3: إنشاء كانبان
لوحات كانبان هي أدوات مرئية لإدارة تدفق العمل. تحتوي اللوحة الأساسية على ثلاثة أعمدة: الأعمال المتراكمة والمنجزة والمنجزة. الأعمال المتراكمة هي قائمة الأعمال ذات الأولوية التي سيتم إنجازها. أما التنفيذ فهي العناصر قيد التنفيذ، والإنجاز هي العناصر المنجزة. يجب أن تكون عناصر العمل صغيرة. العناصر الأصغر تمر عبر العملية بسرعة أكبر وتقلل من تعدد المهام.
الخطوة 4: مراقبة التقدم
إن المتابعة اليومية هي عبارة عن اجتماع لمدة 15 دقيقة محددة زمنيًا للفريق لتنسيق العمل وحل المشكلات.
الخطوة 5: التخطيط التكراري
التخطيط التكراري يخلق العديد من الفرص:
عدم إهدار الجهد في التخطيط المفرط;
يمكننا اتخاذ القرارات في آخر لحظة مسؤولة، مما يتيح المرونة و
يمكننا التكيف مع التغييرات في المشروع أو أحداث العمل الخارجية.
التوقف عن تعدد المهام
تعدد المهام خرافة! فكرة أنه يمكننا القيام بأمرين في آن واحد هي كذبة. فالتبديل في السياق يستنزف 20-80% من إنتاجيتنا. تعدد المهام مشكلة على المستويين الكلي والجزئي. تُعد لوحات كانبان أداة ممتازة للمساعدة على التركيز.
على المستوى الكلي، تحاول المؤسسات القيام بأكثر مما يمكنها دعمه. يتشتت الناس أكثر من اللازم. فهم موزعون على الكثير من الجهود. لذا، ينشغل الجميع، ولكن لا يتم إنجاز الكثير.
يمكننا استخدام Kanban على المستوى التنظيمي لمطابقة المشاريع التي يتم تنفيذها مع قدرة الفريق على الإنجاز. وهذا يخلق تدفقًا وتركيزًا على الإنجاز. لا تبدأ الفرق عملًا جديدًا حتى يتمكنوا من دعمه. يتم سحب العمل من قبل الفريق وليس فرضه عليهم.
على المستوى الجزئي، نحن مشتتون باستمرار. نحن نقفز من شيء إلى آخر. رسائل البريد الإلكتروني والرسائل هي أكبر أعدائنا. نحن نتعرض للمقاطعة باستمرار. نتفقد بريدنا الوارد بمعدل 20 مرة في اليوم الواحد. لاستعادة السيطرة، نحتاج إلى:
إيقاف تشغيل الإشعارات المسموعة والمرئية. فبالإضافة إلى تشتيت انتباهنا، فإنها تزيد من مستويات التوتر لدينا. والأفضل من ذلك، إغلاق تطبيقات المراسلة الخاصة بنا والتحقق منها فقط عندما نختار ذلك.
استخدم فترات زمنية مركزة لإنجاز المهام. يمكن أن تكون هذه الفترات الزمنية قصيرة نسبياً (من 15 دقيقة إلى ساعة). ستندهش من مقدار ما تنجزه.
ركز على الانتهاء! أنهِ شيئًا واحدًا قبل الانتقال إلى الشيء التالي. لا تفتح الرسالة الإلكترونية التالية حتى ترد على الرسالة الأولى.
احصل على اجتماعات أفضل
يتزايد الوقت المستغرق في الاجتماعات، ومعظم الاجتماعات غير فعالة. يمكننا عقد اجتماعات أفضل من خلال اتباع بعض الإرشادات والممارسات الأساسية باستمرار:
وضع قواعد أساسية لتحديد السلوكيات والمعايير المتوقعة.
يجب أن يكون لكل اجتماع هدف. إذا لم يكن الهدف واضحًا، فلا تجتمع.
ضع جدول أعمال. يجب أن يحدد جدول الأعمال المواضيع ووقت البدء والانتهاء والمالك.
استخدم الإطار الزمني. ضع حدودًا زمنية لطول الاجتماعات والمواضيع والتحديثات والمناقشات. يعمل بشكل جيد بشكل مذهل.
يجب على ميسر الاجتماع أو المالك الالتزام بجدول الأعمال واستخدام موقف للمحادثات خارج الموضوع.
يجب أن تقتصر الاجتماعات على أولئك الذين يحتاجون إلى الحضور. هذا ليس لاستبعاد الأشخاص ولكن لتحريرهم من الاجتماعات غير الضرورية.
استخدم اجتماعات “الاجتماع اللاحق” لمعالجة البنود التي تتطلب مجموعة فرعية من المجموعة.
اتخاذ القرارات بسرعة
يضيع الوقت والزخم في انتظار اتخاذ القرارات. إن تقصير الوقت بين طرح المشكلة واتخاذ القرار له تأثير كبير. في كثير من الأحيان تضيع أسابيع وشهور في الانتظار.
لتسريع عملية اتخاذ القرار:
تمكين الفريق ودفع عملية صنع القرار إلى أدنى مستوى مسؤول في المؤسسة. الحفاظ على مركزية القرارات الاستراتيجية وإضفاء اللامركزية على كل شيء آخر.
تقليل وقت دورة اتخاذ القرار. حل المشكلة بسرعة. إشراك الأشخاص المناسبين لحل المشكلة.
استخدم عملية لتحديد السبب الجذري للمشكلة والخيارات وتنفيذ التغييرات.
لا تعاقب الأشخاص على القرارات السيئة. إذا كنت تريد من الناس اتخاذ القرارات، فلا تخلق بيئة من الخوف. لن تقضي على الأخطاء. سيتم إخفاؤها فقط.
© 2024، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
جانت 101: بناء جدول مشروع أفضل
كانبان 101: تحسين طريقة عملنا
معلم كانبان: تقنية جدولة المشاريع الهجينة
اجتماع الاستعداد اليومي: أفضل الممارسات
لمعرفة المزيد عن خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/.