تصور بيانات المشروع

الصورة تساوي ألف كلمة.
يمكن أن تولد المشاريع الكثير من البيانات. وتمتلك المؤسسات الكبيرة والناضجة عمومًا الأدوات اللازمة لالتقاط هذه المعلومات وتخزينها وتحليلها بفعالية. ومع ذلك، غالباً ما تفتقر المؤسسات الصغيرة والأقل نضجاً وتلك التي تقود جهوداً غير تقليدية إلى الأدوات والممارسات والخبرة.
أقوم بتدريس دروس أساسيات المشاريع لمديري المشاريع غير التقليدية، مثل العلماء الذين يطورون علاجات جديدة أو يجرون أبحاثًا أساسية؛ أو الخبراء المتخصصين الذين يتعاونون مع الآخرين لنشر الدراسات والتقارير. فهم يديرون المشاريع لكنهم يفتقرون إلى الأدوات.
يمكن أن يوفر اعتماد حتى ممارسات التصور البدائية رؤى قيمة. ويتحول تخطيط المشاريع وإدارة الأداء من التخطيط الفوضوي والصدفة إلى التخطيط المدروس والتمكين. “الأدوات” المعروضة في هذه المقالة بسيطة ويمكن إنشاؤها بسهولة في Microsoft Excel أو PowerPoint أو Word أو برامج مشابهة.
البدء مع وضع الغاية في الاعتبار
يمكن أن تكون بيانات المشروع مربكة. لذا ابدأ بـ “الغاية في الاعتبار” وابدأ بالأسئلة الأساسية:
ما هي أهم ثلاثة أسئلة نحتاج إلى الإجابة عنها؟
ما الذي يريد أصحاب المصلحة الأساسيين (الإدارة عادةً) معرفته؟
ما الذي يحتاجه فريقي ليكون أكثر فعالية؟
بعد تحديد مساحة المشكلة، ابدأ بالتفكير في مساحة الحل. ما هي البيانات التي ستساعد في الإجابة عن هذه الأسئلة؟ هل هذه البيانات قابلة للتنفيذ؟ هل يمكن جمعها بسهولة؟
قابلية التنفيذ أمر بالغ الأهمية. بمعنى آخر، ما هي القرارات التي يمكن اتخاذها باستخدام المعلومات؟ يمكن جمع العديد من المقاييس. ولكن هل ستساعدنا في اتخاذ قرارات مؤثرة؟ إن خرائط الحرارة وغيرها من مقاييس لوحة القيادة القياسية مثيرة للإعجاب. فهي توفر الحالة ولكنها لا تفيد بالضرورة في اتخاذ القرارات.
خارطة طريق المشروع
تخلق خرائط الطريق الشفافية وتعزز المساءلة. فهي مرنة وتصور معلومات المشروع بوضوح. وهي سهلة الإنشاء والصيانة، ولا تتطلب أدوات معقدة أو متخصصة.
يمكننا استخدام خرائط الطريق لتصوير الوقت المتوقع لإنجاز النواتج الرئيسية أو المعالم الرئيسية بشكل مرئي. يمكن تعديل الجدول الزمني لدعم مدة المشروع والتفاصيل التدريجية. بالنسبة للمشاريع القصيرة، يمكن أن يكون المقياس الزمني أسابيع ويصل إلى أشهر. ويمكن أن يكون المقياس الزمني للمشاريع أو البرامج الأطول شهوراً وأرباعاً وسنوات.
خارطة الطريق الأساسية
تُظهر خارطة الطريق الأساسية المقياس الزمني في الأعلى وتستخدم بطاقات لتصوير المنجزات أو المعالم المهمة. بالنسبة للفرق الموجودة في نفس الموقع أو في الموقع، يمكن بسهولة إنشاء خارطة الطريق هذه على حائط كبير باستخدام شريط لاصق وملاحظات لاصقة، مما يؤدي إلى التركيز.
طلب مني أحد المسؤولين التنفيذيين الماليين في شركة استشارية كبيرة المساعدة في التخطيط لتدقيق ضريبي دولي. ضم اجتماع التخطيط الذي استمر ليوم كامل ممثلين من مجموعات أصحاب المصلحة الأساسيين.
حددنا مخرجات البرنامج الرئيسية ثم رسمنا خريطة العمل للأشهر الثمانية عشر القادمة.
خارطة طريق أكثر تفصيلاً
يمكن إضافة التفاصيل إلى خارطة الطريق لدعم المشاريع أو البرامج الأكثر تعقيداً. يمكن إضافة صفوف أو “ممرات السباحة” لتحديد المشاريع أو البرامج أو التطبيقات أو المؤسسات المساهمة في المشروع. يمكن ترميز البطاقات بالألوان لتصوير الفرق أو الأنظمة أو المكونات الأخرى. يمكن إضافة خطوط لإظهار التبعيات أو العلاقات المتبادلة.
تقارير حالة خارطة الطريق
بمجرد إنشائها، يمكن أيضاً استخدام خرائط الطريق كأدوات لإعداد التقارير. يمكننا إضافة نقاط ملونة أو أيقونات مشابهة لتصوير حالة كل عنصر بشكل مرئي. أنظمة الألوان الشائعة هي:
رمادي – لم يبدأ;
أخضر – على المسار الصحيح، بدون مخاطر أو مشاكل كبيرة;
أصفر/كهرماني – في خطر، مخاوف من عدم اكتمال العنصر في الوقت المحدد;
أحمر – متأخر، العنصر إما متأخر أو من المحتمل أن يتأخر؛ و
أزرق – مكتمل.
كان أحد البرامج الكبيرة يستخدم أداة لإدارة المشاريع على مستوى المؤسسات. ومع ذلك، فقد عانى البرنامج من وجود الكثير من البيانات التي كان من الصعب دمجها وتجميعها في عرض قابل للفهم. استمر البرنامج في إدارة تنفيذ المشروع في أداة المؤسسة، لكنه أنشأ خارطة طريق إدارية رفيعة المستوى لتوصيل الحالة العامة.
واستخدموا برنامج Microsoft Visio لإنشاء خارطة الطريق. وصورت ممرات السباحة مسارات العمل. وتم وضع المنجزات الرئيسية على بطاقات مرمزة بالألوان. وصورت الخطوط أوجه الترابط الحرجة. ووضعت النقاط على البطاقات لإظهار حالتها. تم توزيع التقارير أسبوعيًا على ورق دفتر الأستاذ (11 بوصة × 17 بوصة). وقد غيرت هذه النظرة البسيطة والغنية بالبيانات في الوقت نفسه نظرة فريق القيادة إلى البرنامج.
لوحات كانبان
كانبان هي مجموعة من المبادئ والممارسات التي تخلق الشفافية وتتيح إدارة أفضل لسير العمل. تم تطوير هذه الطريقة لأول مرة لإدارة المخزون في مصانعها. والآن، يتم استخدامها على نطاق واسع من قبل فرق تطوير البرمجيات الرشيقة وبشكل متزايد من قبل الفرق غير التقنية لإدارة عملها.
كانبان الأساسي
تحتوي لوحة كانبان الأساسية على ثلاثة أعمدة: الأعمال المتراكمة والأعمال المتراكمة والأعمال المنجزة. “الأعمال المتراكمة” هي قائمة بأولويات العمل الذي يجب إنجازه. “القيام” هو ما يعمل عليه الفريق الآن. و”المنجز” هو العمل المنجز.
يتم تحديد أولويات عناصر “الأعمال المتراكمة” حسب ما هو أكثر أهمية ويوفر أكبر قيمة. يجب أن تكون العناصر صغيرة بما يكفي لإنجازها في غضون أسبوع. يقيد “حد “WIP” عدد العناصر التي يتم العمل عليها للحد من تعدد المهام. تحدد السياسات أو توقعات الجودة ما هو مطلوب لبدء العمل على عنصر ما (“جاهز”) وفحوصات الجودة قبل اعتباره “منجزًا”.
كانبان إدارة العمليات
يمكننا توسيع عمود “القيام” لتحديد جميع خطوات إكمال العملية. يمكن استخدام هذا الإطار لإدارة تطوير البرمجيات، أو تذاكر مكتب المساعدة، أو كتابة التقارير، أو مراجعة المقترحات أو المرشحين للوظائف.
يمكن للإشارات المرئية أن تعزز كانبان. يمكن ترميز البطاقات بالألوان لتجميع العناصر حسب الفريق أو المشروع أو المنتج أو المنطقة. يمكن وضع نقاط على البطاقات التي تحتوي على مشاكل أو مشكلات يجب حلها.
إن إجراء اجتماع يومي للوقوف أو اجتماع حالة يومي أمام لوحة كانبان يعزز المساءلة وفرصة التعاون.
تتبع سير العمل الهجين
يجمع النهج الهجين لتتبع سير العمل بين شفافية كانبان وتواريخ الاستحقاق المحددة. يمكن سرد خطوات سير العمل في الأعمدة، والتسليمات في الصفوف، وتواريخ الاستحقاق المخطط لها في الخلايا. يمكن ترميز الخلايا بالألوان لتصوير التقدم المحرز أثناء تحرك العمل خلال العملية.
هذا النهج مستوحى من الطلاب المسؤولين عن إدارة التقارير الفيدرالية الكبيرة ومراسلات الكونغرس. فقد كانوا بحاجة إلى نهج خفيف الوزن لتتبع التقدم المحرز وخلق المساءلة. يمكن إنشاء هذه الأداة البسيطة القائمة على جداول البيانات بسرعة، وتحديثها بسهولة، واستخدامها لإعداد التقارير التشغيلية والقيادية.
أدوات التصور
تتوفر العديد من الأدوات القوية لجمع بيانات المشروع وتخزينها وعرضها. ومع ذلك، فإن العديد من مديري المشاريع يفتقرون إلى إمكانية الوصول إلى هذه الأدوات، كما أنها تتطلب قدراً كبيراً من الجهد لإعدادها واستخدامها. وغالباً ما تكون البساطة أكثر فعالية من التعقيد.
ممارسات التصور المعروضة هنا خفيفة الوزن بالتأكيد:
تجعل أشرطة الرسام والملاحظات اللاصقة من إنشاء خرائط الطريق ولوحات كانبان أمرًا سهلاً في مساحة الفريق. كما أن قرب المعلومات وطابعها المادي يخلق ديناميكية شخصية قوية لا يمكن تكرارها باستخدام الأدوات الإلكترونية.
تُعد كل من Mural وMiro وMicrosoft Whiteboard أدوات تعاون قائمة على الويب للفرق الموزعة. وهي أدوات سهلة الاستخدام، ولكن لكي يكون لها نفس تأثير الأدوات المادية، تحتاج الفرق إلى دمج الأدوات في ممارسات عملها.
Microsoft Excel وPowerPoint هما أكثر أدوات إدارة المشاريع انتشاراً ويمكن استخدامهما لإنشاء هذه التقارير.
© 2024، آلان زوكر؛ أساسيات إدارة المشاريع، ذ.م.م.
انظر المقالات ذات الصلة:
كانبان 101: تحسين كيفية عملنا
المعلم-كانبان: تقنية جدولة المشاريع الهجينة
اجتماع الاستعداد اليومي: أفضل الممارسات
لمعرفة المزيد حول خدماتنا التدريبية والاستشارية أو للاشتراك في نشرتنا الإخبارية، تفضل بزيارة موقعنا الإلكتروني: https://cciedump.spoto.net/ar/
اقرأ المقال: https://pmessentials.us/project-data-visualization/Watch المقطورة: https://youtu.be/EqzPRef9c88?si=xfQlWAD_Sow-WhFh