هيكل تقسيم العمل مقابل الجدول الزمني للمشروع

في عالم إدارة المشاريع، يمكن للأدوات المناسبة أن تحدث فرقاً كبيراً بين النجاح والفشل. كيف يمكنك التأكد من أن كل مهمة قد تم حسابها وأن مشروعك يبقى على المسار الصحيح؟ هنا يأتي دور أدوات إدارة المشاريع الأساسية. اثنتان من أهم الأدوات الأساسية في ترسانة مدير المشروع هما هيكل تقسيم العمل (WBS) وجدول المشروع.
والغرض من هذه المدونة هو استكشاف الأدوار والفوائد الفريدة لكل أداة حتى يتمكن مديرو المشاريع من الاستفادة منها بشكل أكثر فعالية، مما يحسن من قدراتهم في تخطيط وتنفيذ المشروع.
فهم هيكل تقسيم العمل
هيكل تقسيم العمل هو أداة لإدارة المشروع تقوم بتقسيم نطاق المشروع إلى مكونات أو نواتج أصغر وأكثر قابلية للإدارة. وهو عبارة عن عرض هرمي لنطاق العمل الكلي الذي سيتم تنفيذه من قبل المشروع، ويتم تنظيمه بطريقة يمثل كل مستوى تعريفًا تفصيليًا متزايدًا للناتج.
الغرض والأهمية
يتمثل الغرض الأساسي من مخطط WBS في تنظيم وتحديد النطاق الكلي للمشروع. من خلال فحص المشروع في أجزاء أصغر، يصبح من الأسهل تقدير وتخطيط وإدارة والتحكم في كل جانب من جوانب المشروع. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لاستخدام WBS في إدارة المشروع:
تعريف واضح للنطاق: تساعد WBS في تحديد ما تم تضمينه واستبعاده من المشروع بوضوح، مما يقلل من زحف النطاق.
تعزيز تخطيط المشروع: من خلال تقسيم المشروع إلى مهام أصغر، فإنه يسمح بتخطيط وتقدير أكثر دقة للوقت والتكاليف والموارد.
تحسين التواصل: توفر WBS تمثيلًا مرئيًا لنطاق المشروع، مما يسهل على أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة فهم هيكل المشروع ومكوناته.
إدارة أفضل للمخاطر: من خلال تحديد جميع المخرجات المطلوبة، يمكن لمدراء المشروع اكتشاف المخاطر المحتملة في وقت مبكر من المشروع.
قياس الأداء: تعمل WBS كأساس لتتبع تقدم المشروع والأداء مقابل النطاق المخطط له.
مكونات WBS
تتكون عادةً من عدة مستويات، يمثل كل منها مستوى أكبر من التفاصيل. وفيما يلي الخطوط العريضة لهيكلها:
عنوان المشروع: المستوى الأعلى من WBS هو المشروع نفسه.
المنجزات أو المراحل الرئيسية: المستوى الثاني يقسم المشروع إلى نواتج أو مراحل رئيسية.
المنجزات الفرعية: يتم تقسيم كل منجز رئيسي إلى مكونات أصغر وأكثر تحديدًا. ومن الشائع في الممارسة العملية أن تجد عدة مستويات من هذه المنجزات الفرعية حيث يتم تقسيم العمل إلى مستويات أخرى.
حزم العمل: يتألف أدنى مستوى من WBS من حزم العمل، وهي “حزم” أصغر من العمل يمكن تقديرها بثقة من حيث الوقت والموارد المطلوبة لإكمالها. سيتم إدراج المهام المطلوبة لإكمال كل حزمة عمل في الجدول الزمني. من المفيد التفكير في هذه الحزم كحزم عمل يتم تسليمها إلى أحد أعضاء الفريق المسؤول.
من خلال هيكل تقسيم العمل، يمكن لمديري المشاريع التأكد من أن كل جانب من جوانب المشروع قد تم أخذه في الحسبان، مما يسهل عملية التقدير والتخطيط والتنفيذ والمراقبة بشكل أفضل.
والآن بعد أن قمنا بتفكيك هيكل تقسيم العمل إلى مستوى حزمة العمل، يمكننا اتخاذ الخطوات التالية – تحديد جميع المهام وبناء الجدول الزمني.
فهم الجدول الزمني للمشروع
لقد وصفنا WBS – لذا دعنا نعد قائمة بجميع الأنشطة أو المهام اللازمة لإكمال حزم العمل هذه! قبل أن ننتقل إلى النهاية العميقة للجدولة، دعنا نتراجع ونفهم المفهوم بوضوح. جدول المشروع هو خطة مفصلة تحدد تواريخ البدء والانتهاء لأنشطة أو مهام المشروع. إنه بمثابة جدول زمني يرشد مديري المشروع في تسلسل وتوقيت المهام لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.
الغرض والأهمية
الغرض الأساسي من الجدول الزمني للمشروع هو تخطيط الجداول الزمنية للمشروع ومراقبتها والتحكم فيها. فيما يلي الفوائد الرئيسية لاستخدام جدول المشروع في إدارة المشروع:
التخطيط الفعال: يساعد جدول المشروع في تنظيم المهام وتخصيص الموارد بكفاءة.
مراقبة التقدم المحرز: يسمح لمديري المشروع بتتبع تقدم المهام وتحديد أي تأخيرات واتخاذ خطوات لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
التحكم في الجداول الزمنية: من خلال تحديد المواعيد النهائية والمعالم الرئيسية، يضمن جدول المشروع بقاء المشروع في الموعد المحدد والوفاء بالمواعيد النهائية.
إدارة الموارد: يساعد في إدارة الموارد من خلال جدولة المهام وفقًا لتوافر الموارد.
تخفيف المخاطر: يساعد الجدول الزمني المفصل على تحديد الاختناقات والمخاطر المحتملة.
مكونات الجدول الزمني للمشروع
يتضمن الجدول الزمني الشامل للمشروع عادةً المكونات التالية:
المهام: الأنشطة أو المهام المحددة التي يجب إكمالها لتحقيق أهداف المشروع. يجب أن يكون لكل مهمة تواريخ بداية ونهاية واضحة. ينظر الفريق إلى حزم العمل في الجزء السفلي من WBS ويسرد الخطوات اللازمة لإكمال كل حزمة عمل. هكذا يتم بناء هذه القائمة الشاملة لجميع الأعمال التي ستحتاج إلى جدولتها وتنفيذها.
التبعيات: العلاقات بين المهام التي تحدد ترتيبها. بمعنى آخر، هل يجب إنهاء إحدى المهام قبل البدء في مهمة أخرى؟ على سبيل المثال، نقوم بصب الخرسانة، ومنحها الوقت الكافي للمعالجة، ثم تأطير الهيكل. يتم الانتهاء من كل مهمة قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
الموارد: يأخذ الفريق في الاعتبار المهارات والمعدات والمواد اللازمة لإكمال المهام ويستخدم هذه المعلومات لتقدير المدة التي ستستغرقها كل مهمة.
الجداول الزمنية: تواريخ البدء والانتهاء المخطط لها لكل مهمة، مما يضمن تسلسل جميع الأنشطة بشكل مناسب.
المعالم الرئيسية: النقاط الرئيسية أو الأحداث المهمة في الجدول الزمني للمشروع التي تشير إلى اكتمال النواتج أو المراحل الرئيسية. فكر في هذه المعالم على أنها إنجازات مهمة سيقوم الفريق بتتبعها وإبلاغ راعي المشروع أو العميل بها.
باستخدام جدول المشروع، يمكن لمديري المشروع التأكد من أن مديري المشروع قد وضعوا في الحسبان كل مهمة وأنجزوا العمل بأفضل ترتيب والتزموا بالجداول الزمنية الرئيسية واستخدموا مواردهم بكفاءة.
الاختلافات الرئيسية بين WBS وجدول المشروع الزمني
يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم الفروق والاستخدامات المناسبة لهياكل تقسيم العمل وجداول المشروع. في حين أن كلتا الأداتين مفيدتان، إلا أنهما تخدمان أغراضًا مختلفة وتركزان على جوانب مختلفة من المشروع.
الاسم مقابل الفعل
تركز WBS على مخرجات المشروع. قد تكون هذه المخرجات منتجًا أو خدمة أو نتيجة. فكر في WBS على أنها مليئة بالأسماء – الأشياء التي سينتجها المشروع.
يركز الجدول الزمني للمشروع على المهام التي سيتم تنفيذها في المشروع. فكر في الجدول الزمني على أنه مليء بالأفعال – الإجراءات التي سيقوم بها الفريق لبناء حزم العمل تلك.
النطاق مقابل الوقت
يركز WBS على نطاق المشروع. وهو يوفر تفصيلاً مفصلاً لمخرجات المشروع والعمل المطلوب لإنجازها. تجيب WBS على السؤال: “ما الذي يجب بناؤه؟
يركز الجدول الزمني للمشروع على الوقت. وهو يحدد موعد تنفيذ المهام، ويحدد الجدول الزمني لأنشطة المشروع. يجيب الجدول الزمني للمشروع على السؤال: “متى سيتم تنفيذ المهام؟
الرسم البياني مقابل الجدول الزمني
يتم تنظيم WBS بشكل هرمي، حيث يتم تقسيم المشروع إلى نواتج رئيسية ونواتج فرعية وحزم عمل. يضمن هذا الهيكل الهرمي تحديد جميع جوانب المشروع وتنظيمها بشكل منهجي. تبدو WBS مثل الرسم البياني مع وجود مستويات موجزة في الأعلى وعقد أكثر تفصيلاً كلما اتجهت إلى الأسفل.
يتم تنظيم الجدول الزمني للمشروع حسب التسلسل الزمني، مع ترتيب المهام بالترتيب الذي يجب إكمالها به. ويتضمن تواريخ البدء والانتهاء والمراحل الرئيسية والتبعيات، مما يوفر جدولًا زمنيًا واضحًا لتقدم المشروع. يتقدم جدول المشروع من اليسار إلى اليمين عبر الصفحة، مما يوضح عمر المشروع من البداية وحتى الانتهاء.
الاستخدام في مراحل المشروع
يقوم الفريق ببناء WBS خلال مرحلة التخطيط لتحديد وتنظيم نطاق المشروع. يتم استخدامه طوال فترة المشروع لضمان احتساب جميع المخرجات وأن العمل يسير كما هو مخطط له. إذا تمت الموافقة على تغيير في النطاق، يجب على الفريق تحديث WBS ليعكس ذلك.
بعد أن يقوم الفريق ببناء WBS، ينتقلون مباشرة إلى بناء الجدول الزمني. يتم استخدام الجدول الزمني للمشروع خلال مرحلتي التخطيط والتنفيذ. في البداية، يساعد في تخطيط تسلسل المهام ومدتها. وأثناء التنفيذ، يتم استخدامه لمراقبة التقدم المحرز وإدارة الجداول الزمنية وإجراء التعديلات حسب الضرورة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.
تكامل WBS والجدول الزمني للمشروع
في حين أن WBS وجدول المشروع يركزان على نقاط تركيز مختلفة، إلا أنهما أداتان متكاملتان تعملان بشكل أفضل عند استخدامهما معًا. حيث توفر WBS النطاق التفصيلي للعمل المطلوب، بينما يحدد الجدول الزمني للمشروع متى سيتم الانتهاء من هذه المهام.
يمكنك البدء ب WBS لتحديد وتنظيم جميع المهام اللازمة للمشروع. بمجرد اكتمال WBS، يمكنك استخدامه كأساس لتطوير الجدول الزمني للمشروع. عيّن تواريخ البدء والانتهاء، وحدد التبعيات، وحدد المعالم الرئيسية بناءً على المهام التفصيلية الموضحة في WBS.
إتقان إدارة المشروع: الاستفادة من WBS والجدول الزمني للمشروع لتحقيق النجاح
يعد فهم كل من WBS والجدول الزمني للمشروع واستخدامهما بفعالية أمرًا محوريًا للنجاح. من خلال التمييز بين هاتين الأداتين الأساسيتين، يمكنك الاستفادة من نقاط القوة التكميلية بينهما لإنشاء خطة مشروع شاملة ومتماسكة. يضمن دمج WBS والجدول الزمني للمشروع أن تكون مشاريعك منظمة بشكل جيد وتدار بكفاءة من البداية إلى النهاية.
تأكد من الاستفادة من هذه الأدوات في مشاريعك لتحسين قدراتك في التخطيط والتنفيذ.
تعاون الزميل في معهد إدارة المشاريع، إريك نورمان، مع SPOTO لإنشاء دورة تدريبية عبر الإنترنت بعنوان “تطوير وتطبيق هياكل تقسيم العمل الفعالة”. من خلال خبرته في هذه الدورة، ستحصل على وحدتي PDU وستتعلم إزالة الغموض عن التعقيدات المحيطة بتطوير هياكل تقسيم العمل. تم تصميم هذه الدورة التدريبية التي تتماشى مع معيار الممارسة المقبول عالميًا لهيكل تقسيم العمل، لتضعك على طريق التميز في إدارة المشاريع.
إذا كنت تتطلع إلى تعميق خبراتك وزيادة تطوير مهاراتك في إدارة المشاريع، تقدم لك سبوتو مجموعة من البرامج التدريبية المصممة لتوفير المعرفة العملية والتقنيات المتقدمة. يغطي فصل أساسيات إدارة المشاريع لدينا فن وعلم تنفيذ المشاريع، كما أن WBS وجدول المشروع من بين الموضوعات العديدة التي يتضمنها هذا الفصل. أما بالنسبة لأولئك الذين يرغبون في التعمق أكثر في الجدولة، فإن دوراتنا في تقدير المشاريع وجدولة المشاريع هي خيارات استثنائية. استكشف جميع دوراتنا التدريبية الذاتية والدورات التي يقودها مدرب، وارتقِ بإجادتك في إدارة المشاريع إلى المستوى التالي مع SPOTO.