إدارة المشاريع كاستثمار في الأعمال التجارية – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

في هذه المقالة، سوف نلقي نظرة موجزة على إدارة المشاريع كاستثمار ونقدم بعض الأساليب المقترحة لتحويل الاستثمار في إدارة المشاريع إلى أرباح كبيرة.
في هذه الصفحة:
تتطلب جميع الأعمال التجارية استثمار الأموال لبدء العمل، والحفاظ على العملاء أو الزبائن، والاستثمار في المعدات والأشخاص لإدارة الأعمال التجارية وتنمية الأعمال التجارية. نجاح هذا العمل التجاري يتطلب الاستثمار. تنظر العديد من الشركات فقط إلى الأصول التجارية الصلبة التي تستثمر فيها. إحدى الاستثمارات التي يتم تجاهلها هي عمليات إدارة المشاريع.
كممارسة تجارية، فإن إدارة المشاريع هي استثمار. يتطلب الأمر موظفين لديهم الكفاءة ليكونوا مديري مشاريع وتوفير التدريب لهؤلاء الأشخاص. ويستغرق الأمر وقتاً لتطوير منهجية تعمل ضمن ثقافة الشركة، ووضع السياسات والإجراءات والنماذج. كما يستغرق الأمر بعض الوقت لضمان قبول الموظفين المعنيين في الشركة لمفهوم أن إدارة المشاريع هي وسيلة لزيادة الإنتاجية الإجمالية.
إدارة المشاريع كجزء من ثقافة الشركة
يجب أن تكون القيادة العليا لأي مؤسسة هي القوة الدافعة لإدارة المشاريع. في كثير من الأحيان، يصرح قادة الشركة بأنهم يريدون نهجًا جديدًا لشيء ما، ليتم تنفيذه في الشهر القادم أو الربع القادم، ومع ذلك لا يضعون الثقل الكامل لموقفهم وراء ذلك. كيف يتجلى هذا الأمر؟ عندما لا تشارك القيادة في التدريب. في الواقع، قليل من كبار المديرين هم مديرو مشاريع حقيقيون يتمتعون بحنكة حقيقية في إدارة المشاريع. بل إن عدداً أقل منهم هم مديرو مشاريع معتمدون. ويتطلب الأمر أكثر من مجرد مذكرة رسمية لدعم مبادرة إدارة المشروع. يجب أن يكون الشعار هو “اجعل إدارة المشاريع جزءًا من ثقافة الشركة”.
ولبدء الاستثمار في إدارة المشاريع، يجب أن تكون الخطوة الأولى هي عقد جلسات استراتيجية مع أصحاب المصلحة الرئيسيين في المؤسسة (وربما حتى تعيين مستشار خارجي للمساعدة). وباستخدام الخطة الاستراتيجية للمؤسسة، يجب وضع نهج محدد لتنفيذ إدارة المشاريع كممارسة شائعة في العمل. وهنا يجب أن تكون المبادرة “مستأجرة”. الميثاق عبارة عن وثيقة تحدد، على مستوى عالٍ: الهدف أو الهدف العام، ومن هم أصحاب المصلحة الرئيسيين، وما هي المخاطر عالية المستوى التي قد تكون موجودة، ومقدار التمويل الملتزم به، وما إلى ذلك. (إذا كنت تبدأ مبادرة إدارة مشروع، فيمكنك أيضًا استخدام ممارسات إدارة المشروع لإنجازه!) تختلف كل مؤسسة عن الأخرى، لذلك لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع في إدارة المشاريع. فبعض المؤسسات كبيرة جدًا ولديها الكثير من الموارد، في حين أن بعض المؤسسات الأخرى صغيرة الحجم، ومن شأن تخصيص وقت لتنفيذ إدارة المشاريع أن يشكل ضغطًا على الإنتاج. العامل الرئيسي الذي يجب التركيز عليه هو تطوير مبادرة إدارة المشاريع التي تناسب وضعك.
الاستثمار في التدريب
أحد مفاتيح أي مبادرة ناجحة لإدارة المشاريع هو التدريب. واعتمادًا على العدد الحالي لمديري المشاريع لديك، قد تكون هذه خطوة سهلة، أو قد تستغرق وقتًا طويلاً واستثمارًا كبيرًا لرأس المال. خلال اجتماعات الاستراتيجية، حدد المستوى الحالي من المعرفة والخبرة لدى أولئك الذين سيكونون في الصفوف الأمامية كمدراء تنفيذيين. اطرح أسئلة محددة مثل هل لديهم تعليم خاص بإدارة المشاريع؟ هل هم حاصلون على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)؟ ما هو متوسط عدد سنوات الخبرة التي يتمتعون بها؟ هل سيحتاج الأشخاص الذين يعملون في الجانب التقني من المشروع إلى تدريب أساسي في إدارة المشروع لفهم مديري المشاريع والتحدث معهم؟ ما هي الأدوات التي سيتم استخدامها في إدارة المشروع وهل ستكون هناك حاجة إلى التدريب على استخدام تلك الأدوات؟
الحصول على موافقة القيادة
بمجرد تطوير نهج محدد، ستكون الخطوة التالية هي كسب الحلفاء والحصول على تأييد للمبادرة الجديدة على جميع مستويات المؤسسة. لن تكون هناك حاجة إليهم فقط لتطوير العمليات والإجراءات والقوالب، بل إن وجود مشجعين لدفع الحاجة إلى إدارة المشروع يمكن أن يساعد في ذلك. ومع ذلك، فإن كلمة تحذير مناسبة هنا. اختر هؤلاء الأشخاص بحكمة – فاختيار هؤلاء الأشخاص الذين يتبعون بشكل أعمى دون سؤال أو مدخلات يمكن أن يضر في النهاية بالهدف العام. عند اختيار الحلفاء، اطرح أسئلة لمعرفة ما إذا كانوا يفهمون حقًا. أسئلة مثل ما الذي تراه أكبر تحدٍ لنجاح هذه المبادرة؟ أين تعتقد أننا يجب أن نبدأ؟ ما هي الموارد التي لدينا للقيام بهذه المبادرة؟ كم من الوقت تعتقد أن الأمر سيستغرق للوصول إلى حل عملي؟ هل يجب أن نقوم بذلك دفعة واحدة على مستوى الشركة أم نبدأ بمشروع أو مشروعين؟ ما مدى أهمية هذه المبادرة في اعتقادك بالنسبة لنمو شركتنا أو نجاحها أو بقائها؟
التخطيط للمشروع
بمجرد اختيار اللاعبين الرئيسيين والحلفاء على مختلف المستويات، ستكون الخطوة التالية هي التخطيط لكيفية تنفيذ المبادرة. كما ذكرنا من قبل، تختلف كل مؤسسة عن الأخرى، لذا ضع في اعتبارك أن الخطة المستخدمة في شركة ما قد لا تعمل بالضرورة في شركة أخرى. هذا هو المكان الذي سيبدأ فيه الحلفاء الذين اكتسبتهم للتو عملهم. اجمع أكبر عدد منهم معًا حسب الضرورة للحصول على مدخلات من جميع المستويات. يجب عليهم وضع خطة رفيعة المستوى لطرحها، ثم العمل في فرق أصغر لتطوير التفاصيل. قد تبدو الخطة عالية المستوى على هذا النحو:
عندما ينقسم الفريق إلى مجموعات أصغر للقيام بالتخطيط التفصيلي، يجب عليهم التفكير في إشراك أشخاص آخرين للحصول على مدخلات واقتراحات. وكلما زاد عدد الأشخاص الذين يُسمح لهم بالمشاركة في المبادرة (على المستويات المناسبة) كلما كانت فرصة النجاح أفضل. هناك الكثير من العمل الذي يجب القيام به هنا، وكما يقول المثل القديم – رأسان أفضل من رأس واحد!
ابدأ على نطاق صغير
بمجرد وضع الخطة بتفاصيل كافية لتنفيذها، ستكون الخطوة التالية هي اختبارها على مشروع أو مشروعين صغيرين. إن أحد أكبر الأخطاء التي يمكن أن ترتكبها المنظمة هو القيام بكل شيء في إدارة المشاريع دفعة واحدة. المشكلة في هذا النهج بسيطة. لن يتمتع الجميع بنفس المستوى من الراحة في أداء عمليات إدارة المشاريع. إذا كانت ثقافة الشركة هي ثقافة توبيخ شخص ما عندما يفشل أو يرتكب أخطاء، فإن الجميع سيخاف تلقائيًا من ارتكاب الأخطاء. وينطبق هنا المثل القديم القائل “يجب أن تتعلم أولاً كيف تمشي قبل أن تركض”. ابدأ بمشروع معتدل الحجم وصغير الحجم ينطوي على الحد الأدنى من المخاطر. وبعبارة أخرى، لا تحاول أن تقوم بأول تجربة في استخدام إدارة المشاريع في مشروع قد يعرض الشركة للخطر. اتخاذ خطوات صغيرة هو النهج الأسلم لتنفيذ مبادرة معقدة.
هناك طريقتان لاتخاذ نهج الخطوات الصغيرة. أولاً، يمكنك أخذ العمليات والقوالب والإجراءات التي تم تطويرها في التخطيط وتنفيذها كلها في مشروع واحد صغير. وعلى الرغم من أن هذا قد يبدو قابلاً للتطبيق، إلا أنه لا تتطلب جميع المشاريع استخدام نفس العمليات، لذا فإن هذه الطريقة ليست ناجحة دائمًا، كما أنها لا تعطي فريق الإدارة ملاحظات كافية قابلة للقياس لاتخاذ قرارات مستقبلية. وعلى الرغم من أن الطريقة الثانية أكثر نجاحًا، إلا أنها تستغرق وقتًا أطول بكثير. فبدلاً من القيام بجميع العمليات دفعة واحدة في مشروع صغير، اختر فقط العمليات القليلة الأولى وقم بتنفيذها، ثم قم بما كنت تفعله دائمًا. على سبيل المثال، إذا لم تكن مشاريعك في الماضي قد وضعت ميثاقًا رسميًا أو لم يسبق لأحد أن وضع خطة لإدارة المشروع، فقم بعمل ميثاق وخطة لإدارة المشروع في المشروع التالي. اعمل على حل مكامن الخلل في العمليات أثناء تقدمك. اكتشف ما يصلح وما لا يصلح. ثم في المشروع التالي، أضف عمليتين أخريين إلى جانب العمليات الأولى التي قمت بها. مع كل مشروع، استمر في إضافة العمليات حسب الحاجة وستجد في النهاية أن فرقك تقوم بإدارة المشروع بشكل غريزي. أفضل طريقة لتحقيق أقصى استفادة من فريقك هي من خلال سير عمل منظم للمشروع.
كن س-م-أ-ر-ت
كلمة أخيرة حول إنشاء إدارة المشاريع والاستثمار فيها. إحدى الطرق الشائعة هي استخدام نهج S-M-A-A-R-T لتطوير أهداف وغايات العمل. هذا هو اختصار معروف إلى حد ما يرمز إلى محدد وقابل للقياس وقابل للتحقيق وذو صلة بالموضوع وفي الوقت المناسب. ومن بين هذه السمات الخمس، فإن قابلية القياس هي العامل الأكثر أهمية. عند تحديد أهداف المبادرة، يجب عليك تضمين عوامل قابلة للقياس. عندما تنظر الأعمال التجارية إلى العائد على استثماراتها، فإنها تستخدم عوامل قابلة للقياس، وعادةً ما تكون في شكل عملة. ومع ذلك، عند النظر إلى إدارة المشروع كاستثمار، هناك العديد من العوامل التي يمكن استخدامها. إن انخفاض معدل الدوران، وزيادة الإنتاجية، ونسبة أعلى من المشاريع المنجزة، وعدد أقل من حالات إنهاء المشاريع، ليست سوى عدد قليل من العناصر التي يمكن قياسها.
اتبع هذا النهج البسيط وسيؤتي استثمارك في إدارة المشاريع ثماره على المدى الطويل.
هل تتطلع إلى تنمية أعمالك من خلال الاستثمار في مديري مشاريعك؟ اطلع على صفحة حلول الأعمال الخاصة بنا.
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم للحصول على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت