السلوكيات التي يجب إتقانها عند التواصل مع الإدارة العليا – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

بصفتي مستشاراً في إدارة المشاريع، كثيراً ما أعمل مع كبار المديرين على مستوى المديرين وما فوق. وحاليًا، أنا مسؤول أمام اثنين من المديرين التنفيذيين على مستوى المديرين التنفيذيين – الرئيس التنفيذي للعمليات في الشركة الاستشارية التي أعمل مستشارًا لها، والرئيس التنفيذي للتكنولوجيا في الشركة التي أعمل بها. بل ثلاثة في الواقع، إذا حسبت نائب الرئيس الذي أرفع تقاريري إليه في مشروع سحابي معين. وبمرور الوقت، أدركت أن هناك مجموعة معينة من السلوكيات التي أحتاج إلى إتقانها من أجل التواصل بكفاءة وفعالية أكبر.
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
تحدث باستخدام مصطلحات الإدارة العليا وليس مصطلحاتك أنت
عندما يتواصل مديرو المشاريع نميل إلى التحدث بمصطلحات مخططات جانت أو التبعيات، ونستخدم مصطلحات مثل من النهاية إلى البداية، والعوْم والتأخر. (أو في “أجايل”، سباقات السرعة والسرعة).
في حين أن كل هذه المصطلحات جيدة وضرورية لنا للتواصل مع بعضنا البعض، إلا أنها ليست بالضرورة ما تريد الإدارة العليا سماعه. فبينما نركز نحن على مشروعنا أو مشاريعنا، تركز الإدارة العليا على محفظة المشاريع والبرامج، وخلق المزايا الاستراتيجية، و”تحقيق الأرقام”، والابتكار، وتنمية السوق، واستغلال المزايا التنافسية على سبيل المثال لا الحصر. خلاصة القول – لاستخدام مصطلح إداري – هو أنك بحاجة إلى التواصل مع الإدارة العليا باستخدام مصطلحاتهم هم، وليس مصطلحاتك أنت.
السلوكيات الرئيسية عند التواصل مع الإدارة العليا
فيما يلي قائمة بالسلوكيات التي تعلمت أننا يجب أن نتقنها عند التواصل مع الإدارة العليا:
التواصل بوضوح وفعالية. إنه ليس مجرد شعار تضعه على صفحتك على موقع LinkedIn. تحتاج الإدارة إلى الوضوح. إذا كنت تكتب تقريراً للإدارة، فكر في عدة مستويات. فآخر شيء تريدهم أن يقولوا لك “أنا لا أفهم ما يشير إليه هذا الأمر”. أو حتى أسوأ من ذلك، “هذا يحتوي على قواعد نحوية رديئة وأخطاء إملائية.” لديك مدققات إملائية – استخدمها. و/أو اطلب من شخص تثق برأيه مراجعة تقاريرك قبل مشاركتها.
ضع نفسك مكانهم. فكر في الأشياء التي تهمهم وعندما تتواصل معهم، افهم أنهم لا يريدون أن يسمعوا عن السطر 140 في مخطط جانت الخاص بك. ليس إلا إذا كان هناك سبب يدعو إلى الخوض في هذا الأمر، على سبيل المثال، هناك بعض المخاطر أو الفوائد.
اجعل اجتماعاتك مختصرة. نادراً ما أحصل على أكثر من 30 دقيقة مع مدير كبير. وحتى ذلك الحين، في أفضل الأحوال، مرة واحدة في الأسبوع. لذا، احرص على أن تكون مستعداً لما تريد قوله أو عرضه. فهم لا يملكون وقتاً كافياً للكلمات الإضافية أو لشرح المشكلة التي يفهمونها بالفعل. أخبرهم بما ستفعله حيال ذلك. إنهم مشغولون للغاية وإذا كان بإمكانك تحويل اجتماعهم الذي يستغرق 30 دقيقة إلى اجتماع مدته 15 دقيقة، فهذا أفضل بكثير.
اعرف ما يريدونه بالضبط – وقدّمه لهم. كجزء من دوري، يجب أن أقدم المحفظة في جدول بيانات كل أسبوعين. نعم، إنه أيضًا في لوحة بيانات إلكترونية. لكن الإدارة الحالية تحب برنامج Excel، لأنهم يحبون الجداول المحورية والفرز. كما أنهم يفضلون ألا يكون لجدول البيانات أي اختلاف في الخط والتمرير وما إلى ذلك من فترة إعداد التقارير إلى فترة إعداد التقارير. لذا، أتأكد أثناء قيامي بالتدقيق في المحتوى، يقوم أحد المشرفين بالتدقيق المزدوج للتدقيق الإملائي والنحوي وما إلى ذلك. هذه الأمور مهمة.
المقاييس. تحب الإدارة الأشياء التي يمكنهم قياسها. “كيف أبلي الآن مقارنة بما كنت أفعله بالأمس؟ “هل المشروع يسير وفق الجدول الزمني والميزانية المحددة؟ لا تقل ذلك فقط – أثبت ذلك.
الأقل هو الأكثر. لقد نسيت عدد المرات التي تم فيها تقليص عدد المرات التي تم فيها تقليص عدد شرائح PowerPoints التي أفخر بها من 8 شرائح إلى 4، وفي النهاية من شريحتين إلى شريحة واحدة بالكاد. اجعلها موجزة. قد يكون التقرير الذي تقوم بتسليمه جزءًا من تقرير أكبر يتم توحيده وقد يكون لدى مديرك وقت أقل لتقديم تقريره عندما تكون في شك، راجع النقطة الثالثة.
لا تمزح. المدراء، بشكل جماعي، لا يتمتعون بحس الدعابة. ربما يتمتعون بشكل فردي. لكنهم قلقون بشأن ألف شيء ومشروعك هو أحدها فقط. وما لم تكن من كبار السن، فليس بالضرورة أن يكون مشروعك هو ما يقلقهم.
تقبل الملاحظات السلبية بلطف. بعض هؤلاء الرؤساء قساة حقاً. ولكن إذا قدموا لك ملاحظات حول أدائك أو كيفية تعاملك مع أحد العملاء، فاستمع إليهم دون أن تكون دفاعيًا.
اجعلهم يظهرون بمظهر جيد. سواء كنت تعمل بدوام كامل أو كمستشار، فهم يوظفونك لسبب واحد – النتائج. عندما يستطيعون أن يقفوا أمام رؤسائهم ويقولون: “لقد انتهى هذا المشروع”، أو “نحن نعرف أين هي المخاطر وقمنا بتخفيفها”، فإنهم يكونون سعداء للغاية.
لا تتوقع الحب غير المشروط. سمعت أحد الاستشاريين يقول ذلك مرة لمجموعة. اسمه آلان فايس وهو يعرف شيئًا أو اثنين عن الاستشارات وينجز المهمة. إذا كنت تعمل في منظمة تحتفل بالنجاح، فهنيئًا لك. أما إذا لم تكن كذلك، فعليك أن تجد مكافأتك في راتبك وفي العمل المنجز بشكل جيد.
اثبت على موقفك. إن الإدارة – الإدارة الجيدة – لا تبحث عن الرجال/النساء الذين يوافقون على العمل أو الأشخاص الذين يجبنون. يجب أن توضح قضيتك بوضوح، وأن تعترف بخطأك عندما ترتكب خطأ وتدعم حججك بشكل احترافي.
الخلاصة
في الختام، أنا لا أقول أنه يجب عليك التخلي عن مخططات جانت وسجلات المخاطر. استخدمها للتواصل مع زملائك، وإذا أرادوا الاطلاع عليها، استخدمها مع الإدارة العليا. لكن عليك أن تفهم أن الإدارة العليا تفكر في الأمور من منظور مختلف عما تفكر فيه أنت عادةً. وكلما فهمت هذا المنظور وما يحتاجون إليه بشكل أفضل، كلما كنت أكثر نجاحًا على المدى الطويل.
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت