التواصل مع المشروع وإشراك أصحاب المصلحة – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

في حين أن جميع جوانب إدارة المشروع والقيادة مهمة، إلا أن أهم مهارة يمكن أن يمتلكها مدير المشروع أو قائده هي التواصل. يقال إن مدير المشروع يقضي 90% من وقته في التواصل. لقد رأيت أن العامل الوحيد الذي يؤثر على نجاح المشروع هو التواصل. في الواقع، يعد التواصل في المشروع أمرًا حيويًا للغاية، لدرجة أنه يشمل حقًا مجالين معرفيين كاملين في إدارة المشروع؛ “إدارة اتصالات المشروع” و”إدارة أصحاب المصلحة في المشروع”. ويسير الاثنان جنبًا إلى جنب. يجب أن تتواصل بفعالية لدفع مشاركة أصحاب المصلحة، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع واعتماده بشكل عام.
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوِّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
صاحب المصلحة هو أي شخص، داخلي أو خارجي في مشروعك أو مؤسستك، يتأثر أو يتصور أنه يتأثر بمشروعك. وهذا يشمل نفسك وأعضاء فريقك. هناك نوعان من أصحاب المصلحة يجب مراعاتهما عند تحسين المشاركة هما أصحاب المصلحة الداخليين (الرئيسيين) وأصحاب المصلحة الخارجيين الذين سيقودون نجاح مشروعك. وغالباً ما أفكر في كل مجموعة على حدة لضمان الحصول على قائمة شاملة لأصحاب المصلحة.
ثلاثة أنواع من التواصل
إذا كنت قد التحقت بدورة تدريبية في إدارة المشاريع، فستتعلم أن هناك ثلاثة أنواع من التواصل. الدفع والسحب والتفاعل. التواصل بالدفع هو إرسال المعلومات إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين. يتم دفع هذه المعلومات عن طريق الاتصالات المستهدفة باستخدام الهاتف، أو استضافة اجتماعات متابعة التقدم، أو إرسال تحديثات متكررة عبر البريد الإلكتروني. هذا هو نوع اتصالات الحالة التي ترسلها لك أمازون برايم عندما تطلب منتجًا. اتصالات السحب هي لأصحاب المصلحة المهتمين بمشروعك، ولكن ليس (على الأقل في الوقت الحالي) المؤثرين. لا يزال يتعين عليك إبقاؤهم على اطلاع، ولكن ليس بنفس مستويات أصحاب المصلحة الرئيسيين. التواصل التفاعلي هو ما يجب أن تركز عليه عند التواصل مع أصحاب المصلحة الرئيسيين. سنركز على التواصل التفاعلي، حيث أن هذه هي الطريقة التي ستتواصل بها مع أصحاب المصلحة الأكثر تأثيراً؛ ومع ذلك، فإن المواضيع التي تمت مناقشتها تنطبق على الاتصالات الدافعة أيضاً.
تواصل بانتظام وكن استباقيًا
لا أحد يلاحظ عندما يسير المشروع دون مشكلة، ولكن بمجرد أن يبدأ النطاق والجدول الزمني والتكلفة و/أو الجودة في الانحراف في الاتجاه الخاطئ، يلاحظ الجميع! لذلك، فإن التواصل المنتظم هو المفتاح. ستحتاج إلى تقديم تحديثات الحالة، وتحديد التوقعات (الجيدة أو السيئة) لما ينتظرنا في المستقبل، ومعالجة المشكلات في وقت مبكر عندما تكون تكلفة التغيير أقل. يتم تحديد نجاح المشروع من خلال مواقف أصحاب المصلحة الرئيسيين حول المشروع. لذلك، أحاول التواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة لضمان المستوى المناسب من المشاركة والموقف الصحيح تجاه المشروع.
ثلاث فئات من التواصل
لا يكفي تسليم المشروع في الوقت المحدد والميزانية المحددة ووفقًا للمتطلبات؛ فإذا لم ينل المشروع الإعجاب ولم يتم استخدام مخرجاته، فإنه يظل فاشلاً. من الأهمية بمكان اكتساب مواقف إيجابية من أصحاب المصلحة من خلال المشاركة الفعالة التي يقودها التواصل المفيد. لقد استخدمت ثلاث فئات عامة للتواصل في إدارة أصحاب المصلحة: إعداد التقارير، والتسويق، والتواصل الهادف.
إعداد التقارير
يفي إعداد التقارير بغايتين مفيدتين: أولاً، يُظهر أنك تدير مشروعك بشكل صحيح. كمدير مشروع، يُتوقع منك كمدير مشروع أن تصدر تقارير وجداول زمنية وما إلى ذلك، لذا فإن إصدار التقارير يُظهر أنك تلتزم بالتوقعات. ثانيًا، إن تقديم التقارير إلى أصحاب المصلحة الرئيسيين يبقيك على اتصال معهم، وهو أمر مهم عند الحاجة إلى اتصالات أكثر أهمية. عادةً ما يتم دفع المعلومات الواردة في التقارير (إرسالها مباشرةً إلى) المستلمين. في حين أن هذا يخلق مجموعة متناسقة من المعلومات التي تتم مشاركتها عالميًا في سلسلة زمنية، إلا أن التقارير ليست تواصلاً، على الرغم من أنه يمكن استخدام المعلومات الواردة في التقرير كجزء من التواصل الهادف.
التسويق
التسويق هو نشاط تواصل لا يحظى بالتقدير الكافي ولا يتم استخدامه بشكل كافٍ. يشمل التسويق جميع الاتصالات اللازمة لتوفير المعلومات حول مشروعك لمجتمع أصحاب المصلحة الأوسع نطاقاً. هذه هي فرصتك للتعريف بقيمة المشروع ومنع “الثغرات” المعلوماتية من الظهور، والتي تولد المعلومات الخاطئة والشائعات. إن تطوير “حملة تسويقية” فعّالة هو نشاط اتصالي مهم يهدف إلى بناء التأييد والحماس للمشروع والمخرجات. أجد أن الأمر يستحق الجهد المبذول في كل مشروع تقريبًا! إن خلق انطباع أولي جيد أسهل بكثير من محاولة تغيير الانطباع السيئ المتكون بالفعل لدى أصحاب المصلحة. لقد وجدت أن هذا الأمر مهم بشكل خاص إذا كان مشروعك سيغير طريقة أداء الأشخاص لوظائفهم – سيواجه مشروعك مستويات أقل بكثير من المعارضة وسيشكرك مدير التغيير.
التواصل الهادف
بالنسبة لي، يتمحور التواصل الهادف حول البدء مع وضع الغاية في الاعتبار ووضع نفسك مكان أصحاب المصلحة. يحتاج التواصل الهادف إلى التخطيط، مما يعني أنك بحاجة إلى معرفة التأثير الذي تسعى إليه بدقة ومن ثم العمل على كيفية تحقيق التأثير. وهذا يعني عادةً أنك تريد من صاحب المصلحة أن يبدأ في فعل شيء ما، أو أن يفعل شيئًا مختلفًا أو أن يتوقف عن فعل شيء ما. وينبغي أن يتناول التواصل الهادف (ما الذي يهمني)، وأن يكون موجهاً نحو شبكة من أصحاب المصلحة الرئيسيين، وأن يتم تقديمه بشكل تدريجي ومنتظم.
مراجعة مجتمع أصحاب المصلحة
كما هو الحال مع إدارة المخاطر، أقوم بمراجعة مجتمع أصحاب المصلحة بانتظام (تغير مستويات الاهتمام والتأثير، وأصحاب المصلحة الجدد أو الحاليين، وما إلى ذلك). والغرض من ذلك هو إعادة تقييم الأولويات النسبية لجميع أصحاب المصلحة، لفهم ما إذا كانت جهود التواصل الخاصة بك ناجحة (تغيير التكتيكات إذا لم تكن كذلك) ولتركيز جهود التواصل الخاصة بك بشكل أفضل في المستقبل. عليك أن تتذكر أن مشروعك يتم إنجازه في بيئة ديناميكية، وعلى هذا النحو، يجب أن تكون إدارة أصحاب المصلحة والتواصل عملية مستمرة تتم مراجعتها وتحديثها وتحسينها بانتظام.
يجب أن يتم تصميم التواصل الفعال ليكون ذا قيمة ضمن ثقافة أصحاب المصلحة. وهذا يعني معرفة كيفية عمل أصحاب المصلحة وما هو طبيعي بالنسبة لهم؛ فأنت بحاجة إلى التواصل ضمن نموذجهم. يتطلب بناء هذا النوع من بيئة التواصل المصممة لدعم نجاح المشروع نهجًا استراتيجيًا. المردود؟ تقليل الوقت المستغرق في مكافحة الحرائق والتعامل مع الاستفسارات المخصصة، ومجتمع أصحاب المصلحة أكثر تفاعلاً لدفع نجاح المشروع واعتماده وتحسينه. أجده استثمارًا قيّمًا للوقت بشكل مذهل، وآمل أن تجده كذلك.
هل تريد معرفة المزيد؟ اطلع على دورتنا التدريبية حول إدارة توقعات العملاء وأصحاب المصلحة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
الدورات التدريبية القادمة لشهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت