كيفية كتابة بيان العمل – موارد أكاديمية إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

بيان العمل هو وثيقة حوكمة مهمة تم إنشاؤها أثناء عملية شراء الخطة. يمكن أن يكون بيان العمل إما أن يكون أفضل ما لديك أو أن يكون سبب سقوط مشروعك. فكر في الأمر كمخطط لمشروع بناء، إذا كان القياس خاطئًا بعض الشيء، فإن الخطأ سيتضاعف مع اكتمال المزيد من العمل. في نهاية المطاف، سيؤدي ذلك إلى إعادة العمل على نطاق واسع أو فشل المشروع. وبقدر ما يبدو هذا الأمر مربكًا، لا داعي للذعر إذا اتبعت بعض الخطوات الأساسية ستتمكن من إنشاء بيان عمل قوي لمشروعك.
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في هذه الدورة التدريبية المجانية لوحدة تطوير المهارات الشخصية!
ما هو بيان العمل؟
أولاً، ما هو بيان العمل؟ بيان العمل هو عقد يحتوي على وصف واضح وموجز لجميع الأعمال والأنشطة المطلوب من البائع إكمالها. يوفر هذا المستند طبقة إضافية من السياق لا تتوفر عادةً في تقديرات التكاليف والخطط. وتتمثل وظيفته الرئيسية في توجيه العمل للبائع أو المقاول أو أيًا كان الشخص المكلف بالعمل. فقط ضع في اعتبارك أنه إذا كنت تقوم بتطوير بيان عمل لمشروع كبير، فسيكون من غير العملي تقسيمه إلى مستوى التفاصيل ولكن يجب أن يتضمن العمل المتوقع اللازم لإنتاج المخرجات. من الأهمية بمكان في أي ظرف من الظروف تزويد القائمين على العمل بمتطلبات واضحة الصياغة والنتائج المتوقعة.
هل أحتاج حقًا إلى بيان عمل؟
بصفتك مدير مشروع، من مصلحتك دائمًا أن يكون لديك شيء يسمح لك بقول هذه الكلمات السحرية “ولكن هذا ما نتفق عليه” عند النقاش مع أحد البائعين حول أحد المخرجات. إذا اخترت عدم إنشاء بيان عمل، فإن مشروعك سيتعرض لخطر الفشل ويؤدي إلى جدال مع البائع.
قد تبدو كتابة بيان العمل مهمة شاقة ولكن إذا اتبعت هذا النهج وأوصلت توقعاتك فستحصل على ما تحتاجه في مشترياتك أو على الأقل سيكون لديك شيء يمكنك الاعتماد عليه إذا فشل البائع في التسليم.
هل تدرس لامتحان PMP؟
قائمة مراجعة لكتابة كشوف العمل
من أجل كتابة بيان عمل ناجح ينجز ما يجب إنجازه مع تقليل النزاعات والصراع مع الطرف الآخر، أوصي باتباع قائمة المراجعة التالية
تواصل مع أصحاب المصلحة ربما يختلف هذا الأمر عن معظم التوصيات لبدء كتابة بيان العمل، ولكن من خلال تجربتي، وجدت أن هذا يمكن أن يخفف الكثير من المشاكل المحتملة. في هذه المرحلة، تكون قد انتهيت من اتخاذ قرار الشراء أو الشراء. في أي وقت تصل فيه إلى إدراك أنك بحاجة إلى شراء شيء ما، من الضروري أن يقدم جميع صانعي القرار مدخلات وأنك كمدير للمشروع يمكنك إدارة توقعاتهم وتطوير بيان عرض العمل لتلبية متطلباتهم.
سيؤدي الفشل في إجراء هذا التواصل الأولي على الأرجح إلى إعادة كتابة المستند عدة مرات. سيكون لدى كل شخص مفهومه الخاص لكيفية وضع بيان العمل وإجراء هذه المناقشة المسبقة سيجمع رغبات الجميع ومخاوفهم معًا. بعد تحديد متطلبات أصحاب المصلحة يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية. وكما هو الحال مع معظم الأمور المتعلقة بإدارة المشروع فإن التواصل هو العامل الرئيسي.
نطاق العمل: ببساطة، هو وصف تفصيلي للعمل ونوع العمل والأدوات أو الأساليب التي سيتم استخدامها.
المنجزات: في هذا المجال، تحتاج إلى تحديد ما تريد من البائع أن يقدمه لك البائع كمنتج قابل للتسليم. إذا لم تكن مدرجة فلن تتسلمها، كما أن محاولة إضافة التسليمات إلى العقد بعد وقوعها يمكن أن تتسبب في حدوث تأخيرات ومشاكل أخرى. سيشمل ذلك أيضًا تواريخ الانتهاء من التسليمات التي سيتم استلامها.
المعالم: سيسمح لك تحديد المعالم البارزة بتتبع التقدم الذي يحرزه البائع من خلال وجود إنجازات موثقة طوال فترة العمل. ستحافظ هذه النقاط المحددة في المشروع على توافق البائع مع التوقعات الواردة في بيان العمل.
فترة الأداء والموقع: يبدو هذا أمرًا أساسيًا، ولكن وجود تاريخ محدد لبدء العمل وانتهائه سيضع جدولًا زمنيًا للمشروع. ولتتزامن مع تواريخ المشروع، يجب تحديد الحد الأقصى لمعدل الفوترة أو السعر الثابت أو أي طريقة أخرى للدفع أو الفوترة. وأخيراً، يجب تضمين الموقع الذي سيتم فيه العمل. على سبيل المثال، قد تتطلب الأعمال التجارية التي لها عدة مواقع تابعة سفر البائع، في حين أن بعض المشاريع يمكن إنجازها في موقع عمل البائع.
مدة العمل: على سبيل المثال، إذا كنت بصدد التعاقد مع شركة استشارية لإجراء عملية تخطيط للقوى العاملة لمؤسستك، فعليك التأكد من تحديد مدة العمل الذي سيتم إنجازه. إذا فشلت في القيام بذلك، فقد يشعر البائع أنه يمكنه إما أن يستعجل في إنجاز المشروع أو أن يعمل عليه في وقت فراغه حتى يكتمل. من المهم أن تحدد هذه المدة بناءً على توقعاتك.
معايير الصناعة/المعايير التنظيمية: هذه هي المعايير التي تفرضها على مخرجات المشروع. وهي تشمل أي معايير مثل OSHA، ISO، HIPAA، الحكومة، الخطط الاستراتيجية التنظيمية، إلخ.
معايير القبول: سيتضمن ذلك أي شروط أو معايير جودة أو اختبار أو أي وسائل أخرى للقبول يتم توثيقها. إذا كان مشروعك يشتري تطبيقاً برمجياً فإنك ستحدد القواعد التي تغطي السلوك الوظيفي وغير الوظيفي الذي تتوقعه من التطبيق.
المتطلبات المتخصصة: هل تحتاج إلى شخص لديه مؤهلات محددة (PMP، SPHR، CISSP)؟ هل هناك معدات متخصصة مطلوبة (أدوات، برمجيات، أجهزة)؟
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت