ما يحتاج مديرو المشاريع إلى معرفته حول السياسات والإجراءات – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

مع وجود 49 عملية في دليل دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide – الإصدار السادس)، قد يبدو من الصعب تصديق أنه لا توجد أي وثائق رسمية أخرى متبقية لكتابة مشروع ما. يفصّل دليل PMBOK® Guide كيفية تنظيم تلك العمليات الـ 49، وكما يشارك جون فيليسيتي، PMP، ماجستير إدارة الأعمال، فإن مجموعات العمليات الخمس الناتجة تركز كل منها على نوع العمل الذي يتم تنفيذه. لا تتطرق عمليات دليل PMBOK® Guide إلى ماهية قواعد العمل ولا خطوات إنجاز العمل. وهنا يأتي دور “السياسة” و”الإجراءات” في وثائق المشروع. تخدم العمليات الـ 49 في 5 مجموعات في توحيد المعايير المهنية ويجب أن تعمل جنبًا إلى جنب مع السياسة والإجراءات المحددة التي قد تكون لديك في شركتك أو مشروعك. تندرج كل من العمليات والسياسة والإجراءات في مجال “التوثيق الإجرائي” الذي يمكن أن يؤدي عند القيام به بشكل جيد إلى تقصير الجداول الزمنية للمشروع، وتقليل المخاطر، وتعزيز الاتصالات التي تؤدي إلى نتائج أكثر نجاحًا.
في هذه الصفحة:
ما هي السياسة؟
السياسة مصممة لتوجيه القرارات، لشرح “سبب” كيفية اتخاذ الإجراءات. تُعرّف السياسة في مجال الأعمال بأنها تلك التي “… التي تصوغها أو تتبناها المنظمة للوصول إلى أهدافها طويلة الأجل.” لن تخبرك السياسة بكيفية اتخاذ القرار، ولكنها ستضع المبادئ التوجيهية لما هو متوقع ومقبول من قبل الهيئة الإدارية أو الشركة.
ما هو الإجراء؟
قد تعرف أن شركتك لديها سياسة للمشتريات بالجملة من اللوازم المكتبية الأساسية، لكن ذلك لن يساعدك في معرفة كيفية الحصول على ورق جديد لآلة النسخ. وهنا يأتي دور الإجراء. يوفر الإجراء الخطوات التي يمكن من خلالها إكمال مهمة أو عملية أو نوع من العمل. في مثالنا، قد تكون السياسة هي طلب اللوازم المكتبية بالجملة، ثم يكون الإجراء هو تقديم نموذج عبر الإنترنت مع رمز ميزانيتك الذي يتم تقديمه بعد ذلك إلى الفريق الإداري للمراجعة.
دور السياسات والإجراءات في مشروعك
قد لا يعرف مدير المشروع كل السياسات والإجراءات الخاصة بالشركة، ولكن يجب أن يعرف كيف يجدها ويعمل دائمًا على ضمان التزام فريق المشروع بها. يمكن للسياسات والإجراءات أن تساعد مدير المشروع في توجيه العمل بحيث تكون هناك مخاطر أقل على العمل ووقت أقل في محاولة اكتشاف الأنشطة الشائعة أو تصحيح الجهود غير المتوافقة. باختصار، كما جاء في قاموس الأعمال على الإنترنت,
“السياسات والإجراءات مصممة للتأثير على جميع القرارات والإجراءات الرئيسية وتحديدها، وتتم جميع الأنشطة ضمن الحدود التي تضعها. تضمن السياسات والإجراءات معًا ترجمة وجهة النظر التي تتبناها الهيئة الإدارية للمؤسسة إلى خطوات تؤدي إلى نتيجة متوافقة مع وجهة النظر هذه.”
استخدم الرسم البياني أدناه للإشارة بسهولة إلى الخصائص المميزة للسياسة والإجراءات.
خطوات إنشاء سياسة
لا يتم تكليف مدراء المشاريع عادةً بكتابة السياسة. ومع ذلك، يمكن أن يقوم مدير المشروع من خلال عمل مشروع ما، بتحديد فجوة في سياسة أو مجموعة سياسات قائمة ينبغي معالجتها. ومثلما توجد إرشادات عملية في دليل PMBOK® Guide، فإن معظم الشركات لديها إرشادات لإنشاء سياساتها ومراجعتها ومراجعتها. ويوفر دليل لجنة وضع السياسات الذاتية مخططًا تفصيليًا مفيدًا لتطوير السياسات بما في ذلك الخطوات الرئيسية التالية تحديد الحاجة، وجمع المعلومات، وصياغة السياسة، والتشاور مع أصحاب المصلحة، والموافقة على السياسة، والنظر فيما إذا كانت الإجراءات مطلوبة، والتنفيذ، والمراقبة، والمراجعة، والمراجعة.
يتم تضمين الإجراءات في تطوير السياسة لأنها الوسيلة التي يتم من خلالها تحقيق السياسة.
نصائح لكتابة إجراءات فعالة
في حين أن مدير المشروع قد لا يقوم بتطوير سياسة على مستوى الشركة، إلا أنه في بعض الأحيان يساهم مدير المشروع في جهود توثيق الإجراءات أو يقودها. ويرجع ذلك إلى طبيعة إدارة المشروع حيث تكون جزءًا لا يتجزأ من العمل، وتتفاعل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، وتختبر تدفق العمل داخل المشروع.
تتناول الإجراءات جميع أنواع الأنشطة بدءًا من طلب اللوازم المكتبية إلى تتبع ساعات العمل، ومن مكان تخزين وثائق المشروع إلى كيفية توظيف المتعاقدين. في جميع الحالات، يجب كتابة وثيقة إجراءات قوية مع توضيح أي اختصار (أو تجنبه) وبعبارات بسيطة، ويجب أن تفتقر إلى المعلومات الدخيلة، ويجب أن تحتوي على تسلسل واضح للخطوات.
بصفتك مدير مشروع، فأنت كمدير مشروع، فأنت في الغالب تشعر بالراحة في تدوين الوثائق حول ما حدث في المشروع أو وصف أهداف المشروع. كتابة الإجراءات مختلفة بعض الشيء. بالنسبة للإجراء الخاص بك، ضع في اعتبارك الجمهور الأوسع، وبالإضافة إلى شرح الخطوات، قم بتضمين معلومات حول الحصول على المساعدة وفي بعض الحالات، سبب بعض الخطوات للمساعدة في تشجيع الامتثال.
ستجد في مقالة MindTools، كتابة إجراء، هذه الأسئلة المفيدة لمساعدتك في تقييم الإجراء الخاص بك
هل لدى المستخدمين معلومات كافية لإكمال الإجراء؟
هل هناك معلومات كافية لتوجيه المستخدمين في استخدام الحكم المهني الجيد؟
هل مستوى التفاصيل مناسب للموضوع؟
هل مستوى التفاصيل مناسب للقراء؟
فوائد السياسات والإجراءات المكتوبة بشكل جيد لمشروعك
يذكر الدكتور هارولد كيرزنر في الطبعة التاسعة من كتابه “إدارة المشاريع” أن سياسات وإجراءات إدارة المشاريع توفر وسيلة يتم من خلالها تسجيل البيانات المتعلقة بالمشروع وإبلاغها في شكل موحد. (ص 894) ولكن الأهم من ذلك هو فوائد إجراءات التوثيق القوية للمشروع والتي يمكن أن تشمل
تقليل المخاطر حيث يعرف الموظفون كيفية القيام بالعمل في إطار اللوائح
زيادة الاتساق في الأنشطة المتشابهة، مما يؤدي إلى تقليل الوقت الذي يقضيه الموظفون في محاولة معرفة كيفية إكمال مهمة قياسية أو مشتركة
تقليل الوقت اللازم لإعداد المشروع بحيث يتوفر المزيد من وقت الموظفين وأموالهم للمشروع
تقليل الجداول الزمنية الإجمالية للمشروع لأن العمليات والإجراءات الداخلية معروفة
زيادة الروح المعنوية للمشروع مع انخفاض حالات الارتباك أو تضارب الأساليب
يجب أن يبذل مدير المشروع اليوم كل الجهود لمعرفة كيفية العثور على سياسات الشركة وإجراءاتها حتى يمكن إنجاز العمل وفقًا لذلك. كما أن مديري المشاريع يعززون سمعتهم المهنية وقيمتهم عندما يتمكنون من المساهمة في تطوير الإجراءات التي ستفيد المشاريع والشركة بشكل عام.
هل تدرس لامتحان PMP؟
التدريب القادم للحصول على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت