إدارة الجداول الزمنية غير الواقعية للمشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ها أنت ذا، تقوم بتغيير آخر في الجدول الزمني لمشروعك الذي كان مثاليًا في يوم من الأيام؛ فالعميل يواصل تغيير النطاق، وإنتاجية الفريق تتراجع، وميزانيتك لا تستطيع تغطية الميزات المطلوبة حديثًا. كيف حدث ذلك؟ سيواجه مديرو المشاريع من جميع مستويات الخبرة وفي كل مجال المشروع المخيف بجدول زمني دائم التغير. يمكن للتدريب عالي الجودة في التفاوض والذكاء العاطفي وجدولة المشروع أن يحافظ على مشروعك المتطور في الموعد المحدد.
في هذه الصفحة
لماذا الجدول الزمني للمشروع مهم
يكشف تقرير “نبض المهنة” الصادر عن معهد إدارة المشاريع لعام 2017 أن 26% من حالات فشل المشاريع هي نتيجة مباشرة لتقديرات غير دقيقة لوقت المهام، كما أن 23% من حالات الفشل بسبب عدم كفاية التنبؤ بالموارد، و11% من حالات الفشل بسبب مماطلة أعضاء الفريق. وإجمالاً، هذا يعني أن 60% من فشل المشاريع مرتبط بإدارة الوقت والجداول الزمنية.
ووجد بحث آخر أجرته شركة برايس ووترهاوس كوبرز PricewaterhouseCoopers، والذي راجع 10,640 مشروعًا من مختلف الصناعات، أن 2.5% فقط من الشركات نجحت في إنجاز 100% من مشاريعها. وعلاوة على ذلك، أصدرت مجلة هارفارد بيزنس ريفيو دراسة أظهرت أن “واحدًا من كل ستة مشاريع تجاوز الجدول الزمني بنسبة 70% تقريبًا”.
يمكن أن تكون القدرة على إدارة حالة عدم اليقين داخل المشروع هي الفرق في نجاح المشروع أو فشله، بما في ذلك حياتك المهنية في إدارة المشاريع.
السبب الجذري لمشكلة الجدول الزمني للمشروع
مع وجود العديد من المشاريع التي تعاني من الجداول الزمنية الخارجة عن السيطرة، يجب أن يكون مدير المشروع الذكي قادرًا على الوصول إلى السبب الجذري للبقاء خارج إحصائيات الفشل. من قبل أن يصبح المشروع مشروعًا رسميًا، عندما يكون مجرد فكرة، هناك مجموعة مستمرة من الطلبات والطلبات والمتطلبات المتطورة من أصحاب المصلحة من جميع الأنواع. وبمجرد أن تصبح هذه الفكرة مشروعًا، سيتعامل مدير المشروع أيضًا مع الطلبات والمتطلبات من أعضاء الفريق. وهذا يقودنا إلى مصطلح “القيود المعقولة”، والذي كما يعرف أي شخص كان في أي دور قيادي أو مدير مشروع، فهو مهم للغاية وخاضع للتفسير. في مقالة معهد إدارة المشاريع، “التفاوض على تقديرات واقعية”، يقول المؤلفون في مقال معهد إدارة المشاريع، “التفاوض على تقديرات واقعية”، أنه يمكن وضع قيود المشروع بشكل تعسفي ومع ذلك يمكن قبولها؛ فإذا لم تكن القيود معقولة ولا يمكن الوفاء بالجدول الزمني للمشروع، “… غالبًا ما تكون هناك تكاليف كبيرة – تشمل الفرص الضائعة، والأشخاص الذين يجلسون وينتظرون شيئًا ما للقيام به، والعملاء غير السعداء، والدعاوى القضائية، والعقوبات، والمصداقية المفقودة، وتكاليف التشغيل المرتفعة طوال عمر المنتج.”
يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم شامل لأصحاب المصلحة الرئيسيين في مشروعهم، وما الذي يحفزهم، وكيف يحبون العمل. كما يجب أن يفهم مديرو المشاريع أيضًا أن مجموعات أصحاب المصلحة المختلفة قد يكون لها مصالح متنافسة ومواعيد نهائية متنافسة للإنجاز. يمكن لمديري المشاريع استخدام مهارات التفاوض عند الضرورة للمساعدة في الحفاظ على التزام جميع الأطراف بالجدول الزمني المحدد، بالإضافة إلى ضمان التعامل مع التوقعات غير الواقعية مقدمًا.
طرق إعادة المشروع إلى الجدول الزمني
لا يوجد حل واحد لإعادة الجدول الزمني للمشروع إلى المسار الصحيح. ومع ذلك، هناك العديد من التكتيكات التي يمكن أن تساعدك عند استخدامها بمفردها أو مجتمعة على إدارة القيود والحفاظ على العمل في الموعد المحدد. حتى لو تم تسليمك مشروعًا قائمًا خارج الجدول الزمني المحدد، يمكنك بالمهارة والخبرة إعادته إلى المسار الصحيح. ضع في اعتبارك الظروف الخاصة بالمشروع وتعامل مع تحدي الجدول الزمني وفقًا لذلك.
التفاوض
يوصي مقال أليسون غرين بعنوان “كيفية التعامل مع المواعيد النهائية غير المعقولة” بـ “محادثة ذات صورة كبيرة مع مديرك” للحصول على معلومات حول الموقف والتوقعات ووجهات النظر. يبني خبراء الأعمال الآخرون على هذه الفكرة ويوصون بإجراء مناقشات حول تحديد المواعيد النهائية، والعوامل التي تستغرق وقتاً طويلاً، وتأثير فقدان المواعيد النهائية. وفي المقابل، ستكون في وضع أفضل لمعرفة الخطوات التالية.
إدارة التوقعات
منذ اليوم الأول، يجب على مدير المشروع إدارة التوقعات. قم دائمًا ببناء مخزن مؤقت لكل موعد نهائي محدد. يجب على مديري المشاريع أن يشرحوا سبب عدم واقعية الجدول الزمني وأن يقدموا “جدولاً زمنياً مبنياً على توقعات موثوقة لقيود الموارد والتبعيات على المنجزات”، كما تقول ميشيل كولودزين غونشر، PMI-SP، PMP، مديرة مشروع أول، Dignity Health.
إدارة المخاطر
يجب أن تعكس جميع الجداول الزمنية للمشروع عدم اليقين. يقول ألبرتو خوسيه مونزون بلمونتي، PMI-SP، مهندس مراقبة المشروع في شركة Tecnicas Reunidas، إن إدارة المخاطر ودمج المرونة في جدولك الزمني لمنع المراجعات المستمرة للجدول الزمني.
الإبلاغ عن التقدم المحرز
يجب أن تكون تقارير حالة مشروعك أكثر من مجرد “أحمر/أصفر/أخضر” أو النسبة المئوية للإنجاز. يحتاج أصحاب المصلحة والعملاء و/أو مديرك إلى معلومات واضحة حول الوقت المتبقي كمقياس أكثر فائدة وملموسة، كما يقول شون لافري، وهو مخطط ومخطط مشاريع أول في شركة WorleyParsons لتسليم المشاريع.
هل تدرس لامتحان PMP؟
المهارات اللازمة لإدارة جداول المشروع
الجدولة هي أكثر بكثير من مجرد تقويم. يحتاج مديرو المشاريع إلى مهارات في إدارة النزاعات والتفاوض والذكاء العاطفي والجدولة لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.
يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم قوي للمفاهيم الأساسية لإبقاء المشروع على المسار الصحيح بما في ذلك المهارات البشرية والتقنية.
العودة في الوقت المناسب
عندما يتأخر مشروعك عن الجدول الزمني المحدد، فإن الحل لا يكمن في قضاء ساعات وساعات في العمل على ملف خطة مشروعك لجعله يبدو وكأنه يسير على ما يرام. لأن هذه هي خطتك فقط، وهذا لا يعني أنها هي الواقع. يمكن للذكاء العاطفي والتفاوض والمسار الحرج أن يساعدك في الجدولة التي يمكنك تحقيقها بالفعل. ولكن إذا وجدت ديلوريان ديلوريان يسافر عبر الزمن، فيمكنك أن تجرب ذلك.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت