برامج إدارة المشاريع: هل يجب أن يكون لديك أم من الجيد أن يكون لديك؟ – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

من الصعب إحصاء عدد المرات التي سُئلت فيها “ما هو أفضل برنامج لإدارة المشاريع؟” مع الاعتقاد الضمني بأن البرنامج المناسب سيضمن نجاح المشروع. برنامج إدارة المشاريع (PM) هو أداة قوية للغاية تساعد على إدارة مهام الفريق، وإدارة التغييرات، ومراقبة التقدم المحرز نحو تحقيق النتائج. الفكرة الأساسية هنا هي الأداة.
يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تحديد نوع الأداة البرمجية التي يحتاجها، و/أو الميزات الموجودة في الأداة الحالية، لدعم العمل. يمكن لمديري المشاريع قضاء الكثير من الوقت في مراجعة خيارات البرامج، ومع ذلك، يجب أن يكون لديهم بعض الفهم حول كيفية استخدام الأداة. قد تُعتبر برمجيات مديري المشاريع التي ليست ضرورية لمشروع أو مهمة معينة أمرًا لطيفًا في حد ذاته، لكنها لن تؤدي إلى النجاح بمفردها.
النقطة الحاسمة هنا هي أن مديري المدراء التنفيذيين بحاجة إلى استخدام البرنامج بطريقة تدعم عملهم.
في هذه الصفحة:
هل تحتاج حتى إلى برامج إدارة المشاريع؟
في العروض التقديمية والمؤتمرات الخاصة بمديري المشاريع، غالبًا ما يكون هناك رد فعل غير مصدق عندما أذكر أنه يمكنك بالفعل إكمال المشاريع بدون برامج إدارة المشاريع الرسمية. ولإثبات هذه النقطة، أشارك أمثلة كما هو الحال في كتاب ستيف فوغل، البنتاغون: تاريخ، والذي يشارك فيه قصة التخطيط والعمل المذهل لعام 1941 الذي كان وراء بناء معلم معروف عالميًا. وقد استخدم القادة مزيجًا من مهارات الأشخاص والمعرفة التقنية لتوجيه العمل المعقد، وليس البرمجيات.
ومن المثير للاهتمام أن بحث شركة الأبحاث الدولية جارتنر “استخدام الأدوات الاجتماعية لإدارة المشاريع دون إدارة المشاريع” يُظهر اتجاهًا بعيدًا عن برمجيات إدارة المشاريع والاتجاه نحو أدوات التعاون الاجتماعي. ويستفيد الموظفون من البرمجيات التي يستخدمونها يوميًا، مثل Slack على سبيل المثال، من أجل “… تسهيل متطلبات المكان الواحد والتعاون، ولكن القيام بذلك بطرق اعتمدها الموظفون بالفعل…”
من المهم أن نلاحظ أن نوع العمل وتعاون الفريق هو ما يدفع إلى اختيار البرمجيات. مرة أخرى، لا يوجد برنامج واحد يضمن نجاح المشروع. تهدف البرمجيات إلى زيادة كفاءتك. يجب أن يكون نوع العمل وتعاون الفريق هو ما يدفعك لاختيار البرنامج. بالطبع، لا يوجد برنامج واحد يضمن نجاح المشروع؛ ومع ذلك، من المهم اختيار نظام بميزات مصممة خصيصًا لما تحتاجه!
ما الذي يجب مراعاته عند اختيار برنامج إدارة المشاريع
بدلًا من البحث في جوجل عن “برنامج إدارة المشاريع” على أمل أن ينجح البرنامج، حدد الميزات الرئيسية التي تحتاجها بناءً على: نوع إدارة المشروع المستخدم (الشلال، الرشيق، الرشيق المنضبط)، وحجم الفريق، وميزانية البرنامج المتاحة، وميزانية البرنامج المتاحة، والتدريب على استخدام البرنامج، ونوع عمل المشروع (تكنولوجيا المعلومات، والبرمجيات، والإبداع، والتصنيع، وما إلى ذلك)، واحتياجات التعاون بين الفريق. ضع في اعتبارك وظائف مثل:
استخدم مواقع مراجعة البرمجيات للمساعدة في تضييق نطاق البحث عن البرمجيات التي تلبي احتياجاتك.
نصائح تقنية: إدارة المشاريع
Project Management.com أفضل 10 برامج لإدارة المشاريع
مجلات الكمبيوتر الشخصي أفضل برامج إدارة المشاريع
يجب أن يدعم برنامج مدير المشروع عملك. كما يشارك مدير المشروع رالف كليم في مقاله PMI.org “برامج إدارة المشاريع: “، ليست البرمجيات التي تستخدمها هي التي ستوصلك إلى النجاح، بل كيف تستخدمها لتخطيط المشروع وتنظيمه والتحكم فيه وقيادته هو المهم.
التدريب على برامج إدارة المشاريع
أحد أكثر برامج إدارة المشاريع استخدامًا هو برنامج Microsoft Project. بالنسبة للكثيرين، هذا هو البرنامج المطلوب منهم استخدامه من قبل شركاتهم. إذا كنت تعرف منهجية الشلال، فإن مايكروسوفت بروجكت سيكون لديه مصطلحات وميزات مألوفة. ونظرًا لمستويات الميزات التي يحتوي عليها، وتنوع الطرق التي يستخدم بها مديرو المشاريع والمؤسسات المختلفة مجموعات من تلك الميزات، فمن المفيد جدًا إكمال التدريب على Microsoft Project حتى تتمكن من تصميم وإنشاء جداول زمنية جديدة للمشروع؛ والعمل مع المهام والموارد ومعلومات المشروع؛ وتخصيص طرق عرض المشروع والجداول والمرشحات.
هل تدرس لامتحان PMP؟
برنامج PMP: اجعلها تعمل لصالحك
يمتلك مديرو المشاريع الناجحون مجموعة من المهارات التي يمكن تعزيزها بالبرمجيات ولكن لا يمكن استبدالها بها. لن تقوم أي برمجيات ببناء الثقة بين الفريق أو الحفاظ على علاقتك بالعميل أو مساعدتك في التفاوض بشأن التغييرات في الميزانية أو الجدول الزمني أو المنجزات. ومع ذلك، فإن استخدام برمجيات إدارة المشاريع بحكمة وبما يتناسب مع نوع البيئة التي تعمل فيها، يمكن أن يزيد من نجاح مشروعك. تُستخدم برامج إدارة المشاريع لتتبع وإنشاء المزيد من الكفاءات في مشاريعك.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت