قيادة اجتماعات الوقوف الافتراضية الافتراضية – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يعتبر الاجتماع اليومي أو الوقوف اليومي من أساسيات منهجية أجايل، حيث يجتمع الفريق كل يوم لمراجعة مركزة للمهام. لا يقتصر الاجتماع اليومي للفريق بأي حال من الأحوال على أولئك الذين يمارسون منهجية أجايل بشكل رسمي، حيث تعقد فرق المشروع في جميع الصناعات. إنه وقت للتواصل مع بعضهم البعض، ولإعادة التركيز على العمل الفوري في المستقبل، وللتعرف على النجاح الأخير، ولمعالجة العوائق الحالية؛ اجتماع الفريق اليومي أو اجتماع الفريق اليومي هو أداة مفضلة لمديري المشاريع. وبعد ذلك، دفعت احتياطات السلامة من فيروس كورونا المستجد (كوفيد-19) الشركات من جميع الأنواع والأحجام إلى نقل القوى العاملة لديها من المكتب إلى التعاون الافتراضي؛ مما جعل الوقوف الافتراضي أكثر شيوعاً.
لا تزال جلسات الوقوف اليومية تحدث، لكن الأمر يبدو مختلفاً بالتحديق في الشاشة بدلاً من التجمع في مساحة تعاونية. يحتاج مدراء المشاريع، بغض النظر عن المنهجيات المتبعة، إلى إجراء تعديلات مدروسة على اجتماعات فريق العمل اليومية لضمان المشاركة وتعزيز الإنتاجية.
الاستعداد 101
في جوهرها، يكون الوقوف هو عندما يقوم كل عضو من أعضاء الفريق بتزويد المجموعة بإجابات موجزة على الأسئلة التالية
ما الذي انتهيت منه؟
ما الذي تعمل عليه الآن؟
ما هي العوائق التي تحول دون إنهاء عملك الحالي؟
الغرض من الاجتماع هو مشاركة المعلومات حول حالة المهام والعمل. ولتحقيق هذه الغاية، هناك خصائص معينة خاصة بـ “الوقوف-أعلى” تميزه عن أنواع الاجتماعات الأخرى. فيما يلي الشكل القياسي لـ “الوقوف-أعلى
لا يدوم أكثر من 15 دقيقة
تعقد في نفس الوقت والمكان كل يوم
يُعقد في مكان العمل
مطلوب لجميع أعضاء الفريق
يبدأ في الوقت المحدد بغض النظر عما إذا كان أحدهم متأخرًا أو خارجًا
توفر الدورات التدريبية حول أساسيات الرشيقة (Agile Fundamentals) وSCum Master (CSM) معلومات عن الاجتماع اليومي للفريق في سياق رشيق محدد. بالنسبة لأي مدير مشروع، فإن ما تحتاج إلى تحقيقه هو وسيلة للفريق لتقديم تحديثات في الوقت المناسب تركز على الوصول إلى الأهداف المحددة.
تحديات وحلول الوقوف الافتراضي
قد يبدو الأمر تدنيسًا للمقدسات بالنسبة للبعض، لكنني سأقولها على أي حال: الاجتماع شخصيًا لا يضمن أن يكون لاجتماعك اليومي قيمة. لقد اختبرنا جميعًا ذلك الاجتماع حيث يفكر الناس خلف الابتسامات “بجدية، لدي الكثير من العمل الذي يجب القيام به، لماذا نفعل هذا؟ لا تعني جدولة اجتماع ما تلقائيًا أن الاجتماع لا يعني تلقائيًا أن الاجتماع قد تم إنفاقه بشكل جيد، سواء كان شخصيًا أو افتراضيًا.
الدراسة لامتحان PMP؟
إن التحدي الأكبر في هذه اللحظة الزمنية هو أن التحدي الأكبر في الوقوف اليومي الافتراضي هو أن حياة أعضاء فريقك تتأثر يوميًا بعوامل خارجة عن العمل: الموازنة بين الأطفال في المدرسة في الغرفة المجاورة، ومكافحة التعب من التحديق في كاميرا الويب لساعات طويلة، ورعاية أفراد الأسرة المرضى أثناء الحجر الصحي، والتعرض للضغوطات الناجمة عن المشكلات والتغيرات المجتمعية.
دعنا نستخدم خبرتنا في إدارة المشاريع للقيام ببعض التخفيف من المخاطر التي تركز على الوقوف الافتراضي.
كيفية الوقوف وقفة فعالة
لحسن الحظ، تنطبق الكثير من الأمور التي تجعل من الوقوف الفعال موقفاً فعالاً سواء كان فريقك شخصياً أو افتراضياً. مقالة PMI.org “الوقوف والتسليم: كيف تضمن الحصول على ردود موجزة ومحددة الهدف في اجتماعات تحديث الحالة؟” تشارك هذه التوصيات من مديري المشاريع الآخرين:
قواعد المشاركة
ضبط النغمة
إبقاء الأمر بسيطًا
الحد من المشتتات
ثقافة الدقة
عندما تجتمع حصرياً في إعدادات افتراضية، يجب عليك أيضاً أن تفكر في حضورك في العرض التقديمي. اسأل نفسك: هل تتواصل مع “جمهورك في الاستوديو”؟ هل أنت تمثل السلوك المطلوب من الآخرين؟ إن إحدى أقوى الأدوات التي تمتلكها كمدير مشروع في قيادة اجتماعات التحديث أو الاجتماعات الافتراضية هي القيادة بالقدوة. كن عضو الفريق الذي تريد من الجميع أن يكون كذلك حتى تتمكنوا معًا من تحقيق أهدافكم.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت