وفقًا لدليل PMBOK® Guide الصادر عن معهد إدارة المشاريع، فإن حوالي 90% من وقت مدير المشروع يقضيه في التواصل. يعد التواصل الفعال أمرًا بالغ الأهمية لنجاح المشروع لأن التواصل الأفضل يؤدي إلى إدارة أكثر كفاءة للمشروع. بالنسبة لمدير المشروع PMP®، فإن قنوات التواصل الفعالة ضرورة مطلقة.
إحدى العقبات التي تحول دون التواصل الجيد هي تعقيدات التواصل. يحتاج المرشحون لامتحان ®PMP إلى تحليل متطلبات التواصل لتخطيط وإدارة ومراقبة اتصالات المشروع. ويُعد حساب عدد قنوات الاتصال المحتملة جزءًا من هذا النوع من التحليل.
تعرّف على كيفية إدارة اتصالات المشروع وحساب قنوات الاتصال لامتحان ®PMP في هذا الدليل الذي أعده خبراؤك في أكاديمية إدارة المشاريع.
تعلّم كيفية استخدام صيغ إدارة المشاريع بنجاح بعد قراءة ورقة الغش هذه.
تساعد قنوات التواصل حاملي شهادة ®PMP على وضع تصور لكيفية مشاركة المعلومات بين أعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين. وبصفتك مرشحاً لامتحان ®PMP، يمكنك حساب عدد قنوات التواصل لتحديد مشاكل التواصل المحتملة وتنفيذ طرق لإبقاء اتصالات المشروع تحت السيطرة.
يمكن أن تساعد معرفة عدد قنوات الاتصال المحتملة مديري المشاريع على اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بنوع المعلومات التي يجب مشاركتها، وأفضل شكل، وطريقة التسليم، والتوقيت، وغير ذلك.
عناصر التواصل الفعال
تنطوي عملية التواصل بين الأفراد على عدة عناصر:
السياق: الزمان، أو المكان، أو السبب، أو الهيكل التنظيمي المعني
الرسالة: المعلومات أو الفكرة أو الرأي أو أي شيء آخر يتم مشاركته
المرسل: الشخص الذي يرسل الرسالة مع وجود نية معينة في ذهنه
المتلقي: الشخص الذي يتلقى الرسالة ويفسرها.
الوسيط: طريقة ما لتوصيل الرسالة
ردود الفعل: شكل ما من أشكال الاستجابة أو المتابعة التي تبدأ كرد فعل على الرسالة
على سبيل المثال، في بداية المشروع (السياق)، قد يتصل مدير المشروع (المرسل) بالعميل (الوسيط) (المستقبل) لتأكيد مواصفات التسليم المطلوب (الرسالة)، وقد يرد العميل بالمعلومات المطلوبة (التغذية الراجعة).
لماذا التواصل مهم في إدارة المشاريع
عندما نتواصل مع الآخرين، فإننا نحاول مشاركة المعلومات والأفكار والأرضية المشتركة معهم. تتمحور المشاريع حول التواصل الفعال وتعتمد عليه منذ لحظة مشاركة الفكرة خلال كامل فترة حياة المشروع. فيما يلي بعض الطرق التي يتم فيها استخدام التواصل خلال المشروع:
لنقل الأفكار والآراء
لطلب أو مشاركة المعلومات
لوضع الشروط والاتفاق على نفس الشروط
لتوفير التحديثات والتأكيدات والموافقات في الوقت المناسب
لحل الخلافات
لسوء الحظ، لا يمكنك أبدًا افتراض أن الرسالة سيتم تلقيها وتفسيرها على النحو المنشود. هناك العديد من العوامل التي يمكن أن تخلق مشاكل وتتسبب في انهيار التواصل. غالبًا ما يشار إلى هذه العوامل باسم “الضوضاء” ويمكن أن تتضمن عناصر مثل التحيز الشخصي، أو الوسيلة المستخدمة لإرسال الرسالة، أو الأخطاء في الرسالة نفسها.
أحد مقاييس تعقيد الاتصال في مشروعك هو عدد قنوات الاتصال المحتملة. فكلما زاد عدد القنوات، زادت فرصة وجود “ضوضاء” للتسبب في سوء التواصل.
سوء التواصل وقنوات التواصل PMP
يعد سوء التواصل مشكلة شائعة في إدارة المشاريع والتي يمكن أن تؤثر على عناصر المشروع مثل التكلفة والجدول الزمني والجودة. يتعقد التواصل بسبب عدد الأشخاص المشاركين. كلما زاد عدد الأشخاص المشاركين، يصبح سوء التواصل مشكلة أكثر احتمالاً.
يزداد عدد قنوات الاتصال المحتملة أضعافًا مضاعفة مع زيادة عدد الأشخاص المشاركين في المشروع حيث يمكننا أن نفترض بأمان أن كل شخص يمكنه التواصل مع أي شخص آخر. على سبيل المثال، إذا شارك شخصان فقط في مشروع ما، فهناك قناة اتصال محتملة واحدة فقط:
ومع ذلك، إذا كان هناك أربعة أشخاص مشاركين في مشروع ما، فإن عدد قنوات الاتصال المحتملة يقفز إلى ست قنوات:
وبدلاً من تحديد جميع قنوات الاتصال المحتملة للمشاريع الكبيرة، يمكن للمرشحين لاختبار PMP استخدام صيغة بسيطة لحساب العدد.
صيغة قنوات الاتصال PMP
المعادلة لحساب عدد قنوات التواصل المحتملة لامتحان PMP® هي
في هذه الصيغة، يمثل n عدد أصحاب المصلحة. يمكن أن يشمل صاحب المصلحة أي فرد أو مجموعة أو منظمة تكون جزءًا من المشروع أو تتأثر بأي جزء من المشروع. على الرغم من أن مصطلح “أصحاب المصلحة” يستثني أحياناً الأشخاص الذين يشكلون جزءاً من فريق المشروع، إلا أنه يجب عليك تضمين أعضاء فريق المشروع في حساب قنوات الاتصال الخاصة بك لاختبار PMP®.
تسمح لك معرفة عدد أصحاب المصلحة باستخدام هذه الصيغة لحساب مدى تعقيد اتصالات مشروعك. على سبيل المثال، في مشروع يضم خمسة من أصحاب المصلحة، هناك عشر قنوات اتصال ممكنة. وفي مشروع يضم عشرين من أصحاب المصلحة، هناك 190 قناة اتصال ممكنة.
تأخذ هذه الصيغة في الحسبان إمكانية تواصل أي صاحب مصلحة فردي افتراضياً مع أي صاحب مصلحة آخر. كما ترى من الرسم البياني الخطي أعلاه، يمكن أن يؤدي ذلك إلى زيادة عدد قنوات الاتصال المحتملة بسرعة مع ارتفاع عدد أصحاب المصلحة. ومع وجود العديد من قنوات الاتصال المحتملة، تزداد أيضًا احتمالية حدوث سوء تواصل في مكان ما.
هل تدرس لامتحان PMP؟
تطبيق قنوات التواصل في امتحان PMP
يعتمد مشروعك على أداة إدارة المشروع الحيوية المتمثلة في التواصل الفعال.
العمليات الرئيسية في إدارة اتصالات المشروع
وبعبارة أخرى، فإن حساب عدد قنوات الاتصال المحتملة في المشروع يساعد مديري المشاريع أثناء قيامهم بالعمليات الثلاث التالية
تخطيط إدارة الاتصالات: في هذه العملية، يجب على مديري المشاريع وضع استراتيجية لأفضل الطرق للتعامل مع التواصل بين أصحاب المصلحة. يمكن أن تساعدك معرفة عدد قنوات الاتصال التي يحتمل أن تحتاج إلى إدارتها على اكتشاف وفهم الاستراتيجيات المثالية لتخطيط إدارة الاتصالات.
إدارة الاتصالات: في هذه العملية، يجب على مديري المشاريع تنفيذ ومراقبة التواصل مع أصحاب المصلحة وفيما بينهم على النحو الذي تم وضعه في عملية إدارة الاتصالات التخطيطية. من الضروري أن تكون على دراية بجميع قنوات الاتصال المحتملة حتى تتمكن من تحديد المجالات التي تتطلب اهتمامك وإدارتها.
مراقبة التواصل: في هذه العملية، يجب على مديري المشاريع تحديد قنوات الاتصال ومراقبتها لمراقبة تدفق المعلومات واكتشاف أي متطلبات للمعلومات. ويمكن أن تشمل هذه العملية حظر أو تقييد قنوات اتصال معينة لمنع أو تصحيح أي سوء تواصل محتمل.
قد تحتوي المشاريع الأصغر حجمًا على عدد أقل من أصحاب المصلحة الذين يحتاجون إلى التواصل معًا. وفي هذه الحالات، قد لا يكون حساب قنوات الاتصال ضرورياً لتنفيذ العمليات ضمن مجال المعرفة الخاص بإدارة اتصالات المشروع. حتى أن بعض المشاريع الصغيرة تقرر عدم استخدام قنوات التواصل كمؤشر لتعقيد المشروع على الإطلاق.
ومع ذلك، تستفيد المشاريع الكبيرة عادةً من حساب عدد قنوات الاتصال المحتملة. يساعد هذا الرقم في الإشارة إلى مدى تعقيد احتياجاتك لإدارة اتصالات المشروع. وبالتالي، يمكن أن تساعدك هذه المعرفة في تخصيص مواردك، واختيار الأدوات والوسائط المناسبة، وتعيين أدوار المشروع وفقًا لذلك لتبسيط الاتصالات.
بالإضافة إلى ذلك، حتى المشاريع الصغيرة قد تكون أحيانًا عرضة لأخطاء التواصل. إذا كان مشروعك يتعامل مع معلومات مربكة أو مضللة أو سرية، أو إذا كان مشروعك يتضمن العديد من أصحاب المصلحة أو الفرق، فإن حساب قنوات الاتصال يمكن أن يكون مفيدًا.
أنواع قنوات الاتصال أسئلة صيغة قنوات الاتصال PMP® أسئلة PMP
الغرض من حساب قنوات التواصل هو تمثيل مدى تعقيد متطلبات التواصل في مشروعك رقميًا.
على سبيل المثال، لنفترض أن أحد الأسئلة يصف مشروعاً يضم أربعة أعضاء من فريق المشروع، بما في ذلك مدير المشروع. بالإضافة إلى ذلك، يتضمن مشروعك شخصين من جانب العميل. هنا، n = 6 لأن هناك ستة أصحاب مصلحة إجمالاً: أربعة أعضاء من فريق المشروع وعضوان من جانب العميل.
في مثال آخر، تخيل أنك تقود فريقاً من خمسة أعضاء. كجزء من مشروعك، أنت تعمل أيضًا مع ثلاثة بائعين. هنا، n = 9 لأنك يجب أن تحسب نفسك وأعضاء فريقك الخمسة والبائعين الثلاثة: 1 + 5 + 3 = 9.
أمثلة على أسئلة قناة اتصال PMP
هل أنت مستعد لاختبار معلوماتك؟ جرّب هذه الأمثلة على أسئلة اختبار PMP لتطبيق فهمك لقنوات التواصل. لا تنس التحقق من إجاباتك على هذه الأسئلة في أسفل الصفحة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
