مدخل إلى عمليات تدقيق المخاطر في إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

المخاطر جزء من أي مشروع، مهما كان حجمه، وفي أي صناعة. ويختلف حجم المخاطر، وما إذا كان لها تأثير إيجابي أو سلبي على نتائج المشروع. ولكن هناك دائمًا مخاطر في أي مشروع. تعد خطط إدارة المخاطر، والتي تشمل أنشطة تقييم المخاطر وتدقيق المخاطر، أدوات مهمة لمديري المشاريع. من المهم فهم ماهية تدقيق المخاطر، ليس فقط من أجل التحضير لامتحان معهد إدارة المشاريع (PMP) ®PMI الخاص بمعهد إدارة المشاريع (PMI)، ولكن كجزء من تنفيذ إدارة فعالة للمشروع.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
تدقيق المخاطر في إدارة المشاريع
يُعرّف معهد إدارة المشاريع المخاطر لمديري المشاريع بحيث يتم الاعتراف بكلا جانبي النتائج المحتملة – الجيدة مقابل السيئة -. تُعد المخاطر جزءًا لا يتجزأ من إدارة المشاريع، بحيث لا يتم تضمينها فقط في مخطط محتوى اختبار PMP، بل هناك شهادة محترف إدارة المخاطر في إدارة المشاريع (PMI-RMP) ® من معهد إدارة المشاريع. يجب على المرء معرفة تعريف المخاطر للبناء عليه وفهم ماهية تدقيق المخاطر.
تماماً مثل التدقيق في أي نظام مالي أو نظام برمجيات أو عمليات أخرى، فإن تدقيق المخاطر هو مراجعة منهجية لكل خطوة ونتائجها. في إطار عمل إدارة المخاطر، يجب أن يكون لدى مديري المشاريع مخاطر محددة، ونتائج تحليل المخاطر، والاستجابات للمخاطر، ونتائج تخفيف المخاطر. تُستخدم هذه البيانات لإجراء تدقيق المخاطر. يجب على مديري المشروع تضمين عمليات تدقيق المخاطر في الخطة الشاملة لإدارة المخاطر بحيث يتم تضمين الوقت اللازم لإجراء التدقيق. سيحدد حجم المشروع تواتر عمليات تدقيق المخاطر (قد تحتاج المشاريع الصغيرة إلى إجراء تدقيق واحد فقط مقابل مشروع كبير و/أو ممتد يحتاج إلى إجراء سلسلة من عمليات تدقيق المخاطر). يجب الاحتفاظ بتوثيق نتائج تدقيق المخاطر مع وثائق المشروع الأخرى حيث يجب أن تكون جزءًا من الدروس المستفادة النهائية للمشروع و/أو أنشطة ما بعد الوفاة.
لماذا تعتبر عمليات تدقيق المخاطر مهمة
من خلال التدقيق، يكتسب مدير المشروع وفريق العمل رؤى حول فعالية جهود إدارة المخاطر التي تم إجراؤها بالفعل لتطبيقها على أعمال المشروع المقبلة. يمكن أن يساعد إجراء تدقيق موضوعي للمخاطر على فترات منتظمة خلال المشروع على “ضمان بقاء مشروعك على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية”. إن التدقيق الشامل للمخاطر يعطي نظرة ثاقبة على كيفية أداء كل عملية من عمليات المشروع، وخاصة أعمال إدارة المخاطر. وكما هو منشور على الموقع الإلكتروني لمعهد إدارة المشاريع، “الفكرة الرئيسية وراء إجراء تدقيق المخاطر هي أن تصبح المنظمة أكثر استباقية في التعامل مع المخاطر.”
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيف تتم عمليات تدقيق المخاطر
عمليات تدقيق المخاطر لها نهج قياسي حتى لو كان المشروع يستحق تدقيقًا واحدًا فقط أو كان كبيرًا بما يكفي لإجراء عمليات تدقيق متعددة ضمن خطة إدارة المخاطر.
تحديد مدقق المخاطر. يجب أن يقود عملية تدقيق المخاطر شخص محدد بوضوح، عادةً ما يكون مدير المشروع للمشروع، بحيث يعرف جميع أعضاء الفريق من يقودها. في حين أن الموضوعية أمر بالغ الأهمية لنجاح التدقيق، فمن المهم أيضًا أن يكون لدى مدقق المخاطر خلفية قوية في عمل المشروع نفسه لتقييم البيانات (ومعرفة البيانات المتاحة ومكان وجودها). واعتماداً على حجم المشروع أو ميزانيته، وفي بعض الحالات لجلب مراقب محايد تماماً، قد تختار الشركات تعيين مدقق خارجي.
2. مقابلة أعضاء الفريق. عند تدقيق عملية ما، يجب أن يكون هناك مدخلات من أعضاء الفريق. تتضمن الأسئلة المحتملة ما يلي
هل يستخدم الفريق خطة إدارة المخاطر؟ (إذا لم يكن كذلك، لماذا لا؟)
هل كانت الاستجابات للمخاطر فعالة؟ (لماذا أو لماذا لا لكل منها)
هل هناك مخاطر جديدة غير موجودة حالياً في سجل المخاطر؟
هل لا تزال تقديرات احتمالية الحدوث صالحة لكل خطر موثق محدد حاليًا؟
بالنسبة لكل خطر موثق محدد حاليًا، هل لا تزال قيم التأثير المقدرة صالحة؟
3. تقييم مدى نجاح عمليات تقييم المخاطر. وضع نموذج تقييم و/أو دليل تقييم للمعلومات التي تم جمعها من خلال المقابلات. على سبيل المثال، إذا كان الهدف هو أن يتبع 95% من الفريق عمليات إدارة المخاطر، فكم عدد أعضاء فريق المشروع الذين أجابوا بأنهم على علم بخطة إدارة المخاطر؟ ما مدى قربهم من الهدف البالغ 95%؟ كن متسقًا في دليل الدرجات بحيث يمكن استخدامه لجميع عمليات تدقيق المخاطر خلال عمر المشروع. وبهذه الطريقة، يمكن أن تظهر الاتجاهات، ويمكن على الأرجح تحديد تأثير التغييرات التي تم إجراؤها بعد التدقيق.
4. جمع الوثائق. قم بتضمين أي وثائق ذات صلة، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر خطة إدارة المخاطر نفسها، وكذلك سجلات الأسئلة والأجوبة، وسجل المخاطر، ووثائق العمليات، وحيثما كان ذلك مناسبًا، سجلات الإصابات أو الشكاوى. يجب تضمين الوثائق مع بيانات المقابلة كجزء من جميع المعلومات التي تم جمعها للتدقيق.
5. تحليل البيانات. مثل مقابلات الفريق، فإن الموضوعية أمر أساسي في تحليل البيانات التي تم جمعها. ويجب على المدقق فحص جميع مدخلات المقابلات والوثائق المتاحة لتحديد على سبيل المثال
كم عدد معايير النجاح التي تم الوفاء بها و/أو المفقودة؟
ما مدى قرب المشروع من الخطة؟
هل تخدم خطة إدارة المخاطر غرضها في الحفاظ على المشروع في الجدول الزمني والميزانية؟
ما الذي يجب أن يستمر لإبقاء المشروع في الموعد المحدد، و/أو ما الذي يجب تغييره لوضع المشروع في الموعد المحدد؟
6. إنشاء التقرير مع الاستنتاج. بالطبع، لا يكتمل التدقيق دون تدوين المعلومات بصيغة يمكن مشاركتها مع الفريق. ومن الناحية المثالية، يمكن أيضًا التنبؤ بالدروس المستفادة للمشاريع المستقبلية المماثلة.
7. إجراء عمليات تدقيق مجدولة. اعتمادًا على نطاق المشروع، ينبغي جدولة عمليات تدقيق إضافية. مع كل منها، ينبغي استخدام نفس العملية من أجل الاستمرارية والاتساق في عمل المشروع المتعلق بالمخاطر.
تدقيق المخاطر وتقييم المخاطر وامتحان PMP
هناك العديد من الأدوات ذات الصلة في مجال إدارة المخاطر، وقد يبدو بعضها متشابهًا ولكنها تخدم أغراضًا مختلفة. على سبيل المثال، سيكشف البحث عن مصطلح “تقييم المخاطر مقابل تدقيق المخاطر PMP” أن التقييم يكون عند النظر إلى الأمام لتحديد احتمالية وتأثير خطر معين، لكن تدقيق المخاطر يكون عند النظر إلى الوراء لتحديد كيفية أداء عمل إدارة المخاطر داخل مشروع قيد التنفيذ.
إذا كنت تقارن بين تقييم المخاطر ومراجعة تدقيق المخاطر PMP، فاعلم أنهما يعملان معًا. عند إعادة تقييم المخاطر، يتم تحديد المخاطر الجديدة، ويتم تحديث المخاطر الحالية إما بمعلومات جديدة أو إزالتها باعتبارها لم تعد قابلة للتطبيق. ثم في عملية التدقيق التالية، يمكن تقييم نتائج إعادة التقييم (على أمل!) لإدخال تحسينات على العملية.
الخاتمة
خارج المجال الرسمي لإدارة المشاريع، يستخدم البعض مصطلح “تدقيق المخاطر PMP” خارج نطاق إدارة المشاريع الرسمية للإحاطة بأهمية الأداة. وعلى الرغم من عدم وجود مصطلح “تدقيق المخاطر PMP” في معجم معهد إدارة المشاريع، إلا أن تدقيق المخاطر هو جزء من مجموعة أدوات مدير المشروع. إن معرفة ما هي المخاطر ولكن الفشل في إجراء عمليات تدقيق قوية يزيد من خطر تعرض مشروعك لفرص ضائعة أو حتى الفشل.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت