مقدمة عن مخاطر الأحداث وغير الأحداث في اختبار برنامج إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ليس هناك الكثير من “الأشياء المؤكدة” في العالم، ولكن حقيقة أن مديري المشاريع المحترفين قد أضاعوا ساعات لا تحصى من النوم قلقين بشأن ما يمكن أن يحدث من أخطاء هي واحدة منها. إن إدارة المخاطر هي مجموعة مهارات قوية في إدارة المشاريع، لدرجة أن المعرفة الواسعة بها ضرورية لامتحان شهادة معهد إدارة المشاريع (PMP) ®PMI لإدارة المشاريع، بل إن هناك شهادة محترف إدارة المخاطر (PMI-RMP) ®PMI Management Management Professional (PMI-RMP). للتخطيط للمخاطر وإدارتها، من الضروري فهم أن المخاطر ليست كلها متشابهة، حتى بين أنواع المشاريع المتشابهة. لذلك، يجب على مديري المشاريع الذين يدرسون لاختبار PMP أن يفهموا أساسيات مخاطر الأحداث والمخاطر غير المرتبطة بالأحداث.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعلّم كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
المخاطر في إدارة المشاريع
يُعرّف معهد مديري المشاريع المخاطر لمديري المشاريع بحيث يتم الاعتراف بكلا الجانبين من النتائج المحتملة – الجيدة مقابل السيئة -. يعرف حاملو اعتماد PMP تعريف المخاطر في مصطلحات إدارة المشاريع. ولكن من المهم أيضًا معرفة أنواع المخاطر، القائمة على الأحداث وغير القائمة على الأحداث، والاختلافات في تلك المخاطر للحصول على استراتيجية فعالة لإدارة المخاطر بشكل عام.
تم التوسع في تعريف المخاطر “غير القائمة على الأحداث” في دليل معهد إدارة المشاريع “دليل إدارة المشاريع” (PMBOK® Guide – الإصدار السادس) ليشمل مخاطر “التباين” و”الغموض”. وقد التصقت التسمية غير الرسمية “مخاطر عدم الحدث PMP”. ومع ذلك، لم يقم معهد إدارة المشاريع، حتى كتابة هذه السطور، بتضمين مخاطر الأحداث، ومخاطر عدم الحدث، ومخاطر التباين، ومخاطر الغموض في معجم PMI.org على الإنترنت. يشير التضمين في طبعة لاحقة من دليل PMBOK® Guide، ولكن ندرة التوضيح على موقع PMI.org الإلكتروني، إلى الوضع “الأحدث” لمفهوم “مخاطر غير مخاطر الأحداث” والتحولات ذات الصلة في منهجية إدارة المخاطر الشاملة.
تأتي أوصاف المخاطر الواردة في الجدول أعلاه من مصادر مختلفة لإدارة المشاريع. مع استمرار تطور إدارة المخاطر والمنهجية في إدارة المخاطر داخل المهنة وقيام معهد إدارة المشاريع بإجراء تحديثات في كل من دليل PMBOK® Guide وامتحان شهادة PMP®، قد تظهر تعريفات رسمية. وكما هو الحال مع جميع أدوات وتقنيات ومفاهيم إدارة المشاريع، فإن المعايير الرسمية تتطور باستمرار مع تطور المهنة نفسها.
هل تدرس لامتحان PMP؟
مخاطر الأحداث
في جوهرها، مخاطر الحدث هي شيء قد يحدث أو لا يحدث، ولا يمكن لمدير المشروع التحكم في احتمال حدوثه. فكر في الأمر على أنه حدث “خارجي”، يعرف مدير المشروع أنه يمكن أن يحدث ولكن لا توجد طريقة لمعرفة ذلك على وجه اليقين أو متى سيحدث.
ما هي المخاطر القائمة على الأحداث؟
تعتبر ورقة ديفيد هيلسون في مؤتمر معهد إدارة المشاريع لعام 2014 بعنوان “كيف تدير المخاطر التي لم تكن تعلم أنك تتعرض لها” مصدراً رائعاً لفهم مخاطر الأحداث. فيما يلي بعض النقاط الرئيسية حول المخاطر القائمة على الأحداث التي يجب مراعاتها:
مخاطر الأحداث هي أحداث مستقبلية محتملة
قد يطلق عليها “عدم اليقين العشوائي” أو “مخاطر الأحداث”
إذا حدثت، فقد يكون لها تأثير إيجابي أو سلبي على مكونات المشروع المختلفة
عندما تحدث، عادةً ما يكون من السهل تحديدها على الرغم من أن التأثير قد يستغرق وقتاً طويلاً للظهور
أمثلة على المخاطر القائمة على الأحداث
الأمثلة الكلاسيكية للمخاطر القائمة على الأحداث هي الأحداث المناخية الكبيرة. فكر في الأعاصير والفيضانات والجفاف. واعتمادًا على نوع مشروعك، الإنشاءات على سبيل المثال، قد تحتاج كمدير للمشروع إلى التخطيط لحالات الطوارئ للأحداث المناخية الكبيرة. تُعد بروتوكولات الصحة والسلامة التي تم سنها لمواجهة كوفيد-19 مثالاً على المخاطر القائمة على الأحداث. تحولت مشكلات سلسلة التوريد وتكاليف معدات الحماية والمخاطر الأخرى من النظرية إلى الواقع.
من المهم أن تضع في اعتبارك أن المخاطر القائمة على الحدث قد تؤدي إلى تغييرات إيجابية أو سلبية أو كليهما. من كيفية إدارة المخاطر التي لم تكن تعلم أنك تتعرض لها، إليك أمثلة على ذلك:
قد يتوقف المورد عن العمل أثناء المشروع
قد يغير العميل المتطلبات بعد اكتمال التصميم
قد يتم فرض قيود تنظيمية جديدة
يفقد المشروع موردًا رئيسيًا في وقت حرج
قد يسمح العميل بالتسليمات الإضافية
قد يقترح مقاول من الباطن تحسينات على عمليات التشغيل القياسية
لاحظ أن الحدث يمكن أن ينجم عن قوى طبيعية أو موردين أو عملاء أو لوائح حكومية أو حتى تغييرات في الموارد الداخلية.
كيفية التخطيط للمخاطر القائمة على الأحداث
المخاطر القائمة على الأحداث هي ما يصنفها الكثيرون على أنها مخاطر “تقليدية” حيث يتم تحديدها في سجل مخاطر المشروع و(وفقاً لمعهد إدارة المشاريع) “يتم التعامل معها في عملية مخاطر المشروع النموذجية، مع تقنيات راسخة لتحديدها وتقييمها وإدارتها”.
المخاطر غير المرتبطة بالأحداث
لنعد إلى أمثلة الطقس السابقة لفهم أنواع المخاطر. في حين أن الإعصار هو مثال على مخاطر الأحداث، فإن يوم البرد القارس هو مثال على المخاطر غير المتعلقة بالأحداث. نحن نعلم أن الشتاء بارد في منطقة جغرافية معينة، ولكن لا يمكننا التنبؤ بشكل كامل بما إذا كان يوم معين في المستقبل سيشهد درجات حرارة منخفضة بشكل غير عادي.
ما هي المخاطر غير الحدث؟
المخاطر غير المرتبطة بالحدث هي عدم اليقين المعروف بأن أحد جوانب الوضع المخطط له قد يتغير. وغالبًا ما تكون أكثر دقة من مخاطر الأحداث. ويتضمن دليل PMBOK® Guide – الإصدار السادس من PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشاريع مخاطر “التباين” ومخاطر “الغموض” غير المتعلقة بالأحداث لإضافة طبقة أخرى من تحديد المخاطر وإدارتها.
مخاطر التباين
مخاطر التباين، وتسمى أيضًا “مخاطر التباين” هي تلك التي يكون فيها بعض جوانب الموقف المخطط له غير مؤكد. “التسمية مأخوذة من الكلمة اللاتينية alea، وهي لعبة حظ مع النرد حيث يوجد عدد محدد من النتائج المحتملة ولكننا لا نعرف أي منها سيحدث بالفعل.”
مخاطر الغموض
تُعرف مخاطر الغموض أيضًا باسم “عدم اليقين المعرفي”، من الكلمة اليونانية episteme التي تعني المعرفة، لأنها تصف حالات عدم اليقين الناشئة عن نقص المعرفة أو الفهم.
أمثلة على المخاطر غير المستندة إلى الحدث PMP
يحتوي كل مشروع على مجموعة فريدة من المخاطر، وعلى الرغم من كل الجهود التي يبذلها مديرو المشاريع للتخطيط للمجهول، سيظل البعض منها يحدث ولا يكون جزءًا من سجل المخاطر أو التخطيط للمخاطر. ومع ذلك، فإن فهم أنواع المخاطر يمكّن مدير المشروع والفريق من أن يكونوا أكثر شمولاً في تحديد المخاطر وبالتالي تقليل عدد المخاطر “المفاجئة” التي تحدث.
أمثلة على مخاطر التباين
من كيفية إدارة المخاطر التي لم تكن تعلم أنك تتعرض لها، إليك أمثلة على مخاطر التباين:
قد تكون الإنتاجية أعلى أو أقل من الهدف
قد يكون عدد الأخطاء التي يتم العثور عليها أثناء الاختبار أعلى أو أقل من المتوقع
قد تحدث ظروف مناخية غير موسمية خلال مرحلة البناء
قد تختلف أسعار الصرف خارج النطاق المستخدم في بناء عرض الأسعار
أمثلة على مخاطر الغموض
قد تكون مخاطر الغموض مقلقة إلى حد ما لمديري المشاريع الذين يبذلون الكثير من جهدهم في تخطيط العمل وتنفيذه. خذ بعين الاعتبار هذه الأمثلة على مخاطر الغموض من ورقة مؤتمر PMI.org:
عناصر المتطلبات أو الحل التقني
استخدام التكنولوجيا الجديدة
ظروف السوق
قدرات أو نوايا المنافسين
التطورات المستقبلية في الأطر التنظيمية
التعقيد المنهجي المتأصل في المشروع
بالنسبة لهذه الأنواع من المخاطر، قد تكون هناك حاجة إلى مزيد من التركيز والجهد لزيادة المعرفة بالمخاطر للتمكن بعد ذلك من إزالة بعض الغموض في التأثير الذي قد يكون له على المشروع.
كيف يمكن لمخطط إدارة المشاريع التخطيط للمخاطر غير القائمة على الأحداث
إن معرفة ما هي المخاطر ليست سوى جزء صغير من عمل إدارة المشروع بشكل عام مع المخاطر. إن تحديد المخاطر، وتصنيفها من أجل إدارتها بشكل أفضل، ثم العمل على وضع استراتيجيات لإدارة تأثير المخاطر في حال حدوثها، كلها مكونات لنهج متماسك لإدارة المخاطر.
تخطيط مخاطر المتغيرات
المتغيرات هي القيم التي يمكن أن ترتفع أو تنخفض، وفي نطاقات مختلفة في كلا الاتجاهين. وعلى هذا النحو، يوصى بالتوزيع القياسي للاحتمالات الذي يعطي نظرة ثاقبة على “درجة عدم اليقين في المتغيرات الرئيسية مثل الوقت والتكلفة ومتطلبات الموارد والربحية وما إلى ذلك”. يُعرف النموذج الرياضي المستخدم لفهم مخاطر التباين والتخطيط لها بشكل أفضل في إدارة المشروع باسم تحليل مونت كارلو.
تخطيط مخاطر الغموض
في حالة الغموض، كلما كان بالإمكان نقل ما يمكن نقله من “مجهول” إلى “معروف” كلما قلّ الغموض وزاد التخطيط الفعال. في الأساس، يمكن لأدوات تقليل فجوة المعرفة أن تزيد من دقة إدارة المخاطر. الأدوات التي تسمح باتخاذ خطوات أصغر أو البناء على تقدم تدريجي هي الأكثر فعالية في التخطيط لمخاطر الغموض مثل
مدخلات الخبراء الخارجيين
المقارنة المعيارية
التطوير التدريجي
وضع النماذج الأولية
المحاكاة
الاختلافات بين مخاطر الأحداث والمخاطر غير المتعلقة بالأحداث
إن ما تشترك فيه مخاطر الأحداث والمخاطر غير المرتبطة بالأحداث هو مسؤولية مدير المشروع في تحديد وتخطيط أكبر قدر ممكن من المجهول. يمكن أن يكون الجزء “المعقول” صعباً من حيث أن الميزانيات والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة وغير ذلك يمكن أن يؤثر بشكل كبير على ما يعتبر المستوى الصحيح لتخطيط المخاطر.
وترتبط الاختلافات في المخاطر المتعلقة بالأحداث والمخاطر غير المتعلقة بالأحداث بتلك العوامل نفسها – الميزانيات والجداول الزمنية وأصحاب المصلحة. ويختلف مقدار الميزانية والوقت المخصص لجميع أعمال المخاطر، بما في ذلك الجهود المبذولة في حدث معين أو مخاطر غير متعلقة بحدث معين. أيضًا، في بعض الحالات، قد يتطور الخطر غير المتعلق بحدث ما ليصبح خطرًا يتعلق بحدث ما. تعد الدراسة والعمل اللازمين للحصول على شهادة PMP بنجاح طريقة رائعة لبناء المعرفة بالمخاطر وبناء الثقة في معرفة كيفية استخدام أدوات المخاطر.
مخاطر الأحداث ومخاطر غير الأحداث لامتحان PMP
إن السمة المتأصلة في “المجهول” هي التي تستلزم من مديري المشاريع قضاء بعض الوقت في تطوير المعرفة بأنواع المخاطر. سواء كنت تقوم بتحسين معرفتك بالمشروع أو تستعد لامتحان شهادة PMP، فإن معرفة ما هي المخاطر ونوعها يحسن من عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المخاطر وتحديد أولوياتها.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت