تقرير المخاطر في إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ترتبط إدارة المشروع في أغلب الأحيان بموضوعات التكلفة والجودة والوقت. ومع ذلك، فإن هذه العناصر الثلاثة لإدارة المشروع تتأثر جميعها بشكل مباشر بالمخاطر. تعد إدارة المخاطر أمرًا بالغ الأهمية في جميع المشاريع؛ فسواء كانت فرصة أو تهديدًا، يجب تحديد جميع المخاطر والتخطيط لها لزيادة إمكانية نجاح المشروع. يقوم مديرو المشاريع (PMP) بإجراء أعمال تحليل المخاطر، والاحتفاظ بقائمة مراقبة المخاطر، وإنشاء تقرير عن المخاطر كجزء من العمل الشامل لإدارة المخاطر.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
تقرير المخاطر PMP
يسعى اختبار شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ® إلى تقييم معرفة الشخص بكل ما يتعلق بإدارة المشاريع، بما في ذلك أدوات إدارة المخاطر والأنشطة والوثائق. واعتمادًا على الصناعة ونوع منهجية إدارة المشروع المستخدمة وأدوات إدارة المشروع المحددة التي تستخدمها المؤسسة، يمكن أن تكون هناك مستويات مختلفة من أدوات ووثائق المخاطر الرسمية المستخدمة. ومع ذلك، هناك جوانب أساسية لإدارة المخاطر، والتي من خلال المعايير التي يقاس بها اختبار PMP الخاص بمعهد إدارة المشاريع (PMP) ودليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK® Guide)، يعرفها جميع حاملي شهادة PMP.
الغرض من تقرير المخاطر PMP
قد يكون البحث عن الفرق بين تقرير المخاطر وتحليل المخاطر وسجل المخاطر أمرًا محبطًا. إذا كان مدير المشروع يجري تحليل المخاطر ويحتفظ بقائمة بالمخاطر المحددة في سجل المخاطر، فما الحاجة إلى تقرير المخاطر؟ تكمن الإجابة في فهم أصحاب المصلحة والاتصالات المستمرة المطلوبة لأي مشروع.
على سبيل المثال، يستخدم أعضاء الفريق بنشاط سجل المخاطر لتسجيل المخاطر واستراتيجيات التخفيف المحتملة لكل منها، كما ينبغي. قد ينتهي الأمر بسجل المخاطر إلى أن يكون طويلاً جدًا (قد تومض في ذهنك صور لأحجام الخطوط الصغيرة وملفات إكسل التي تتطلب تمريرًا لا نهاية له على ما يبدو). يسأل الرئيس التنفيذي، وهو أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين، مدير المشروع: “ما هي حالة مخاطر المشروع؟ ” هل نحن في خطر كبير لأي مشاكل؟ إذا قام مدير المشروع بعرض سجل المخاطر على الرئيس التنفيذي فقط في الرد، محاولاً نقل كيفية إدارة المخاطر، فهناك فشل في توصيل الحالة العامة لإدارة المخاطر. إن خطر استخدام سجل المخاطر فقط لنقل حالة المخاطر هو أن أصحاب المصلحة سيفقدون الثقة في العمل وقد يؤدي ذلك إلى نقص الدعم. هذا هو المكان الذي يتناسب فيه تقرير المخاطر مع الاستراتيجية العامة لإدارة المشروع – فهو ملخص للمخاطر يعكس التأثيرات المحتملة على الميزانية والجدول الزمني والمنجزات التي يمكن أن تنقل النقاط الرئيسية إلى أصحاب المصلحة.
والفرق بين سجل المخاطر وتقرير المخاطر هو أن السجل هو وثيقة مستمرة تستخدم طوال المشروع لاتخاذ قرارات مستنيرة لإدارة المخاطر، بينما تقرير المخاطر هو لقطة من عمل إدارة المخاطر في لحظة معينة.
أساسيات تقرير المخاطر
بحكم التعريف، تقرير المخاطر هو أداة تواصل ضمن إدارة المخاطر. يجب أن يكون التقرير واضحًا وموجزًا ويشير إلى الإجراءات المتخذة والتحضير للإجراءات الأخرى المتعلقة بالمخاطر وأي مدخلات يحتاجها أصحاب المصلحة لضمان الدعم المستمر لإدارة المخاطر.
متى يتم إنشاء التقرير
في سياق إدارة المشاريع التقليدية الرسمية (الانحدارية)، يتم إنشاء تقرير المخاطر أثناء عملية تحديد المخاطر. ثم يتم تحديث التقرير أثناء عمليات:
إجراء التحليل النوعي للمخاطر
إجراء التحليل الكمي للمخاطر
تخطيط الاستجابات للمخاطر
تنفيذ الاستجابات للمخاطر
مراقبة المخاطر
من منظور “تقرير المخاطر PMP”، هذا هو التوقيت الصارم لإنشاء وتحديث تقرير المخاطر الذي هو أساس أسئلة امتحان شهادة PMP ذات الصلة. ومع ذلك، يجب على مدير المشروع أن يسعى جاهدًا لفهم ثقافة العمل واحتياجات أصحاب المصلحة المهمين، والتي يمكن أن تؤثر على وقت الحاجة إلى تقرير المخاطر. لن يجدر بمدير المشروع أن يرد على استفسار “ما هي حالة المخاطر لدينا؟” بإجابة “لم نصل بعد إلى المرحلة التي أقوم فيها بتحديث تقرير المخاطر، لذا عليك الانتظار لمعرفة ذلك.” عوامل يجب مراعاتها بالنسبة لتوقيت تقارير المخاطر:
احتياجات أصحاب المصلحة الأكثر تأثيراً
نتائج عمل قائمة مراقبة المخاطر التي تشير إلى حدوث تغييرات كبيرة في المخاطر
اتباع جدول زمني لإعداد التقارير لإدارة الوقت اللازم لإعداد التقارير
الحفاظ على تواصل متسق مع الفريق ومع أصحاب المصلحة بشأن أنشطة المخاطر
عند النظر في توقيت تقارير المخاطر، احرص على أن يكون توقيت التقارير متسقاً وفي الوقت المناسب مقابل محاولة اتباع جدول زمني غير مرن.
ما يجب تضمينه في التقرير
سيؤثر كل من نوع المشروع ومنهجية إدارة المشروع المتبعة ومعايير إدارة المشروع الخاصة بالعمل ونطاق المشروع على مستوى التفاصيل ومحتوى تقرير المخاطر. في الغالب، يتم تضمين هذه الأنواع من المعلومات في تقرير المخاطر:
المصادر الإجمالية لمخاطر المشروع
الحالة الإجمالية لمخاطر المشروع (على سبيل المثال مرتفعة، متوسطة، منخفضة)
عدد المخاطر المحددة، المصنفة على أنها تهديدات أو فرص
توزيع المخاطر عبر فئات المخاطر
اتجاهات المخاطر عبر فئات المخاطر
المخاطر المحددة التي حدثت والإجراءات التي تم اتخاذها
التغييرات في كيفية تقييم المخاطر من حيث احتمال حدوثها
التأثير المالي للمخاطر التي حدثت
تأثير الجدول الزمني للمخاطر التي حدثت
المستوى المتوقع لمخاطر المشروع الإجمالية لمرحلة تقرير المخاطر التالية
بالإضافة إلى ذلك، فإن المدخلات من جهود تحليل المخاطر ستشكل محتوى تقرير المخاطر وكذلك التغييرات في قائمة مراقبة المخاطر.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية إنشاء تقرير المخاطر
لا يوجد نموذج واحد مثالي لتقرير المخاطر. كما هو مبين في مجموعة المعلومات التي يمكن تضمينها في التقرير، كذلك يختلف التقرير حسب المشروع. ما لا ينبغي أن يختلف هو التقرير نفسه داخل مشروع معين. من المهم أن تكون تقارير المخاطر داخل المشروع متناسقة في المحتوى والنهج. يجب أن يعرف الفريق والأطراف المعنية ما يمكن توقعه في التقرير وما هي المعلومات التي سيتم العثور عليها فيه.
تعرض إحدى الشركات الاستشارية في مجال إدارة المخاطر خمسة تقارير مخاطر مختلفة كأمثلة على مجموعة من الخيارات.
حيثما أمكن، استفد من القوالب والبرمجيات الحالية التي أثبتت جدواها لإنشاء تقرير دقيق وسهل الصيانة. إذا كان بإمكان مدير المشروع التأثير على القوالب الموجودة أو كان في وضع إنشاء تقرير مخاطر جديد، استخدم هذه الإرشادات:
هل يقدم التقرير المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات (مقابل عرض مجموعة من الرسوم البيانية الملونة من أجل الحصول على رسم بياني)؟
هل ينقل التقرير كيفية إدارة المخاطر (مقابل مجرد الإبلاغ عن الحالة)؟
هل يولي التقرير اهتماماً متساوياً لجميع المخاطر (مقابل التركيز على المخاطر المحتملة الأعلى)؟
هل بيانات التقرير متصلة بأنشطة إدارة المخاطر (مقابل العمل كوثيقة مستقلة)؟
هل تتطلب تحديثات التقرير وقتاً مفرطاً من الفريق (مقابل استخدام الأتمتة أو أدوات البرمجيات لتقليل الوقت وزيادة الدقة)؟
عندما يقوم مدير المشروع ببناء نموذج لتقرير المخاطر الخاص بالمشروع، اعلم أنه يمكن الاستفادة من مزيج من النص الموجز ولوحات المعلومات والخرائط الحرارية و/أو المصفوفات، ولكن الأهم هو القيمة التي يجلبها إلى عمل إدارة المخاطر بشكل عام.
كيف يتناسب تقرير المخاطر مع وثائق إدارة المخاطر
لا يحل تقرير المخاطر محل وثائق إدارة المخاطر الأخرى. إنه يخدم غرضاً محدداً ضمن جهود إدارة المخاطر الكلية للمشروع.
تحتوي وثيقة سجل المخاطر على معلومات حول المخاطر الفردية وتقييمها وحالتها. وهي مدخلات في تقرير المخاطر الذي ينقل الحالة العامة للمخاطر في لحظة معينة. وكلاهما جزء من الخطة الشاملة لإدارة المخاطر.
الخاتمة
تقرير المخاطر هو مؤشر على أداء عمل إدارة المخاطر بشكل عام. يجب على مديري المشروع استخدام تقرير المخاطر لنقل حالة المخاطر إلى الفريق وتقديم المعلومات إلى أصحاب المصلحة لإبلاغ قرارات إدارة المخاطر.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
[القطعة widget widget_name=”geoScheduleLite”]