مراجعة تدقيق المخاطر مقابل مراجعة المخاطر – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يقوم مديرو المشاريع بإدراج تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر في عملية إدارة المخاطر الشاملة التي يقومون بها في المشاريع المعقدة أو الكبيرة. في امتحان محترفي إدارة المشاريع (PMP)®، هناك أسئلة متكررة مصممة لتقييم معرفة الشخص باستخدامات تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر لضمان فهم الأغراض المختلفة. قبل كل شيء، يحتاج مدير المشروع إلى معرفة أن كلاً من تدقيق ومراجعة المخاطر يضمن خطة فعالة لإدارة المخاطر طوال مدة المشروع. فالأمر لا يتعلق بالتدقيق في المخاطر مقابل مراجعة المخاطر PMP، بل يتعلق بكيفية تكامل التدقيق والمراجعة مع بعضهما البعض ضمن الخطة الشاملة لإدارة مخاطر المشروع.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعلم كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
تدقيق المخاطر PMP ومراجعة المخاطر PMP
يركز تدقيق المخاطر على التأكد من تنفيذ خطة إدارة المخاطر، في حين أن مراجعة المخاطر تتعلق بضمان اتخاذ جميع الإجراءات المناسبة لجميع المخاطر المحددة بالإضافة إلى التطلع إلى أي مخاطر جديدة أو ناشئة. ويندرج كل من تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر ضمن خطة إدارة المخاطر، وهما جزء من الأدوات والعمليات والوثائق التي يوصي بها معهد إدارة المشاريع (PMI).
تدقيق المخاطر
تمامًا كما أن التدقيق في أي نظام مالي أو نظام برمجيات هو مراجعة كل خطوة من خطوات العملية ونتائجها سطرًا بسطر، كذلك الأمر بالنسبة لتدقيق المخاطر في المشروع. عند التحضير لامتحان شهادة PMP، اعلم أن تدقيق المخاطر يستعرض جميع سياسات إدارة المخاطر والمبادئ التوجيهية واستراتيجيات تخفيف المخاطر ونتائج أنشطة إدارة المخاطر.
تعريف تدقيق المخاطر
يجب أن يكون مديرو المشاريع قد حددوا المخاطر ونتائج التحليل والاستجابات ونتائج التخفيف من المخاطر ضمن أعمال إدارة المخاطر. تُستخدم تلك البيانات لإجراء تدقيق المخاطر.
متى يتم استخدام تدقيق المخاطر
سيحدد حجم المشروع مدى تواتر عمليات تدقيق المخاطر (قد تحتاج المشاريع الصغيرة إلى إجراء تدقيق واحد فقط مقابل مشروع كبير أو ممتد يحتاج إلى إجراء سلسلة من عمليات تدقيق المخاطر). يُظهر التدقيق الشامل للمخاطر كيفية أداء كل عملية من عمليات المشروع، وخاصة أعمال إدارة المخاطر. وكما هو منشور على موقع مستودع معارف إدارة المشاريع التابع لمعهد إدارة المشاريع، “الفكرة الرئيسية وراء إجراء تدقيق المخاطر هي أن تصبح المنظمة أكثر استباقية في التعامل مع المخاطر”.
ضع في اعتبارك هذه النقاط الهامة لتدقيق المخاطر:
إنه جزء من عملية مراقبة المخاطر، وهو جزء من عملية مراقبة المخاطر، حيث يتم تحليل كل مهمة على حدة وكل خطر على حدة.
والغرض من ذلك هو تحديد الفعالية الإجمالية لخطة إدارة المخاطر واستراتيجيات الاستجابة للمخاطر المفعلة بحيث يمكن إجراء تعديلات على ما تبقى من المشروع.
قم دائمًا بتوثيق المراجعة والاستنتاجات المستخلصة منها.
يحدد نطاق المشروع تواتر وكمية عمليات التدقيق؛ فالمشاريع المتوسطة والكبيرة قد يتم إجراء تدقيق المخاطر في مراحل هامة خلال المشروع، ولكن المشاريع الأصغر حجماً قد لا يتم إجراء تدقيق المخاطر فيها إلا في نهاية كل الأعمال.
كيفية استخدام تدقيق المخاطر
من خلال التدقيق، يكتسب مدير المشروع وفريق العمل نظرة ثاقبة حول فعالية جهود إدارة المخاطر التي تم إجراؤها بالفعل لتطبيقها على أعمال المشروع المقبلة. يمكن أن يساعد إجراء تدقيق موضوعي للمخاطر على فترات منتظمة خلال المشروع في “ضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح والميزانية”. وينبغي الاحتفاظ بتوثيق نتائج تدقيق المخاطر مع وثائق المشروع الأخرى حيث يجب أن تكون جزءًا من الدروس المستفادة النهائية للمشروع أو أنشطة ما بعد الوفاة.
مراجعة المخاطر
عند التحضير لامتحان شهادة PMP، اعلم أن فريق المشروع يجري مراجعة المخاطر، وغالبًا ما يكون ذلك جزءًا من اجتماعات حالة المشروع المجدولة. إنها أداة للتأكد من أنه مع حدوث تغييرات في بيئة المشروع، تظل خطة إدارة المخاطر، بما في ذلك المخاطر المحددة والاستراتيجيات المقترحة، ذات صلة وقابلة للتنفيذ.
إذا كنت تفكر من منظور تدقيق المخاطر مقابل منظور اختبار شهادة PMP، فاعلم أن التدقيق ينظر إلى الوراء لتحديد ما الذي نجح، في حين أن مراجعة المخاطر تتطلع إلى الأمام للاستعداد للتغييرات المستقبلية. فالأمر لا يتعلق بحالة إما أو، بل باستخدام كل من التدقيق والمراجعة لزيادة فعالية جميع أعمال إدارة المخاطر.
تعريف مراجعة المخاطر
لا يوجد تعريف رسمي لمصطلح “مراجعة المخاطر” في معجم PMI.org على الإنترنت، ومع ذلك فهي أداة مضمنة في دليل معهد إدارة المشاريع (PMBOK® Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide.)
التغييرات جزء من جميع المشاريع. ومراجعة المخاطر هي وسيلة للتعرف على التحولات داخل بيئة المشروع وتعديل خطط إدارة المخاطر لإفادة المشروع أو حمايته من التغييرات.
متى تستخدم مراجعة المخاطر
يجب جدولة مراجعة المخاطر بحيث تتم على فترات منتظمة وتتضمن مدخلات من فريق المشروع، وتحديداً أصحاب المخاطر. يجب أن تتماشى مع الوقت الذي يتم فيه التخطيط للتغييرات في المشروع. لا ينبغي أن يتطلب كل تغيير على حدة مراجعة المخاطر. بدلاً من ذلك، فقط تلك التي لها تأثير على بيئة المشروع بشكل عام.
كيفية استخدام مراجعة المخاطر
يجب أن تتبع كل مراجعة للمخاطر هيكلاً بحيث يعرف أصحاب المخاطر كيفية الاستعداد لها وبحيث تقل فرص تفويت أي تغيير مؤثر. يمكن لأصحاب المخاطر وفريق المشروع ومدير المشروع طرح أسئلة مثل هذه الأسئلة في مراجعة المخاطر
ما هي المخاطر الجديدة في كل فئة؟
بالنسبة لكل خطر جديد، ما هو احتمال حدوثه؟
بالنسبة لكل خطر جديد، ما هو التأثير؟
هل احتمال الحدوث هو نفسه كما في السابق لكل خطر قائم؟
بالنسبة لكل خطر قائم، هل التأثير هو نفسه كما كان من قبل؟
هل هناك أي مخاطر فردية تحدث معًا، وبالتالي تضخيم التأثير؟
هل هناك مخاطر قائمة لم تعد ممكنة ويجب إغلاقها؟
[إذا تمت مراجعة المخاطر] هل هناك أي دروس مستفادة لتطبيقها في المستقبل؟
يجب تسجيل جميع أعمال مراجعة المخاطر وإدراجها مع وثائق المشروع الأخرى.
تدقيق المخاطر مقابل مراجعة المخاطر
عند إجراء مقارنة بين تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر PMP، لاحظ أن هناك أوجه تشابه واختلاف بينهما.
كيف يتشابهان
كلاهما من أدوات إدارة المشروع المستخدمة لضمان وجود خطة وعمليات مناسبة لإدارة المخاطر لدورة حياة المشروع. ويقود مدير المشروع كلاهما، وينبغي أن يشمل كلاهما مدخلات فريق المشروع، وينتج عنهما معلومات مخزنة مع وثائق المشروع.
كيف يختلفان
سيحدد حجم المشروع وتيرة وكمية عمليات مراجعة المخاطر؛ فالمشاريع الكبيرة والمعقدة تتطلب المزيد من عمليات مراجعة المخاطر. في المقابل، يمكن تضمين مراجعة المخاطر في اجتماعات حالة المشروع المتكررة والدائمة لأي مشروع مهما كان حجمه. على المستوى الأساسي، تنظر المراجعة إلى الوراء لمعرفة ما إذا كانت الإجراءات المتخذة قد حققت نتائج إيجابية على المخاطر والمشروع، حيث تتطلع المراجعة إلى تعديل خطط المخاطر لتعكس تحولات المشروع.
هل تدرس لامتحان PMP؟
تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر لامتحان شهادة PMP
قد يحتوي اختبار PMP على أسئلة لتحديد فهم الغرض من الأدوات ومتى يتم استخدام الأدوات لسيناريو معين. من المفيد معرفة كل من تدقيق المخاطر ومراجعة المخاطر:
التعريف
الغرض
متى يتم إجراؤها
ما تقدمه للمشروع
كيف تختلف عن أدوات إدارة المخاطر الأخرى
عمليات تدقيق المخاطر هي تقنية تدقيق ضمن عملية “مراقبة المخاطر”. تندرج مراجعات المخاطر ضمن تقنيات “الاجتماعات” ضمن عملية مراقبة المخاطر في عملية مراقبة المخاطر في إدارة المشاريع الانحدارية.
الخلاصة
ينظر مديرو المشاريع دائمًا إلى الوراء لالتقاط الدروس المستفادة والتطلع إلى الأمام للاستعداد لما هو قادم. إن النظر في الماضي (“ماذا حدث؟”) وفي المستقبل (“ماذا يمكن أن يحدث؟”) هو في الحقيقة ما تقوم به مراجعة المخاطر ومراجعة المخاطر.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت