يعرّف معهد إدارة المشاريع المخاطر على أنها “حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير إيجابي أو سلبي على أهداف المشروع في حال وقوعها.” وتشمل المخاطر المحتملة التهديدات والفرص الخارجية أو الداخلية أو التقنية أو غير المتوقعة التي تهدد مشروعك ومنجزاته.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعرّف على كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
تقديم وتعريف عملية تحديد المخاطر PMP®
تُستخدم عملية تحديد المخاطر PMP® لتحديد أي فرص وتهديدات محتملة يمكن أن تؤثر على عناصر المشروع أو مخرجاته.
متى وكم مرة يتم استخدام عملية تحديد المخاطر PMP® في المشاريع
تحديد المخاطر مهم بشكل خاص أثناء عملية التخطيط، ولكن يجب أن يستمر طوال فترة المشروع.
يمكن أن تظهر مخاطر جديدة أو معلومات حول المخاطر الحالية مع تقدمك في المشروع. إن وجود عملية قوية لتحديد المخاطر أثناء تنفيذ المشروع سيساعد فريق المشروع على تحديد المخاطر بفعالية أثناء المشروع وتجنب تجاوز الجدول الزمني وتجاوز الميزانية وتقلب العلاقة مع أصحاب المصلحة.
عشرة عوائق شائعة أمام تحديد المخاطر
قد تواجه بعض العوائق التي قد تمنعك من تحديد المخاطر. إليك عشرة عوائق شائعة حددها معهد إدارة المشاريع:
جودة التحديد: ما مدى دقة أو دقة أو قابلية التطبيق أو صلة المخاطر التي حددتها؟
الخيال: ما الذي يحد من قدرة فريق مشروعك على التفكير في جميع المخاطر المعقولة؟
عدم كفاية نهج التخطيط: إذا كان نهج التخطيط الخاص بك غير جيد أو غير مطور بالكامل، فقد لا تتمكن من تحديد مجالات المخاطر المناسبة.
نقص المعرفة: إذا كنت أنت وفريق مشروعك تفتقرون أو لا تستطيعون الوصول إلى الخبرة الكافية في المشروع أو التقنية أو الخبرة في الموضوع، مثل تطبيق أدوات وتقنيات تحديد المخاطر، فمن المحتمل أن تواجهوا صعوبة في تحديد المخاطر.
الافتقار إلى الدعم الإداري: هل نشاط تحديد المخاطر مدعوم من الأعلى إلى الأسفل؟ أي مقاومة أو نقص في الدعم يمكن أن يعيق تحديد المخاطر.
مستوى التفاصيل: قد يكون من الصعب تحديد مدى التفصيل الذي يجب أن يكون عليه استكشاف المخاطر وتوثيقها. قد يؤدي الإفراط في التفاصيل إلى التغاضي عن بعض المخاطر الحرجة.
ملاحظة واحدة: الاقتصار على نشاط واحد لتحديد المخاطر يحد بشدة من المخاطر المحتملة التي يمكنك تحديدها لمشروعك.
موقف المخاطر: يمكن أن يؤثر تهور فريق مشروعك أو تجنب المخاطر بشكل مفرط على جودة أنشطة تحديد المخاطر الخاصة بك.
قيود الوقت والتكلفة: إذا كنت محدود الوقت أو الميزانية، فقد لا تتمكن من إجراء أنشطة كافية لتحديد المخاطر.
الكثير من الافتراضات: قد تجد نفسك تتخذ قرارات المشروع بناءً على افتراضات. إن وضع الكثير من الافتراضات يعقد أنشطة تحليل المخاطر وتحديدها.
هل تدرس لامتحان PMP؟
دورة حياة تحديد المخاطر
تضمن لك دورة حياة تحديد المخاطر جمع معلومات متسقة وشاملة حول كل مخاطر المشروع.
مواصفات القالب
ابدأ بتحديد قالب قياسي لبيان المخاطر الخاص بك. يجب أن يتضمن بيان المخاطر الخاص بك معلومات محددة مثل الحدث أو الحالة المحتملة وعواقبها وغير ذلك.
يقدم معهد إدارة المشاريع المثال التالي لبيان المخاطر الشامل: “بسبب [السبب]، يمكن أن يقع [الحدث] خلال [النافذة الزمنية]، مما قد يؤدي إلى [تأثير] مع [تأثير على هدف المشروع].
التحديد الأساسي
في هذه المرحلة من دورة حياة تحديد المخاطر، ستحتاج إلى طرح سؤالين
لماذا قد يحدث هذا الخطر لهذا المشروع أم لا؟
ما هي الدروس المماثلة من الماضي التي يمكن أن تنطبق هنا؟
يمكن أن يساعدك تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات في مشروعك أو مؤسستك في تحديد العوامل الداخلية أو الخارجية “الواضحة” المتعلقة بالمخاطر.
التحديد التفصيلي
بعد التحديد الأساسي، وسّع فهمك لكل خطر وحدد المخاطر الإضافية بتحديد مفصل. ستعطيك هذه الخطوة قائمة أكثر ثراءً بالمخاطر “الأقل وضوحًا” التي يجب مراعاتها.
التدقيق الخارجي المتقاطع
بعد أن يتوصل فريق مشروعك الداخلي إلى أكبر عدد ممكن من المخاطر المحتملة للمشروع، وسّع فهمك لمخاطر المشروع بما يتجاوز معرفة وأفكار الفريق الداخلي من خلال الاستفادة من خبرات الآخرين.
التدقيق الداخلي
في هذه المرحلة، يجب أن تكون قد أعددت قائمة شاملة بالمخاطر. بعد ذلك، من الضروري التحقق من القائمة مقابل النطاق الخاص بك باستخدام هيكل تقسيم العمل (WBS). خذ بعض الوقت للتحقق من أن كل خطر يتوافق مع عنصر من عناصر هيكل تقسيم العمل الخاص بك وأنك قد نظرت في كل عنصر من عناصر هيكل تقسيم العمل من وجهة نظر تحديد المخاطر.
وضع اللمسات الأخيرة على البيان
تحقق من قائمتك النهائية للمخاطر لملء أي معلومات ناقصة في بيانات المخاطر الخاصة بك للتأكد من أنها غنية بالمعلومات وشاملة قدر الإمكان. يمكن للأدوات والتقنيات المختلفة مساعدتك خلال كل خطوة من خطوات دورة حياة تحديد المخاطر وإضافة قيمة مضافة. تعرف كيف تتناسب كل أداة مع دورة حياة تحديد المخاطر واقرأ المزيد عن الأدوات والتقنيات أدناه.
كيفية تحديد المخاطر PMP®: الأدوات والتقنيات
ستساعدك الأدوات والتقنيات المذكورة أدناه خلال دورة حياة تحديد المخاطر.
مراجعة الوثائق وتحليلها
المعلومات المفقودة أو غير الدقيقة أو غير المكتملة ستجعل من الصعب عليك تحديد المخاطر وتتبعها. قم بإجراء مراجعات للوثائق لتقييم جميع المعلومات التي جمعتها حتى الآن في مشروعك. يمكن أن تشمل الوثائق التي يجب عليك مراجعتها:
تحليل قائمة التدقيق باستخدام قوائم وفئات المخاطر من هياكل تقسيم المخاطر الحالية أو السابقة
الدروس أو المقارنات من المشاريع السابقة
المقالات أو قوائم المراجعة أو قوائم الفئات أو غيرها من الموارد التي أنشأها خبراء الصناعة
أصول العمليات التنظيمية
والمزيد!
راجع كل وثيقة للتأكد من اكتمالها واتساقها لضمان تحديد جميع المخاطر.
تقنيات الرسم التخطيط وتحليل الأسباب الجذرية
يمكن أن تساعدك مخططات التأثير ومخططات التدفق ومخططات عظمة السمكة على فهم كيف يمكن للعوامل الداخلية والخارجية للمشروع أن تساهم أو تؤدي إلى أحداث المخاطر. تعتبر تقنيات الرسم البياني وتحليل الأسباب الجذرية أدوات قيّمة لأنها يمكن أن تقسم المعلومات المعقدة إلى أجزاء معقدة بحيث يسهل فهمها.
تحليل نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات (SWOT)
تحتوي جميع المشاريع والمؤسسات على عناصر في الفئات التالية:
نقاط القوة: المزايا أو الأشياء التي يقوم بها مشروعك أو مؤسستك بشكل جيد
نقاط الضعف: نقاط الضعف أو الأشياء التي يمكن لمشروعك أو مؤسستك تحسينها
الفرص: العوامل الخارجية المواتية التي يمكن أن تستفيد منها.
التهديدات: العوامل الضارة المحتملة التي تشكل خطراً على مشروعك أو مؤسستك.
تحليل SWOT هو أداة بصرية قوية تسمح لك بتحليل هذه العناصر معاً. ابدأ بمربع مقسم إلى أربعة أرباع. عيّن عنصرًا واحدًا لكل ربع، ثم ارسم كل خطر في قائمتك في الربع ذي الصلة. يمكّنك استخدام تحليل SWOT من البقاء على دراية بالتهديدات ونقاط الضعف مع الاستفادة من نقاط القوة والفرص حسب الاقتضاء.
تقنيات جمع المعلومات
يمكنك جمع معلومات مخاطر المشروع بعدة طرق. إليك بعض التقنيات التي يمكنك استخدامها:
جلسات العصف الذهني: شجّع فريق مشروعك على التفكير معاً في عصف ذهني جماعي شفهي أو مكتوب جزئياً أو اسمي لإلهام التآزر والأفكار المدهشة.
تقنية دلفي: استشر مجموعة من الخبراء دون الكشف عن هويتهم من خلال إرسال قائمة بالمعلومات ذات الصلة وتجميع ردودهم وإرسال النتائج للمزيد من المراجعة.
مقابلات الخبراء أو أصحاب المصلحة: تخصيص الوقت والموارد لتطوير الأسئلة ذات الصلة وإجراء المزيد من المحادثات الرسمية بين الأشخاص المناسبين.
يمكن أن تساعدك هذه الأمثلة على تقنيات جمع المعلومات في تجميع المعلومات الكافية لتحديد المخاطر وتعريفها وتتبعها خلال المشروع.
تحليل الافتراضات
تتمثل إحدى عقبات تحليل الافتراضات في محاولة تحديد وتحليل الافتراضات غير الواعية. ومع ذلك، سواءً كانت افتراضاتك واعية أو غير واعية، فإن كل افتراض يحتمل أن يكون خاطئًا أو غير دقيق.
يعد استثمار بعض الجهد في تحليل الافتراضات طريقة مفيدة لتحديد ما إذا كانت افتراضاتك صحيحة وتجنب بعض مخاطر المشروع المحتملة نتيجة لذلك. تحدَّ افتراضاتك وحلل أي مخاطر محتملة يمكن أن تسببها.
ما نوع المدخلات المطلوبة لتحديد المخاطر؟
يتطلب تحديد المخاطر قائمة واسعة من عناصر المشروع والوثائق والمدخلات الأخرى. فيما يلي قائمة مرجعية لمساعدتك في تتبع جميع المدخلات التي تحتاجها لفهم مخاطر مشروعك بشكل كامل.
مدخلات خطة إدارة المشروع
يمكن أن تكشف خطط إدارة المشروع عن معلومات جديدة عن المخاطر أثناء عملك على تحديد المخاطر.
خطة إدارة المخاطر تحديد المخاطر المحتملة وتنظيم معلومات مخاطر المشروع. تعرف على المزيد في مقدمة خطط إدارة المخاطر.
النطاق والجدول الزمني الأساسي. ضع في اعتبارك الجدول الزمني والأنشطة والتسليمات أثناء التفكير في المخاطر المحتملة على المشروع.
خطط إدارة التكلفة والجدول الزمني والجودة. يمكن أن تكشف خطط الإدارة هذه عن مصادر إضافية لمخاطر المشروع.
خطة إدارة الموارد البشرية. يميل الناس إلى أن يكونوا غير قابلين للتنبؤ، لذا فإن استخدامك للموارد البشرية يمكن أن يكون مصدرًا مهمًا للمخاطر.
مدخلات وثائق المشروع
تمنحك وثائق المشروع مصادر ملموسة للمعلومات للاستفادة منها وتضمن عدم وجود ثغرات في معرفة مخاطر المشروع.
تقديرات تكلفة النشاط (ميزانية المشروع)
تقديرات مدة النشاط (الجدول الزمني للمشروع)
وثائق المشتريات (طلبات المعلومات والمقترحات وعروض الأسعار)
سجل أصحاب المصلحة
ميثاق المشروع
مخطط الشبكة
سجل الافتراضات
سجل المشكلات
تقارير الأداء
تقارير القيمة المكتسبة
متطلبات الموارد
عوامل البيئة المؤسسية (EEFs)
قد يكون من الصعب تتبع عوامل المخاطر الخارجية. فيما يلي بعض العوامل البيئية المؤسسية التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار:
القوانين واللوائح والسياسات ذات الصلة
معلومات البيئة التشغيلية
أبحاث الصناعة أو السوق
معايير الأداء
الدراسات والأوراق البيضاء والأبحاث الأخرى
مواقف المخاطر
أصول العمليات التنظيمية (OPAs)
يمكن أن تساعدك الاستفادة من التجارب السابقة أو القصص الإخبارية أو دراسات الحالة في تجنب أخطاء الماضي وتحديد المخاطر لمشروعك الحالي.
المبادئ التوجيهية أو السياسات أو الإجراءات المعمول بها لإدارة المخاطر
استطلاعات الرأي السابقة للجماهير ذات الصلة
المعلومات التاريخية أو قواعد البيانات المنشورة من قبل متخصصين آخرين
الدروس المستفادة من المشاريع المماثلة السابقة
سجلات المخاطر من المشاريع السابقة
ما نوع المخرجات التي يؤدي إليها تحديد المخاطر؟
المخرجات الأساسية لتحديد المخاطر هي سجل المخاطر، وهو عبارة عن وثيقة تجمع كل مخاطر المشروع المعروفة وغيرها من المعلومات ذات الصلة بها.
ينشئ مديرو المشاريع سجلات المخاطر لسرد وتنظيم المخاطر وأسبابها وخطط الاستجابة لها وغير ذلك. يمكن استخدام هذه الوثيقة لقيادة عمليات المخاطر المتبقية: إجراء التحليل النوعي للمخاطر، وإجراء التحليل الكمي للمخاطر، وتخطيط الاستجابات، ومراقبة المخاطر والتحكم فيها.
التحليل النوعي للمخاطر
يهدف التحليل النوعي للمخاطر إلى تحديد شدة واحتمالية وقوع كل حدث من أحداث المخاطر. يساعد هذا النوع من التحليل مديري المشروع على تحديد أولويات المخاطر، وفهم مدى تعرض المشروع للمخاطر، والتأثير المحتمل على المشروع، وتحديد الاستجابات المناسبة لحدث الخطر.
يوفر تحديد المخاطر معلومات لمصفوفة الاحتمالية والتأثير، وهي أداة تحليل المخاطر النوعية المعروفة أيضًا باسم مصفوفة تقييم المخاطر. يمكنك استخدام هذه المصفوفة لتحديد المخاطر الأكثر إلحاحاً التي تتطلب إجراءات فورية. هناك قوالب مصفوفة موحدة متاحة يمكنك الاستفادة منها لمشاريع متعددة أو تخصيصها حسب الاحتياجات الخاصة بمشروعك.
بعد تحديد المخاطر، يجب عليك أيضًا إجراء تقييم لجودة بيانات المخاطر. يساعد نشاط التحليل النوعي للمخاطر هذا مديري المشاريع على تجميع البيانات لتحديد مقدار البيانات المتاحة وجودة البيانات وموثوقيتها وسلامتها ومدى فهمهم للمخاطر.
التحليل الكمي للمخاطر
في حين أن التحليل النوعي للمخاطر أكثر ذاتية، فإن التحليل الكمي للمخاطر يعتمد على البيانات لتحليل احتمالية وتأثير أحداث المخاطر. ويفيد التحليل الكمي للمخاطر في حساب أو محاكاة أو تقدير المعلومات المتعلقة بالمخاطر من خلال أنشطة مثل تحليل القيمة النقدية المتوقعة وتحليل مونت كارلو وتقييمات تأثير التكلفة والجدول الزمني وغير ذلك.
قد تحتاج إلى صيغ أو برامج تعتمد على الكمبيوتر لإجراء تحليل كمي للمخاطر، ولكن النتائج ذات قيمة للإبلاغ عن المخاطر وإبلاغ القرارات الحاسمة للمشروع.
خطة الاستجابة
بمجرد معرفة المخاطر التي يواجهها مشروعك، يمكنك التخطيط لاستجاباتك لأحداث المخاطر الافتراضية. قم بتوثيق هذه الاستجابات في خطة إدارة المخاطر الخاصة بك للحصول على استراتيجية منظمة وثابتة ومكتوبة لتنفيذ إدارة المخاطر.
يمكن لشجرة القرار أن تساعدك على تحديد أفضل استجابة لحدث خطر من خلال نمذجة الموقف المستقبلي كما لو كان يحدث اليوم. عند مواجهة المواقف المعقدة، تكون شجرة القرار مفيدة في تحليل العديد من البدائل في نقطة زمنية واحدة.
مراقبة المخاطر والتحكم بها
يسترشد تحديد المخاطر أيضًا بمراقبة المخاطر والتحكم بها، وهي عملية تتبع المخاطر ومراقبتها، وتحديد المخاطر الجديدة، وتنفيذ استجاباتك المخطط لها. ففي نهاية المطاف، لا يمكنك مراقبة المخاطر والتحكم فيها إذا لم تكن قد حددت أيًا منها!
إن المراقبة والتحكم المستمرين أمران حاسمان لضمان عدم تهديد المخاطر المحددة والمتبقية والجديدة لمشروعك ومنجزاتك. تشمل المخرجات المحتملة لهذه العملية تحديثات المستندات والخطة وتقارير الأداء وطلبات التغيير وغيرها.
الملخص
تحديد المخاطر أمر ضروري لإدارة المشروع، لكنها ليست مهمة سهلة. بالنسبة لامتحان PMP®، يجب أن تفهم متى يتم تحديد المخاطر في المشروع، ولماذا هو أمر حيوي لإدارة المشروع، وعواقب عدم القيام بتحديد المخاطر.
تعرّف على المزيد حول إدارة المخاطر في مدونة أكاديمية إدارة المشاريع أو تواصل معنا لمناقشة الدورات التدريبية لشهادة PMP® وPMP® وPMI-RMP®، وغيرها من الطرق الأخرى لتصبح مدير مشروع أكثر كفاءة وثقة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
