4 مبادئ كانبان المهمة التي يجب تذكرها عند قيادة فريق رشيق – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

ما هو كانبان؟
كانبان هي طريقة طورها المهندس الصناعي، تايتشي أوهنو، الذي ألهم التصنيع المرن في نظام تويوتا للإنتاج. وهو نظام مرئي يستخدم البطاقات أو اللوحات لمراقبة عناصر العمل بسهولة أكبر، مع توفير رؤى حول التقدم المحرز في كل مرحلة من مراحل العمل. يمكن استخدام لوحات كانبان لتصور كل من سير العمل وحدود WIP (العمل الجاري).
وعلى الرغم من أنها تعمل بشكل أفضل مع حزم العمل المتناسقة والمتشابهة الحجم، إلا أنه يمكن أيضًا تكييفها بسهولة مع مختلف ممارسات أجايل. في هذه المقالة، سنلقي نظرة على أساسيات طريقة كانبان وبعض فوائدها القيمة لأنها تنطبق على قيادة فريق أجايل.
تأخذ طريقة كانبان عناصر محددة من العمل وتضعها على جدول عمودي مرئي منشور في مساحة مشتركة لفريق العمل. تعمل لوحة كانبان كمشعاع للمعلومات، حيث تسهل على الفريق (والآخرين) رؤية الحالة الحالية لجميع عناصر العمل الحالية وعلى الفريق معرفة من المسؤول عن ماذا في أي وقت معين. إنها مرنة ومرنة للغاية. سواء تم ذلك باستخدام برنامج رسمي، مثل Jira، أو ملاحظات لاصقة على الحائط أو السبورة البيضاء، يمكن رؤية عناصر العمل بسهولة وإعادة تقييمها باستمرار اعتمادًا على مكانها في سير العمل الحالي. يمكن أن يختلف عدد الأعمدة حسب المشروع بناءً على الاحتياجات والتفضيلات. كحد أدنى، يحتوي كانبان على ثلاثة أعمدة: الأعمال المتراكمة والأعمال قيد الإنجاز (WIP) والمكتملة. يظهر نموذج أدناه.
ما هي مبادئ كانبان؟
هناك 4 مبادئ في كانبان، والتي تساعد في إنشاء لوحة كانبان وتساعد على ضمان عمل الفريق دائمًا على المهام الأكثر قيمة. وهي تصور العمل، والحد من العمل الجاري (WIP)، والتركيز على التدفق، والتحسين المستمر. دعنا نلقي نظرة عالية المستوى على كل منها.
تصور العمل
من خلال وضع عناصر العمل في صورة مرئية سهلة القراءة، يصبح من الأسهل بكثير معرفة مكان وجود العناصر حاليًا في سير العمل، ومن المسؤول عن القيام بالعمل، وما تم إنجازه. سيحتوي تنسيق المذكرة اللاصقة لعنصر عمل كانبان على بعض المعلومات الموجزة فقط مثل وصف العمل عالي المستوى والفرد المكلف حاليًا. تتطلب طبيعة أجايل القدرة على إضافة عناصر العمل بسرعة طوال عمر المشروع. يمكن تكييف لوحات كانبان لتشمل الأعمال ذات الأولوية التي لم تتم معالجتها بعد (تراكمات المنتج) بالإضافة إلى الأعمال التي يتم التركيز عليها حاليًا (تراكمات السبرينت/التكرار) لاستيعاب هذه المرونة.
الحد من العمل قيد الإنجاز (WIP)
كانبان هو نظام سحب وليس نظام دفع. على غرار نشاط “فقط في الوقت المناسب” المثالي، يساعد الحد من العمل قيد التنفيذ على منع الحمل الزائد على الفريق ويسمح للفريق بالاستمتاع بالمكاسب السريعة دون الشعور بعدم القدرة على إنجاز كل شيء. يساعد هذا في التركيز من خلال تقليل عدد الأجزاء المتحركة التي يتم دفعها باستمرار إلى أعضاء الفريق ويمكن أن يسمح لأعضاء الفريق باختيار العمل الذي سيقومون به بأنفسهم… وهو عنصر أساسي في العديد من تخصصات Agile، مثل SCRUM. في اجتماع SCRUM اليومي، أحد الأسئلة التي يجيب عليها كل عضو من أعضاء الفريق هو: ما الذي يلتزمون بالعمل عليه في ذلك اليوم؟ يعمل كانبان بشكل جيد لهذا الغرض. عندما يحدد كل عضو من أعضاء الفريق عنصر (عناصر) العمل الذي سيعمل عليه في الصباح، يمكن إضافة اسمه إلى عنصر العمل، ويمكن سحبه من عمود الأعمال المتراكمة/المعلقة على لوحة كانبان، ويعرف الجميع من لديه هذا العنصر حتى تتجنب ازدواجية الجهد. إذا تعثر أحد أعضاء الفريق في عمل ما ولم يتمكن من إكماله، فيمكنه إعادته إلى عمود الأعمال المتراكمة/المعلقة واختيار عمل آخر، ويمكن لشخص آخر في الفريق بعد ذلك أن يستلم العمل الأول لإكماله.
التركيز والتدفق
تساعد تسوية عمل الفريق على معالجة هدر الانتظار. من خلال وجود عدد محدود من العناصر المتراكمة/العناصر المعلقة، عندما يكمل أعضاء الفريق العمل فإنهم ببساطة يعودون إلى القائمة ويأخذون عنصرًا هم مستعدون للعمل عليه. كما أنه يساعد أيضًا على معالجة فترات الذروة والهبوط في العمل التي تحدث غالبًا. وبالاقتران مع سقف WIP، يمكن للفريق أن يتجنب الضغط المنهك لجبل من العمل الذي يتم دفعه عليهم. هذا الشعور بأنك لا تستطيع أبدًا اللحاق بالركب يمكن أن يقوض الروح المعنوية ويؤدي إلى آثار سلبية من انخفاض كفاءة العمل إلى دوران الموظفين. وفي الوقت نفسه، فإن استخدام نهج السحب يضمن أن يكون العمل جاهزًا عندما يكون الفريق جاهزًا مما يساعد على تقليل خسارة الكفاءة الناجمة عن الانتظار، وربما الأهم من ذلك هو منع الملل عندما لا يكون هناك ما يكفي من العمل. على الرغم من حقيقة أن نهج أجايل يعزز القدرة على استيعاب التغييرات السريعة في عناصر العمل لتلبية احتياجات العمل المتطورة وتعريفات القيمة، إلا أن الشعور بالاتساق مفيد جدًا لتركيز الفريق ومعنوياته. يسمح التدفق المتسق للعمل للفريق بالاحتفال بالمكاسب السريعة، مما يضيق نطاق التركيز ويعززه ويعزز الإحساس بالإنجاز… وكلاهما يشجع على الإحساس بالملكية الذي تسعى إليه أجايل.
التحسين المستمر
تكافح العديد من المؤسسات للتركيز على التحسين المستمر في ظل الدفع المستمر لإنجاز المزيد من الأعمال. فالدروس المستفادة في العديد من المشاريع لا تعدو كونها مجرد تمرين في نهاية المشروع حيث يحاول كل من تبقى أن يتذكر شيئًا ذا مغزى قد يكون قد تعلمه فقط ليشحن تلك الوثيقة إلى مكان ما في مكان ما لا يرى النور مرة أخرى. من خلال بناء التحسين المستمر في الحمض النووي لـ Kanban، يتم التركيز بوضوح على سعي الفريق إلى التحسين التدريجي للوصول إلى هدف قريب من الكمال. وهذا ينطبق مباشرة على المبدأ التوجيهي الثاني عشر في بيان أجايل. غالبًا ما تأتي أفضل الأفكار من الأشخاص الأقرب إلى العمل. يميل التغيير الكبير، كما أشار جيمس كولينز في كتابه “من الجيد إلى العظيم”، إلى الفشل تحت وطأة ثقله. إن جعل الفريق يبحث باستمرار عن طرق لجعل العمليات وجودة المنتج أفضل، بما في ذلك نقاط الاتصال المنتظمة (أي اجتماعات مراجعة السبرينت/التكرار)، يساعد على إظهار القيمة التي توليها القيادة للتحسين المستمر ويسمح للفريق بإجراء تحسينات صغيرة وتدريجية. نظرًا لأن الفريق يقوم بذلك باستمرار والإدارة تستمع بالفعل، فإن إحساس الفريق بملكية إجراءات العمل ينمو. إن مجرد تحسين بنسبة 1% أسبوعيًا سيؤدي إلى نمو أكبر من 50% على مدار عام حتى بدون الفائدة المركبة.
الخلاصة
المبادئ الكامنة وراء كانبان بسيطة، لكن تأثيرها عميق. فمن خلال استخدام لوحة مرئية لتتبع عناصر العمل والحد من حجم العمل الجاري (WIP)، يمكن للفرق تحسين تدفق العمل وتحسين إنتاجيتها. بالإضافة إلى ذلك، من خلال التركيز على التحسين المستمر، يمكن للفرق إجراء تحسينات صغيرة وتدريجية تؤدي إلى مكاسب كبيرة بمرور الوقت. تجعل هذه المبادئ مجتمعةً من كانبان خياراً ممتازاً للفرق التي تتطلع إلى اعتماد نهج رشيق.
وسواء كانت لوحة كانبان حقيقية أو نسخة معدلة مثل لوحة SCRUM، فإن المبادئ الأساسية لكانبان تتوافق بشكل واضح مع قيم ومبادئ أجايل بحيث يبدو أنهما صُنعا حرفيًا لبعضهما البعض. إن سهولة الاستخدام وسهولة التعلم والمرونة البسيطة تجعل من كانبان إضافة ممتازة إلى مجموعة أدوات أجايل لفريقك. لمعرفة المزيد حول المبادئ الكامنة وراء نهج إدارة المشاريع الرشيقة، بغض النظر عن إطار عمل معين مثل Scrum أو Kanban، يمكنك التفكير في دورة تدريبية لمدة يوم واحد حول أساسيات Agile، تستضيفها أكاديمية إدارة المشاريع.