إطار عمل مكتب إدارة المشاريع: التعريف والهيكل والأدوار والمسؤوليات والأدوار والمسؤوليات

تستفيد المؤسسات الكبيرة من النموذج التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO) لتمكين المواءمة المتسقة والموثوقة لتنفيذ مكتب إدارة المشاريع، وحوكمة إدارة المحافظ، واستراتيجية الشركة. يعمل هيكل مكتب إدارة المشاريع المؤسسية على إنشاء مؤشرات ومقاييس أداء رئيسية موحدة، وإعداد تقارير أكثر دقة عن المشاريع على جميع المستويات، واستخدام الموارد بكفاءة عبر الفرق، وكل ذلك لدعم تنفيذ استراتيجية الشركة.
في هذه الصفحة:
ما هو مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع؟
مكتب إدارة المشاريع ومراجعة المشاريع مقابل مكتب إدارة المشاريع
فوائد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
أدوار ومسؤوليات مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع الإلكترونية
إطار عمل وهيكل مكتب إدارة المشاريع المؤسسية
الوجبات الجاهزة لمكتب إدارة المشاريع المؤسسية
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في هذه الدورة التدريبية المجانية لوحدة تطوير المهارات الشخصية!
ما هو مكتب إدارة المشاريع المؤسسية؟
بالنسبة لمديري المشاريع الذين ينضمون إلى مؤسسة لديها مكتب إدارة المشاريع المؤسسية أو يسعون إلى تعزيز فطنة أعمالهم بشكل عام، من الضروري معرفة قيمة مكتب إدارة المشاريع المؤسسية والغرض منه. يخدم مكتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO) وظيفة مهمة في مجال الأعمال من خلال ربط صانعي القرار من أجل حوكمة متسقة في جميع أنشطة إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ. على الرغم من أنه لا يخدم نفس الغرض الذي يخدمه مكتب إدارة المشاريع (PMO)، من حيث تنفيذ استراتيجية العمل، إلا أن كلاهما يحقق قيمة للمؤسسة بطريقته الخاصة.
مكتب إدارة المشاريع المؤسسية هو نقطة الاتصال الحاسمة بين الأهداف التنظيمية وعمل المشروع مع التركيز على تنفيذ استراتيجية المؤسسة.
تتضمن إدارة المشاريع المؤسسية التواصل مع أصحاب المصلحة على مستوى الشركة، وإدارة المخاطر، وإدارة الموارد، وإدارة الموردين، وإدارة الموردين، وأدوات المشروع، ومقاييس المشروع، وأفضل ممارسات إدارة المحافظ، وغير ذلك. يتم تعزيز وظيفة إدارة المحفظة وأعمال إدارة المشاريع في نموذج مكتب إدارة المشاريع المؤسسية مع توجيه العمل على جميع المستويات نحو أهداف المؤسسة المشتركة. يتيح مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع تعاونًا أكثر فعالية وتواصلًا متسقًا في المؤسسات الكبيرة، بدءًا من كبار المسؤولين (مستوى كبار المسؤولين أو “C-Suite”) إلى الأشخاص الذين يعملون داخل كل فريق مشروع.
مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع مقابل مكتب إدارة المشاريع
للوهلة الأولى، يحاكي مكتب إدارة المشاريع البيئي والمشاريع نموذج مكتب إدارة المشاريع (PMO) كوسيلة لبناء معايير المشروع والحفاظ عليها. إن مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية أكثر من مجرد معايير، تماماً كما أن مكتب إدارة المشاريع أكثر من مجرد أدوات لإدارة المشاريع.
وتتمثل الفروق الرئيسية بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع في الحجم والتركيز وهيكل التقارير. وينبغي على المؤسسات التي تنشئ مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع أن تحدد دور كل فريق من فرق مكتب إدارة المشاريع وتبلغه بدور كل فريق من فرق مكتب إدارة المشاريع وإعداد التقارير الخاصة به لمنع حدوث أي ارتباك. يقود مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع القرارات والتغييرات والموارد سعياً لتحقيق استراتيجية المؤسسة، في حين أن مكتب إدارة المشاريع يتيح الكفاءة على مستوى المشروع والعمل والمهام.
نطاق وتركيز وهيكلية إعداد التقارير الخاصة بمكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع
يقوم مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع بتحديد أولويات عمل المشروع بشكل عام للتوافق مع استراتيجية المؤسسة وتفعيلها. يتم تجميع المعلومات من جميع أنحاء المؤسسة ومراقبتها لتقييم التقدم المحرز مقابل أهداف المؤسسة.
النطاق:
يتم اختيار المشروع من خلال المواءمة الاستراتيجية مع الأهداف المؤسسية.
التركيز:
تحقيق الأهداف المالية والاستراتيجية للمؤسسة
هيكل إعداد التقارير:
تقديم التقارير إلى كبار صانعي القرار (على سبيل المثال، المدراء التنفيذيين، ونواب الرئيس، والمدراء)
نطاق مكتب إدارة المشاريع والتركيز وهيكل إعداد التقارير
يحدد مكتب إدارة المشاريع أولوية إدارة المشاريع والبرامج والمحافظ فيما يتعلق بالأدوات والتقنيات القياسية لاستخدام المشاريع. يقود مكتب إدارة المشاريع العمل اليومي نحو تحقيق أهداف المشروع والبرنامج والمحفظة على مستوى المشروع والبرنامج والمحفظة.
النطاق
عمليات إدارة المشاريع
التركيز
اتساق أفضل الممارسات والتكتيكات والأدوات الخاصة بإدارة المشاريع
هيكل إعداد التقارير:
تقديم التقارير إلى صانعي القرار من المستوى المتوسط (مثل إدارة المحافظ وقيادة إدارة المشاريع)
هل تدرس لامتحان PMP؟
هناك طريقة أخرى لتحديد الفرق بين مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع، وهي النظر إلى ما يقوم به مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع وما لا يستطيع مكتب إدارة المشاريع القيام به:
الحوكمة المؤسسية وإعداد التقارير واتخاذ القرارات: يحافظ مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على “الصورة الكبيرة”، مما يمكّن كبار المديرين التنفيذيين من رؤية جميع الأعمال وموازنة عملية صنع القرار وفقًا لذلك. على سبيل المثال، يبحث فريق مشروع تكنولوجيا المعلومات عن حل يتعارض، دون علمهم، مع ترتيبات البائعين في الشركة. يمكن لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يقوم بهذا الربط لمنع حدوث مشكلة مع ضمان أن يظل الحل النهائي متوافقاً مع أهداف المؤسسة.
إنشاء وتفعيل الاستراتيجية التي تمكّن أهداف المؤسسة: يعمل مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع مع المديرين التنفيذيين في الشركة على إنشاء وتفعيل استراتيجية مؤسسية يجب أن يتوافق معها كل مشروع في كل مكتب إدارة مشاريع. لا يمكن تحقيق أهداف المؤسسة إلا عندما يتم تنسيق العمل على مستوى المشروع على مستوى المؤسسة.
لا يحل مكتب إدارة المشاريع على مستوى المؤسسة بأي حال من الأحوال محل دور مكتب إدارة المشاريع على مستوى الأقسام أو قيمة الإدارة القوية للمحفظة. ويؤثر مكتب إدارة المشاريع عالي الأداء (أو منخفض الأداء!) بشكل مباشر على قدرة مكتب إدارة المشاريع على تفعيل وإدارة استراتيجية المؤسسة.
مزايا مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يعمل مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على مواءمة عمل المشاريع والبرامج مع استراتيجية المؤسسة من خلال إنشاء هيكل حوكمة مناسب للمؤسسة والحفاظ عليه. كما يمكن لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع أن يؤدي وظائف إدارة المحفظة لتحقيق أقصى قدر من الفوائد في جميع أنحاء المؤسسة. أفاد تقرير “نبض المهنة” الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI) لعام 2017 أنه بالنسبة للشركات التي لديها مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع التي تربط الاستراتيجية بالتنفيذ، فإن 38% من المشاريع تحقق أهدافها بنسبة 38% مع انخفاض عدد المشاريع التي تم تصنيفها على أنها فاشلة بنسبة 33%.
الفوائد المؤسسية لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع
يُعد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع الإلكترونية هيئة حوكمة مركزية تتيح معدلات نجاح أعلى للمشاريع بسبب
تسليم موحد في جميع مكاتب إدارة المشاريع
تحديد مخاطر الأعمال في الوقت المناسب لمعالجتها
نقاط التحقق التي توفر معلومات في الوقت المناسب لإبلاغ القرارات التجارية والمالية
إجراء تغييرات لضمان توافق جميع أعمال المشروع مع الاستراتيجية الشاملة
باختصار، يمكّن إطار عمل مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع من مواءمة أفضل الممارسات في كل مكتب من مكاتب إدارة المشاريع وتضخيمها وتعزيزها لتحقيق أهداف المؤسسة.
مزايا فريق المشروع لمكتب إدارة المشاريع
يعمل نموذج مكتب إدارة المشروع (PMO) على مركزية عمل إدارة المشروع لتحقيق الكفاءة. في إطار هيكل مكتب إدارة المشاريع، يستفيد كل فريق من مكاتب إدارة المشاريع من:
الكفاءات والعمليات المشتركة المثبتة
غموض أقل حول كيفية ارتباط عمل المشروع بأهداف العمل
تعظيم موارد المشروع
مرونة مدمجة للتكيف مع تغييرات العمل المطلوبة
نموذج مكتب إدارة المشاريع هو أداة تنظيمية قوية يمكن أن تكون مناسبة لأي مؤسسة تقريبًا. علاوة على ذلك، في المؤسسات الكبيرة التي لديها مكاتب إدارة مشاريع متعددة وفروع لإدارة المحافظ على رأس أنشطة إدارة البرامج والمشاريع، فإن هيكل مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية يجلب وضوح الهدف والمواءمة الاستراتيجية للعمل لكل فريق.
فوائد مديري المشاريع من مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية
يمكن أن يحصل مديرو المشاريع الذين يعملون في شركة لديها مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على المزيد من موارد التطوير المهني وخيارات خارطة الطريق المهنية. عندما يكون هناك مكتب لإدارة المشاريع، قد يتمتع مديرو المشاريع بـ
المزيد من الفرص لتنمية خبرة البرنامج والمحفظة
صقل مهارات إدارة المشاريع المطلوبة في بيئة معقدة
خيارات وظيفية للأدوار الإدارية والقيادية
توسيع شبكة علاقاتهم المهنية عبر الشركة
في المؤسسة التي لديها مكتب إدارة المشاريع البيئية، سيكون لوظيفة مدير المشروع المزيد من المسؤوليات، ولكن مع مردود المزيد من الفرص الوظيفية الإدارية.
أدوار ومسؤوليات مدير المشروع البيئي والمسؤوليات التي تقع على عاتقه
عادةً ما يتولى قيادة مكتب إدارة المشاريع الإلكترونية مدير تنفيذي على مستوى المديرين التنفيذيين أو شخص يقدم تقاريره مباشرةً إلى فريق القيادة العليا في المؤسسة. يعكس هذا التسلسل الهرمي الغرض من مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في إنشاء والحفاظ على رؤية مؤسسية لجميع أعمال المشروع التي يمكن مراقبتها والإبلاغ عنها. وتتضمن الأدوار والمسؤوليات النموذجية لمكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على سبيل المثال لا الحصر ما يلي
تحليل تقارير ميزانية المشروع المجمعة وتقارير الإنفاق والميزانية المجمعة
التنبؤ بمعدلات نجاح وفشل المشاريع في جميع أنحاء المؤسسة
تعظيم عقود البائعين
دعم مرونة الأعمال لتعزيز الثقافة المؤسسية
توفير الفرص الوظيفية لإدارة المشاريع
وضع معايير الأداء لمؤشرات الأداء الرئيسية
تطوير خطط العمل على مستوى المؤسسة استنادًا إلى الدروس المستفادة وأفضل الممارسات
تعديل الموارد لتلبية تغيرات السوق أو العملاء
يمكن لمكتب إدارة المشاريع، مثل مكتب إدارة المشاريع، أن يعزز أو يعيق ثقافة الفريق المثمر الذي يغذي نجاح المشروع. يلزم التخطيط بعناية لمكتب إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع لتحقيق الفوائد المحتملة.
إطار عمل وهيكل مكتب إدارة المشاريع ومكتب إدارة المشاريع
إطار العمل هو مجموعة من العمليات والأفكار الأساسية التي يمكن بناء شيء ما عليها. ويشكل الهيكل التنظيمي كيفية تحديد أولويات الأنشطة، وكيفية تحديد الأدوار، وكيفية تحرك المعلومات داخل الهيئة. يتطلب إنشاء مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع الإلكترونية دراسة متأنية لكل من إطار العمل (ما هي العمليات والأفكار التي تغذي المنظمة) والهيكل (كيف ستتحرك المعلومات لإبلاغ قرارات العمل والمنظمة بأكملها).
إطار عمل مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع
تأتي قوة مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع من الترابط عبر مجالات عمل متعددة مما يتيح التفعيل الكامل لاستراتيجية المؤسسة. من المهم أن يكون لديك فهم دقيق للأعمال الداخلية لكل عنصر من عناصر العمل لإبلاغ إطار عمل مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع. ولجمع هذه المعلومات، يمكن لمحلل الأعمال تقييم بيانات العمليات التاريخية والحالية لإبلاغ كيفية إعداد إطار عمل إدارة عمليات إدارة المشاريع وإدارة الأداء البيئي للمؤسسة.
وبصفة عامة، سيتناول إطار عمل إدارة إدارة عمليات إدارة المشاريع وإدارة الأداء البيئي التعاون التنظيمي مع هذه المجالات:
مكتب الاستراتيجية والقيادة
قسم تكنولوجيا المعلومات
عمليات وموارد الموارد البشرية
مكتب/مكاتب إدارة البرامج والمشاريع
مكتب و/أو قيادة إدارة المحافظ
الثقافة التنظيمية
سياسة الشركة وفريق الحوكمة
القيادة العليا للمؤسسة
لن يحقق مكتب إدارة المشاريع وإدارة البرامج والمشاريع الذي يفشل في بناء إطار عمل يتضمن عناصر مهمة ومكونات عملية مهمة للموظفين لن يحقق معدلات أعلى لنجاح المشاريع أو تحقيق أهداف المؤسسة.
هيكلية مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع
من المتوقع حدوث تباينات في هياكل مكاتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع، حيث يجب أن يكون كل منها متوائماً بإحكام ليس فقط مع استراتيجية المؤسسة المحددة ولكن أيضاً مع الثقافة التنظيمية الفريدة. يُعلم إطار عمل إدارة عمليات إدارة عمليات إدارة المشاريع كيف يتم تنفيذ هيكلية إدارة عمليات إدارة المشاريع، بما في ذلك تدفق المعلومات وعملية اتخاذ القرارات، للوصول إلى أهداف العمل.
في جميع هياكل مكتب إدارة عمليات إدارة المشاريع، يجب أن يكون هناك ارتباط مباشر بالقيادة العليا للمؤسسة. وسواء كان قائد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع في منصب المدير التنفيذي أو كان قائد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع يقدم تقاريره مباشرة إلى المدير التنفيذي، يجب أن تكون هناك روابط على مستوى المؤسسة بين الاستراتيجية التنظيمية وعمل المشروع.
في كلا المثالين، هناك خط مباشر من إدارة المشاريع إلى إدارة المشاريع المؤسسية إلى الرئيس التنفيذي (C-suite). سيتم تخصيص أدوار ومسؤوليات الفريق والمسميات الوظيفية والأدوار الإدارية حسب احتياجات كل مؤسسة. ومع ذلك، يجب أن تكون نقاط الاتصال بين الوظائف وعبرها موجودة دائمًا حتى يكون مكتب إدارة المشاريع المؤسسية فعالاً.
الوجبات الجاهزة لمكتب إدارة المشاريع المؤسسية
يهدف مكتب إدارة المشاريع المؤسسية إلى مواءمة عمل المشاريع والبرامج مع استراتيجية الشركة من خلال إنشاء هيكل حوكمة مؤسسي والحفاظ عليه وتنفيذ وظائف إدارة المحافظ لتحقيق أقصى قدر من الفوائد. ومع ذلك، ليست كل مؤسسة كبيرة بما فيه الكفاية لتستحق إنشاء مكتب إدارة المشاريع المؤسسية. عندما تكون هناك فرق متعددة لمكتب إدارة المشاريع داخل مؤسسة واحدة، يمكن أن يساعد مكتب إدارة المشاريع وإدارة المشاريع على ضمان المواءمة المحكمة بين عمل المشروع واستراتيجية المؤسسة. أخيرًا، يجب أن يكون لدى أي مكتب لإدارة المشاريع الإلكترونية خارطة طريق واضحة للأهداف والأولويات والمعالم الرئيسية التي يتم على أساسها تتبع التقدم المحرز في تحقيق أهداف المؤسسة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت