ترغب الشركات في معرفة ما إذا كانت مشاريعها تتماشى مع الأهداف الاستراتيجية للمؤسسة، ولكن كيف يمكنها الحصول على رؤية وشفافية على مستوى المؤسسة؟ إدارة المشاريع المؤسسية (EPM) هي طريقة لتنسيق جميع المشاريع في الشركة.
في هذه المقالة، سنناقش إدارة المشاريع المؤسسية وسبب أهمية تطبيقها بالنسبة للمؤسسات.
في هذه الصفحة:
ما هي إدارة المشاريع المؤسسية؟
كيف تختلف إدارة المشاريع المؤسسية عن إدارة المشاريع التقليدية؟
فوائد إدارة المشاريع المؤسسية
نموذج إدارة المشاريع المؤسسية
تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية
ملخص
الدليل النهائي للحصول على شهادة PMP®
ما هي إدارة المشاريع المؤسسية؟
إدارة المشاريع المؤسسية هي طريقة للمؤسسات لإدارة المشاريع وتنظيمها. الهدف هو تنسيق المشاريع غير المرتبطة ببعضها البعض لتحقيق أهداف الشركة نفسها. تؤدي الإدارة المركزية إلى زيادة الكفاءة وخفض التكاليف وتحقيق نتائج أفضل.
كيف تختلف إدارة المشاريع الإلكترونية وإدارة المشاريع عن إدارة المشاريع التقليدية؟
تركز إدارة المشاريع التقليدية (PM) على مشروع واحد. ومع ذلك، فإن إدارة المشاريع المؤسسية معقدة. فبدلاً من تنسيق فريق من الأشخاص، تنسق إدارة المشاريع المؤسسية الإلكترونية إدارة المشاريع مع فرق متعددة. إذا كان مدير المشروع التقليدي يقوم ببناء منزل، فإن إدارة المشاريع المؤسسية تقوم ببناء مجمع سكني.
كما تختلف أهداف إدارة المشاريع التقليدية عن أهداف إدارة المشاريع المؤسسية. يضمن مدير المشروع التقليدي انتهاء المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. أما إدارة المشاريع المؤسسية الإلكترونية فتريد أن تعرف أن المشاريع توفر قيمة للمؤسسة.
فوائد إدارة المشاريع المؤسسية
هناك العديد من الفوائد التي يمكن للمؤسسات جنيها عند استخدام إدارة المشاريع المؤسسية. يتضمن بعضها ما يلي:
المزيد من الرؤية – يؤدي النظام الذي يرى جميع المشاريع الجارية إلى إدارة أفضل للموارد والموظفين. لنفترض أن الفريق (أ) يعاني من نقص في الموظفين. الفريق ب لديه شخص يمكنه ملء هذا المكان. وبالمصادفة، يقوم الفريق (ب) بإنهاء مشروع. يرى فريق EPM هذا الأمر وينقل الشخص من الفريق B إلى الفريق A. والآن، يمكن للفريق A الاستمرار بفريق كامل.
تتيح لك EPM أيضًا رؤية المشاريع الزائدة عن الحاجة. ويؤدي دمج هذه المشاريع أو التخلص من المبادرات المكررة إلى تحرير الموظفين للعمل على مشاريع جديدة تتماشى بشكل أفضل مع الأهداف الاستراتيجية للشركة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لهذه الرؤية نفسها تبسيط الجدولة وتقليل احتمالية دفع أجور العمل الإضافي لأعضاء الفريق.
زيادة الكفاءة – عندما تعرف ما يقوم به الجميع، يمكنك إدارة الموارد بشكل أفضل عبر المؤسسة. على سبيل المثال، يمكنك الجمع بين اجتماعين يغطيان مواضيع متشابهة. وهذا يمكن أن يمنح الموظفين المزيد من الوقت في اليوم للعمل، مما يعني زيادة الإنتاجية.
انخفاض التكاليف – يمكن أن تؤدي زيادة الكفاءة إلى توفير أموال المؤسسة. لا توجد مؤسسة تريد توظيف أشخاص أكثر مما تحتاج إليه. كما أنها لا ترغب في توظيف الشخص الخطأ أو تمويل مشاريع لا تتماشى مع أهداف الشركة. إن وضوح المشروع يعني الإنفاق في الأماكن التي تحتاج إليها.
نتائج أفضل للمشاريع – عندما ترى محفظة مشاريع المؤسسة، يصبح من الأسهل تحليل المخاطر وتخفيفها. يثبت التاريخ أن رصد المخاطر بشكل أفضل يؤدي إلى نتائج أفضل للمشروع.
نموذج إدارة المشاريع المؤسسية
لنلقِ نظرة على نموذج إدارة المشاريع المؤسسية. قد تلاحظ أن بعض الجوانب تشبه إدارة المشاريع التقليدية، في حين أن البعض الآخر أكثر ارتفاعًا.
تحليل المخاطر
سواء كان الأمر يتعلق بإدارة مشروع واحد أو عدة مشاريع، فإن تحليل المخاطر يحدد مخاطر المشروع ويخفف من حدتها. ومع ذلك، فإن تحليل المخاطر يكون أكثر تعقيدًا في إدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع. يأتي هذا التعقيد من التعامل مع مخاطر ليس فقط مشروع واحد ولكن العديد من المشاريع.
تقدير المشروع
لتحقيق نتائج ناجحة للمشروع، يجب على إدارة المشاريع في إدارة المشاريع أن تقدّر تكاليف المشروع ومدته بدقة. ثم يتبع مديرو المشاريع المبادئ التوجيهية التي وضعها فريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع. بهذه الطريقة، يقوم الجميع بتقدير تكاليف المشروع والجداول الزمنية بنفس الطريقة.
مراجعات المشروع
يحتاج فريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع إلى مراقبة محفظة المشروع. وهم يراقبون أربعة أمور رئيسية
التزام المشروع
بدء التشغيل
التقدم المحرز
إغلاق المشروع
في حالة حدوث مخاطر، يمكن التعامل معها على الفور. في حال تغيرت الأهداف الاستراتيجية، يمكن لإدارة المشاريع الإلكترونية لإدارة المشاريع تعديل المشاريع الحالية لتتناسب مع الأهداف الجديدة.
التدريب على إدارة المشاريع
لا يقتصر نجاح إدارة المشاريع الإلكترونية وإدارة المشاريع على إدارة المشاريع فقط. يساعد هذا النظام مديري المشاريع على تحسين مهاراتهم. يمكن للمديرين داخل فريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع إرشاد مديري المشاريع الجدد أو عديمي الخبرة، ويؤدي هذا التدريب على إدارة المشاريع إلى ثقافة أكثر تماسكاً في الشركة. وبشكل عام، فإن الهدف هو زيادة التواصل بين الأقسام لضمان استخدام الجميع نفس لغة مديري المشاريع لإدارة مشاريعهم.
إدارة مشاكل التصعيد
تتمحور إدارة المشاريع المؤسسية حول العمل معًا. عند تصعيد المشاكل، يجب أن يكون لدى فريق إدارة المشاريع المؤسسية عملية قياسية يتبعها جميع مديري المشاريع. يجب أن تكون القضايا الحرجة على رأس القائمة، ويمكن وضع الأمور التي يمكن تأجيلها جانباً. وبهذه الطريقة، يمكن لفريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع تحديد أولويات ما يجب معالجته أولاً.
تتبع الوقت
ما مقدار الوقت الذي يقضيه الأشخاص في المشروع؟ يتيح نظام تتبع الوقت الجيد لفريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع رؤية الأجزاء الأكثر استهلاكاً للوقت في المشروع. على سبيل المثال، ريبليكون هي أداة لإدارة المشاريع المؤسسية التي تتعقب الوقت. ومع ذلك، وبغض النظر عن النظام المستخدم، يجب أن تكون قادرًا على رؤية أوجه القصور ومعالجتها بسرعة.
نظام المعلومات
استخدم نظام إدارة مركزي لتتبع الموارد والمشاريع. هناك العديد من أنواع البرامج للاختيار من بينها. على سبيل المثال، يحتوي Asana على أداة تقدم لفريق إدارة المشاريع في فريق إدارة المشاريع تقارير عن المشاريع. هذه طريقة سهلة لتزويد المديرين التنفيذيين بتحديثات حول تقدم المشروع.
تنفيذ إدارة المشاريع المؤسسية
في هذا القسم، سنلقي نظرة على خطوات تنفيذ نظام إدارة المشاريع المؤسسية. أولاً، تحديد دور فريق إدارة المشاريع المؤسسية وكيفية ملاءمته للشركة الحالية. معظم الشركات لديها بالفعل مديرو مشاريع. كيف سيكون دور مدير مشروع المؤسسة؟ من سيكون مدير مشروع المؤسسة هذا؟ وما هي الموارد التي يحتاجون إليها لتنفيذ إدارة المشاريع وإدارة المشاريع المؤسسية؟
الخطوة 1: بناء فريقك – الخطوة الأولى هي العثور على مدير مشروع مؤسسي. يمكن أن يكون هذا الشخص شخصًا موجودًا بالفعل في الشركة أو لديه خبرة في هذا الدور من خارج المؤسسة. البداية الجيدة هي إنشاء وصف وظيفي ومعرفة من يناسب هذا الدور.
الخطوة 2: إنشاء مكتب داعم – يساعد مكتب دعم إدارة المشاريع المؤسسية فريق إدارة المشاريع المؤسسية في جمع المعلومات. قد يستخدمون موارد الشركة (أي حالات الأعمال وما إلى ذلك) لتحديد مشروع جديد، أو يمكنهم إجراء تقييمات للمخاطر أثناء تدقيق تقدم المشروع. يمكنك التفكير في المكتب الداعم كمساعد لفريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع.
الخطوة 3: إبلاغ أصحاب المصلحة – بمجرد إنشاء فريق إدارة المشاريع وإدارة المشاريع، ستحتاج إلى دعم أصحاب المصلحة. ستحتاج إلى إبلاغهم بالمشاريع الحالية، وسيرغبون في الاطلاع على تقارير التقدم والمقاييس الرئيسية الأخرى للمشروع. إحدى الطرق للقيام بذلك هي استخدام أدوات إدارة المشاريع المؤسسية. بعض الأمثلة على هذه الأدوات تشمل Monday.com أو Smartsheet. تسمح هذه البرامج لأصحاب المصلحة برؤية سير العمل والجداول الزمنية للمشروع.
الخطوة 4: استخدم منهجية واحدة لإدارة المشروع – أفضل طريقة لضمان أن يكون جميع مديري المشاريع على نفس الصفحة هي استخدام منهجية واحدة لإدارة المشاريع. يمكنك الاختيار من بين منهجيات Agile أو Waterfall أو Hybrid أو مزيج من هذه المنهجيات. الشيء المهم هو اعتماد منهجية قياسية يستخدمها الجميع.
الخطوة 5: احصل على الأدوات المناسبة – في منهجية إدارة المشاريع، يمكن للأدوات والبرامج المناسبة تبسيط المشاريع وسير العمل. ويمكنها تقديم التقارير أو تحليل تقدم المشروع. يعتمد البرنامج الذي تختاره المؤسسة على ثقافة الشركة. كما يجب عليك معرفة ما يستخدمه مديرو المشاريع الآن. هناك برامج لكل شيء، من الجدولة إلى المحاسبة إلى تتبع الوقت. وتستخدم معظم فرق إدارة المشاريع في إدارة المشاريع مزيجاً من هذه الأدوات والبرامج.
الخلاصة
هناك العديد من الأسباب الوجيهة لاستخدام نظام إدارة المشاريع المؤسسية. وهي تشمل رؤية أفضل، وخفض التكاليف، والمزيد من الكفاءة. بمجرد أن تقرر تنفيذ نظام إدارة المشاريع المؤسسية، اتبع الخطوات الواردة في هذه المقالة للتأكد من أن لديك الفريق المناسب والأدوات المناسبة. يمكن لأكاديمية إدارة المشاريع توفير المزيد من المعلومات حول استخدام شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) ® لإدارة المشاريع المؤسسية.
