الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع الرشيق – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

تعمل الشركات دائمًا على إدارة مشاريع معقدة متعددة في وقت واحد، ويجد مجال إدارة المشاريع دائمًا طرقًا ليصبح أكثر كفاءة. في الآونة الأخيرة، بدأت الشركات في إنشاء مكاتب لإدارة المشاريع (PMOs) لضمان مشاركة الخبرة والمعرفة في إدارة المشاريع في جميع أنحاء المؤسسة. ومع ذلك، يجب أن تتطور إدارة المشاريع أيضاً وتتكيف مع التغير السريع في الشركات.
يتيح اعتماد منهجية “أجايل” للمؤسسات أن تكون مرنة ومتكيفة ومنفتحة في إدارة المشاريع. لا تمكّن أجايل المؤسسات من الاستجابة السريعة للتغيير فحسب، بل تمكّنها أيضًا من تبني التغيير لتحقيق مشاريع ناجحة.
واليوم، تُعد العولمة والرقمنة قوى لا يمكن إيقافها وتتطلب من الشركات أن تكون أكثر كفاءة وتنوعاً من أي وقت مضى. وفي ظل بيئات العمل الهجينة وانتشار التكنولوجيا في جميع مجالات الأعمال، تتبنى الشركات أكثر من أي وقت مضى مبادئ أجايل لمواجهة اللحظة الراهنة. وتكتسب مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة شعبية متزايدة بفضل مرونتها المتزايدة مقارنةً بتقنيات إدارة المشاريع التقليدية.
في هذه الصفحة، سنتناول في هذه الصفحة الهيكل التنظيمي لمكتب إدارة المشاريع الرشيقة، وفوائد مكتب إدارة المشاريع الرشيقة، وكيف يمكنك بناء مكتب إدارة المشاريع الرشيقة لمؤسستك.
في هذه المقالة:
ما هو مكتب إدارة المشاريع الرشيق؟
كيف يختلف مكتب إدارة المشاريع التقليدي عن مكتب إدارة المشاريع الرشيق؟
كيف تؤثر مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة على الهيكل التنظيمي
كيفية إنشاء مكتب إدارة المشاريع الرشيق لمؤسستك
الخاتمة
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير الأداء المجانية هذه!
ما هو مكتب إدارة المشاريع الرشيق؟
يعمل مكتب إدارة المشاريع على تعزيز معايير وعمليات إدارة المشاريع داخل المؤسسة. بالإضافة إلى ذلك، يقوم مكتب إدارة المشروع بمراقبة الجداول الزمنية للمشروع والتقدم المحرز لضمان التزام فريق المشروع بالمواعيد النهائية دون تجاوز ميزانيته. تختلف المسؤوليات الدقيقة والرقابة الممنوحة لمكتب إدارة المشاريع من شركة إلى أخرى. فبعضها يقوم ببساطة بتزويد مديري المشاريع بأدوات ونماذج لضمان اتساق المشروع، بينما يوفر البعض الآخر دورًا إداريًا مركزيًا أكثر قوة، بما في ذلك تخصيص الموارد المالية وغيرها من الموارد للمشاريع.
في حين أن الوظيفة الأساسية لمكتب إدارة المشاريع هي إعطاء المنظمة هيكلاً وتوجيهًا يساعدها على تحقيق الأهداف مع استخدام مواردها لإفادة جميع أصحاب المصلحة، إليك بعض الطرق التي تساعد بها مكاتب إدارة المشاريع المنظمات:
إدارة الميزانية: يتمثل الدور الأساسي لمكتب إدارة المشاريع في ضمان بقاء المشروع في حدود ميزانيته.
تعزيز الإنتاجية للوفاء بالمواعيد النهائية. تراقب مكاتب إدارة المشاريع المواعيد النهائية. فهي تضع الجداول الزمنية والمهام لفريق المشروع لاتباعها للوفاء بهذه المواعيد النهائية. ثم يتشاركون مع الفريق لتتبع التقدم المحرز نحو إكمال الأهداف الأصغر لضمان وفاء الفريق بالمواعيد النهائية الأكثر أهمية وإجراء التعديلات اللازمة على طول الطريق.
إرضاء العملاء. تميل المنظمات التي لديها مكاتب إدارة المشاريع إلى أن يكون لديها عملاء يتمتعون بمستويات أعلى من الرضا. فالفرق المنتجة التي تفي بتوقعات العملاء والمواعيد النهائية ترسل رسالة إلى العملاء مفادها أن وقتهم ثمين.
تحسين التواصل بين الإدارات. يمكن لمكاتب إدارة المشاريع التنسيق بين الإدارة والفرق والأقسام الأخرى. ومن خلال القيام بذلك، يمكنهم تحسين التواصل داخل المؤسسة وإظهار استراتيجيات إدارة المشاريع الفعالة لتعزيز الأداء.
تقليل الأخطاء. عند التخطيط لمشروع ما، يمكن لمكتب إدارة المشاريع التنبؤ، استنادًا إلى الأداء التاريخي للمشروع، بالمدة التي سيستغرقها إكمال المشروع وتحديد العوائق المحتملة التي يمكن أن تبطئ التقدم. يساعده هذا التوقع على تحديد كيفية تخصيص الموارد وإنشاء فرق العمل واختيار الاستراتيجيات التي يجب تنفيذها.
مكتب إدارة المشاريع الرشيقة هو مكتب إدارة المشاريع الذي يستخدم مبادئ وممارسات أجايل لمساعدة المؤسسات على إدارة مشاريعها بشكل أكثر فعالية. توفر هذه الكيانات التوجيه والدعم لفرق المشروع حتى يتمكنوا من تقديم القيمة للعملاء بشكل أكثر كفاءة وفعالية. كما أنها تساعد المؤسسات على التكيف مع التغيير وتبني طرق عمل جديدة تمكنها من أن تكون أكثر مرونة واستجابة لاحتياجات العملاء.
إن إنشاء هيكل تنظيمي لمكتب إدارة المشاريع الرشيق بنجاح له فوائد عديدة. على سبيل المثال، يمكنها مساعدة المؤسسات على تحسين عمليات إدارة المشاريع لتكون أكثر كفاءة وفعالية. يمكن لمكتب إدارة المشاريع الرشيقة أيضًا مساعدة المؤسسات على تبني تقنيات وأساليب جديدة لتكون أكثر مرونة. وأخيرًا، يمكن لمكتب إدارة المشاريع الرشيق أن يساعد المؤسسات على بناء ثقافة التعاون والابتكار لتكون أكثر نجاحًا على المدى الطويل.
كيف يختلف مكتب إدارة المشاريع التقليدي عن مكتب إدارة المشاريع الرشيق؟
يعد مكتب إدارة المشاريع الرشيق مفهومًا جديدًا نسبيًا، لكنه يكتسب شعبية مع تبني المزيد من المؤسسات لمبادئ وممارسات أجايل. يختلف مكتب إدارة المشاريع الرشيق عن مكتب إدارة المشاريع التقليدي بعدة طرق:
أولاً، ينصب تركيزه على تقديم القيمة للعملاء بدلاً من التركيز على اتباع العمليات والإجراءات.
ثانيًا، مكتب إدارة المشاريع الرشيق أكثر مرونة وقدرة على التكيف مع التغيير من مكتب إدارة المشاريع التقليدي.
ثالثًا، مكتب إدارة المشاريع الرشيق أكثر تعاونًا، حيث يعمل بشكل وثيق مع فرق المشروع لمساعدتهم على النجاح.
يحاول مكتب إدارة المشاريع التقليدي توحيد عمليات إدارة المشاريع والتحكم فيها في جميع أنحاء المنظمة، في حين أن مكتب إدارة المشاريع الرشيق يتبنى المرونة والقدرة على التكيف بين فرق المشروع ويغرسها. بالإضافة إلى ذلك، يستخدم مكتب إدارة المشاريع عادةً أسلوب إدارة “القيادة والسيطرة”، في حين أن مكتب إدارة المشاريع الرشيق يعزز التنظيم الذاتي واللامركزية في اتخاذ القرار. إذا كان لدى مؤسستك مكتب إدارة المشاريع، فمن الأفضل أن تحاول العمل معه لفهم أهدافه وغاياته. قد يكون من الممكن إيجاد طريقة للتعايش ودمج بعض جوانب أجايل في عملية مكتب إدارة المشاريع، مما يجعلها مكتب إدارة مشاريع هجين، مع الالتزام في الوقت نفسه بإطار عمل تقليدي لمكتب إدارة المشاريع. ومع ذلك، في كثير من الحالات، قد يكون من الضروري الاختيار بين النهجين.
كيفية تأثير مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة على الهيكل التنظيمي
تضطلع مكاتب إدارة المشاريع بالعديد من المسؤوليات، بما في ذلك
توحيد العمليات والسياسات والإجراءات والقوالب وغيرها من الوثائق، إلى جانب الامتثال.
مشاركة المعرفة وتطوير أفضل الممارسات لمديري المشاريع.
التدريب والتوجيه والإرشاد والتوجيه للمهنيين داخل مكتب إدارة المشاريع.
العمل كمصدر لإدارة المشاريع للمبادرات في جميع أنحاء المؤسسة.
إدارة وتخصيص الموارد في جميع المشاريع.
ضمان التواصل في الوقت المناسب وبشفافية عبر المشاريع.
يمكن أن يكون هناك العديد من التأثيرات إذا قام مكتب إدارة المشاريع بدمج بعض جوانب أجايل. فمن ناحية، من المحتمل أن يؤدي ذلك إلى تحسين التواصل والتعاون بين مكتب إدارة المشاريع وفرق المشاريع، بالإضافة إلى تحسين الكفاءة العامة للمشاريع. ومع ذلك، هناك احتمال أن يتسبب ذلك في حدوث تعارض إذا كان النهجان غير متوافقين. بالإضافة إلى ذلك، سيحتاج مكتب إدارة المشاريع إلى أن يكون على استعداد لتغيير اتجاهه وثقافته لتبني مبادئ أجايل بشكل كامل. يمكن أن يتعايش الاثنان معًا إذا كانت أهداف وغايات مكتب إدارة المشاريع محددة ومفهومة جيدًا.
وتتمثل فوائد مكتب إدارة المشاريع غير التقليدي مع تطبيق ممارسات أجايل في زيادة الشفافية وتحسين التواصل وتسريع أوقات التسليم. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لمكتب إدارة المشاريع الرشيق أن يساعد في خلق ثقافة التحسين المستمر داخل المؤسسة، وهو أمر ضروري لأي مؤسسة تمر بمرحلة تحول رقمي. وبذلك، فإنها تؤثر على المؤسسات بالطرق التالية:
إنجاز أسرع: الشركات هي مؤسسات مدفوعة بالنتائج على جميع المستويات. باتباع المبادئ الرشيقة، يمكن لممثلي مكتب إدارة المشاريع تحديد أولويات المهام التي يمكن إنجازها بسرعة، مما يمكنهم من تقديم القيمة للعملاء في وقت أسرع.
تعزيز المرونة: إن وضع المنهجية ودليل العمليات في مرحلة التنفيذ هو المكان الذي تبدأ فيه المشكلات بالتطور، اعتمادًا على مدى تعقيد العمل ونضج أصحاب المصلحة. ويساعد النهج الرشيق المدربين على اكتشاف هذه المشكلات في مرحلة مبكرة وتعديل التنفيذ وفقًا لذلك.
تعاون أفضل: يسمح تجاوز العمليات الأكثر جمودًا الموجودة في مكاتب إدارة المشاريع التقليدية لفرق المشروع بتقسيم المنجزات إلى زيادات أقصر. وتعزز فوائد زيادة المرونة المقترنة بالنتائج السريعة التعاون على جميع المستويات.
الرؤية التنفيذية: تساعد مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة الإدارة العليا وفرق التسليم على الإشراف على المبادرات الرشيقة في المؤسسة. وهذا أمر حيوي للشفافية وضمان الجودة وضمان توافق مبادرات مكتب إدارة المشاريع مع استراتيجية المبادرات الرشيقة.
كيفية إنشاء مكتب إدارة المشاريع الرشيقة لمؤسستك
حتى بالنسبة للمؤسسة المستعدة والراغبة في تنفيذ مكتب إدارة المشاريع الرشيقة، فإن تنفيذ مكتب إدارة المشاريع الرشيقة ليس بالأمر الهين. يتطلب إكمال هذا النوع من مشاريع التغيير التنظيمي تعاونًا مكثفًا ومرونة وتحليلًا منتظمًا لضمان سير الجهود على المسار الصحيح وتحقيق الفوائد المرجوة.
وعادةً ما يستغرق بناء مكتب إدارة المشاريع حوالي عام لإكماله، ولكن الجدول الزمني سيختلف اعتمادًا على خبرتك في إدارة المشاريع وكذلك الموارد المتاحة لمؤسستك لإنشاء فريق جديد. فيما يلي بعض الإجراءات المهمة التي يجب اتخاذها والتي ستساعدك على بناء مكتب إدارة مشاريع رشيق ناجح:
قم بتجميع وثيقة ميثاق: يجب أن يتضمن الميثاق الخاص بك بيان المهمة والأهداف ومؤشرات الأداء الرئيسية لمكتب إدارة المشاريع الرشيقة الخاص بك. يجب عليك إنشاء العمليات ووصف كيفية تحليلها لقياس النجاح. سيمكنك هذا التحليل أيضًا من تحسين عملياتك بمرور الوقت.
حدد الموارد اللازمة: بمجرد اكتمال وثيقة الميثاق، ستحتاج إلى تجميع فريقك. افهم ما هي الأدوار التي ستحتاج إلى شغلها لتشغيل مكتب إدارة المشاريع الرشيقة الناجحة وتأكد من أن التوظيف يعكس متطلبات كل دور.
أنشئ علاقات: في وقت مبكر من العملية، يجب عليك تقديم أصحاب المصلحة في المشروع وفريقك لأنك ستكون مسؤولاً عن نجاح تنفيذ مكتب إدارة المشاريع الرشيق. بالإضافة إلى ذلك، ابحث عن طرق لجمع فريقك معًا وتعزيز الانسجام من خلال أنشطة خارج مكتب إدارة المشاريع. تواصل اجتماعيًا خارج العمل وقم بتمارين بناء الفريق. تعلم كيف تثق بفريقك وتطرح الأسئلة وتعطي وتتلقى الملاحظات وتراقب زخمهم وتقدمهم دون إعاقتهم.
ركز على التعليم: كلما تقدمت في العملية، كلما زادت مسؤولية فريقك. إن منح فريقك فرصًا للتعلم سيجعلهم في وضع يؤهلهم للنجاح مع نضوج الجهد. وبالمثل، بمجرد أن يصبح مكتب إدارة المشاريع الرشيق جاهزًا للعمل، يجب أن يوفر التدريب والتوجيه المستمر لجميع فرق المشروع.
التنفيذ: قم بإنشاء نظام شامل من الأدلة والأدوات والقوالب لضمان أن يكون مديرو المشاريع في أفضل وضع للنجاح. القوالب ضرورية لضمان أن تكون المشاريع موحدة ومنظمة. ومع ذلك، يجب أن تكون مرنة بما يكفي ليتمكن المستخدمون من تشكيلها لتناسب الاحتياجات الفريدة لمشاريعهم.
تقييم التقدم وجمع الملاحظات: لكي تكون رشيقًا حقًا، يجب أن تكون قادرًا على إجراء التغييرات بسرعة. حافظ على التواصل مع أصحاب المصلحة، واجمع الملاحظات ونفذ التكرارات الجديدة لضمان استمرار مكتب إدارة المشاريع في تقديم القيمة. بالنسبة لمكاتب إدارة المشاريع الرشيقة، توفر مشعات المعلومات الآلية، مثل لوحات معلومات التقارير، رؤى سريعة وشاملة للبيانات المتعلقة بمشاريعك.
الخلاصة
تتسم بيئات الأعمال اليوم بالديناميكية والعالمية والتغير المستمر. وتتمتع الممارسات الرشيقة بمكانة فريدة لإضافة قيمة للأعمال الحديثة. تمكّن مكاتب إدارة المشاريع الرشيقة المؤسسات من الاستجابة بسرعة أكبر للاستفادة من المتطلبات الجديدة. في حين أن توحيد جميع ممارسات إدارة المشاريع في المؤسسات الكبيرة يمثل تحديًا، إلا أن الفوائد تستحق الجهد المبذول. عندما تفكر في واقع العمليات التجارية اليوم، فإن تنفيذ مكتب إدارة المشاريع الرشيقة لتصبح أكثر مرونة أمر ضروري للحفاظ على قدرتك التنافسية في السوق.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت