تنبؤات الجدول الزمني في إدارة المشاريع

تتمثل إحدى الوظائف الأساسية لمدير المشروع في وضع التوقعات. تقع على عاتقك مسؤولية معرفة ما يتطلبه إكمال المشروع بكفاءة وفعالية. يُطلب من حاملي شهادات اعتماد محترفي إدارة المشاريع (PMP) ®P باستمرار إجراء تنبؤات دقيقة للجدولة – وتعديلها حسب الحاجة. تساعدك هذه المهارة على إبقاء المشروع على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية. ويُعد تعلم كيفية وضع توقعات دقيقة للجدول الزمني جزءًا من هذه المهارة.
في هذه الصفحة:
ما هي توقعات الجدول الزمني في إدارة المشاريع؟
كيف يتم إنشاء توقعات الجدول الزمني؟
العوامل التي يمكن أن تؤثر على توقعات الجدول الزمني
وحدة تنمية الذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المشروع المجانية هذه!
ما هي توقعات الجدول الزمني في إدارة المشاريع؟
تقدّر توقعات الجدول الزمني المدة التي سيستغرقها إكمال المشروع بناءً على المعلومات المتاحة في لحظة زمنية معينة. يجب ألا يقوم الشخص الذي يضع الجدول الزمني بتخمين عشوائي. وبدلاً من ذلك، فإنه يستخدم مجموعة متنوعة من الأدوات ومصادر المعرفة عند وضع توقعاته ومراجعتها مع تطور المشروع وتغير المعايير.
يعد تقدير الجدول الزمني للمشروع بدقة أمرًا ضروريًا لنجاح المشروع ومدير المشروع. يمكن أن يحدث الكثير مما يهدد سير العمل بمجرد بدء المشروع. إذا كانت التوقعات خاطئة إلى حد كبير، فقد يتم إلغاء المشروع أو عدم اكتماله عندما يفشل العمال في الوفاء بالمواعيد النهائية وإنتاج المخرجات.
يوفر التنبؤ أيضًا فوائد إضافية لمديري المشاريع. فهو يساعدك على التخطيط للعوامل غير المعروفة التي يمكن أن تخرج المشروع عن مساره. على وجه التحديد، يمكنك تحسين عملية صنع القرار وتخطيط التدفق النقدي وخفض التكاليف واكتشاف الثغرات في الموارد والتهديدات التي يمكن أن تبطئ سير العمل.
يعد فهم توقعات الجدول الزمني مهارة مهمة يجب على مديري المشاريع أو حاملي بيانات اعتماد PMP إتقانها من أجل الحفاظ على مشاريعهم في الموعد المحدد وضمن الميزانية.
كيف يتم إنشاء توقعات الجدول الزمني؟
تعتمد تنبؤات الجدول الزمني على استخدام ثلاثة عوامل رئيسية: خط الأساس للمشروع، وتبعيات المهام، وخطوط الأساس للقطات. يأخذ مدير المشروع في الاعتبار تواريخ الاستحقاق، وما إذا كان يمكن العمل على المهام في وقت واحد أو يجب إكمالها على مراحل، وكيفية تقدم العمل خلال المشروع.
يستخدم مديرو المشاريع العديد من تقنيات التنبؤ، بما في ذلك ما يلي:
تحليل الاتجاهات. باستخدام هذه التقنية، تستخدم بيانات من المشاريع السابقة للتنبؤ باحتياجات المشروع الحالي. ويتطلب ذلك بعض الفهم لكلا المشروعين حتى تتمكن من اختيار الاتجاهات السابقة الأكثر صلة بالظروف الحالية. يمنحك هذا تقديرًا تقريبيًا جدًا لما قد يحدث، لذا كن مستعدًا لمراجعة التوقعات كلما جمعت المزيد من البيانات خلال المشروع.
تحليل السلاسل الزمنية. يمكن أن تكون البيانات التاريخية أكثر قيمة عندما تقوم بتقسيمها والنظر إليها من وجهات نظر متعددة. يتيح لك تحليل السلاسل الزمنية عرض بيانات المشروع السابقة من خلال التغيرات العشوائية مثل الاتجاهات الموسمية. يمكن أن يساعدك ذلك على تحديد العوامل المختلفة التي تؤثر على النتائج وزيادة دقة توقعاتك.
سيناريوهات ماذا لو. يعد استخدام سيناريو ماذا لو أداة ممتازة لفهم العلاقات بين الأشخاص والمهام وكيفية تأثيرها على بعضها البعض. على سبيل المثال، قد تفكر في كيف يمكن أن يؤدي عرض المزيد من المال على العمال لإكمال المهام إلى زيادة الإنتاج أو كيف يمكن أن تؤثر الزيادة في الإنتاج على الجودة الإجمالية. تتيح لك هذه الأداة النظر في نتائج متعددة وإنشاء إطار عمل لشرح هذه النتائج المحتملة لأصحاب المصلحة.
يجب أن يكون لدى مديري المشاريع ومختصي إدارة المشاريع (PMP) ومديري المشاريع (PMI-SP) فهم قوي لكيفية إنشاء توقعات دقيقة للجدول الزمني. ويشمل ذلك معرفة العوامل التي تؤثر على النتيجة، والأدوات والتقنيات التي يجب استخدامها، وكيفية مراجعة التوقعات عند توفر معلومات جديدة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
العوامل التي يمكن أن تؤثر على توقعات الجدول الزمني
يكمن التحدي في التنبؤ بالجدول الزمني في تحديد العوامل التي ستؤثر على الجدول الزمني للمشروع. بعض هذه العوامل يسهل اكتشافها أكثر من غيرها، ويمكن أن تتغير أثناء سير المشروع. على سبيل المثال، قد تتعطل قطعة رئيسية من المعدات أثناء المشروع. قد يتوقف العمل حتى يتوفر بديل للطاقم. فيما يلي المزيد من العوامل التي يجب مراعاتها عند إنشاء توقعات الجدول الزمني:
دقة البيانات. إذا كانت البيانات معيبة، فإن التوقعات معيبة أيضًا.
الخبرة. كلما زادت خبرتك في العمل مع توقعات الجدول الزمني، كلما كان العمل بها أسهل. يمكنك أن تتوقع العمل مع تنبؤات الجدول الزمني إذا كنت تعمل في مجال إدارة المشاريع، مثل PMP أو PMI-SP المعتمد.
نوع المشروع. بعض المشاريع تكون جدولة بعض المشاريع أكثر صعوبة من غيرها. على سبيل المثال، قد لا يكون من السهل التنبؤ بالمشروع الذي يتطلب عمالاً مهرة أو معدات متخصصة أو مواد خاضعة لتقلبات الأسعار الجامحة.
تعقيد المشروع. يمكن أن تكون المهمة ذات المهام المتعددة التابعة أكثر صعوبة في التنبؤ لأن مشكلة في مهمة مبكرة يمكن أن يكون لها تأثيرات متتالية على المهام المتبقية.
تكرار التحديث. إذا انتظرت وقتاً طويلاً لتحديث توقعات الجدول الزمني، فقد تقضي وقتاً طويلاً في فرز كمية مفرطة من البيانات مما يبطئ قدرتك على اتخاذ القرارات. يجب على جميع المهنيين الذين يتعاملون مع جداول المشاريع، مثل PMP أو PMI-SP، أن يجعلوا من عادة تحديث توقعات جدولهم الزمني عادةً
مستوى التفاصيل. كلما زادت المعلومات التي تدرجها في التوقعات، كلما زاد الوقت الذي تقضيه في إنشائها وتحديثها.
استخدام الأساليب الاحتمالية. المنظمات التي تستخدم الأساليب الاحتمالية للتنبؤ ترى عائدًا أكبر على استثمارها من البقية.
توافر الموارد. إن الوصول إلى الموارد التي تحتاجها لإكمال المشروع يؤثر بشكل مباشر على مدى سرعة وموعد إكماله.
عدد العمال. يؤثر عدد العمال لديك – ومستويات مهاراتهم ومعرفتهم – على طول الوقت اللازم لإكمال المشروع.
موقع المشروع. يمكن أن يؤدي موقع المشروع إلى إدخال عوامل بيئية وقانونية إلى هذا المزيج. على سبيل المثال، قد تقيد قوانين الولاية أو القوانين المحلية الأنشطة أو تتطلب خطوات إضافية مثل الحصول على تصريح للعمل في منطقة معينة.
المناخ الاقتصادي. يمكن أن تؤثر قوة الاقتصاد على تكلفة المواد وقضايا سلسلة التوريد ومجموعة العمال المتاحين.
بصفتك مديراً للمشروع، فإن أحد أهم أهدافك هو تحسين الإنتاجية والأداء حتى تتمكن من تسليم البضائع إلى العميل في الوقت المحدد. إن التنبؤ بالجدول الزمني هو أكثر من مجرد اختيار تاريخ الانتهاء. فهو يتطلب خبرة في تقنيات التنبؤ، وفهم جميع العوامل التي يمكن أن تؤثر على الجدول الزمني للمشروع، والقدرة على مراجعة الجدول الزمني وتعديله مع تغير المتغيرات.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت