استخدام احتياطي الطوارئ والجدول الزمني في مشاريعك – موارد أكاديمية إدارة المشاريع

يأتي كل مشروع تقريبًا بمفاجآت يمكن أن تؤخر العمل أو تعطله. ويعرف حاملو شهادات اعتماد محترفي إدارة المشاريع (PMP) ®PMP هذا الأمر ويقضون الوقت في التفكير في المخاطر المحتملة أثناء عملهم خلال مرحلة التخطيط للمشروع. وهناك مفاجآت أخرى غير معروفة لأنها قد تكون موجودة خارج نطاق المخاطر التي حددها فريق إدارة المشروع.
هذا التمييز هو ما يفصل احتياطيات الإدارة، بما في ذلك احتياطي الجدول الزمني، عن احتياطيات الطوارئ. تغطي احتياطيات الإدارة المخاطر غير المخطط لها وغير المتوقعة – مثل انسحاب مورد رئيسي في منتصف المشروع أو التأخير الكبير في التسليم بسبب نقص المواد. أما احتياطيات الطوارئ فتغطي المخاطر التي حددها مدير المشروع بالفعل، مثل زيادة تكلفة المواد.
من أكثر التحديات التي يواجهها مديرو المشاريع شيوعاً هما الوقت والمال. وحتى عندما يتمكن مديرو المشاريع من توقع بعض الاضطرابات، فقد لا يعرفون متى أو كيف ستظهر. وهنا يلجأون إلى الاحتياطيات الموجودة لديهم لإبقاء المشروع على المسار الصحيح وفي حدود الميزانية.
يعد فهم كيفية عمل الجداول الزمنية واحتياطيات الطوارئ مهارة مهمة لمدير المشروع. قد تظهر أسئلة حول احتياطيات الإدارة في اختبار Project Management Professional®، لذلك من المفيد مراجعة ماهية احتياطيات الجداول الزمنية والطوارئ وكيفية استخدام مديري المشاريع لها.
في هذه الصفحة
احتياطي الجدول الزمني
احتياطي الطوارئ
احتياطي الجدول الزمني مقابل احتياطي الطوارئ
احتياطي الجدول الزمني PMP: لماذا هذا مهم
وحدة تطوير المهارات الشخصية للذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
احتياطي الجدول الزمني
يشير احتياطي الجدول الزمني إلى مقدار الوقت المدمج في الجدول الزمني لاستيعاب التأخيرات غير المتوقعة في الجدول الزمني للمشروع. يعد بناء هذا الوقت الإضافي عنصراً أساسياً في تخطيط المشروع لأنه يسمح بالتأخيرات غير المتوقعة التي يمكن أن تحدث خلال المشروع.
على سبيل المثال، قد يؤدي سوء الأحوال الجوية إلى استحالة العمل في موقع خارجي أو تعطيل نظام الاتصال بين العمال عن بُعد. عندما يحدث ذلك، لن يتمكنوا من إكمال المهام المجدولة حتى يتم حل المشكلة. في بعض الأحيان يستقيل العامل الرئيسي ذو المعرفة أو المهارة المتخصصة من المشروع قبل إكمال المهام الموكلة إليه. في هذه الحالة، يحتاج مدير المشروع إلى وقت لتوظيف شخص جديد وإعداده وربما تدريبه.
يمنح احتياطي الجدول الزمني مدير المشروع بعض المساحة لالتقاط الأنفاس ويساعده على تجنب تغيير الجدول الزمني للمشروع. لا يمكن دائمًا إجراء تعديلات على الجدول الزمني والتسليمات إذا لم يكن العمال والمعدات متاحة خلال فترة التمديد. وهذا يخلق خطرًا جديدًا، يُعرف أيضًا باسم الخطر الثانوي، وهو تعطيل تقدم المشروع.
لا يأخذ احتياطي الجدول الزمني في الحسبان هذه التأخيرات فحسب، بل يساعد أيضًا في الحفاظ على الجودة الشاملة والمخطط لها للمشروع. فهو يجبر مدير المشروع على قضاء المزيد من الوقت في التخطيط والإعداد. وهذا يقلل من مستويات التوتر بالنسبة له ولفريق العمل عند حدوث تعقيدات.
احتياطي الطوارئ
احتياطي الطوارئ هو المبلغ المالي المخصص في الميزانية لتغطية التكاليف غير المتوقعة أثناء المشروع. يعد تضمين هذا الاحتياطي مهمًا للمشروع لأنه يخلق وسادة للتكاليف التي يمكن أن تؤدي إلى تجاوز المشروع للميزانية.
لنفترض، على سبيل المثال، تعطل قطعة من المعدات أثناء المشروع ويجب إصلاحها للحفاظ على المشروع في الموعد المحدد. يمكن لمدير المشروع استخدام احتياطي الطوارئ لدفع تكاليف الإصلاح دون تعديل الميزانية.
ومثل احتياطي الجدول الزمني، يتم تضمين احتياطي الطوارئ في الميزانية الإجمالية وعادةً ما يتم التعبير عنه كنسبة مئوية. يمكنك استخدام إحدى الطرق المتعددة لحساب الاحتياطي. بالنسبة للمشاريع الصغيرة، قد يكون أخذ نسبة مئوية من خط الأساس الكلي للمشروع (أي 3% أو 10%) وإضافة هذا المبلغ كاحتياطي كافياً. وتتطلب الخيارات الأخرى حساب مخاطر المشروع الفردية وتعيين قيم لها يمكن دمجها بعد ذلك في الجدول الزمني والميزانية الإجمالية. هذه الطرق الأكثر تقدماً مخصصة بشكل عام للمشاريع الكبيرة أو المعقدة.
هل تدرس لامتحان PMP؟
احتياطي الطوارئ مقابل احتياطي الجدول الزمني
يشترك كل من الجدول الزمني واحتياطي الطوارئ في بعض أوجه التشابه. فكلاهما مدرج في الميزانية الإجمالية للمشروع. كما يتم إدراجهما بشكل عام كنسبة مئوية من الوقت أو المال المتوقع لإكمال المشروع.
حيث يختلفان في استخدامهما. يشير احتياطي الجدول الزمني على وجه التحديد إلى التأخيرات المحتملة في الجدول الزمني للمشروع، في حين أن احتياطي الطوارئ هو أحد مكونات الميزانية الإجمالية للمشروع. وهذا يؤثر أيضًا على وقت استخدامها. نظرًا لأن احتياطي الجدول الزمني يتعامل مع الوقت، يتم استخدامه بينما لا يزال المشروع نشطًا. أما احتياطي الطوارئ فيتم التخطيط له وربما تعديله والسحب منه طوال فترة المشروع.
احتياطي الجدول الزمني PMP: لماذا هذا مهم
يعد الاحتياطي الكافي ضرورة لأي مشروع. يمكن أن يساهم الفشل في إكمال تخطيط الاحتياطي في فشل المشروع أو تجاوزات كبيرة في الجدول الزمني والميزانية. لا يمكن التنبؤ بكل التعقيدات التي يمكن أن تنشأ خلال المشروع. ومع ذلك، من الممكن توقع التأخيرات والتعطيلات وحسابها في الجدول الزمني والميزانية الإجمالية.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت