كيفية استخدام نموذج الجدول الزمني في إدارة المشاريع | مفاهيم PMP

إن حاملي شهادات اعتماد محترفي إدارة المشاريع (PMP) ® PMP هم منظمون خبراء قادرون على رؤية المشاريع المعقدة حتى اكتمالها. إن توجيه المشاريع من البداية إلى النهاية ليس بالأمر الهيّن، ويستخدم مديرو المشاريع مجموعة من الأدوات لضمان تعيين المهام، ومواءمة أعضاء الفريق، وإنجاز المشاريع في الوقت المحدد وضمن الميزانية المخصصة. إحدى الأدوات الأساسية لإدارة المشاريع هي نموذج الجدول الزمني، وهي طريقة مفيدة لتنظيم المهام تسمح للقادة بتحسين وقت موظفيهم.
تشرح هذه المقالة نموذج الجدول الزمني وتغطي أساسيات استخدام هذه الأداة في إدارة المشاريع.
في هذه الصفحة
ما هو نموذج الجدول الزمني
كيفية إنشاء نموذج جدول زمني
فوائد نموذج الجدول الزمني
نموذج الجدول الزمني وجداول المشروع
ملخص
وحدة تطوير المهارات الشخصية للذكاء العاطفي المجانية
طوّر ذكاءك العاطفي وكذلك أعضاء فريقك في دورة وحدة تطوير المهارات الشخصية المجانية هذه!
ما هو نموذج الجدول الزمني
يصور نموذج الجدول الزمني خطة تنفيذ أنشطة المشروع، بما في ذلك المدد الزمنية والتبعيات والمعلومات الأخرى اللازمة لتخطيط الموارد. يمكن استخدام نماذج الجداول الزمنية لأغراض مختلفة، بما في ذلك تخطيط تنفيذ المشروع وتحديد المخاطر والمشاكل المحتملة وتوصيل خطة المشروع إلى أصحاب المصلحة. يمكن أن تساعد نماذج الجدول الزمني أيضًا في إنشاء أدوات جدولة أخرى، مثل جداول المشروع ومخططات جانت.
يمكن اعتبار نموذج الجدول الزمني نسخة مبسطة من المشروع. العديد من المشاريع المؤسسية معقدة، مع تضمين العديد من المهام، ولكل منها تواريخ بدء ومواعيد نهائية وميزانيات خاصة بها، وما إلى ذلك. يسمح إنشاء نموذج المشروع لأصحاب المصلحة بتصور وفهم المشروع بشكل أفضل من خلال تمثيل المهام وعلاقات المهام والمواعيد النهائية وقيود التاريخ والموارد وما إلى ذلك، اللازمة لتطوير مخرجات المشروع.
هل تدرس لامتحان PMP؟
كيفية إنشاء نموذج جدول زمني
يشعر بعض مديري المشاريع أن الطريقة الأكثر فعالية لإنشاء نموذج جدول زمني واستخدامه هي استخدام برامج ذات قدرات تحليل مدمجة، مثل Microsoft Project أو Primavera أو Jira. وتتمثل فائدة إنشاء نموذج الجدول الزمني بهذه الطريقة في أن البرنامج يمكنه أتمتة إنشاء الجدول الزمني النهائي إلى حد كبير، مما يسمح لمديري المشروع بالتركيز على توصيل المسؤوليات مع فريقهم وتسهيل إنجاز المشروع ومهامه اللاحقة.
ومع ذلك، لا يُطلب من مديري المشاريع الاعتماد على البرمجيات لإنشاء الجدول الزمني. إذا كان مدير المشروع يفضل ذلك، فيمكنه بدلاً من ذلك استخدام الطرق اليدوية لبناء نموذج الجدول الزمني، ولكن تجدر الإشارة إلى أن هذا قد يستغرق وقتًا أطول.
تتضمن الخطوات الأساسية في إنشاء نموذج الجدول الزمني ما يلي:
تخطيط إدارة الجدول الزمني: تلخيص الموارد المتاحة للمشروع وقائمة أصحاب المصلحة.
تحديد أنشطة المشروع: إنشاء قائمة بالمهام التي يجب إنجازها لتحقيق أهداف المشروع.
تحديد التبعيات: تحديد المهام التي تعتمد على مهام أخرى لإنجازها.
تقدير مدد المهام وموارد المشروع: حدد جميع الموظفين واحتياجات المقاول من الباطن والأدوات المادية أو الرقمية والمرافق التي سيتطلبها مشروعك. وكجزء من ذلك، حدد مقدار الوقت اللازم لإكمال كل مهمة.
تسلسل أنشطة المشروع: عادةً ما تبدأ المهمة عندما تنتهي المهمة السابقة، ولكن ليس هذا هو الحال دائمًا. فبدلاً من تحديد تواريخ البدء والانتهاء، فإن هذه الخطوة تتعلق بتنظيم الترتيب الذي سيتم به تنفيذ أنشطة المشروع.
إنشاء الجدول الزمني للمشروع: يجب أن يتضمن الجدول الزمني للمشروع تواريخ البدء والانتهاء الرسمية لكل مهمة. وهذا ضروري لمعرفة موعد جدولة العمل وطلب المعدات وتحديد أولويات الموارد.
لا يوجد نهج واحد يناسب الجميع لإنشاء نموذج جدول زمني، حيث تختلف العملية اعتمادًا على البرنامج المستخدم ومتطلبات المشروع المحددة. ومع ذلك، يتضمن إنشاء نموذج جدول زمني بشكل عام إدخال البيانات في البرنامج، مثل أسماء الأنشطة والمدد الزمنية، ثم استخدام هذه البيانات لإنشاء تمثيل بياني لجدول المشروع. وبغض النظر عن الطريقة التي يختار مدير المشروع استخدامها لإنشاء نموذج الجدول الزمني، فإن نموذج الجدول الزمني هو جزء مهم من إنشاء الجدول الزمني النهائي للمشروع.
فوائد نموذج الجدول الزمني
هناك طريقة ممتازة للتفكير في سبب استخدام مديري المشاريع لنموذج الجدول الزمني وهي أن المشروع بأكمله من المرجح أن يسير بسلاسة عندما يتم تنفيذه بشكل جيد. تتمثل الفائدة الأساسية لاستخدام نموذج الجدول الزمني في أنه يمكّنك من رؤية خطة المشروع الأكثر شمولاً والمهام الأساسية اللازمة لإكماله. ويفيد نموذج الجدول الزمني الإدارة العليا، حيث يمنحهم الرؤية التي يحتاجونها لتخصيص الموارد المناسبة للمهام المختلفة وضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.
يكتسب مديرو المشاريع الذين يستخدمون نموذج الجدول الزمني العديد من الفوائد، بما في ذلك:
توفر نماذج الجدول الزمني نظرة عامة عالية المستوى لأنشطة المشروع ومددها وتبعياتها.
يحصل مديرو المشروع على جدول زمني مفصّل للمشروع، وهو أداة مفيدة لتحديد المشاكل والمخاطر المحتملة قبل ظهورها، مثل الجدول الزمني غير الواقعي لمهام محددة.
تحسين الشفافية والتواصل والمساءلة بين فريق المشروع وأصحاب المصلحة.
يمكن لمديري المشاريع تجنب تكليف مرؤوسيهم بالعديد من المهام في وقت واحد، مما يضمن عدم استسلامهم للإرهاق أو المخاطرة بتضييع المواعيد النهائية.
نموذج الجدول الزمني وجداول المشروع
يمثل نموذج الجدول الزمني الخطة الشاملة لتنفيذ أنشطة المشروع، في حين أن الجدول الزمني للمشروع هو الجدول الزمني الفعلي الذي ينتج عن هذه الخطة. بعبارة أخرى، يتم استخدام نموذج الجدول الزمني لإنشاء الجدول الزمني للمشروع. ويتضمن الجدول الزمني للمشروع معلومات إضافية مثل تواريخ بدء المهام الفردية وانتهائها، والموارد المخصصة، والمعالم الرئيسية. وبهذه الطريقة، تخدم نماذج الجدول الزمني وجداول المشروع أغراضًا مختلفة.
يتطور نموذج الجدول الزمني إلى جدول زمني للمشروع بمجرد حصول جميع المهام على تواريخ البدء والانتهاء، ويتم تعيينها لأعضاء الفريق أو البائعين، ويبدأ الفريق في تنفيذ المشروع. وبمجرد بدء العمل، يتم تقديم الجدول الزمني للمشروع بشكل عام على شكل مخطط شريطي أو قائمة أنشطة أو مخطط شبكي، اعتمادًا على تفضيل مدير المشروع.
نظرًا لأن المشاريع غالبًا ما تتطلب موارد كبيرة، لا سيما العمالة، يجب أن تفهم الإدارة كيفية تحسينها. يحدد الجدول الزمني للمشروع التواريخ التي سيعمل فيها كل عضو من أعضاء الفريق على مهمة ما، مما يسمح للقيادة بتخطيط الموارد لكل خطوة.
الملخص
عندما يتعلق الأمر بإنشاء نموذج جدول زمني لمشروع ما، لا توجد طريقة واحدة صحيحة. لكل مشروع احتياجات فريدة من نوعها، ويجب أن يعكس نموذج الجدول الزمني ذلك. يجب أن يكون وسيلة قيّمة لمديري المشاريع وحاملي شهادات اعتماد PMP لتنظيم المشاريع المعقدة في شكل سهل الهضم لتوصيل احتياجات المشروع بنجاح إلى فريقهم. يجب أن يفهم مديرو المشاريع أن الجدولة الفعالة والمنظمة والواقعية أمر أساسي لزيادة احتمالية نجاح المشروع، مما يجعل نموذج الجدول الزمني أداة قيمة لإنجاز المشروع بكفاءة وفعالية.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت