ترتبط القطع الأثرية للمشروع بوثائق المشروع، ولكن ليست كل وثائق المشروع قطع أثرية. بصفتك مدير المشروع، يجب أن تحدد أنت وفريق المشروع الخاص بك تحديد القطع الأثرية اللازمة للمشروع بناءً على احتياجات مشروعك. يوفر معهد إدارة المشاريع (PMI) تعريفًا وأمثلة على القطع الأثرية للمشروع في منشورهم لعام 2021، دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) – الإصدار السابع.
7 أسرار لاجتياز اختبار PMP®
أدوات إدارة المشاريع
يجب أن تكون طريقة إدارة المشروع (أي التنبؤية، أو الرشيقة، أو الهجينة) التي يجب استخدامها لمشروع معين مصممة خصيصًا لدعم نهج التسليم والتسليمات والبيئة التنظيمية لهذا المشروع المحدد على أفضل وجه. كجزء من عملية التصميم لإدارة المشروع، يجب تحديد الأدوات المطلوبة والموصى بها للمشروع. يجب تحديد ما هي القطع الأثرية التي يجب استخدامها للمشروع من قبل مدير المشروع وفريق المشروع كجزء من عمل عملية تخطيط المشروع.
ما هي القطع الأثرية للمشروع في إدارة المشروع؟
في إدارة المشاريع، قطعة أثرية للمشروع هي وثيقة مصممة للحفاظ على توافق عمل المشروع مع متطلبات المشروع وأهداف العمل. يعرّف دليل PMBOK® Guide – الإصدار السابع قطعة أثرية للمشروع على أنها: “قالب أو مستند أو مخرجات أو مخرجات أو نواتج المشروع”. (p. 153). وتشمل سمات القطع الأثرية للمشروع ما يلي:
تم إنشاؤها كجزء من الوثائق العامة للمشروع
مصممة لخصائص المشروع
مرتبطة بإدارة المشروع وليس مخرجات المشروع
تم إنشاؤها من قبل مدير المشروع وفريق المشروع
تخضع للتغيير مع تقدم عمل المشروع
يُشار إليها بالمصنوعات اليدوية و/أو الوثائق و/أو النواتج و/أو النماذج
تتطلب تحديثاً رسمياً
من المهم ملاحظة أن القطع الأثرية للمشروع ليست مخرجات أو نواتج. فهي تدخل في نطاق عمل إدارة المشروع، وليست مخرجات ناتجة عن المشروع. قد تكون بعض المستندات مخرجات.
متى تكون المستندات أيضًا من نواتج المشروع؟
ليس كل مستند تم إنشاؤه أو استخدامه خلال المشروع هو قطعة أثرية للمشروع. تذكر أن الأداة مرتبطة بإدارة المشروع. على سبيل المثال، خطة إدارة الاتصالات هي قطعة أثرية. فهي تساهم في الإدارة الشاملة لعمل المشروع. أما الدليل الفني الذي تم إنشاؤه للأداة التي تم تطويرها كجزء من المشروع فهو توثيق. ومع ذلك، فهو مشروع قابل للتسليم، وليس قطعة أثرية للمشروع، لأنه ليس جزءًا من إدارة المشروع.
يوفر دليل PMBOK® Guide قائمة بأدوات المشروع لمديري المشاريع لاستخدامها في جميع أنواع إدارة المشروع. ومع ذلك، لا ينبغي أن يُنظر إليها على أنها قائمة مرجعية محدودة، وسيكون للمنهجيات المختلفة أدوات مختلفة. على سبيل المثال، سيكون للمشروع الرشيق أدوات مثل تراكم المنتجات. أما المشروع الذي يستخدم نهجاً قائماً على الخطة أو نهج الشلال فسيكون له أدوات مثل خطة إدارة التغيير.
هل تدرس لامتحان PMP؟
ما هي أمثلة على الأعمال الفنية لإدارة المشروع؟
وفقاً لدليل PMBOK® Guide – الإصدار السابع، فيما يلي قائمة بأنواع الأعمال الفنية للمشروع وأمثلة عليها:
القطع الأثرية الاستراتيجية |حالة العمل، ميثاق المشروع، خارطة الطريق
السجلات والسجلات |سجل التغيير، سجل التراكم، سجل المشكلات، سجل المخاطر
الخطط | خطة إدارة الاتصالات، خطة إدارة التكلفة، خطة الإصدار، خطة إدارة الموارد
مخططات التسلسل الهرمي | هيكل تقسيم المنتج، هيكل تقسيم العمل، هيكل تقسيم العمل، هيكل تقسيم المخاطر
خطوط الأساس | الميزانية، خط الأساس لقياس الأداء، الجدول الزمني للمشروع، خط الأساس للنطاق
البيانات والمعلومات المرئية | مخطط التقارب | مخطط التقارب، مخطط التقارب/مخطط الاحتراق، مخطط جانت، الرسم البياني، الرسم البياني، مخطط المعلومات
التقارير | تقرير الجودة، تقرير المخاطر، تقرير الحالة
الاتفاقيات والعقود | عقود السعر الثابت، عقود قابلة للسداد، عقود قابلة للسداد، عقود الوقت والمواد
القطع الأثرية الأخرى | قائمة الأنشطة، المقاييس، تقويم المشروع، وثائق المتطلبات
يجب أن يكون لدى الشركات معايير للمعلومات التي يتم تضمينها في كل قطعة أثرية للمشروع لضمان الاتساق عبر محفظة المؤسسة. قد يكون لمديري المشاريع أفضل ممارساتهم الخاصة فيما يتعلق بكمية المعلومات التي يجب تضمينها في كل قطعة أثرية بناءً على الدروس المستفادة و/أو خبرتهم في إدارة المشروع.
أدوات المشروع حسب المرحلة
نظرًا لأن القطع الأثرية للمشروع هي جزء من إدارة المشروع، وليست مخرجات، فإنها تتبع التسلسل القياسي لمرحلة المشروع. قد توفر مكاتب إدارة المشاريع المؤسسية (EPMO) أو الإدارة المركزية للمشروع داخل المؤسسة قوالب ومعايير لأكثر الأدوات المستخدمة شيوعًا. ومع ذلك، فإن المعلومات الموثقة داخل تلك القوالب ستكون محددة ومخصصة لكل مشروع.
على سبيل المثال، قد تكون هنا بعض القطع الأثرية الموجودة عند إدارة مشروع تنبؤي:
المرحلة التأسيسية
مقترح المشروع
مرحلة البدء
ميثاق المشروع مع وصف المشروع، وتعريف النطاق، وتعريف الدور/المسؤولية
وصف أدوار الفريق
مرحلة التخطيط
خطة التواصل
المتطلبات عالية المستوى
الجدول الزمني للمشروع
تحليل أصحاب المصلحة في المشروع
هيكل تقسيم العمل (WBS)
مرحلة التحكم والمراقبة والتنفيذ، مرحلة التحكم والمراقبة والتنفيذ
مصنف تتبع عناصر العمل
سجل القرارات
سجل المشكلات
نموذج طلب تغيير المشروع
سجل طلب تغيير المشروع
تقرير حالة المشروع
جدول أعمال اجتماع الحالة
مرحلة الإغلاق
خطة الإغلاق/المرحلة الانتقالية
قد يكون لدى بعض المؤسسات أسماء مختلفة لكل مرحلة من مراحل المشروع. ومع ذلك، ستكون أدوات المشروع الموصى بها لتلك الخطوة في العملية هي نفسها بشكل عام بغض النظر عن اسم المرحلة. بالإضافة إلى ذلك، اعتمادًا على بيئة العمل، ستكون بعض أدوات المشروع مطلوبة لجميع المشاريع، والبعض الآخر موصى به فقط لمشاريع محددة.
من الضروري أن يعرف مدير المشروع قبل بدء المشروع ما هي نماذج القطع الأثرية المتوفرة وما هي القطع الأثرية المطلوبة لمنع حدوث مشكلات بمجرد بدء المشروع.
ما أهمية القطع الأثرية لإدارة المشروع؟
تعتبر القطع الأثرية للمشروع وسيلة لزيادة كفاءة إدارة المشروع. تضمن القطع الأثرية للمشروع … أن يعمل المشروع ضمن ميزانيته المحددة وتسمح بفهم مشترك لغرضه وأهدافه وتفاصيله. يساعد استخدام القطع الأثرية للمشروع الفريق في الحفاظ على تركيزهم (أي الوقت والمال) على عمل المشروع الفعلي لأن معايير المشروع المعتمدة (النطاق والميزانية والجدول الزمني والموارد والتغييرات ومسؤوليات الأدوار وما إلى ذلك) يمكن الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة.
الوجبات الجاهزة
يعمل مدير المشروع وفريق المشروع معًا لتحديد الأدوات اللازمة للمشروع. يوفر دليل PMBOK® Guide – الإصدار السابع قائمة بالأعمال الفنية للمشروع وأمثلة يمكن تطبيقها على أي مشروع تقريبًا: القطع الأثرية الاستراتيجية والسجلات والسجلات والسجلات والخطط ومخططات التسلسل الهرمي وخطوط الأساس والبيانات والمعلومات المرئية والتقارير والاتفاقيات والعقود والقطع الأثرية الأخرى. في حين أن القطع الأثرية الفردية للمشروع يجب أن تكون مصممة خصيصًا لنهج إدارة المشروع المحدد للمشروع ومخرجاته، إلا أنها تتناسب دائمًا مع الإدارة الفعلية للمشروع، وليس مخرجات المشروع. ليست كل مستندات المشروع عبارة عن قطع أثرية للمشروع، ولكن جميع القطع الأثرية للمشروع ستتيح عمليات إدارة المشروع الفعالة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
