يجب على مدير المشروع استخدام عملية تطوير الجدول الزمني التي وصفها معهد إدارة المشاريع (PMI) لإنشاء جدول زمني للمشروع. إنها عملية تساعد على تحديد المهام التي يجب إكمالها، والموارد اللازمة لتلك المهام، والجدول الزمني العام للمشروع. يعد تطوير الجدول الزمني للمشروع أمرًا ضروريًا لإدارة المشروع لأنه يساعد على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.
في هذه الصفحة:
عملية تطوير الجدول الزمني لإدارة المشروع
ما هو تطوير الجدول الزمني PMP؟
عملية تطوير الجدول الزمني PMP
متى تستخدم عملية تطوير الجدول الزمني
المدخلات المطلوبة لعملية تطوير الجدول الزمني
نصائح لإنشاء جدول زمني للمشروع
ماذا يحدث بعد وضع الجدول الزمني؟
ملخص
عملية تطوير الجدول الزمني لإدارة المشاريع
دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (دليل PMBOK®) هو المنشور الرئيسي لمعهد إدارة المشاريع. يشتمل دليل PMBOK® Guide – الإصدار السادس على عملية التخطيط: التعريف والمدخلات والمخرجات، والتي تحدد عملية تطوير الجدول الزمني.
يعد دليل PMBOK® Guide – الإصدار السادس أحد موارد معهد إدارة المشاريع (PMI) العديدة التي يمكن أن تساعد مديري المشاريع على فهم مفهوم الجدولة، وهو أحد أهم مجالات إدارة المشاريع.
ما هي عملية تطوير الجدول الزمني PMP؟
عملية تطوير الجدول الزمني هي أحد المجالات التي قد تخضع فيها للاختبار عند خضوعك لامتحان شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)®، وهي أيضاً من معهد إدارة المشاريع. وللحصول على شهادة PMP®، وبغض النظر عن نهج إدارة المشروع الخاص بك، فإنك تحتاج إلى فهم عميق لإدارة الجدول الزمني ومفهوم الجدولة الشامل وعملية تطوير الجدول الزمني.
إن عملية تطوير الجدول الزمني، والتي تسمى بشكل غير رسمي “تطوير الجدول الزمني PMP”، هي عندما يقوم مدير المشروع، بمساعدة فريق العمل، بإنشاء الجدول الزمني للمشروع. من خلال تطوير الجدول الزمني للمشروع، يمكن لمدير المشروع:
تحديد المسار الحرج (تسلسل الأنشطة المطلوبة للوصول إلى أهداف المشروع),
توثيق بداية المشروع وتوقفه
تحديد مدد الأنشطة
تُعد مدخلات ومخرجات عملية تطوير الجدول الزمني جزءًا من مقتنيات المشروع ووثائقه. لذلك، يمكن أن يتضمن اختبار شهادة PMP أسئلة تتعلق بأي جانب من جوانب عملية تطوير الجدول الزمني.
عملية تطوير الجدول الزمني PMP
يمكن أن تساعد عملية تطوير الجدول الزمني في تحديد أي مشاكل محتملة يمكن أن تحدث أثناء المشروع والمساعدة في إيجاد حلول لها. بالإضافة إلى ذلك، فإن وجود جدول زمني يمكن أن يساعد على إبقاء تكاليف المشروع تحت السيطرة من خلال ضمان إنجاز جميع المهام في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
هل تدرس لامتحان PMP؟
متى تستخدم عملية تطوير الجدول الزمني
لا تحتاج إلى الحصول على شهادة PMP لتعرف أن الجداول الزمنية للمشروع يمكن أن تتغير خلال المشروع. ومع ذلك، فإن حصولك على شهادة PMP سيساعدك على الاستعداد لحساب التغييرات والتكيف معها، بحيث يكون الجدول الزمني دقيقًا ويدعم عملية اتخاذ القرار في المشروع.
يجب أن تتم عملية تطوير الجدول الزمني في وقت مبكر من المشروع، أثناء عملية التخطيط، للمساعدة في إبلاغ تقديرات الميزانية المتأثرة بالجدول الزمني للمشروع. من الضروري أيضًا فهم أن الجدول الزمني للمشروع ليس شيئًا تقوم بإنشائه كوثيقة ثابتة غير قابلة للتغيير. فقد يتغير الجدول الزمني للمشروع، مع الحصول على الموافقات المناسبة، مع تقدم المشروع. يجب أن يعرف مدير المشروع الحاصل على شهادة PMP أن التغييرات في مدة النشاط يجب أن تنعكس وتتبعها من خلال الجدول الزمني للمشروع.
على سبيل المثال، لنفترض أن نشاطًا مهمًا يُقدّر أن يستغرق ثلاثة أيام عمل، ولكن يستغرق إكماله عشرة أيام عمل. في هذه الحالة، يجب على مدير المشروع تكرار عملية تطوير الجدول الزمني لإجراء تحديثات تعكس وقت النشاط الفعلي المستخدم. تتأثر تبعيات النشاط والمخرجات بالوقت الممدد أو المتأخر للنشاط الحرج، لذا فإن عملية تطوير الجدول الزمني هي مفهوم أساسي لإدارة المشروع.
لإجراء عملية إدارة الجدول الزمني للمشروع باستخدام الإجراءات القياسية لمعهد إدارة المشاريع (والتي يجب أن يعرفها مدير المشروع الحاصل على شهادة PMP)، أكمل عمليات تخطيط المشروع التقليدية هذه
تخطيط إدارة الجدول الزمني (إنشاء خطة لكيفية إدارة الجدول الزمني)
تحديد الأنشطة (بما في ذلك النطاق)
تسلسل الأنشطة (بأي ترتيب يجب أن تحدث الأنشطة وأيها يعتمد على الآخر)
تقدير مدد الأنشطة (المدة من البداية إلى النهاية لكل نشاط)
وضع الجدول الزمني (سرد الأنشطة المتسلسلة، مع تحديد مددها والموارد المطلوبة)
يمكن أن تتضمن أسئلة اختبار شهادة PMP سيناريوهات الجدولة التي تقيّم قدرتك على تحديد أفضل خطوة تالية عند عرض جانب أو أكثر من جوانب عملية تطوير الجدول الزمني. لذا تأكد من قضاء بعض الوقت في فهم عملية تطوير الجدول الزمني في أعمال التحضير لاختبار شهادة PMP.
المدخلات المطلوبة لعملية تطوير الجدول الزمني
سيكون لتعقيد المشروع تأثير مباشر على عدد المدخلات المطلوبة. بشكل عام، تذكر منشورات معهد إدارة المشاريع أن عملية تطوير الجدول الزمني تتطلب المدخلات التالية
معلومات المشروع
خطة المشروع
بيان نطاق المشروع
معلومات النشاط
قائمة الأنشطة
سمات النشاط
تقديرات مدة النشاط
متطلبات موارد النشاط
العوامل البيئية المؤسسية
أصول العمليات المؤسسية
مخططات شبكة الجدول الزمني للمشروع
التقويمات
تقويم الشركة
تقويمات الموارد
القائمة أعلاه ليست شاملة، كما أنها ليست قائمة مرجعية تنطبق على كل مشروع في كل شركة. ومع ذلك، فإن إكمال الدراسات المطلوبة للحصول على شهادة PMP سيساعدك على اكتساب الرؤية اللازمة لضبط الجدول الزمني للمشروع وإجراء عملية وضع الجدول الزمني.
نصائح لإنشاء جدول زمني للمشروع
إن إنشاء جدول زمني للمشروع ليس بالمهمة السهلة، حتى بالنسبة لشخص حاصل على شهادة PMP، ويعتمد ذلك على نطاق المشروع ومدى تعقيده. استخدم هذه النصائح لتحسين نجاحك في عملية وضع الجدول الزمني:
كن واقعيًا بشأن الجدول الزمني للمشروع. من الضروري أن تكون واقعيًا بشأن المدة التي ستستغرقها كل مهمة ومقدار الوقت المتاح لك لإكمال المشروع للحصول على جدول زمني دقيق.
قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل في الجدول الزمني للمشروع. كلما زادت المعلومات التي يمكنك تضمينها، كان من الأسهل تتبع التقدم المحرز وتحديد المشاكل المحتملة.
قم بتحديث الجدول الزمني بانتظام. سيساعد النهج التكراري لتحديثات الجدول الزمني على ضمان أن الجميع على نفس الصفحة وأن المشروع لا يزال على المسار الصحيح.
قم بإبلاغ الجدول الزمني لجميع أصحاب المصلحة وقم بذلك بشكل متكرر! سيساعد التواصل المستمر على ضمان معرفة الجميع بما يحدث ومتى يحدث.
ويشمل التواصل بشأن الجدول الزمني تشجيع الفريق على إبلاغ التغييرات التي تطرأ على الأنشطة بحيث يمكنك، بصفتك مدير المشروع، الحصول على الموافقة على تحديثات الجدول الزمني للمشروع وإجراء التحديثات اللازمة بناءً على خطة إدارة الجدول الزمني. بالإضافة إلى ذلك، باتباع أفضل ممارسات معهد إدارة المشاريع كما هو موضح في اختبار شهادة PMP، يجب على مدير المشروع تقديم تقدم الجدول الزمني والتحديثات بانتظام إلى فريق المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
ماذا يحدث بعد وضع الجدول الزمني؟
بمجرد الانتهاء من العمل المطلوب في عملية تطوير الجدول الزمني، انتقل إلى الجزء التالي من عملية إدارة الجدول الزمني: تعيين المهام لأعضاء الفريق، وتحديد المواعيد النهائية، وتخصيص الموارد. بمجرد وضع الجدول الزمني، من الضروري مراقبته عن كثب لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح. في حالة حدوث أي مشاكل، يجب على مدير المشروع العمل مع الفريق وأي هيئات إدارية لتعديل الجدول الزمني لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
الملخص
للتحضير لامتحان شهادة PMP القادم أو كجزء من التطوير المستمر للمهارات للحفاظ على شهادة PMP الخاصة بك، تحتاج إلى معرفة كيفية إنشاء الجدول الزمني للمشروع باستخدام عملية تطوير الجدول الزمني. تتناسب المدخلات والمخرجات من العملية مع النهج العام لإدارة المشروع.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت
