مع تزايد المنافسة والنضال من أجل أن تكون الأفضل في السوق ، لا أحد يستطيع أن يرتكب خطأ عندما يتعلق الأمر بالعملاء واحتياجاتهم. لكن لسوء الحظ ، فإن معظم المحترفين لا يعرفون حتى ما يفعلونه بشكل خاطئ ، وبالتالي يبدأ العملاء في البحث عن شريك أكثر جدارة بالثقة. بدون إدارة تتغاضى عن عمليات المشروع والبرنامج والمحافظ ، يكون من الصعب مواكبة توقعات العملاء أو العملاء أو الرعاة أو أي شخص مهتم بمشروعك. دعونا نلقي نظرة على سبب فشل المبادرات في الغالب: الآن ، كما يمكن رؤيته ، هناك فرق شاسع بين ما طلبه العميل وما حصل عليه. بعض العوامل الأخرى مثل عدم شرح العميل لها بشكل صحيح ، وعدم فهم قائد الفريق لها بشكل صحيح ، وما إلى ذلك ، يمكن أن تؤدي أيضًا إلى هذا الاختلاف. يمكن أن يحدث بسبب سوء الإدارة وسوء التواصل بين العميل والفريق. لا يمكن أن تساعدك الرؤية المتعمقة حول إدارة المشروع والبرنامج والمحافظ في التغلب على هذه المشكلة فحسب ، بل ستسمح لك أيضًا بتحقيق التميز في مساعيك الخاصة.
كما ناقشنا بالفعل ، يتم تعريف المشروع على أنه مسعى مؤقت يتم إجراؤه لإنشاء منتج أو خدمة أو نتيجة فريدة. على عكس البرنامج والمحفظة ، فإن إدارة المشروع هي مهمة واحدة ؛ مجموعة من المهام التي تهدف إلى تقديم منتج أو خدمة أو ميزة معينة في جدول زمني معين. يقودها مديرو المشروع المسؤولون عن التحكم في جودة المنتج ومراقبتها ومعرفة ما إذا كان يتم العمل عليه وتسليمه ضمن القيود المخصصة وما إذا كان يتماشى مع المعايير المحددة. تشكل المشاريع الفردية أساس المبادرة بأكملها ، لذلك من الأهمية بمكان الانتباه إليها.
فيما يلي بعض النصائح لإدارة المشروع بنجاح:
فهم وشرح نطاق المشروع بوضوح. من الضروري أن تعرف بالضبط ما تعمل عليه وما هو متوقع منك. تواصل كثيرا. سيساعد أعضاء فريقك على فهم المشروع بوضوح وستكون دائمًا بمثابة مدير تفاعلي ودود نقطة إيجابية. حدد الأهداف مع الأخذ في الاعتبار الوقت والتكلفة والموارد المتاحة. لن يؤدي تحديد هدف غير واقعي إلى الضغط على الأعضاء فحسب ، بل سيؤدي أيضًا إلى إعاقة جودة المنتج أيضًا. وزع الأدوار والمسؤوليات بعناية. تعرف على أعضاء فريقك وقم بتعيين المهام التي تحقق لهم أفضل النتائج.
وفقًا لـ PMBOK® ، فإن إدارة البرنامج هي تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على برنامج ما من أجل تلبية متطلبات البرنامج والحصول على الفوائد والتحكم غير المتاح من خلال إدارة المشاريع بشكل فردي. ينسق مشاريعه ومكوناته البرنامجية ويراقب الترابط لتحقيق الفوائد المحددة. تهدف إدارة البرنامج إلى تحسين استخدام الموارد وتقليل أو تقليل القيود. يمكنك طرح السؤال "بعد إدارة المشروع ، ما فائدة إدارة البرنامج؟" والإجابة هي أن إدارة المشاريع والبرامج لها وظائف وأهداف مختلفة. تؤكد إدارة البرنامج على الترابط بين المشروع وتساعد على تحديد النهج الأمثل لإدارتها. بعضها مذكور أدناه: يساعد على التحكم في التكلفة. يجعلك تفهم المخاطر في سياق أوسع. يحدد الاتجاهات الاستراتيجية والتنظيمية التي تساعد في أهداف المبادرة. عندما يتم التخطيط لمشروع ، لا يسير التنفيذ كما هو مخطط له بالضبط. لذلك ، يتم سد الفجوات بين الاستراتيجيات والمشاريع في إدارة البرنامج. استخدام أفضل للموارد من خلال تكامل المشاريع. يقلل من قيود الموارد والصراعات التي تؤثر على مشاريع متعددة في البرنامج. يقوم بحل المشكلات وتغيير الإدارة داخل هيكل حوكمة مشترك.
إدارة المشروع هي المستوى الأولي للمبادرة حيث يتم اتخاذ قرارات صغيرة ، كما أن الإستراتيجية ليست واضحة تمامًا. في المستوى التالي ، تتم الإجابة على إدارة البرنامج والاستفسارات والأسئلة التي نشأت في المشاريع ويتم تحديد الاستراتيجية بشكل أكثر وضوحًا. إدارة المحافظ هي المستوى الأخير حيث يتم اتخاذ جميع القرارات الحاسمة. من إدارة المشروع إلى إدارة المحافظ ، يصبح النطاق والأهداف أوسع وأكثر شمولاً. كما أن معايير النجاح لكل مستوى مختلفة. بالنسبة للمشاريع ، يتم الانتهاء منها في الوقت المحدد ، في حدود الميزانية وجودة المنتج ؛ بالنسبة للبرامج ، هو مدى تحقيقها للهدف المتوقع ؛ وبالنسبة للمحافظ فهو الأداء الجماعي لعناصره المختلفة ومخرجات المبادرة بأكملها.
