إنشاء تقدير المدى للمشاريع | تقدير المدى | تقدير المدى

هل تعلم أنك تستخدم التقديرات المتدرجة طوال الوقت؟ قد يكون ذلك بحساب المدة التي ستستغرقها لإعداد العشاء، أو كم ستكلفك تكلفة طلب الطعام من الخارج، أو كم ستستغرق القيادة إلى منزل أحد الأصدقاء. في كل مثال من هذه الأمثلة، أنت تضع في اعتبارك جميع المتغيرات وتقوم بتخمين مدروس بناءً على خبرتك وفهمك للسيناريو.
بصفتك مدير مشروع، ربما يكون إنشاء تقدير المدى لمشاريعك أحد أول الأشياء التي تقوم بها أثناء أي جهد لإدارة المشروع. إنها عملية ضرورية لتحديد الميزانية الإجمالية للمشروع، والتي بدورها يمكن أن تقرر ما إذا كانت الميزانية الإجمالية للمشروع واقعية أم لا.
في هذه الصفحة
ما هو تقدير المدى؟
فوائد تقدير المدى في إدارة المشاريع
مزالق تقدير المدى في إدارة المشاريع
صيغة تقدير المدى
كيفية استخدام تقدير المدى
مثال على تقدير المدى
ملخص
ما هو تقدير المدى؟
تقدير المدى هو أسلوب يتيح لك حساب عدم اليقين والتباين المتأصل في عمل المشروع. باستخدام تقدير النطاق، يمكنك إنشاء تقدير مشروع معدّل حسب المخاطر. ببساطة، تقدير النطاق هو تقدير كمي للتباين المتوقع في التقدير.
تعد تقديرات النطاق مهمة لأن الدقة المطلوبة لأي توقعات للتكلفة تختلف في نقاط مختلفة في دورة حياة المشروع. ونظراً لأن التقديرات الأكثر دقة تحتاج إلى تحليل أكثر تفصيلاً، فإن التقديرات المبكرة المستخدمة لبدء المشروع تكون أقل تفصيلاً ويفترض أن يكون لها تباين أكبر. أما الحسابات اللاحقة المستخدمة لمراقبة ومراقبة تنفيذ المشروع فهي عبارة عن تحليل أكثر تفصيلاً يتم إجراؤه بعد التخطيط التفصيلي، ويكون التباين المتوقع فيها أقل بكثير.
المدخلات:
نهج تقدير المشروع
معلومات التقدير
المقدرون
العوامل البيئية المؤسسية
أصول العمليات المؤسسية
الأنشطة
استخدام التقنيات المماثلة
التقنيات البارامترية
التقنيات التصاعدية
المخرجات
التقديرات المكتملة
أساس التقديرات
تتضمن تقديرات المدى الثلاثة لإدارة المشروع ما يلي:
الترتيب التقريبي للحجم: (تتراوح الدقة من -25% إلى + 75%)
الترتيب التقريبي للحجم (ROM) هو أسلوب يُستخدم في إدارة المشاريع لتقدير التكلفة والجهد والمدة الزمنية لمشروع أو مهمة أو نشاط. يتم استخدامه عادةً في المراحل المبكرة من المشروع عندما تكون هناك معلومات محدودة متاحة والحاجة إلى تقدير سريع للجدوى والتكاليف المحتملة للمشروع.
تقدير الميزانية: (تتراوح الدقة من -10% إلى +25%)
تقدير الميزانية، أو تقدير التكلفة، هو الموارد المالية المتوقعة المطلوبة لإكمال المشروع ضمن نطاق محدد.
التقدير النهائي/التقدير التحكمي (تتراوح الدقة من -5% إلى +10%)
بينما يُستخدم التقدير النهائي في مرحلة مبكرة من المشروع عندما يكون هناك نقص في المعلومات المؤكدة فيما يتعلق بالتكلفة، يُستخدم التقدير النهائي بعد تخطيط المشروع بالتفصيل وتوفر معلومات كافية لوضع تقدير موثوق للعمل.
هل تدرس لامتحان PMP؟
فوائد تقدير المدى في إدارة المشاريع
تكمن فائدة استخدام تقدير المدى في تحقيق التوازن بين الحاجة إلى الدقة والجهد المطلوب لتحقيق تقدير مناسب لمرحلة معينة من دورة حياة المشروع. يتيح تقدير المدى إمكانية تحديد النتائج المحتملة، بما في ذلك أفضل السيناريوهات وأكثرها احتمالاً وأسوأ السيناريوهات. يسمح لك التعرف على المخاطر المحتملة وأوجه عدم اليقين التي ينطوي عليها المشروع بالتخطيط وإعداد حالات الطوارئ وفقًا لذلك.
من خلال إعطاء مديري المشروع فكرة عن النتائج والمخاطر المحتملة للمشروع، يساعد تقدير النطاق أيضًا مديري المشروع على التواصل بشكل أفضل مع أصحاب المصلحة في المشروع. كما أن القدرة على وضع توقعات واقعية فيما يتعلق بنتائج المشروع أمر مهم للغاية لتطوير الثقة وتحسين التعاون بين الطرفين.
عيوب تقدير المدى في إدارة المشاريع
يكمن المأزق في استخدام تقدير المدى في حقيقة أن بعض أصحاب المصلحة يفشلون في فهم عدم اليقين المتأصل في تقدير التكلفة الأولية. وكما هو الحال في وضع الجدول الزمني للمشروع، غالبًا ما يتم تقدير تكلفة المشروع في البداية دون تفصيل مفصل للعمل الذي ينطوي عليه المشروع. ومع ذلك، يتوقع بعض أصحاب المصلحة أن تؤتي هذه التقديرات الأولية ثمارها، وهو افتراض غير مؤكد إلى حد كبير يقوم به العديد من صانعي القرار في بعض الأحيان.
هناك خطر آخر لاستخدام تقدير المدى وهو أن الحكم الشخصي لمدير المشروع يمكن أن يتدخل في التقدير. إذا تأثر التقدير بالتحيزات أو الافتراضات الفردية، فقد يتسبب ذلك في توقعات غير واقعية أو تأخيرات غير متوقعة أو تأخيرات غير متوقعة، أو فوات المواعيد النهائية، أو تجاوزات في التكلفة، وبالتالي عدم رضا أصحاب المصلحة.
صيغة لتقدير المدى
لا توجد معادلات لتقدير المدى؛ بل هناك قواعد إرشادية لمعهد إدارة المشاريع (الاستدلال) فيما يتعلق بالدقة و/أو التباين المتوقع في التقدير. بالنسبة لأولئك الذين يخططون للتقدم لامتحان PMP، من المحتمل أن تكون هناك أسئلة حول تقديرات المدى، ولكن مجرد معرفة تقديرات المدى الثلاثة المذكورة سابقًا ستمكنك من الإجابة على هذه الأسئلة بنجاح. لا توجد صيغ، لذا لا توجد عمليات حسابية. بعض أسئلة امتحان PMP هي مجرد حفظ بسيط، كما هو الحال مع موضوع تقدير المدى.
كيفية استخدام تقدير المدى
غالباً ما يستخدم مديرو المشاريع أسلوب التقدير ثلاثي النقاط الذي يتطلب حساب ثلاث مدد مختلفة للمهمة أو المشروع. وتشمل هذه السيناريوهات السيناريو الأفضل، والسيناريو الأسوأ، والتقدير الأكثر احتمالاً. وهذا التقدير الأخير هو ما يعتبره مدير المشروع الأكثر احتمالاً للحدوث بناءً على خبرته المهنية وحكم الخبراء والبيانات الأخرى المتاحة.
وبمجرد تحديد التقديرات الثلاثة، يمكن لمديري المشاريع استخدام طرق إحصائية مثل صيغة بيرت (تقنية تقييم ومراجعة البرنامج) لحساب المدة المتوقعة ونطاق المدد المحتملة للمهمة أو المشروع.
مثال على تقدير المدى
تعد الأمثلة الواقعية طريقة رائعة لفهم مفاهيم إدارة المشاريع، خاصة إذا لم تكن قد استخدمتها من قبل. لقد قدمنا مثالاً على استخدام تقدير النطاق أدناه:
طلب راعي المشروع من مدير المشروع المشاركة في إنشاء حالة عمل موجزة حول مشروع مقترح. يلقي مدير المشروع نظرة عالية المستوى على متطلبات المشروع، وربما ينظر إلى مشروع مماثل في الماضي، ويقدم تقديرًا تقريبيًا لتكاليف المشروع.
وفي مرحلة لاحقة من المشروع نفسه، يرغب راعي المشروع في الحصول على تقدير أكثر تفصيلاً لتكاليف المشروع لتحديد ما إذا كان سيتم المضي قدماً في المشروع أم لا. يتحدث مدير المشروع مع الخبراء المتخصصين لإنشاء قائمة مفصلة بالمتطلبات ونطاق العمل الذي يمثله. ثم يعمل مدير المشروع مع الموارد التي ستنفذ تلك الأنشطة لتحديد متطلبات الموارد ومتطلبات الجودة ومخصصات الموارد وما إلى ذلك لإنشاء تقدير مفصل للتكاليف التي سيحاول المشروع الالتزام بها.
الملخص
يعد تقدير النطاق أسلوبًا مهمًا لتقدير الوقت والموارد المطلوبة لمشروع أو مهمة ما بدقة. من خلال تقدير نطاق من النتائج المحتملة، يمكن لمديري المشاريع تخطيط وتخصيص الموارد بشكل أفضل، وإدارة توقعات أصحاب المصلحة، وتقليل المخاطر المرتبطة بالتقديرات غير الدقيقة أو المفرطة في التفاؤل.
عندما يعتمد مديرو المشاريع على تقدير واحد وثابت، فإنهم يخاطرون بالتقليل من تقدير الوقت والموارد المطلوبة لمهمة ما، مما يؤدي إلى عدم الالتزام بالمواعيد النهائية وتجاوز الميزانية وفشل المشروع.
بشكل عام، يعد تقدير النطاق أسلوبًا قيّمًا يجب على مديري المشاريع إتقانه. فهو يتيح لهم التخطيط بشكل أفضل وتنفيذ المشاريع، وإدارة المخاطر والشكوك، والتواصل بشكل أكثر فعالية مع أصحاب المصلحة.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت