فهم الترابطية في مشروعك وإدارتها

تعرّف على الترابطات والتبعيات في المشروع لتحسين جهودك في إدارة المخاطر وضمان تحقيق أهداف مشروعك بشكل أفضل.
في هذه الصفحة
الاعتماد المتبادل والتبعيات في إدارة المشاريع
ما هي الاعتماد المتبادل للمشروع؟
أنواع التبعيات المتبادلة للمشروع
أمثلة على الاعتماد المتبادل للمشروع
ما هي تبعية المشروع؟
أنواع التبعيات في المشروع
أمثلة على التبعيات في المشروع
فوائد إدارة التبعيات والتبعيات المتبادلة للمشروعات
كيفية إدارة التبعيات والتبعيات المترابطة للمشروع
ملخص

الاعتماد المتبادل والتبعيات في إدارة المشاريع
يبدأ فهم التبعيات والتبعيات في المشروع بمعرفة الفرق بينها وبين تبعية المشروع. تكون تبعية المشروع ضمن بيئة مشروع فردي، في حين أن الاعتماد المتبادل يكون عبر مشاريع متعددة. يعد تحديد الاعتماد المتبادل والتبعية في المشروع والإشراف عليه جزءًا من إدارة المخاطر وإدارة المشروع.
على مستوى التبعية للمشروع، عندما يقوم مدير المشروع بتخطيط الجدول الزمني للمشروع، يجب عليه تحديد المواضع التي تعتمد فيها كل مهمة على مهمة أخرى لمراقبة الحالات التي يمكن أن تؤثر فيها حالة إحدى المهام بشكل مباشر على مهمة أخرى.
على سبيل المثال، لنفترض أن إصدار التقرير السنوي للشركة لحاملي الأسهم يعتمد على موافقة الرئيس التنفيذي على التقرير النهائي. لا يمكن إصدار التقرير إلا بهذا النوع المحدد من الموافقة التنفيذية. يتأثر الجدول الزمني الإجمالي للمشروع إذا تأخرت الموافقة بسبب جدول سفر الرئيس التنفيذي. في هذا المشروع، يعتبر تأمين مهمة موافقة الرئيس التنفيذي مهمة تبعية.
من المحتمل أن يكون لمدير المشروع تبعيات متعددة داخل مشروع معين. تساعد معرفة هذه التبعيات المختلفة في اتخاذ القرارات الفعالة في الوقت المناسب والتي يمكن أن تحافظ على المشروع في الوقت المحدد وضمن الميزانية والجدول الزمني بشكل أفضل.
المفهوم نفسه لحالة شيء ما له علاقة مباشرة بحالة شيء آخر ضمن التبعيات المتبادلة للمشروع. البرامج عبارة عن مجموعات من المشاريع. تحتوي البرامج على مشاريع ذات موارد وعمليات ومهام ترتبط عبر مشاريع متعددة؛ وهذه الروابط هي الترابطات المتبادلة بين المشاريع. وبسبب أي ترابط مشترك بين المشاريع ضمن البرنامج، فإن أي مورد أو عملية أو مهمة مشتركة تشكل خطراً محتملاً على كل مشروع ضمن البرنامج وعلى البرنامج نفسه. يحتاج مدير المشروع إلى معرفة متى يمكن أن تتقدم العملية أو المهمة داخل المشروع. ويحتاج مدير البرنامج إلى معرفة التأثير الذي قد يكون لتقدم العملية أو المهمة على مستوى الاعتماد المتبادل للمشاريع الأخرى كجزء من إدارة المخاطر المشتركة عبر جميع المشاريع. يجب على مدير المشروع تضمين مدخلات من فريق المشروع للإبلاغ عن قرار الانطلاق/عدم الانطلاق ومشاركة منطق العمل مع مدير البرنامج.
يجب أن يكون مدير البرنامج الذي يشرف على المشاريع ذات الصلة لتحقيق الأهداف التنظيمية على علم بالترابط بين كل مشروع لتحقيق أقصى قدر من النتائج الشاملة. يُطلق على إدارة الترابطات المتبادلة بين المشاريع وتخطيطها اسم إدارة الاعتمادية.
ما هو الاعتماد المتبادل للمشروع؟
الاعتماد المتبادل للمشروع هو عندما يكون للعمل داخل أحد المشاريع القدرة على التأثير على عمل مشروع آخر. وعادةً ما تشير الاعتمادات المتبادلة للمشروع إلى الأمور التي تنتقل عبر مشاريع متعددة متصلة ضمن برنامج أو محفظة. ونتيجة لذلك، يكون هناك اعتماد متبادل بين المشاريع ومخاطر مشتركة. يكون مدير البرنامج مسؤولاً عن الحصول على مدخلات من كل مدير مشروع لتحديد الترابطات المتبادلة وإدارتها.
أنواع الترابط بين المشاريع
يجب أن يعمل مدير المشروع وفريق المشروع معًا لتحديد كل ترابط بين المشاريع وداخل برنامج المشروع ذي الصلة. هناك العديد من أنواع الترابط بين المشاريع.
الشركة (الداخلية) | التحولات في قيادة الشركة والميزانية والعمليات والتنظيم يمكن أن تؤدي إلى تغييرات في المشروع
المعرفة | الدروس المستفادة والخبرة في المشاريع المماثلة يمكن استخدامها لمنع المشاكل وتقليل المخاطر السلبية وتحديد الفرص التي ستفيد المشاريع المترابطة
تغيرات السوق | تغيرات العملاء، أو طلبات العملاء، أو توفر الموارد، أو تسعير الموارد، أو تحولات المنافسة كلها لديها القدرة على التأثير بشكل جذري على المشروع بطريقة تؤثر على المشاريع التابعة
الموارد المؤسسية | زيادة الطلب المتزامن على الخدمات المشتركة الهامة مثل التكنولوجيا أو الموظفين أو الميزانية أو المواد، عبر مشاريع متعددة
أمثلة على الترابط بين المشاريع
تؤثر كل من الصناعة التي يتم فيها تنفيذ أعمال المشروع، والشركة التي تدير المشروع، وخصائص أهداف المشروع على كل منها وتسبب ترابطات المشروع عبر البرنامج. ومن الأمثلة على ذلك:
تعتمد بداية مشروع ما على مخرجات مشروع آخر.
يتم تعيين مبرمج برمجيات للعمل على عدة مهام متزامنة في عدة مشاريع ولكن لا يمكنه العمل إلا على مشروع واحد في كل مرة.
تجاوزات الميزانية في أحد المشاريع بسبب زيادة التكاليف المادية يكون لها تأثير سلبي على ميزانيات المشاريع الأخرى بسبب ميزانية الشركة المشتركة المخصصة للعمل ذي الصلة.
ما هي تبعية المشروع؟
تبعية المشروع هي ما يجب أن يحدث على مستوى المهمة لكي يستمر المشروع. إنها علاقة أحادية أو حالة قائمة بذاتها، بمعنى أن حالة مورد المشروع أو العملية أو المهمة تؤثر بشكل مباشر على الحالة العامة للمشروع فقط. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن الحصول على مدخلات الفريق لتحديد وإدارة كل تبعية للمشروع وإدارتها وتضمين معلومات تبعية المشروع كجزء من الاتصالات المقدمة إلى مدير البرنامج.
أنواع تبعيات المشروع
يجب على مدير المشروع أن يشجع دائمًا مشاركة المعرفة داخل الفريق للحد من المخاطر وتعزيز التخطيط واتخاذ القرارات المستنيرة، حيث تحدث أنواع عديدة من التبعيات في المشروع. بالطبع، لن ينطبق كل نوع على كل مشروع، ولكن توجد أنواع متعددة من التبعيات داخل مشروع معين.
خارجية | تحدث خارج حدود المشروع ولكن لها تأثير مباشر عليه.
الشركة (الداخلية) | التحولات في قيادة الشركة والميزانية والعمليات والتنظيم.
المعرفة | الدروس المستفادة والخبرة في مشاريع مماثلة.
أفضل الممارسات والبروتوكولات المطلوبة | اتباع تسلسل مهام محدد وتطبيق العملية القياسية المحددة مسبقًا.
الموارد المؤسسية | زيادة الطلب المتزامن على الخدمات المشتركة الحرجة، بما في ذلك التكنولوجيا أو الموظفين أو الميزانية أو المواد، عبر مشاريع متعددة.
جدولة المهام
الإنهاء حتى الانتهاء | لا يمكن أن تنتهي المهمة اللاحقة (الثانية) إلا بعد انتهاء المهمة السابقة (الأولى)؛ يمكن أن تبدأ كلتا المهمتين في وقت واحد أو قبل أو بعد بعضهما البعض؛ لا يمكن أن تكتمل المهمة اللاحقة بالكامل إلا بعد انتهاء المهمة السابقة.
تنتهي المهمة السابقة |من البداية إلى النهاية | قبل أن تبدأ المهمة التالية.
لا يمكن أن تنتهي المهمة |المهمة من البداية إلى النهاية |المهمة السابقة حتى تبدأ المهمة التالية.
البدء إلى البدء |تبدأ المهمة السابقة |تبدأ المهمة السابقة قبل أن تبدأ المهمة التابعة، ثم يمكن أن تتداخل نهاية كلتا المهمتين أو تحدث في أوقات مختلفة.
أمثلة على تبعيات المشروع
ستظل المشاريع المتشابهة لها تبعيات مختلفة. تُعد الدروس المستفادة أحد الأصول المهمة لإدارة التبعيات، ولكن ستكون هناك دائمًا ظروف فريدة من نوعها يجب التكيف معها لمشروع ما. تشمل أنواع تبعيات المشروع ما يلي:
تعتمد بداية مهمة ما على انتهاء مهمة أخرى داخل المشروع.
يتم تكليف مبرمج البرمجيات بمهام متعددة ولكن يمكنه العمل على مهمة واحدة فقط في كل مرة.
تؤدي زيادة تكلفة مورد المشروع إلى تقليل الميزانية المتاحة لتكاليف المشروع الأخرى.
هل تدرس لامتحان PMP؟
فوائد إدارة الترابطات والتبعيات في المشروع
يستفيد كل من مدير المشروع ومدير البرنامج وفريق المشروع والأعمال والعميل من الترابطات والتبعيات المدارة بشكل جيد في المشروع. تتشارك المشاريع والبرنامج في المخاطر، لذلك عندما يكون هناك سوء إدارة للمشروع، يكون التأثير بعيد المدى ويتجاوز المشروع الواحد.
تعود الإدارة الفعالة للترابطات والتبعيات في المشروع بالفائدة على كل مشروع بغض النظر عن نوعه أو صناعته. وبصفة عامة، تشمل فوائد الإدارة المتينة للترابطات والتبعيات المتبادلة للمشروع ما يلي
توفير الوقت على مستوى المهام، مما يؤدي إلى إمكانية إنهاء المشروع في الوقت المحدد أو في الوقت المحدد.
توفير التكلفة على مستوى المهام، مما يؤدي إلى خلق فرص لإنجاز المشروع في الوقت المحدد أو في حدود الميزانية.
التحكم في المخاطر من خلال تقليل التغييرات السلبية وتعظيم التغييرات الإيجابية المحتملة.
إدارة النطاق في جميع مراحل المشروع لضمان تحقيق جميع أهداف المشروع بشكل أفضل.
على المستوى المهني، يمكن لمدير المشروع وأعضاء فريق المشروع الاستفادة بشكل أكبر من نهج قوي لإدارة الترابط والتبعية في المشروع من خلال ما يلي
تعزيز مهارات القيادة الرسمية وغير الرسمية,
تعميق الخبرة في إدارة المشروع
صقل مهارات التفاوض، و
عمل جماعي أقوى يتيح إنتاجية أعلى.
فالفريق الذي يستطيع إجراء تخطيط فعال للترابط والتبعية المتبادلة سيفهم بشكل أفضل كل مورد ومهمة مشروع ومخاطر المشروع بحيث يكون من المرجح أن يعمل كفريق عالي الأداء. بالإضافة إلى ذلك، ستضيف المهارات القيمة المكتسبة من خلال تجربة المشروع إلى ملفهم المهني.
كيفية إدارة الترابطات والتبعيات في المشروع
يجب على مدير البرنامج ومدير المشروع إجراء اتصالات متسقة وفي الوقت المناسب والحفاظ على توثيق دقيق طوال فترة العمل. كما هو الحال مع جميع أنواع المشاريع، فإن التواصل داخل الفريق وأصحاب المصلحة والعميل هو المفتاح للوصول إلى أهداف المشروع.
لإدارة التبعيات والترابطات المتبادلة للمشروع، يمكن لمدير المشروع وفريق المشروع الاستفادة من هذه الأدوات والتقنيات:
تحديد الترابطات والتبعيات في تخطيط المشروع وتخطيط الموارد وتخطيط الجدول الزمني للمشروع.
جمع مدخلات الترابط والتبعيات في المشروع من أعضاء فريق المشروع ومديري المشاريع ذوي الخبرة.
مناقشة الترابطات والتبعيات المتبادلة للمشروع مع الفريق لتعزيز الفهم المشترك وتحسين دقة التخطيط وإثراء أنشطة إدارة المخاطر.
المراقبة والتعديل باستخدام وثائق المشروع ومدخلات الفريق وأدوات إدارة المشروع التي أثبتت جدواها.
تنطبق أهمية وقيمة التواصل الفعال والتوثيق القوي على الترابطات والتبعيات في المشروع والتبعيات في المشروع والمشروع ككل.
الملخص
في حين أن الترابطات والتبعيات في المشروع مترابطة، فمن المهم معرفة الدور الذي يلعبه كل منهما في سياق إدارة المشروع. فهي ترتبط مباشرة بمخاطر المشروع والبرنامج مع احتمال حدوث تأثير إيجابي أو سلبي. وعلاوة على ذلك، فإن الوقت الذي يستغرقه رسم خريطة لكل ترابط وتبعيات المشروع هو وقت مستهلك بشكل جيد حيث ستزداد دقة تقديرات مدة المهمة ضمن تخطيط أفضل لمتطلبات الموارد. يمكن لمديري المشاريع الذين يستطيعون إدارة الترابطات والتبعيات بفعالية أن يقودوا فرقهم بشكل أكثر اتساقًا لتقليل المخاطر مع زيادة الفرص إلى أقصى حد.
التدريب القادم على شهادة PMP – دروس مباشرة وعبر الإنترنت