كيفية تنفيذ التحكم في التغيير المتكامل بنجاح

يمكن أن تحدث إدارة التغيير بشكل جيد الفرق بين الحفاظ على سير مشروعك في الاتجاه الصحيح وبين إرباك أعضاء الفريق وإحباطهم. يمكن أن يأتي التغيير من عدة اتجاهات، فيغمر عملياتك أو يتدفق في قطرة واحدة في كل مرة. من خلال إتقان تدفق التغييرات، يمكنك الحفاظ على خفة الحركة مع الحفاظ على سعادة جميع أصحاب المصلحة. فيما يلي تفصيل موجز لما ينطوي عليه التحكم في التغيير المتكامل، وكيفية استخدامه، والأنواع المختلفة، وكيفية دمج العناصر الجديدة بنجاح.
في هذه الصفحة:
ما هو التحكم في التغيير المتكامل؟
كيف يمكنك استخدام التحكم في التغيير المتكامل؟
ما هي أنواع التغييرات التي قد تحتاج إلى التحكم في التغيير؟
تحسين مهاراتك في التحكم في التغيير المتكامل الآن
ما هو التحكم في التغيير المتكامل؟
يتضمن التحكم في التغيير المتكامل فحص طلبات تعديل المشروع وتقييمها وتنفيذ التغييرات المصرح بها. يمكّن هذا النهج مديري المشاريع من إنشاء إطار عمل منظم جيدًا لتنفيذ تغييرات المشروع وتقييم التأثير المحتمل للتعديل المقترح قبل تنفيذه. وبهذه الطريقة، يمكنك اتخاذ قرارات أفضل لإدارة المشروع، بغض النظر عن التغييرات التي تواجهها في نهاية المطاف.
احصل على دليلك الشامل لإدارة المخاطر
تعلّم كيفية إدارة المخاطر في كل مشروع.
كيف يمكنك استخدام التحكم المتكامل في التغيير؟
استخدام التحكم المتكامل في التغيير لصالحك هو أكثر من مجرد وجود خطط للتعامل مع التغييرات. بدلاً من ذلك، يمكن أن يكون التحكم المتكامل في التغيير أداة قوية لإنشاء أنظمة إدارة التغيير – بالإضافة إلى الحلول. يمكن لمؤسستك بعد ذلك استخدام الأنظمة في الأقسام الأخرى أو حتى عبر الشركة بأكملها.
على سبيل المثال، يمكنك إنشاء عملية للتحكم في التغيير من خلال الجمع بين أفضل ممارسات إدارة التغيير. قد يتضمن ذلك نظامًا منظمًا يمكن للأشخاص استخدامه لإرسال التغييرات للمراجعة. يمكنك أيضًا دمج طرق منهجية للموافقة على التغييرات المقترحة ورفضها.
بمجرد دمج هذه الأنظمة في جهاز إدارة مشروعك، قد ترغب الفروع الأخرى في شركتك في محاكاتها. يمكنك أيضًا مراجعة فعالية أنظمتك بشكل دوري وإجراء التعديلات بناءً على ما تكتشفه.
باستخدامك للتحكم المتكامل في التغيير بهذه الطريقة، فإنك تعزز إدارة مشروعك بحلول منهجية بدلاً من التعديلات المؤقتة والمرتجلة والمرتجلة والمرتجلة.
ما هي أنواع التغييرات التي قد تحتاج إلى التحكم فيها؟
على الرغم من أن أنواع التغييرات التي قد تواجهها غير محدودة، إلا أنه من المرجح أن تندرج بشكل عام ضمن إحدى الفئات التالية
إجراء تحديثات على مستندات المشروع. قد يتضمن ذلك تعديلات مثل مراجعة متطلبات المشروع بناءً على ملاحظات العميل.
تنفيذ الإجراءات التصحيحية. في العديد من الحالات، يعالج هذا الإجراء مشكلة ما ويعيد أداء المشروع في المستقبل إلى ما يتماشى مع خطة إدارة المشروع الأصلية. على سبيل المثال، قد يُطلب منك إضافة المزيد من أعضاء الفريق. وبهذه الطريقة، يمكنك تسريع المشروع الذي قد ينحرف عن جدوله الزمني بدلاً من الإبحار بأقصى سرعة نحوه.
اتخاذ إجراءات وقائية. غالبًا ما يطلب أصحاب المصلحة اتخاذ إجراءات وقائية لضمان التزام الأداء المستقبلي بخطة إدارة المشروع. على سبيل المثال، قد يطلب منك أصحاب المصلحة كبح جماح نطاق المشروع قبل أن يخرج عن السيطرة.
إجراء إصلاحات للعيوب. هذه فئة شائعة جدًا لأنها غالبًا ما تكون ضرورية لحل المشاكل الحرجة في المنتج. على سبيل المثال، لنفترض أن فريقك يطور حلاً برمجيًا، ويكتشف فريق الاختبار خطأً ما. يمكنك استخدام نظام التحكم في التغيير المتكامل لمعالجة المشكلة دون قتل دورة حياة التطوير.
كيفية جعل التغيير المتكامل ناجحاً
1. صياغة مخطط إدارة المشروع الخاص بك
مثل بناء منزل أو إنشاء برنامج أو حتى خبز كعكة، تحتاج إلى اتخاذ سلسلة من الخطوات لتعزيز فرص تحقيق برنامج التغيير المتكامل الخاص بك نتيجة إيجابية. فيما يلي بعض الخطوات الأساسية التي قد ترغب في أخذها بعين الاعتبار أثناء تصميم نهج التحكم في التغيير المتكامل الخاص بك.
تحدد خطة إدارة المشروع نطاق المشروع وتفاصيله ومواعيده النهائية. من خلال وجود خطة أولية في مكانها الصحيح، يمكنك مقارنة التغييرات المطلوبة بكفاءة مع الخطة الأصلية. يمكنك أيضًا الحصول على فكرة أفضل عن كيفية تأثير التغييرات على مشروعك.
على سبيل المثال، لنفترض أن فريقك يعمل على مشروع يتضمن بناء واجهة مستخدم أفضل للعملاء الذين يستخدمون تطبيقك للهاتف المحمول. تتضمن خطة إدارة مشروعك سلسلة من المواعيد النهائية، واحدة لكل مرحلة.
ثم يطلب منك أحد صانعي القرار الرئيسيين في شركتك تحسين وظائف نظام الدفع في عربة التسوق. على وجه التحديد، تحتاج الآن إلى دمج عملية مصادقة مستخدم تسجيل دخول واحد.
وبدلاً من إيقاف المشروع بأكمله للتركيز على هذه الوظيفة، يمكنك استخدام خطة إدارة المشروع لتحديد موعد نهائي معقول لعدد قليل من أعضاء فريقك لدمج هذا التعديل. وفي الوقت نفسه، يمكن لبقية أعضاء فريقك مواصلة التحرك نحو المرحلة التالية. وبهذه الطريقة، فإن صياغة خطة إدارة المشروع تقلل من تأثير التغيير على الوقت الإجمالي لإنجاز المشروع – دون استبعاد مدخلات أحد أصحاب المصلحة الرئيسيين.
2. قم بعمل سجل التغييرات
يمكنك استخدام سجل التغييرات لتسجيل جميع طلبات التغيير ونتائجها. ما هي الفائدة؟ يمكن لمديري المشاريع مراقبة حالة التغييرات المطلوبة ومعرفة التقدم المحرز في كل منها. بالإضافة إلى ذلك، لديك أداة فعالة لمراجعة الطلبات السابقة لتجنب التكرار.
بالعودة إلى مثال الخروج الأسهل أعلاه، لنفترض أن أحد المديرين التنفيذيين أبدى الملاحظة التالية: “أعجبتني فكرة التطبيق، لكنني كنت أفكر أنه سيكون من الرائع أن تجعل عملية الدفع أسرع. هل يمكنك النظر في ذلك، من فضلك؟
باستخدام سجل التغيير، سيكون لديك بالفعل سجل للتغيير السابق، والذي كان مدفوعًا بمبدأ مماثل. يمكنك أن تخبر المدير التنفيذي بإيجاز عن هذا التغيير وتسأله عما إذا كان ذلك يتوافق مع ما كان يدور في ذهنه. إذا كان الأمر كذلك، يمكنك المتابعة كما هو مخطط له، مما يوفر الوقت والجهد.
3. إجراء تحليل أثر التغيير
ستحدث هذه الخطوة قبل تنفيذ التغيير. وستستلزم تحليل آثار التغيير على الجدول الزمني للمشروع. كما ستأخذ في الاعتبار قيود الميزانية. كما سيشمل التحليل الشامل لأثر التغيير أيضاً عناصر المخاطرة التي يمكن أن يحدثها التغيير.
وبصفتك مديراً للمشروع، ستقوم بجمع المعلومات حول المشروع وطلب التغيير. ثم تقوم بعد ذلك بتقدير تأثير التغيير على التكاليف. سيتضمن تحليلك أيضًا كيف يمكن أن يؤثر التغيير على التوقيت ومخاطر المشروع أو المنتج.
باستخدام المثال أعلاه، لنفترض أن تحليل تأثير التغيير الخاص بك يكشف عن مصدر قلق: يؤدي استخدام نظام تسجيل الدخول الأحادي إلى مخاطر أمنية كبيرة. إذا تمكن المخترقون من الوصول إلى بيانات اعتماد تسجيل دخول المستخدم لحساب مستخدم مستخدم في نظام تسجيل الدخول الأحادي، فقد يتمكنون من الدخول إلى منصتك واختراق حساب المستخدم.
على الرغم من أنك على الأرجح لن تقوم بإلغاء طلب التغيير لتجنب هذا الخطر، إلا أن تحليلك يمكن أن يكون علفاً لمحادثة مفيدة. بالتنسيق مع صاحب المصلحة الذي طلب التغيير، يمكنك أن تقترح على المستخدمين مراجعة رسالة تحذير قبل استخدام حل SSO.
بدلاً من ذلك، يمكنك اختيار طريقة مختلفة لجعل عملية الدفع أسرع. على سبيل المثال، يمكنك نقل أزرار الدفع إلى صفحة التسوق حتى يتمكن المستخدمون من الدفع دون الحاجة إلى التنقل بعيدًا عن تصفحهم.
4. حدد ما ستفعله
بمجرد تحليل طبيعة التغيير ومخاطره، يمكنك أن تقرر ما تريد القيام به. في كثير من الأحيان، لا يتم ذلك بمعزل عن الآخرين. يمكنك الحصول على مساعدة العديد من أعضاء فريقك – أو السرب بأكمله – طالباً منهم تقديم مدخلات. بمجرد اتخاذ القرار، عليك التأكد من أن الجميع يفهم ما الذي تغير وما يعنيه ذلك. وهذا يتطلب تواصلاً مدروساً.
5. إبلاغ أصحاب المصلحة بالقرار
قبل إبلاغ أصحاب المصلحة بالتغيير، من المهم تحديث سجل التغيير وخطوط الأساس والوثائق المناسبة. بمجرد الانتهاء من التحديثات، يمكنك بعد ذلك التواصل مع أصحاب المصلحة إما من خلال البريد الإلكتروني أو الاجتماع، اعتمادًا على حجم التغيير وأهميته.
بغض النظر عن الطريقة التي تتواصل بها مع القرار، ستحتاج إلى توثيق القرار وكيفية نقله إلى المعنيين. يمنحك ذلك شيئًا يمكنك الرجوع إليه في المستقبل إذا كانت هناك أي أسئلة أو مخاوف بشأن كيفية إيصال التغيير.
حسّن مهاراتك في التحكم في التغيير المتكامل الآن
تمتلك أكاديمية إدارة المشاريع موارد التعلم التي تحتاجها لخلق ثقافة تتبنى التغيير كعنصر أساسي في عملية التطوير الخاصة بك. ليس هناك حاجة لتخمين أفضل الطرق لإدارة التغيير – أو كيفية التعامل مع العديد من تفاصيل إدارة المشروع الأخرى. تمنحك دورات أكاديمية إدارة المشاريع أدوات النجاح التي يمكنك البدء في استخدامها على الفور. ابدأ رحلتك التعليمية اليوم!