خطط إدارة النطاق لمحترفي إدارة المشاريع

يحتاج مديرو المشاريع إلى فهم خط الأساس للنطاق، وكيف يتناسب مع خطة إدارة النطاق، وكيفية تنفيذه في بيئات المشاريع المختلفة.
في هذه الصفحة:
خطة إدارة النطاق والخط الأساسي للنطاق لمحترفي إدارة المشاريع
يستخدم محترفو إدارة المشاريع خطة إدارة النطاق لتخطيط الخطوات التي سيتبعها الفريق لتحقيق أهداف المشروع المعتمدة. تُعد هذه الخطة أداة قوية للحفاظ على التزام فريق المشروع بالجدول الزمني وضمن الميزانية.
مدير المشروع مسؤول عن التحقق من العمل مقابل خط الأساس على أساس منتظم للغاية للتأكد من أنه إذا تم تنفيذ الأنشطة، فيمكن ربطها بقيمة العمل المباشرة المحددة في نطاق المشروع. إذا لم يكن بالإمكان إعادة تعيينها، فما هو الإجراء المناسب الذي يجب اتخاذه؟
معهد إدارة المشاريع (PMI) وبرنامج إدارة المشاريع (PMP) ومجال معرفة إدارة النطاق
معهد إدارة المشاريع (PMI) هو منظمة مهنية عالمية تعمل على تطوير مهنة إدارة المشاريع من خلال معايير الممارسة والشهادات وغيرها. تركز شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP) من معهد إدارة المشاريع على المعرفة الأساسية في إدارة المشاريع. وللحصول على شهادة PMP، يجب عليك اجتياز اختبار شهادة PMP، والذي قد يقيّم فهمك لمجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع، مثل إدارة النطاق. ويستخدم بعض مديري المشاريع المرجع غير الرسمي “النطاق الأساسي PMP” للإشارة إلى معايير إدارة المشاريع الرشيقة والتقليدية كما هو مدرج في اختبار الشهادة.
تكامل مجال معرفة إدارة المشاريع
تتكامل إدارة النطاق مع مجالات معرفة إدارة المشاريع الأخرى:
إدارة التكاليف
إدارة التكامل
إدارة الجودة
إدارة المخاطر، و
إدارة الوقت.
وتتضمن الإدارة الجيدة للمشروع خطة متكاملة لإدارة النطاق وجهود إدارة نطاق المشروع.
عمليات خطة إدارة النطاق
يستخدم مدير المشروع عمليات إدارة نطاق المشروع لتوثيق نطاق المشروع بحيث يعمل فريق المشروع على إنشاء مخرجات المشروع ضمن خطة المشروع.
التخطيط: تحديد عمل المشروع وخط الأساس للنطاق وإنشاء بيان النطاق.
التحكم: مراقبة التقدم المحرز مقابل خطة إدارة النطاق، وتتبع تغييرات النطاق، وإدارة زحف النطاق.
الإغلاق: مراجعة المخرجات النهائية مقابل خطة إدارة النطاق الأصلية وخطة المشروع.
إنشاء خط أساس للنطاق مع بيان النطاق، وWBS، وخط الأساس للنطاق
لكل مشروع نطاق. يكون مدير المشروع مسؤولاً عن إنشاء خطة إدارة النطاق، والتي تتضمن بيان نطاق المشروع وخط الأساس لنطاق المشروع وهيكل تقسيم العمل (WBS) وقاموس WBS ذي الصلة. يعد خط الأساس المحدد جيدًا للنطاق في خطة إدارة النطاق وسيلة لاكتساب التأييد اللازم من أصحاب المصلحة وإنشاء فهم مشترك مع فريق المشروع للعمل المقبل.
يمكن أن يساعد القالب في إنشاء مكونات خط الأساس للنطاق، حيث أن أفضل الممارسات والمعلومات التأسيسية ضرورية لجميع المشاريع. ومع ذلك، سيكون لكل مشروع اعتبارات محددة ويمكن أن تختلف في بيئة المشروع (Agile مقابل Waterfall)؛ وبالتالي، يجب على مدير المشروع تخصيص بيان النطاق، و WBS، وخط الأساس وفقًا لذلك.
خط الأساس لنطاق المشروع الرشيق:
تعتمد الإدارة الرشيقة للمشروع على نهج مرن يتكيف مع التغييرات عبر دورات العمل التكرارية. في البيئة الرشيقة، سيكون الخط الأساسي لنطاق المشروع أكثر ديناميكية مما هو عليه في المشاريع التقليدية (الشلال). النقاط الرئيسية التي يجب تذكرها لخط الأساس للنطاق عند العمل مع أجايل:
الطبيعة الديناميكية
يتسم خط الأساس للنطاق بالمرونة ويتطور طوال المشروع لأن الميزات تصدر في تكرارات صغيرة تعتمد على الدورات السابقة.
يتم تحديد النطاق الأولي ولكنه يخضع للتغيير بناءً على الملاحظات والتكرار المستمر. يمكن لملاحظات العملاء، وتحولات السوق، والرؤى الجديدة أن تغير جميعها خط الأساس للنطاق.
قصص المستخدمين
يتم تحديد النطاق من خلال قصص المستخدم التي تصف الميزات والوظائف المطلوبة من منظور العميل.
تُستخدم الأعمال المتراكمة لتتبع تحديد أولويات قصص المستخدمين بناءً على قيمة العمل. يمكن إضافة الميزات أو إزالتها من خط الأساس للنطاق مع تطور المشروع واكتمال العناصر (إزالتها من الأعمال المتراكمة).
التكرارات
يتم إنشاء خط أساس محدد للنطاق لكل تكرار (يسمى “سبرينت”) من أسبوع إلى 4 أسابيع عادةً.
يتم تحديد خط الأساس للنطاق لكل تكرار بناءً على سعة وأولوية قصص المستخدمين من الأعمال المتراكمة.
قابلية التكيف
من المتوقع إجراء تغييرات على خط الأساس للنطاق وتبنيها كجزء من العمل في أجايل.
يتم تعديل خط أساس النطاق بناءً على ملاحظات العملاء والمتطلبات المتغيرة.
يتكيف خط الأساس لنطاق المشروع الرشيق مع التغييرات، ويتطور بشكل متكرر (عبر سباقات السرعة)، ويعطي الأولوية لملاحظات العملاء لتلبية احتياجات العملاء.
الخط الأساسي لنطاق المشروع التقليدي (الانحداري)
في بيئة المشروع التقليدية، يتم إنشاء الخط الأساسي لنطاق المشروع في بداية المشروع. ويهدف إلى تحديد النطاق والتسليمات والأهداف التي ستبقى في مكانها طوال مدة المشروع. على عكس Agile، التي تدمج التغيير على طول الطريق ضمن التكرارات، فإن إدارة المشروع التقليدية تحدد وتضع النطاق منذ البداية، ثم يتم تعديل العمل ليتناسب مع ذلك.
المشاريع التقليدية لها نطاق عمل منظم ومفصّل ومقدمًا لا يشجع على التغييرات. يتضمن خط الأساس لنطاق المشروع عادةً بيان النطاق وقاموس WBS و WBS وقاموس WBS ووثائق المتطلبات وعملية التحكم في التغيير. تم تصميم خط الأساس للنطاق لدعم النهج الخطي لإدارة المشروع.
فيما يلي المعلومات المنسقة في جدول منظم:
التحديات الشائعة: متطلبات المشروع وزحف النطاق
يشير مصطلح “زحف النطاق” إلى التغييرات التدريجية الطفيفة التي توسع نطاق المشروع. عند إضافة العمل دون تفعيل ضوابط التغيير، تتضمن المخاطر ما يلي:
التأخير في الجدول الزمني
تجاوزات في الميزانية
سوء فهم أصحاب المصلحة، و
عدم دقة وثائق المشروع.
يمكن أن تحد خطة إدارة النطاق مع متطلبات المشروع والتواصل المستمر مع أصحاب المصلحة في الوقت المناسب من زحف النطاق.
أفضل ممارسات إدارة النطاق | التواصل مع أصحاب المصلحة
يمتلك مدير المشروع الذكي خطة تواصل مع أصحاب المصلحة لتوجيه المشاركة المستمرة مع أصحاب المصلحة فيما يتعلق بتقدم العمل وتأثير التغييرات.
في المشاريع الرشيقة، يعد التواصل مع أصحاب المصلحة جزءًا من جمع وتتبع الملاحظات لإبلاغ سباقات السرعة وملء قصص المستخدمين. بالنسبة للمشاريع التقليدية، توضح اتصالات أصحاب المصلحة بالتفصيل المعلومات التي تتم مشاركتها ومتى، ولمن، وكم مرة، وبأي شكل.
يجب أن يكون التواصل في الوقت المناسب ودقيقًا لجميع المشاريع، بغض النظر عن نهج إدارة المشروع، لضمان التوافق بين الفريق وأصحاب المصلحة والعمل.
الخاتمة
يلتقط خط الأساس للنطاق بشكل أساسي مخرجات المشروع بحيث يمكن لمدير المشروع تحديد الأنشطة التي تتناسب (أو لا تتناسب) مع خطة المشروع مع تقدم العمل. يعد أصحاب المصلحة في المشروع جزءًا أساسيًا من خط الأساس للنطاق ويجب أن يكون هناك تواصل مستمر معهم. قد يحتوي خط الأساس للنطاق على عناصر مختلفة اعتمادًا على المشروع وبيئة المشروع، ولكنه سيساعد الفريق دائمًا على معرفة العمل المطلوب لتحقيق أهداف المشروع.