تتطلب الإدارة الناجحة للمشروع أكثر من مجرد إبقاء المهام على المسار الصحيح. يجب على مدير المشروع الماهر التعامل مع عوامل مختلفة، بما في ذلك توقعات أصحاب المصلحة، والأهداف التنظيمية، والمتطلبات الفريدة للمشروع. يصبح فهم دورة حياة المشروع والمفاهيم ذات الصلة أمرًا بالغ الأهمية.
تعمل دورة حياة المشروع كخارطة طريق لهيكلة العمل، بينما توفر دورة حياة إدارة المشروع إطارًا للإشراف على الفريق وتوجيهه. من اختيار النهج الصحيح لتطوير المشروع إلى العمل ضمن هياكل تنظيمية مختلفة، تتطلب كل خطوة في العملية تخطيطًا وتنفيذًا دقيقًا.
سنناقش في هذه المدونة المفاهيم والمراحل والأساليب الرئيسية لإدارة المشاريع، مما يساعدك على فهم كيفية تقديم مشاريع ناجحة خطوة بخطوة. وسواء كنت تستكشف مراحل المشروع، أو تفهم الاختلافات في دورة الحياة، أو تتخطى تحديات الهياكل التنظيمية المختلفة، فإن هذا الدليل سيمنحك الأدوات والرؤى التي تحتاجها لإدارة المشاريع بفعالية.
الإدارة الناجحة للمشروع | خطوة واحدة في كل مرة
يجب أن يكون مدير المشروع الجيد قادرًا على تقديم مشروع ناجح يلبي الأهداف التنظيمية ويحقق توقعات أصحاب المصلحة. ولضمان نجاح المشروع، يقوم مديرو المشاريع بإنشاء ميثاق للمشروع لتخطيط النواتج الرئيسية التي يمكن إنجازها، وتحديد نهج إدارة المشروع المناسب، ووضع خطة توضح بالتفصيل التوقعات لكل مرحلة من مراحل المشروع.
مفاهيم إدارة المشروع | الروابط عبر دورة حياة المشروع ومراحل المشروع ودورة حياة إدارة المشروع
تعتمد الإدارة الفعالة للمشروع على فهم المفاهيم الرئيسية التي توجه المشروع من البداية إلى النهاية، بما في ذلك اختيار نهج التطوير الصحيح، وهيكلة العمل خلال دورة الحياة، وإدارة المراحل، والإشراف على الجهود المبذولة ضمن دورة حياة إدارة المشروع.
من خلال فهم كيفية ترابط هذه العناصر، يمكن لمديري المشاريع وضع خطط واضحة ومنظمة تعمل على مواءمة المخرجات والجداول الزمنية والأهداف لضمان نجاح المشروع.
دورة حياة إدارة المشروع
يوفر نهج إدارة المشروع ودورة حياته إطار عمل شامل لتوجيه المشاريع من البداية إلى النهاية. يضمن هذا الإطار توافق جميع الأنشطة مع الأهداف التنظيمية وتنظيمها بفعالية لتحقيق النتائج المرجوة. من خلال التركيز على الأهداف الواضحة والتعاون بين أصحاب المصلحة والمواءمة الاستراتيجية، تساعد دورة حياة إدارة المشروع على إنشاء أساس متين لتنفيذ المشروع بنجاح.
تتكون دورة حياة إدارة المشروع من خمس مراحل رئيسية:
البدء: تحديد الأهداف، وتحديد أصحاب المصلحة، وتحديد النطاق.
التخطيط: وضع الخطط التفصيلية والجداول الزمنية وتخصيص الموارد.
التنفيذ: إدارة الفرق وضمان التواصل الفعال مع أصحاب المصلحة.
المراقبة والتحكم: تتبع التقدم المحرز ومعالجة المشكلات وتخفيف المخاطر.
الاختتام: تسليم المخرجات النهائية وتوثيق الدروس المستفادة.
كجزء من ميثاق المشروع، يجب على مدير المشروع تحديد نهج التطوير – سواء كان تنبؤيًا أو تقليديًا أو هجينًا – حيث أن هذا يوجه تخطيط دورة حياة المشروع ويحدد العمل الذي سيحدث في كل مرحلة. تساعد مواءمة استراتيجيات إدارة المخاطر مع نوع المشروع ودورة حياته على ضمان نتائج أفضل في كل مرحلة.
نهج تطوير المشروع
يجب على مديري المشاريع استخدام نهج تطوير إدارة المشروع لضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. تشمل مناهج تطوير المشروع، كما حددها معهد إدارة المشاريع، الطريقة التكيفية أو التنبؤية أو الهجينة وهي “… تُستخدم لإنشاء وتطوير المنتج أو الخدمة أو النتيجة خلال دورة حياة المشروع.”
الطريقة التقليدية أو التنبؤية أو الشلالية: عمل المشروع خطي ومتسلسل؛ يتبع الفريق الخطة الأولية عن كثب، وهو الأفضل للمشاريع ذات المتطلبات المحددة للغاية.
الرشيقة أو التكيفية: يكون عمل المشروع تكراريًا، ويتغير النطاق في كل تكرار، وهو مثالي للمشاريع التي تنطوي على الابتكار والتغيير.
دورة حياة المشروع
لكل مشروع دورة حياة، والتي يصفها معهد إدارة المشاريع بأنها “سلسلة المراحل التي يمر بها المشروع من بدايته إلى اكتماله”. وبعبارة أخرى، فإن دورة حياة المشروع هي إطار عمل أساسي يستخدمه مدير المشروع وفريق المشروع لتنظيم عمل المشروع بفعالية من أجل تحكم أفضل وزيادة فرص النجاح.
ستعكس دورة حياة المشروع إدارة المشروع في سياق نهج تطوير المشروع المختار.
المدة الزمنية: تتبع المشاريع التقليدية جدولاً زمنيًا خطيًا مع تواريخ بداية ونهاية معروفة؛ أما المشاريع الرشيقة فتنقسم إلى تكرارات وقد تنتهي في وقت أقرب أو متأخر عما كان متوقعًا في البداية، اعتمادًا على التغييرات التي تطرأ خلال التكرارات.
هيكل فريق المشروع: المنهجيات التقليدية لديها هيكل فريق رسمي يحدده مدير المشروع؛ أما الأساليب الرشيقة فلديها مجموعات ذاتية التنظيم قد تختلف خلال تكرار المشروع.
مراقبة المشروع: تعتمد المشاريع التقليدية على التوثيق التفصيلي للتحكم في المشروع؛ بينما تتضمن المشاريع الرشيقة اجتماعات متكررة للفريق لتقييم التقدم المحرز.
مراحل المشروع
يتقدم كل مشروع من خلال دورة حياة من مراحل متميزة تمتد على مدار مدته. يعرّف معهد إدارة المشاريع مرحلة المشروع على أنها “مجموعة من أنشطة المشروع المرتبطة منطقياً والتي تتوج بإكمال واحد أو أكثر من النواتج.” تعمل هذه المراحل بمثابة لبنات بناء توجه المشروع من البداية إلى الاكتمال.
تتأثر المراحل المحددة المستخدمة في المشروع بعوامل مثل الصناعة ونطاق المشروع ونوعه. يضمن تكييف خطة المشروع مع هذه العناصر التوافق مع المتطلبات الفريدة للمشروع. يحدد معهد إدارة المشاريع عدة أسماء شائعة الاستخدام لمراحل المشروع، بما في ذلك:
الجدوى: تقييم التطبيق العملي لحالة العمل وتقييم ما إذا كانت المنظمة قادرة على تحقيق النتائج المرجوة.
التصميم: يحول التخطيط والتحليل إلى مخطط منظم لمخرجات المشروع.
البناء: تطوير المخرجات مع ضمان الجودة من خلال عمليات ضمان متكاملة.
الاختبار: يجري تقييمًا شاملاً للجودة والتحقق من المخرجات قبل إصدارها أو قبولها.
النشر: تنفيذ تنفيذ النواتج، واستكمال الخطوات الانتقالية لضمان الاستدامة وتحقيق الفوائد وإدارة التغيير الفعالة.
الإغلاق: يختتم المشروع من خلال أرشفة المعرفة وإنهاء العقود وتسريح أعضاء الفريق وإنهاء جميع الأنشطة رسميًا.
لا تضع إدارة المشروع قواعد للمدة التي يجب أن تستغرقها دورة حياة المشروع، أو عدد المراحل التي يجب أن تتضمنها، أو ما هي تسمية هذه المراحل. بدلاً من ذلك، يعمل مديرو المشاريع مع فرقهم ويتبعون أفضل الممارسات التنظيمية لتحديد دورة حياة كل مرحلة.
7 أسرار لاجتياز اختبار PMP®
تكييف دورات حياة المشروع مع الهيكل التنظيمي
يؤثر هيكل المنظمة بشكل كبير على كيفية تحديد المشاريع والموافقة عليها وتمويلها وإدارتها، مما يؤثر على كل شيء بدءًا من سلطة اتخاذ القرار إلى تخصيص الموارد. كما أنه يحدد تدفق التواصل ومستوى مشاركة أصحاب المصلحة وكفاءة التعاون بين الإدارات. بالإضافة إلى ذلك، يؤثر الهيكل التنظيمي على كيفية تحديد الأولويات، وسرعة تنفيذ المشروع، والمرونة في التكيف مع التغييرات. كما أنه يلعب دورًا حاسمًا في تحديد مدة وتسلسل مراحل دورة حياة المشروع وتوافر الأدوات والمنهجيات وعمليات الحوكمة لدعم تنفيذ المشروع بنجاح.
الهيكل الوظيفي
في الهيكل “الانعزالي”، يركز الموظفون في المقام الأول على المهام التشغيلية داخل إداراتهم بينما يساهمون في المشاريع الموكلة إليهم. في هذا الهيكل، يتمتع منسقو المشاريع بسلطة محدودة مقارنة بالمدراء الوظيفيين، مما يؤدي إلى مفاوضات متكررة حول الموارد المشتركة.
هيكل المصفوفة
في الهيكل المصفوفي، غالبًا ما يقدم الموظفون تقاريرهم إلى العديد من قادة الأقسام، مما يجعل من الصعب تحديد أولويات المشاريع. يختلف توازن السلطة بين مدراء المشاريع والمدراء الوظيفيين:
في المصفوفة الضعيفة، يتمتع المدير الوظيفي بسلطة أكبر من مدير المشروع.
وتتقاسم المصفوفة المتوازنة السلطة بالتساوي تقريباً.
أما في المصفوفة القوية، فيتمتع مدير المشروع بسلطة أكبر، وغالبًا ما يكون مدعومًا بمكتب إدارة المشروع (PMO) الذي يوفر الإشراف الإداري.
الهيكل المصفوفي للمشروع
تم تصميم هذا الهيكل لتلبية الاحتياجات الفريدة للمشاريع الفردية. يركز مدير المشروع وفريقه حصريًا على مشروع واحد؛ وبمجرد الانتهاء منه، ينتقلون إلى المشروع التالي. هذا النهج شائع في الشركات الاستشارية حيث يجب أن تتكيف مستويات التوظيف مع متطلبات العميل.
إدارة التعقيد عبر الهياكل
غالبًا ما تعمل المؤسسات الكبيرة بمزيج من هذه الهياكل عبر الأقسام المختلفة. ويؤدي هذا التنوع إلى تعقيد إدارة المشاريع، حيث يمكن تقاسم الموارد والموظفين أو تقييدها من خلال الهياكل المتداخلة.
الخاتمة: لماذا تعتبر دورة الحياة مهمة
إدارة المشاريع هي تخصص ديناميكي يتطلب فهماً واضحاً لمختلف الأطر والمراحل والهياكل التنظيمية. يمكن لمديري المشاريع إنشاء مناهج مصممة خصيصًا لدفع المشاريع نحو نتائج ناجحة من خلال إتقان الفروق بين دورات حياة المشروع ومراحله ودورات حياة الإدارة.
يمكن لمديري المشاريع المتميزين مواءمة نهج التطوير الصحيح، والتغلب على التعقيدات التنظيمية، وتحقيق التوازن بين توقعات أصحاب المصلحة. وسواء كان العمل في إطار هيكل وظيفي أو مصفوفي أو مصفوفة أو هيكل مشروع، يجب أن يظل التركيز دائمًا على تقديم القيمة مع تلبية الأهداف التنظيمية واحتياجات أصحاب المصلحة.
من خلال استيعاب هذه المفاهيم، يكون مديرو المشاريع مجهزين بشكل أفضل للتعامل مع تحديات إدارة المشاريع الحديثة وضمان إكمال كل مشروع بفعالية – خطوة بخطوة.
