في بعض الأحيان ، يمكننا التقليل من أهمية التنظيم في حياتنا اليومية. سواء كنت تدير تطوير موقع ويب جديد أو تسهل إنشاء خطة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي ، فإن البقاء منظمًا سيساعدك على تحقيق أهدافك.
هل تعلم أن موظف المكتب العادي يقضي ستة أسابيع من العام في البحث عن الأشياء؟ فكر في الأمر. كم مرة أدى البحث عن كلمات المرور أو محاولة العثور على مستندات مختلفة إلى إبطاء يومك؟ يمكن أن تتراكم هذه المهام الصغيرة لتستغرق جزءًا كبيرًا من الوقت الذي تحتاجه للمشاريع ، ومن المحتمل أن تحدث هذه السيناريوهات أكثر مما تدرك.
لحسن الحظ ، نحن نعيش في عالم حيث يمكن للتكنولوجيا أن تملأ الفجوات. فيما يلي بعض أفضل الأدوات التي يمكنك استخدامها للبقاء منظمًا. إدارة المشاريع صعبة بما فيه الكفاية ، ويمكن أن يؤدي امتلاك الأدوات المناسبة إلى القضاء على الأنشطة التي تضيع وقتك.
منظم المكتب / خزائن الملفات
نعم ، هذا أكثر من مجرد تنظيم تقليدي ، لكن هذا لا يجعله أقل صحة. في حين أن معظم عملك قد يكون عبر الإنترنت ، إلا أنه من المحتمل أن يكون لديك أوراق ونماذج ومستندات مادية أخرى قد تحتاجها في متناول اليد. يبدو أنه حل بسيط ، لكن قضاء الوقت في تنظيم مساحة العمل المادية الخاصة بك يمكن أن يصنع العجائب في يومك. يتوقع ما يقرب من 50 بالمائة من الأشخاص أنهم سيوفرون 30 دقيقة أو أكثر يوميًا في عملهم إذا تم تنظيم مساحة عملهم. يمكن أن يساعدك منظم المكتب التقليدي وخزانة الملفات في توفير الوقت من خلال السماح لك بتنظيم المستندات أو المعلومات التي تحتاجها في متناول اليد.
منظم الملفات الرقمي – ملف المشعوذ و DropIt
صحيح أن أنظمة تخزين الملفات المستندة إلى السحابة مثل Google Drive و Microsoft Sharepoint تجعل التعاون أكثر وضوحًا. ومع ذلك ، لا يمكنك التعاون في مشروع إذا لم تتمكن من العثور على الملفات. يمكن لمنظم الملفات الرقمي تغيير هذا. تتيح لك هذه الأدوات تتبع التغييرات داخل المجلدات ، أو إرفاق أوصاف للملفات ، أو أتمتة عمليات معينة (على سبيل المثال ، تحديد مكان وضع المجلد بمجرد حفظه). يعمل كل من File Juggler و DropIt على تسهيل تنظيم الملفات وجعلها قابلة للبحث بناءً على عوامل مختلفة. آخر شيء تريده هو البحث عن ملف ذكره زميل قمت بحفظه منذ أكثر من عام. يمكن أن يقلل منظم الملفات الرقمي من وقت البحث ، بحيث يمكنك قضاء المزيد من الوقت في العمل الذي يهم.
مدير كلمات المرور – Dashlane و LastPass
لقد كنا جميعًا هناك: البحث في المستندات أو قاعدة بيانات Google لكلمات المرور لتحديد كلمة المرور التي تحتاجها لتسجيل الدخول إلى الأداة المطلوبة. يمكن أن تكون هذه المهمة مضيعة للوقت بالنسبة لك ولفرقك. تتمثل إحدى طرق مكافحة ذلك في الاستثمار في أداة مثل Dashlane أو LastPass ؛ كلاهما يمكنه تخزين كلمات المرور بشكل آمن. تبرز Dashlane بسبب ميزة الاستبدال الشامل الخاصة بها ، حيث يمكنك تغيير جميع كلمات المرور بنقرة واحدة. بدلاً من ذلك ، بالإضافة إلى خيارات الأمان والتشفير المتزايدة ، يحتوي LastPass على خيارات مصادقة متعددة العوامل تشمل جهات مصادقة Google و Microsoft من جهات خارجية. كلاهما يسهل تنظيم كلمات المرور الخاصة بك مع ضمان أمانها.
منظمة المهمة – Trello و Asana
إن وجود طريقة لمراقبة تقدم فريقك – بالإضافة إلى نفسك – أمر بالغ الأهمية لمشروعك. هذا هو السبب في أن اختيار تفويض مهمة أو نظام تنظيم أمر بالغ الأهمية. يستخدم Trello نهج لوحة Kanban لتمكين المستخدمين من تصور خطوات المشروع بشكل أفضل. يستخدم مديرو المشاريع “البطاقات” لتعيين المهام والتواصل مع أعضاء الفريق وتصنيف المشاريع بناءً على تقدمهم. Asana هو تطبيق تقليدي لإدارة المشاريع ، حيث يمكنك إنشاء قوائم مهام في شكل قوائم تحقق وتعيين المهام. يمكنك عرض مهام العمل والمشاريع بطرق مختلفة داخل Asana ، بما في ذلك التقويمات أو القوائم أو مخططات جانت. Trello و Asana ليسا الخيارين الوحيدين ، Quip و Basecamp و Airtable هي خيارات أخرى قابلة للتطبيق لتنظيم نهج فريقك في المشروع ، وتتبع مهامك اليومية.
معلومات الاتصال / CRM – Nimble و HubSpot
حتى لو لم تكن مسوقًا ، فإن فرصك كبيرة في التفاعل مع العملاء والموردين والعملاء بانتظام. سواء كان ذلك من خلال البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو المكالمات الهاتفية ، فأنت تريد تتبع الاتصالات التي تجريها ومعلومات الاتصال الخاصة بمن تتحدث معهم. هذا هو السبب في أنه من المفيد أن يكون لديك نظام CRM قوي لتتبع جميع اتصالاتك. يمكن لـ Nimble توحيد جميع الاتصالات عبر مجموعة متنوعة من التطبيقات ، بما في ذلك البريد الإلكتروني والوسائط الاجتماعية. يمكنك أيضًا تقسيم الجماهير حتى تتمكن من إرسال رسائل مخصصة إلى مجموعات محددة. من ناحية أخرى ، يعد HubSpot خيارًا رائعًا لمن يبحثون عن خدمة CRM مجانية. على الرغم من أن HubSpot قد يكون أقل قليلاً لتقدمه ، إلا أنه يسمح بتكامل عميل البريد الإلكتروني وتتبع البريد الإلكتروني وإدارة جهات الاتصال والميزات المثالية الأخرى للشركات الصغيرة.
حفظ الرابط – الجيب و Instapaper
إذا كنت تجري أي بحث لمشروع ما ، أو تحتاج فقط إلى حفظ روابط مثيرة للاهتمام للعمل الذي تقوم به ، فقد يكون من الصعب الحفاظ على كل شيء منظمًا. يمكن أن يكون البحث من خلال الإشارات المرجعية عملية تستغرق وقتًا طويلاً. يمكن أن تقدم أدوات مثل Pocket و Instapaper المساعدة التي تحتاجها لتتبع الروابط والقصص التي تعثر عليها عبر الإنترنت. يجعل Pocket من السهل حفظ المقالات بنقرة واحدة ، بينما يتيح لك Instapaper تمييز النص والاقتباس وحتى مشاركة المقالات. بصفتك مدير مشروع ، من المحتمل أن يكون البحث وتصفح الويب بحثًا عن الموارد جزءًا كبيرًا من روتينك اليومي. يمكنك تقليل مقدار الوقت الذي تستخدمه للعثور على الموارد باستخدام أداة حفظ الارتباط.
لا يجب أن تكون المنظمة صعبة
يمكن أن تبدو المنظمة وكأنها كلمة سيئة. قد يستغرق الأمر وقتًا للتنظيم ، وهو وقت قد تعتقد أنه ليس لديك. لحسن الحظ ، يمكن للتكنولوجيا وبعض خيارات التنظيم المادية العملية أن تجعل الحياة أكثر قابلية للإدارة. يمكن للأدوات الصحيحة أن تجعل تصنيف الموارد والأدوات والمستندات المختلفة أكثر وضوحًا. يمكن للتنظيم أن يخفف من توترك ويزيد من إنتاجيتك ويمكّنك من قيادة فريقك بفعالية. قد ترغب حتى في تنفيذ بعض هذه الأدوات على نطاق أوسع لمساعدة أعضاء فريقك على تنظيم مساحات العمل الخاصة بهم والروتين اليومي بشكل أفضل. في النهاية ، يمكن لأدوات مثل هذه أن تسهل إدارة يومك حتى تتمكن من قيادة فريقك وتحقيق أهداف مشروعك.
