كيفية المزج الفعال بين أساليب إدارة المشاريع الرشيقة والشلال
تطورت إدارة المشروع من مفهوم مجرد للإدارة داخل المكتب إلى مبدأ عمل ضروري. يمكن للمحترفين اليوم أن يصبحوا معتمدين في إدارة المشاريع ويقضون حياتهم المهنية بأكملها في دور ذي صلة. أدى صعود الابتكار والمثل التي تتمحور حول العملاء إلى زيادة الاهتمام بمفاهيم إدارة المشروع. اثنان ، على وجه الخصوص ، صعدا إلى القمة: رشيق وشلال.
كلاهما له مزايا وعيوب يجلبانه إلى طاولة المفاوضات مع العديد من الشركات التي تستخدم واحدة أو أخرى حسب التفضيل. ومع ذلك ، في عالم اليوم ، أدركت الشركات الذكية أن مزج كلاهما يمكن أن يؤدي إلى بعض التحسينات التي تشتد الحاجة إليها في المشاريع لشركاتها. ما هي فوائد كل من أساليب إدارة المشروع وكيف يمكن للشركات أن تفعل ذلك بفعالية؟ أولاً ، نحتاج إلى فهم ماهية الإدارة الرشيقة وإدارة الشلال بالإضافة إلى مزاياها وعيوبها.
ما هي Agile Project Management؟
تعمل إدارة المشاريع الرشيقة في جوهرها على تعزيز منهجية التحسين المستمر. يتسبب باستمرار في مشاركة الفرق في دورة تقييم وتحليل وتصميم وتطوير وتنفيذ معلمات المشروع. كل جزء من العملية متصل بالآخر. تتيح هذه العملية للفرق زيادة المرونة وتقليل النفايات وإنتاج سلع عالية الجودة للعملاء والعملاء. ومع ذلك ، يمكن أن يجعل هيكل إدارة المشاريع الرشيقة من الصعب قياس التقدم ، وتحديد نهاية محددة ، والحصول على ثقافة القيام بعمل غير مخطط له
ما هي إدارة مشروع الشلال؟
على عكس إدارة المشاريع الرشيقة ، فإن الشلال هو عملية خطية أكثر. يتم تنفيذ الخطوات بالتتابع بمراحل مميزة لها بداية ونهاية. لا شيء يبدأ حتى تكتمل الخطوة السابقة ، وإذا كان لا بد من مراجعة شيء ما ، فيجب على الأفراد البدء من جديد في المرحلة الأولى. من خلال جمع الوثائق وتصميم النظام والتنفيذ والاختبار والنشر والصيانة ، تكون المشاريع واضحة ومباشرة. تسهل هذه العملية على الفرق البقاء على الميزانية والبقاء ضمن النطاق. لسوء الحظ ، يجعل الإعداد أيضًا من الصعب إجراء تغييرات ، أو تضمين الاحتياجات والاحتياجات المتطورة للعملاء والعملاء.
خطوات للمزج الفعال بين إدارة الرشاقة وإدارة الشلال
تختلف مفاهيم إدارة المشروع هذه بشكل لافت للنظر. ومع ذلك ، هناك جوانب وموضوعات من كليهما يمكن للشركات الاستفادة منها. إحدى الصناعات التي شهدت إمكانية الجمع بين هذه الأفكار الإدارية الشائعة هي التصنيع.
تعتمد حوالي 56.6 بالمائة من المؤسسات على مجموعة من التقنيات. هذا الإحصاء منطقي تمامًا. في حين أن Agile يسمح للشركات بالاستجابة ، إلا أنه يمكن أن يتسبب أيضًا في تجاوز الشركات للميزانية والنطاق. يمكن أن يساعد Waterfall الشركات في التحكم في هذه المشكلة مع وضع معايير جودة أكثر صرامة. قد يبدو الأمر مستحيلاً ، لكن دمج هذه الأفكار ليس بعيد المنال. تابع القراءة للتعرف على ثماني طرق للجمع بين إدارة مشروع رشيق وإدارة شلال:
افهم نقاط الضعف في إدارة المشروع
ما الذي تعانيه أنت وفريقك باستمرار؟ هل تتخطى الميزانية دائمًا؟ هل هناك مشكلة في البقاء ضمن النطاق؟ هل خطة العملية الخاصة بك في حالة اضطراب إذا طلب العميل أو العميل تغيير المواصفات؟ افهم قيود فريقك وابدأ في معرفة كيف يمكن لمزايا إدارة المشاريع السريعة والمرنة معالجتها. قد تواجه مشكلة لا يمكن إصلاحها إلا بواسطة Agile ، بينما يعالج حل مفهوم الشلال بشكل أكثر ملاءمة مشكلة أخرى. راقب مقاييسك المهمة للحصول على مزيد من المعلومات حول الأماكن الأكثر أهمية لاحتياجاتك.
تعرف على حدود كل نمط
مرة أخرى ، كلاهما لهما بعض الجوانب الممتازة. ومع ذلك ، هناك خطأ جسيم يتمثل في نسيان أن كلا من إدارة المشاريع الرشيقة والشلال لها قيود. اعتمادًا على الموقف واحتياجاتك ، تحتاج إلى تحديد النمط الذي لن تؤدي عيوبه إلى جعل الجانب المختار من وضع إدارة مشروعك أسوأ. على سبيل المثال ، إذا كنت تواجه مشكلة في الاستجابة بنشاط لتغييرات العميل ، فمن المحتمل أنك لا تريد تنفيذ نمط شلال لهذه المشكلة. ومع ذلك ، إذا كنت تتجاوز الميزانية باستمرار أو تتسلل عبر الموعد النهائي المحدد ، فقد لا تكون أجايل هي الحل. انظر بعناية إلى العيوب ونفذها وفقًا لذلك.
إنشاء قنوات اتصال مفتوحة وفعالة
إذا كنت ستتبع نهجًا هجينًا لإدارة المشروع ، فعليك خلق فرص للتواصل الواضح والمفتوح. ستكون هناك فترة تعديل حيث ستبدو الأمور أكثر فوضوية ثم منظمة. هذه الخطوة هي المكان الذي ستدخل فيه برامج مثل Slack أو HipChat أو حتى دردشة Skype. قم بإعداد أوقات للفرق للتحدث مع بعضها البعض وكذلك طرح الأسئلة عليك. اجعل من السهل على الفرق التحدث مع بعضها البعض لحل المشكلات معًا. إدارة المشروع ليست سهلة أبدًا ، والافتقار إلى التواصل الواضح يجعل الأمر أكثر صعوبة. لذا ، اسدِ لنفسك وفريقك معروفًا من خلال الاستثمار في برامج موثوقة تسمح بالاتصال غير المتزامن.
طبق قوتك
بغض النظر عن تفضيل إدارة المشروع للفريق ، هناك فوائد لكل منهجية إدارة يجب استخدامها بشكل استراتيجي. على سبيل المثال ، تعزز إدارة الشلال مشاركة ونشر المعلومات مقدمًا. هذه ليست ممارسة سيئة يجب اتباعها. يمنح هذا القانون كل شخص معلومات البداية التي يحتاجون إليها بينما يسمح لك كمدير بالإجابة على أي أسئلة لديهم. باستخدام نفس الفكرة ، تتطلب أجايل من الفرق الانتباه باستمرار إلى تحسينات المنتجات في كل مرحلة من العملية. بدلاً من مراقبة جميع العناصر فقط في النهاية ، اطلب من الفرق مراقبة جودة التسليمات باستمرار. يمكن أن يؤدي القيام بذلك إلى السماح بتعليقات أسرع من العملاء والعملاء فيما يتعلق بأي تغيير في المواصفات.
ذكّر الفرق بالهدف النهائي
قد يفضل العديد من أعضاء فريقك أسلوبًا على آخر. قد يجعل هذا الموقف من الصعب محاولة إدخال نهج هجين. حدد نقطة لتذكيرهم بالهدف النهائي: إنتاج جودة قابلة للتسليم للعميل أو العميل. في نهاية اليوم ، كل مفهوم إدارة مشروع لديه شيء يطرحه على الطاولة. لذلك ، يتعين على أعضاء الفريق فهم قيمة قبول فوائد كل فكرة وكيف يمكن أن تجعل عملهم أسهل. لذا ، خذ الوقت الكافي لربط النهج المختلط بمبادئ عملك ووضح لهم كيف يمكن لكل واحد منهم مساعدتهم على العمل بكفاءة أكبر بدون موافقة العمال ، سيكون من الصعب إقناعهم بالانضمام.
استثمر في أداة إدارة المشروع التي تعزز نهجًا هجينًا
في كثير من الأحيان ، يمكن للتكنولوجيا أن تلتقط حيث لا يمكن لعقلنا وقوة إرادتنا. قد يكون الجمع بين نمطين مختلفين لإدارة المشروع أمرًا صعبًا تمامًا. لذا ، فإن إيجاد الحل التكنولوجي المناسب أمر بالغ الأهمية. قد يساعدك إذا كان لديك برنامج سيساعدك على تتبع التقدم ، وإنتاج التقارير في النقاط الحاسمة من العملية ، ويسمح لك بمراقبة كيفية تعامل أعضاء الفريق. الأرقام لا تكذب. إذا كانت الأمور تتجه جنوبًا ، فسيسمح لك برنامج إدارة المشروع بإجراء التغييرات على النحو الذي تراه مناسبًا.
مسح أعضاء فريقك
ستمنحك أداة برنامج إدارة المشروع النتائج الكمية التي تحتاجها. من ناحية أخرى ، تحتاج إلى نتائج نوعية لتزويدك بنظرة ثاقبة على تفاصيل المشكلات والمشكلات. لذلك ، لا تتردد في إرسال استبيانات عن النبض إلى فريقك لمعرفة كيف يسير النهج المختلط. قد لا يشعرون بالراحة عند القدوم إليك مباشرة أو قد يكونون قادرين على إعطائك تفاصيل أكثر دقة لأنك تلتقطهم في وقت يكونون فيه أقرب إلى المشروع. يمكن أن يؤدي إرسال استطلاعات النبض إلى فرص لك لعقد اجتماعات أو مقابلة أعضاء الفريق الآخرين شخصيًا لتحسين أي مشاكل باقية.
تأكد من إشراك أي بائعين تعمل معهم
سيكون للمزج بين أساليب إدارة المشاريع المرنة والشلال تأثير مباشر على أي بائعين أو مقاولين تعمل معهم. قد تحتاج إلى مقابلتهم بشكل متكرر أو تطلب منهم مراجعة العمل أو إرساله بطريقة مختلفة. مهما كانت الحالة ، تأكد من أنهم على دراية بالتغييرات وكيف تؤثر عليها. قد لا يكون لديهم رؤية عميقة في أيديولوجية إدارة المشروع ، أو قد يكونون متحيزين لبعضهم البعض. أظهر لهم خطتك للتنفيذ – كما تفعل مع موظفيك – اجعل خطوط الاتصال مفتوحة. شجع الأسئلة وأبقها على اطلاع بأي تغييرات أو تحديثات.
افكار اخيرة
قد يكون نهج إدارة المشروع المختلط هو الحل للعديد من المشكلات التي واجهتها فرقك. ومع ذلك ، سيعتمد نجاحك على فهم قيودك ومشاكلك الحالية بصدق وربطها بنقاط القوة التي يجلبها كل من الإدارة الرشيقة وإدارة الشلال. قبول أعضاء الفريق أمر بالغ الأهمية. لذا ، قم بإشراكهم في كل جزء من العملية. اكتشف أين توجد مجالات المشكلة واعمل معهم لتنفيذ أجزاء قابلة للتطبيق من كل عملية. من الضروري أن نفهم أن التغيير لن يحدث بين عشية وضحاها. ومع ذلك ، إذا فهم كل فرد على متن الطائرة الدور الذي يلعبه ، فيمكن أن يكون تنفيذ النهج المختلط ناجحًا. الهدف النهائي هو الحفاظ على الاستجابة والمرونة للتعامل مع أي مشاكل قد تظهر ، والانفتاح على كل من منهجيات Agile و waterfall هي طريقة ممتازة للقيام بذلك.
عندما يتعلق الأمر بكونك قائدًا ، فإن الأمر يتطلب مجموعة خاصة من المهارات لتولي المسؤولية وإدارة مجموعة من الأشخاص. يحتاج القادة إلى الحصول على أفضل النتائج من فريقهم ، بغض النظر عن مدى جسارة أو صعوبة أو اختلافهم جميعًا عن بعضهم البعض. نفس المفهوم ينطبق على إدارة المشروع.
كمديري المشاريع ، هناك خصائص تجعل مديري المشاريع الجيدين عظماء. في الواقع ، تمكن مؤشر حالة التوظيف (ESI) في المملكة المتحدة من تجميع قائمة بالردود من مصادر مختلفة لإنشاء قائمة تقريبية بالسمات التي تجعل مدير المشروع رائعًا ؛ وأدناه هم العشرة الأوائل.
1. مدراء المشروع العظماء يلهمون رؤية مشتركة للفريق في حين أنه قد يكون من المنطقي بالنسبة لمعظم الناس – لكي يعمل المشروع ، يحتاج الجميع إلى نفس الرؤية للمكان الذي يسير فيه المشروع بالضبط. يساعد مديرو المشاريع المتميزون جميع أعضاء الفريق على الشعور بأن لديهم حصة متساوية في المشروع ، وتمكين الجميع من مشاركة رؤية المجموعة وتجربتها. قال وارين بنيس ، رائد دراسات القيادة ، عن هذا النوع من القادة أصحاب الرؤية: “إنهم يقدمون للناس فرصًا لإنشاء رؤيتهم الخاصة ، واستكشاف ما ستعنيه الرؤية لوظائفهم وحياتهم ، وتصور مستقبلهم كجزء من رؤية للمنظمة “. على الرغم من أن هذا قد يكون ثقيلًا بالنسبة لمشروع شركتك العادي ، إلا أن الأساس متين: عندما يتشارك أعضاء الفريق رؤية مماثلة ، فإنهم يشعرون بأنهم ملزمون بتقديم أفضل ما لديهم.
2. يتمتع مديرو المشروع العظماء بمهارات اتصال رائعة كمدير مشروع ، قد يكون التواصل مع أنواع مختلفة من أصحاب المصلحة أمرًا صعبًا في بعض الأحيان. عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع العملاء مقابل أعضاء الفريق مقابل قيادة الشركة ، فقد يصبح الأمر صعبًا تمامًا. يحتاج مديرو المشاريع إلى توصيل الأهداف والأداء والتوقعات بوضوح ؛ ويحتاجون إلى إدارة التعليقات الواردة إليهم من جميع الاتجاهات. أن تكون سهل الوصول ومنفتحًا ومباشرًا أمر بالغ الأهمية لكونك متواصلاً جيدًا. علاوة على ذلك ، فإن امتلاك القدرة على إقناع أعضاء الفريق بالقيام بمهام معينة بشكل مختلف قليلاً ، أو العمل الإضافي عند الضرورة ، لا يقل أهمية عن ذلك. بشكل عام ، غالبًا ما تتحقق الفعالية الإجمالية لمدير المشروع من خلال القدرة على التواصل بشكل فعال.
3. يتمتع مديرو المشروع العظماء بالنزاهة تحدد إجراءات مدير المشروع طريقة عمل الفريق. تتطلب القيادة الجيدة الالتزام والالتزام بالممارسات الأخلاقية. نعم ، يجب أن تكون المشاريع مربحة ؛ ونعم ، هناك العديد من الطرق للتأكد من أن مديري المشاريع يأخذون مصالحهم في الاعتبار أثناء خدمة العميل. ومع ذلك ، فإن مديري المشاريع العظماء يلتزمون بالمعايير الأخلاقية ومكافأة أعضاء الفريق الذين يحذون حذوها هو جزء من مسؤولية الوظيفة. لا ينبغي أبدا أن تكون إدارة المشروع مدفوعة بالمصلحة الذاتية ؛ بل إن مصلحة نجاح المشروع هي الأهم.
4. مدراء المشروع العظماء هم متحمسون للقادة السلبيين يمكن أن يكونوا مأزق حقيقي لنجاح المشروع والفعالية الكلية للفريق. يرتد مديرو المشاريع العظماء في خطواتهم ويتحلى بموقف يمكن القيام به يحدد وتيرة فريقهم بأكمله. إن امتلاك طاقة جيدة (دون أن تكون مزعجًا) أمر بالغ الأهمية لوضع مثال إيجابي وسلوك إيجابي للفريق. سيساعد مديرو المشاريع الذين يلتزمون بشكل إيجابي بالأهداف – حتى عندما تسوء الأمور – على إلهام الآخرين حتى لا يصبحوا سلبيين عندما يواجه المشروع تأخيرًا أو عقبة.
5. يظهر مديرو المشروع العظماء التعاطف وليس التعاطف. التعاطف والتعاطف شيئان مختلفان. عادة ما يتم عرض التعاطف ، بينما التعاطف يعني فهمًا حقيقيًا لما يشعر به الشخص الآخر ، خاصة عندما يتعلق الأمر بالأشياء التي تنطوي على حياة خارج العمل. في بعض الأحيان ، يجب إظهار التعاطف تجاه أعضاء الفريق الذين يكافحون من أجل التأقلم بسبب أي تأثيرات خارجية قد تؤثر على عملهم. على هذا النحو ، سيتعاطف مدير المشروع القوي مع مشكلات أعضاء الفريق دون إظهار الندم (عند الاقتضاء). يضمن القيام بذلك أن يظل أعضاء الفريق منتجين في المشروع ، دون تفاقم أي مشاكل شخصية قد يمرون بها.
- يُنظر إلى مديري المشروع الرائعين على أنهم أكفاء في موضوع موضوع فريق المشروع ، يحتاج أعضاء فريق المشروع إلى الشعور بأن مدير المشروع لديهم درجة معينة من الخبرة في موضوع المشروع. على هذا النحو ، يجب أن يتمتع قادة المشروع بالقدرة على قيادة فريقهم بالخبرة الفنية إذا تطلب المشروع ذلك. هذا لا يعني بالضرورة أن مدير المشروع في مشروع تطوير البرمجيات يحتاج إلى القدرة على فتح Visual Studio وبدء الترميز في C-Sharp ؛ ومع ذلك ، فهذا يعني أن مدير المشروع يفهم الآثار المترتبة على التحديات والفرص التقنية المختلفة. القادة الذين ينظر إليهم على أنهم أكفاء من قبل أقرانهم لديهم القدرة على الإلهام والتمكين والتشجيع.
7. مدراء المشاريع العظماء هم رائعون في تفويض المهام يعتبر الثقة جزءًا كبيرًا من الإدارة الفعالة للمشروع ؛ ومدى ثقة مديري المشاريع بفريقهم غالبًا ما يظهر من خلال مقدار المسؤولية التي يرغبون في تفويضها. يفهم مديرو المشاريع المتميزون درجة الإشراف التي يتطلبها كل عضو في الفريق لمجموعة معينة من المهام. يعد تعيين المهام المناسبة للأشخاص المناسبين والثقة بهم للاستفادة من أفضل قدراتهم سمة أساسية لمدير مشروع عظيم. إن تعيين المقدار الصحيح من المهام بحيث لا يكون أعضاء الفريق مرتبكين أمر مهم بنفس القدر.
8. مديرو المشاريع العظماء يظلون هادئين تحت الضغط في عالم مثالي ، سيكتمل كل مشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وفي النطاق. للأسف ، نحن لا نعيش في عالم مثالي. عندما تصبح الأمور صعبة ، يستمر مديرو المشاريع الجيدون في الحفاظ على هدوء الأمور. صرح Warrant Bennis (المذكور سابقًا): “بسبب حالة عدم اليقين وفوضى التغيير ، ينهض القادة ويضعون صورة جديدة للمستقبل تجمع المشروع معًا”. باختصار ، كلما زاد الضغط المرئي لدى مديري المشروع ، زاد الضغط على الفريق والعميل أيضًا. مديري المشاريع العظماء يظلون هادئين تحت الضغط.
9. مديرو المشروع العظماء يروجون لبناء الفريق لكي ينتقل الفريق من مجموعة من الغرباء إلى وحدة جيدة التجهيز ، يجب أن يفهم مدير المشروع ديناميكيات العملية. يجب عليه أو عليها المرور بكل مرحلة من مراحل تطوير الفريق – حتى عند نشوب الصراع – وجعل الفريق ينحي الاختلافات جانبًا ويركز على الهدف المشترك. دعنا نواجه الأمر: معظم الأشخاص في فريقك لم يختاروا العمل معًا ، وربما لن يقضوا وقتًا طواعية مع بعضهم البعض خارج العمل. يعزز مديرو المشاريع العظماء الشعور بالوحدة في الفريق ، عبر الديناميكيات الشخصية.
10. يعرف مديرو المشاريع العظماء كيفية حل المشكلات يحل مديرو المشاريع الكبار المشكلات من خلال تقاسم المسؤولية مع الخبراء في فريقهم. على غرار البند رقم 6 أعلاه فيما يتعلق بالكفاءة ، حتى مدير المشروع الرائع لن يكون لديه الحل لكل مشكلة تنشأ ؛ هذا غير ممكن. ومع ذلك ، فإن مديري المشاريع العظماء سوف يفهمون كيفية تحديد مسار نحو الحل. وهذا يعني الاستفادة من معرفة أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الذين لديهم معرفة متخصصة للمساعدة ؛ ووضع خطة لحل المشكلات الصعبة من خلال الاستفادة من تجربة الفريق.
كونك مدير مشروع رائع ليس بالأمر السهل – يتطلب الأمر شخصًا مميزًا للغاية للتنقل في النسيج المعقد الذي يتناسب مع إدارة المشروع وتحقيق النجاح فيه. ترتبط معظم الخصائص المذكورة أعلاه مع بعضها البعض ؛ وإذا عرض مدير المشروع الجيد واحدة أو اثنتين من هذه السمات ، فمن المحتمل أن يتمكنوا من العمل من أجل أن يكونوا رائعين.
