مراحل دورة حياة إدارة المشروع

إدارة المشاريع هي عملية تخطيط وتنظيم وإدارة الموارد لتحقيق النجاح في إنجاز أهداف وغايات محددة للمشروع. وهي مهارة حيوية لأي عمل، حيث إنها تمكّن المديرين من الإشراف على المشاريع المعقدة وضمان إنجازها في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. هناك العديد من منهجيات إدارة المشاريع المختلفة، ولكل منها مزاياها وعيوبها، ويمكنك أيضاً استكشافها من خلال التسجيل في شهادة PMP. وأكثر هذه المنهجيات شيوعاً هي منهجية الشلال، والتي تتضمن تقسيم المشروع إلى خمس مراحل متميزة: البدء، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق.
بالإضافة إلى ذلك، بالنسبة لأولئك المهتمين بتعزيز مهاراتهم في إدارة المشاريع باستخدام أدوات مايكروسوفت، فإن شهادة مايكروسوفت بروجكت هي خيار ممتاز. توفر هذه الدورة التدريبية تدريبًا شاملاً على البرنامج، وتزويد المشاركين بالمعرفة اللازمة لتخطيط وإدارة وتوصيل تفاصيل المشروع بكفاءة داخل المؤسسة، والاستفادة من ميزات Microsoft Project القوية.
دورة حياة المشروع مهمة لأنها تضمن إكمال جميع جوانب المشروع بطريقة منهجية ومنظمة. من خلال اتباع المراحل الخمس الموضحة في منهجية الشلال، يمكن لمديري المشاريع التأكد من عدم ترك أي مهام حرجة غير مكتملة وأن المشروع يكتمل في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يعد دليل PMBOK الصادر عن معهد إدارة المشاريع (PMI) مورداً شاملاً يحدد كل مرحلة من مراحل دورة الحياة بالتفصيل، بالإضافة إلى تقديم نصائح لإكمالها بنجاح.
المراحل الخمس لدورة حياة إدارة المشروع هي البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. كل مرحلة مهمة ولها مهام محددة يجب إكمالها حتى ينجح المشروع.
مرحلة البدء هي المرحلة الأولى من المشروع وهي المرحلة التي يبدأ فيها المشروع. تتضمن هذه المرحلة مهام مثل تطوير ميثاق المشروع الذي يحدد أهداف المشروع وغاياته.
التخطيط هي المرحلة الثانية من المشروع وهي عندما يضع مدير المشروع خطة لكيفية تنفيذ المشروع. تتضمن هذه المرحلة مهام مثل إنشاء هيكل تقسيم العمل ووضع جدول زمني.
التنفيذ هي المرحلة الثالثة من المشروع وهي المرحلة التي يبدأ فيها فريق المشروع العمل على المشروع. تتضمن هذه المرحلة مهام مثل شراء الإمدادات وتعيين الموظفين.
المراقبة والتحكم هي المرحلة الرابعة من المشروع وهي المرحلة التي يقوم فيها مدير المشروع بمراقبة تقدم المشروع وإجراء التغييرات حسب الحاجة. تتضمن هذه المرحلة مهام مثل تتبع المعالم الرئيسية وإصدار أوامر التغيير.
الإغلاق هي المرحلة الخامسة والأخيرة من المشروع وهي المرحلة التي يتم فيها إكمال المشروع. تتضمن هذه المرحلة مهام مثل إصدار تقرير الإنجاز وأرشفة الوثائق.
مرحلة البدء هي بداية المشروع وهي المرحلة التي يتم فيها تصور المشروع لأول مرة. في هذه المرحلة، يجتمع فريق المشروع لمناقشة المشروع وتحديد ما يجب القيام به من أجل إكماله. يتم تحديد أهداف المشروع أيضًا في هذه المرحلة، وكذلك الموارد التي ستكون مطلوبة لإكماله. كما يتم تعيين مدير المشروع خلال هذه المرحلة.
تتمثل إحدى المهام الرئيسية لمرحلة البدء في إنشاء ميثاق المشروع. يحدد ميثاق المشروع الغرض من المشروع، وأهداف العمل التي يجب تحقيقها، وأصحاب المصلحة المشاركين في المشروع. كما أنه يحدد أدوار ومسؤوليات كل عضو من أعضاء فريق المشروع. يعد ميثاق المشروع وثيقة مرجعية مهمة طوال دورة حياة المشروع.
تعتبر مرحلة البدء ضرورية لإعداد الأساس لمشروع ناجح. فهي تضمن أمرين –
في هذه المرحلة، يأخذ مدير المشروع ميثاق المشروع ويبدأ في وضع خطة إدارة المشروع وتحديد المهام التي يجب إنجازها في كل مرحلة من مراحل المشروع. من المهم أن يكون لديك خطة واضحة المعالم من أجل ضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
تحدد خطة إدارة المشروع الخطوات المحددة التي يجب اتخاذها لإكمال المشروع. وهي تتضمن معلومات مثل أهداف المشروع والموارد التي ستكون مطلوبة والجدول الزمني لإكمال كل مهمة. سيستخدم مدير المشروع هذه الخطة لتتبع التقدم المحرز في المشروع والتأكد من أنه يسير على المسار الصحيح.
من أجل وضع خطة ناجحة، من المهم أن يكون لديك فهم واضح لمتطلبات وقيود المشروع. كما يجب أن يكون الفريق على دراية بأي مخاطر محتملة وكيفية إدارتها. من خلال أخذ هذه العوامل في الاعتبار، يمكن للفريق وضع خطة مصممة خصيصًا لمشروعهم.
مرحلة تنفيذ المشروع هي المرحلة التي يتم فيها تنفيذ أعمال المشروع فعلياً. هذه هي المرحلة الأكثر أهمية، حيث يتم خلالها تحقيق أهداف المشروع. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على إدارة الموارد بفعالية والتأكد من اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. ومن أجل القيام بذلك، يجب أن يكون قادراً على التواصل الفعال مع جميع أصحاب المصلحة وإبقائهم على اطلاع على التقدم المحرز في المشروع.
مراقبة المشروع والتحكم فيه هي عملية تتبع التقدم المحرز في المشروع وإجراء التعديلات حسب الحاجة لضمان بقائه على المسار الصحيح. ويشمل ذلك قياس نتائج المشروع مقارنة بالخطة الأصلية، وتحديد أي مشاكل محتملة واتخاذ الإجراءات اللازمة لتصحيحها، وضمان إبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بحالة المشروع.
ويستخدم مديرو المشاريع مجموعة متنوعة من الأدوات والتقنيات لمراقبة المشروع والتحكم فيه، بما في ذلك مخططات جانت، ومخططات المراحل، وقوائم المهام، وتقارير الحالة، وإجراءات إدارة التغيير. من المهم ملاحظة أنه لا ينبغي لمدير المشروع أن يقوم بجميع عمليات المراقبة والتحكم بنفسه، بل يجب عليه تفويض المهام لأعضاء الفريق بحيث يكون الجميع مسؤولين عن تتبع تقدم المشروع.
من خلال المراقبة والتحكم الفعالين، يمكن لمدير المشروع أن يضمن بقاء المشروع على المسار الصحيح واستكماله في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية
إقفال المشروع هو عملية إنهاء المشروع رسمياً وإنهاء جميع الأمور العالقة. ويشمل ذلك إغلاق أي حسابات مالية، وإغلاق أي أنظمة كمبيوتر أو أي معدات أخرى تم استخدامها للمشروع، واستكمال أي أوراق أو تقارير نهائية.
مدير المشروع مسؤول عن التأكد من اكتمال إغلاق المشروع بشكل صحيح وإخطار جميع أصحاب المصلحة بإغلاق المشروع. من المهم أيضًا مراجعة المشروع مع أعضاء الفريق للتأكد من أن الجميع لديه فهم واضح لما تم إنجازه وما يمكن تحسينه في المستقبل.
يعد إغلاق المشروع خطوة مهمة في دورة حياة المشروع، حيث يضمن اكتمال جميع المهام وإغلاق المشروع رسميًا.
|مرحلة المشروع||التوثيق|
|بدء | |ميثاق المشروع |سجل أصحاب المصلحة |
|خطة ||
هيكل تقسيم العمل (WBS)
|
خطة المشروع
قائمة المتطلبات
خطة الاتصالات
يتم إنشاء المستندات الأخرى ذات الصلة لتسوية سير العمل والتنسيق مع الأطراف المعنية
|تنفيذ ||
وثائق ضمان الجودة
|
محاضر الاجتماعات
|أوامر العمل
|المراقبة والتحكم ||
| تعقب إدارة التغيير
|
سجلات النفقات
قائمة التحقق من الجودة
ورقة تتبع الوقت
|الإغلاق ||
وثائق المشروع وغيرها
|
وثائق المراجعة
بصرف النظر عن النتيجة، يجب عليك كمدير مشروع إجراء استعراض بأثر رجعي حيث يمكن للفريق مشاركة الدروس المستفادة.
يمكن أن يكون تعيين مراحل المشروع طريقة مهمة لإدارة تركيز فريقك وتخصيص الموارد بفعالية ومواءمة دورة حياة المشروع بأكملها مع العملاء أو أصحاب المصلحة. بينما توصي منظمة PMBOK بتعيين أرقام مراحل مختلفة اعتمادًا على المتطلبات المحددة للمشروع (مثل إدارة النطاق)، يمكن للفرق استخدام نظامها الخاص إذا كان لديها المزيد من الاحتياجات الخاصة بالمشروع التي تحتاج إلى النظر فيها، بالإضافة إلى ذلك.
لن يؤدي القرار في حد ذاته إلى تغيير أي شيء بل سيخلق وضوحًا حول ما سيحدث خلال كل مرحلة مما يؤدي في النهاية إلى تحقيق الأهداف بنجاح!