الجدول الزمني للمشروع: السلاح السري لتسليم المشروع بسلاسة وسهولة

تخيل أنك مدير مشروع لشركة إنشاءات وتم تكليفك ببناء مبنى مكتبي جديد. لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية، تحتاج إلى إنشاء جدول زمني وميثاق مشروع للأساس الرسمي للمشروع.
أولاً، ستقوم بجمع المعلومات حول كل مهمة يجب إكمالها، مثل وضع الأساسات، وبناء الجدران، وتركيب الأسلاك الكهربائية، وما إلى ذلك. بعد ذلك، ستقوم بتحديد التبعيات بين هذه المهام، مثل ما إذا كان يجب إكمال إحدى المهام قبل أن تبدأ مهمة أخرى.
باستخدام هذه المعلومات، ستقوم بإنشاء جدول زمني يوضح تواريخ البدء والانتهاء لكل مهمة ومدة كل مهمة. كما ستحدد أيضًا المسار الحرج، وهو تسلسل المهام التي يجب إكمالها في الوقت المحدد لإكمال المشروع بأكمله في الموعد المحدد.
مع تقدم المشروع، ستحتاج إلى مراقبة الجدول الزمني وإجراء التعديلات حسب الحاجة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح. قد يتضمن ذلك إعادة جدولة المهام أو إضافة مهام جديدة أو إزالة المهام التي لم تعد ضرورية.
من خلال الجدولة الفعالة للمهام في مشروعك، يمكنك ضمان قدرة فريقك على إكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.
لتعزيز مهاراتك في الجدولة، فكّر في الالتحاق بدورة تدريبية في MS Project. تركز هذه الدورة التدريبية على استخدام مايكروسوفت بروجكت، وهو أداة أساسية لأي مدير مشروع. من خلال التدريب على MS Project، ستتعلم كيفية إنشاء جداول المشروع وإدارتها وتعديلها بكفاءة باستخدام البرنامج. ويشمل ذلك إعداد تبعيات المهام، وإدارة الموارد، وتتبع تقدم المشروع، وهي أمور ضرورية للحفاظ على التحكم في المشاريع المعقدة مثل إنشاء مبنى مكتبي جديد. لن يؤدي هذا التدريب المتخصص إلى تحسين كفاءتك في استخدام برمجيات إدارة المشاريع فحسب، بل سيزودك أيضاً بالمهارات المتقدمة اللازمة للتعامل مع تحديات المشروع بشكل أكثر فعالية.
تشير الجدولة في إدارة المشاريع إلى عملية وضع خطة للجدول الزمني للمشروع وتخصيص الموارد لمهام محددة ضمن هذا الجدول الزمني. والهدف من الجدولة هو ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد، وفي حدود الميزانية، وبالمستوى المطلوب من الجودة.
يعد الجدول الزمني للمشروع المصمم جيدًا أداة أساسية لإدارة المشروع بنجاح. فهو يوفر نظرة عامة واضحة وشاملة للجدول الزمني للمشروع، مما يمكّن مديري المشروع وأعضاء الفريق من فهم الترابط بين المهام وتأثير التغييرات على المشروع ككل. كما تساعد الجدولة أيضًا على تحديد المخاطر المحتملة وتسمح لمديري المشروع باتخاذ تدابير استباقية للتخفيف من حدتها
فيما يلي الخطوات الرئيسية في عملية الجدولة:
الجدولة هي عملية تكرارية، ومن المهم مراقبة الجدول الزمني وتحديثه باستمرار مع تقدم المشروع. يجب أن يكون الجدول الزمني وثيقة حية يتم تحديثها بانتظام لتعكس التغييرات في الجدول الزمني للمشروع وتخصيص الموارد وتبعيات المهام.
توفر الجدولة في إدارة المشروع العديد من الفوائد، بما في ذلك:
مخطط جانت هو أكثر أنواع الجداول الزمنية للمشروع استخدامًا. يمكن استخدام مخطط جانت لإنتاج جدول زمني للمراحل وجدول زمني شامل للمشروع. ابحث عن حلول جدولة المشروع التي تتيح لك إنشاء طرق عرض مختلفة من نفس الجدول الزمني عند اختيار برنامج الجدولة.
تأكد من أن جدول المشروع الشامل مع المعالم الرئيسية التي تضعها كمخطط جانت يمكن تكثيفه إلى هذا المستوى للحصول على منظور أوضح يمكن مشاركته بسهولة مع فريقك أو أصحاب المصلحة. يمكّنك ذلك من تقديم نفس الجدول الزمني بعدة طرق، اعتمادًا على مقدار التفاصيل المطلوبة والجمهور المستهدف.
واعتماداً على متطلبات المشروع، يمكن لفريقك الاختيار من بين مجموعة متنوعة من استراتيجيات الجدولة الإضافية لإدارة المشروع بدلاً من استخدام مخطط جانت. إن أسلوب تقييم ومراجعة البرنامج وطريقة المسار الحرج (CPM) هما طريقتان إضافيتان محبوبتان لجدولة إدارة المشروع (PERT).
غالبًا ما تستخدم طريقة المسار الحرج في إدارة المشاريع الإنشائية، وتستند طريقة المسار الحرج إلى الجدول الزمني للمشروع على المسار الحرج للمشروع، أو كمية المهام المطلوبة لإنجازها بالإضافة إلى الترتيب الذي يجب أن يتم إنجازها به. يُعرف تسلسل المهام التي تعتبر حاسمة لنجاح المشروع باسم المسار الحرج.
يمكن أيضًا إدراج مهام أخرى في المشروع، ولكن يُشار إليها بالمهام العائمة إذا لم تكن على المسار الحرج.
يتم تخطيط الجدول الزمني الإجمالي للمشروع باستخدام مخطط بيرت، وهو أداة تخطيط مرئية، كجزء من تقنية تقييم ومراجعة البرنامج (بيرت). يحتوي مخطط PERT لمشروع ما على عدة مربعات يمثل كل منها نشاطًا أو مهمة في المشروع. ويحتوي كل مربع على سبعة مكونات، يشير كل منها إلى جانب مميز من النشاط، مثل مدته والفترة الزمنية التي يستغرقها والوقت الذي قد يبدأ أو ينتهي فيه.
تعد الجدولة جانبًا أساسيًا من جوانب إدارة المشروع التي تتضمن إنشاء جدول زمني لمهام المشروع وتحديد الموارد اللازمة لإكمالها. تساعد الجدولة الفعّالة على ضمان إنجاز المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومستوى الجودة المطلوب.
إنها عملية مستمرة تتطلب المراقبة والتحديث والتعديل بشكل منتظم لاستيعاب التغييرات في نطاق المشروع والجدول الزمني والموارد. باستخدام الأدوات والتقنيات والخبرة المناسبة، يمكن لمديري المشاريع جدولة المشاريع بفعالية لتحقيق الأهداف والنتائج المرجوة.
تعتبر الجدولة مهمة في إدارة المشاريع لأنها تساعد على ضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ومستوى الجودة المطلوب. تساعد الجدولة الفعالة مديري المشاريع على تخطيط وتنظيم وتنسيق الموارد لتحقيق أهداف المشروع وغاياته.
تشمل أكثر أنواع الجداول الزمنية شيوعًا في إدارة المشاريع مخططات جانت، وجداول طريقة المسار الحرج (CPM)، والمخططات الشبكية. تشمل الأنواع الأخرى من الجداول الزمنية المخططات الشريطية والمعالم الرئيسية وتقويمات المشروع.
جدول المشروع هو وثيقة شاملة تحدد الجدول الزمني والمهام والموارد الخاصة بالمشروع. مخطط جانت هو تمثيل مرئي لجدول المشروع، حيث يُظهر الجدول الزمني والتقدم المحرز في مهام المشروع بتنسيق بياني.
تعتمد صناعة إدارة المشاريع على دليل إدارة المشاريع PMBOK، أو مجموعة معارف إدارة المشاريع، كمجموعة كاملة من الإجراءات وأفضل الممارسات والمصطلحات والتوصيات. تُقدّر الشركات قيمة PMBOK لأنها تمكّنها من توحيد الإجراءات عبر مختلف الأقسام، وتعديل الإجراءات لتلبية متطلبات معينة، وتجنب فشل المشروع.
يجب تحديث مجموعة المعارف وتعميمها بشكل متكرر لأنها تتوسع باستمرار مع تعلم الممارسين تقنيات أو أفضل الممارسات الجديدة. ويتولى معهد إدارة المشاريع (PMI)، وهو جمعية غير ربحية تضم خبراء إدارة المشاريع، مسؤولية الإشراف على هذا المسعى.