عادة ما تكون إدارة المشروع واحدة من تلك الموضوعات ، عندما أبدأ في مناقشتها ، تبدأ أعين الناس في التراجع إلى رؤوسهم. عندما أتجرأ على الحديث عن أدوات إدارة المشاريع ، سرعان ما تركت واقفاً أتحدث مع نفسي.
ومع ذلك ، هناك أدوات لإدارة المشروع ، إذا قمنا بدمجها في أنشطتنا اليومية ، يمكن أن تجعلنا أكثر إنتاجية وأكثر نجاحًا في نهاية المطاف! أقترح ثلاث أدوات من هذا القبيل. مخطط جانت والتقويم المتطرف للمشروع ولوحة كانبان.
1. مخطط جانت
أولاً ، تم إنشاء مخطط جانت بواسطة – كما خمنت – هنري جانت. طوره في الجزء الأول من القرن العشرين مع بعض مواطنيه ، فريدريك وينسلو تايلور (والد الإدارة العلمية) ، وفرانك جيلبرث (رائد دراسات الوقت والحركة) ، وهنري فورد ، وحتى قاضي المحكمة العليا في المستقبل لويس برانديز . كانوا يعبثون بالأدوات لمساعدة المصانع على أن تصبح أكثر إنتاجية وربحية. قام جانت بعد ذلك بترتيب الزواج بين قائمة المهام والجدول الزمني. هذا بكل بساطة ما هو مخطط جانت. وهو عبارة عن مستند يجمع بين قائمة المهام التي تجري أسفل الجانب الأيسر من الصفحة ورسم بياني شريطي على يمين الصفحة يمثل تقديرًا للوقت لكل مهمة من المهام في القائمة.
أنا أحب مخططات جانت! أنا حقا! لا يتم لصق مخططات جانت فقط على جميع الجدران في مكتبي المنزلي لتظهر لي مشاريعي المختلفة ، ولكن مخططات جانت ، مع أنشطتنا المنزلية ، تزين ثلاجتنا أيضًا. أنا أقود زوجتي للجنون!
كما ترى ، أنا أحب مخططات جانت لأنها تعطيني صورة واضحة لمهامي ، ومتى يجب أن أعمل على تلك المهام ، وأكملها ، وكيف ترتبط مهامي ببعضها البعض ، وعن تقدمي. إنها أداة مرئية ورسومية. هذا مهم لمعظمنا.
يساعدني مخطط جانت أيضًا ، وربما الأهم من ذلك ، على التفكير في “العملية” في سياق عملي. يفتقد معظمنا قضايا “العملية”!
العملية ، بالمناسبة ، هي ببساطة سلسلة من الخطوات لإكمال المهمة.
عندما يتعلق الأمر بأن تكون أكثر إنتاجية ونجاحًا ، فإن العملية مهمة للغاية! معظم العمل اليومي الذي نقوم به هو العمل على المهام الفردية دون اعتبار كبير لكيفية انسجامهم معًا. نحن لا نفكر في كل الخطوات اللازمة لإكمال المهمة. يساعدنا مخطط جانت على رؤية الصورة الأكبر ثم يعطينا البيانات التي يمكن من خلالها تعديل الخطة. بدون الصورة الأكبر وبيانات التقدم ، نشعر بالصدمة من الأشياء التي لم تسر وفقًا للخطة. يساعد مخطط جانت في تدريب أدمغتنا على التفكير في مشكلات العملية!
يمكن أن يكون لدمج مخططات جانت في أنشطتنا اليومية (العمل والعائلي والشخصي) تأثيرات كبيرة على نجاحنا!
إليك مثال سريع. قبل عدة فصول الصيف ، ركبت أنا وعائلتي في شاحنتنا الصغيرة ، وتركنا حرارة ساوث كارولينا ، وتوجهنا إلى نيو إنجلاند لقضاء عطلة طال انتظارها. لذلك ، لكوني مدير المشروع البارز ، قمت برسم مخطط جانت. (يمكنك أن ترى على الأرجح عيون زوجتي تتدحرج. أليس كذلك؟)
واجهت عائلتي مشكلتين مع مخطط جانت الخاص بي. الأول هو أنهم نظروا إلى مخطط جانت على أنه أداة صلبة. قالوا “أبي ، نحن في إجازة! لماذا يتعين علينا القيام بأشياء في أوقات معينة؟ ” لذلك ، شرحت أن هذا كان تقديرًا لجدولنا الزمني ولم يكن من المفترض اعتباره جدولًا زمنيًا ثابتًا. الآن ، هذه قضية مهمة. تستند مخططات جانت على الجداول الزمنية المقدرة ، وليس على جدول زمني صارم!
الأمر الثاني هو أن زوجتي وابنتي لاحظا أن الجدول الزمني مليء بالأنشطة التاريخية. كان هذا منطقيًا بالنسبة لي ولابني لأننا هواة التاريخ الكبار. ومع ذلك ، لاحظت زوجتي وابنتي شيئًا ما ، في أذهانهم على الأقل ، كان مفقودًا بشكل صارخ من الجدول. التسوق في بوسطن! مرة أخرى ، كان يُنظر إلى مخطط جانت على أنه جامد للغاية. لم تكن هناك فرصة لإضافة أنشطة “على الطاير”.
ناقشنا إضافة التسوق إلى الجدول الزمني. كشف مخطط جانت ، مع ذلك ، أن هناك شيئًا ما في الجدول الحالي بحاجة إلى تقديمه لتلبية النشاط الرئيسي المتمثل في إنفاق الرابع من يوليو في بوسطن كومنز. قدم لنا مخطط جانت البيانات اللازمة لاتخاذ قرار 1) تقصير Freedom Trail ليوم واحد ، و 2) إضافة يوم “التسوق” إلى الجدول.
مخطط جانت هو أداة مرئية تساعد في الجدولة وعمليات صنع القرار.
2. تقويم المشروع المتطرفة
لقد تعلمت أن ما يتم جدولته يتم إنجازه. إذا لم يكن موجودًا في التقويم الخاص بي ، فلن يحصل على وقتي أو اهتمامي أو طاقتي ولن يتحقق. لذلك ، منذ عدة سنوات ، كنت أمارس “تقويم المشروع الشديد”.
ببساطة ، تقويم المشروع هو عرض لمهام المشروع ضمن إعداد تقويم (أي يومي ، أسبوعي ، شهري ، إلخ).
أنا أستخدم تقويمات Google ، ولكن هذا يعمل أيضًا في تطبيقات التقويم الأخرى. لقد قمت بإنشاء تقاويم متعددة في حساب Google الخاص بي. لدي 25 تقويمًا حتى كتابة هذه السطور. أنا أحسب فئات الأنشطة في تقاويم منفصلة. على سبيل المثال ، اجتماعات موكلي موجودة في تقويم واحد. تمت جدولة أوقات كتابتي في تقويم آخر. أنشطة عائلتي موجودة على تقويم آخر. تمت جدولة سفري بالطائرة في تقويم آخر. وهلم جرا وهلم جرا. ثم تتم مزامنة التقويمات معًا وعرضها في تقويم “رئيسي”. يمكنني بالطبع التبديل بين تشغيل وإيقاف كل تقويم من التقويمات في التقويم الرئيسي لإظهار ما أريد رؤيته.
التقويم المتطرف له فوائد عديدة. أولاً ، يمنع المبالغة في الجدولة. أرى كل شيء في التقويم الرئيسي الخاص بي وأعرف متى يكون لدي مساحة لجدولة عناصر إضافية. ثانيًا ، إنه يعزز وجهة نظري للصورة الكبيرة. في بعض الأسابيع قد أرغب في مضاعفة الأنشطة التسويقية ويكشف التقويم الرئيسي عما إذا كان لدي المزيج الصحيح من الأنشطة المجدولة. ثالثًا ، يساعد في حل مشكلات العملية.
3. كانبان
كانبان كلمة يابانية تعني لافتة أو لوحة إعلانية. تم تطوير Kanban كأداة تصنيع في الأربعينيات من قبل Taiichi Ohno ، الذي كان والد نظام إنتاج Toyota. يقوم على ثلاثة مبادئ:
تصور سير العمل يوميا. هذا يشبه مخطط جانت بسبب الطبيعة المرئية للمهام على السبورة.
تقييد العمل الجاري (WIP). يميل معظمنا إلى العمل على العديد من الأنشطة في وقت واحد. يعلمنا كانبان أ) سرد جميع المهام وتحديد أولوياتها ، ب) الاحتفاظ بمعظمها في الاحتياط (يسمى التراكم) ، ج) الحد من مهامنا النشطة.
تحسين تدفق العمل. عند اكتمال مهمة واحدة ، يتم إحضار المهمة التالية الأكثر أهمية من الأعمال المتراكمة. ما يتم تقديمه للعمل عليه يستند إلى مستوى الأولوية وليس فقط على العنصر التالي في الجدول. هذا يشجع على التحسين المستمر!
لوحة Kanban هي أداة تصور تشجع على سير العمل الأمثل. يمكن ترتيب اللوحة بالعديد من الأشكال ، ولكن عادةً ما تحتوي على عمود “المهام المطلوبة” وعمود “العمل” وعمود “تم”. بسيطا بما فيه الكفاية! يتم تجميع المهام في عمود “المهام الواجبة” حتى يتم سحبها للأمام إلى عمود “التنفيذ” ، ثم يتم سحبها إلى عمود “تم” عند الانتهاء.
يمكن إنشاء لوحات Kanban باستخدام قلم رصاص وورقة ، أو عن طريق تطبيق الملاحظات اللاصقة لقلب المخططات أو ألواح الكتابة ، أو باستخدام نوع من البرامج. يعد Trello.com و Microsoft Planner أمثلة على لوحات Kanban في البرامج.
يساعدني استخدام لوحة Kanban كل يوم في تصور جميع المهام الخاصة بي ، وتحديد بعض المهام فقط للعمل عليها ، وضبط أنشطتي مع بدء اليوم. يمنحني عمود “تم” أيضًا سببًا للاحتفال كل يوم!
لقد اكتشفت أنه باستخدام أدوات إدارة المشاريع الثلاثة هذه في حياتي اليومية ، أصبحت أكثر إنتاجية ، وأكثر نجاحًا بكثير ، وحتى شخصًا أكثر سعادة. أعزو النجاحات إلى كونك 1) منظمًا بشكل أفضل ، 2) أكثر انسجامًا مع أولوياتي ، 3) أكثر وعياً بالصورة الكبيرة ، و 4) قادرًا على تعديل خطتي عندما تسوء الأمور عن مسارها.
