دليل لمجموعات عمليات إدارة المشاريع الخاصة بمعهد إدارة المشاريع (PMI)

دليل مجموعات عمليات إدارة المشاريع في معهد إدارة المشاريع (PMI)
إذا كنت قد بدأت للتو في إدارة المشاريع، أو ترغب في صقل مهاراتك، أو تخطط للتقدم لامتحان شهادة إدارة المشاريع، فستحتاج إلى فهم مجموعات عمليات إدارة المشاريع.
ما هي مجموعة العمليات ولماذا هي مهمة؟
“مجموعة العمليات” هي ببساطة اسم منمق لمرحلة أو خطوة في دورة حياة المشروع. و”المراحل” في نموذج عملية مجموعات العمليات هي:
البدء
التخطيط
التنفيذ
المراقبة والتحكم
الإغلاق
تشكل مجموعات العمليات الخمس نموذج إدارة المشروع الذي يستخدم لتنظيم مشروع معقد من البداية إلى النهاية. والسبب في تسمية المراحل أو الخطوات ب “مجموعات العمليات” هو أن كل مرحلة تشمل مجموعة متنوعة من الخطوات الفرعية أو العمليات.
هذه اللغة الخاصة بمجموعات العمليات خاصة بفلسفة معينة لإدارة المشاريع من منظمة تسمى PMI.
يرمز معهد إدارة المشاريع إلى معهد إدارة المشاريع. وهي هيئة الاعتماد الأولى لمديري المشاريع في جميع أنحاء العالم. واحدة من أكثر شهاداتها شهرة هي شهادة PMP، أو محترف إدارة المشاريع. ويضع معهد إدارة المشاريع معايير لمديري المشاريع تُعرف باسم دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع أو PMBOK®.
لذلك، إذا قرأت أو سمعت عن مجموعات عمليات معهد إدارة المشاريع أو مجموعات عمليات PMP أو مجموعات عمليات PMBOK، فهي في الحقيقة نفس الشيء: مجموعات العمليات كما حددها معهد إدارة المشاريع، معهد إدارة المشاريع.
بدائل مجموعات عمليات PMI
يعد معهد إدارة المشاريع (PMI) إلى حد بعيد أكثر الهيئات المانحة للشهادات شهرة وشعبية لمديري المشاريع في العالم، وخاصة في الولايات المتحدة. ومع ذلك، فهي ليست الهيئة الوحيدة في المدينة (أو على هذا الكوكب).
ففي المملكة المتحدة، تعتبر شهادة PRINCE2 هي شهادة معترف بها من حكومة المملكة المتحدة. وتشمل هيئات اعتماد إدارة المشاريع الأخرى في جميع أنحاء العالم IPMA وAPM وAPM وAIPM.
لدى PRINCE2 نموذج العمليات الخاص بها، وهو مشابه لمجموعات عمليات معهد إدارة المشاريع، ولكنه يضيف عمليتين رئيسيتين ليصبح المجموع سبع عمليات. يعتبر “التخطيط” جزءًا لا يتجزأ من جميع مراحل المشروع. المراحل هي كما يلي:
توجيه المشروع
بدء مشروع
بدء مشروع
التحكم في مرحلة ما
إدارة حدود المرحلة
إدارة تسليم المنتج
إغلاق المشروع
قد يكون لدى منظمات إدارة المشاريع الأخرى نماذجها أو طرقها الخاصة لتنظيم العمليات. على سبيل المثال، يركز AIPM على “نموذج عملية رشيقة شاملة”.
مجموعات عمليات PMBOK مقابل المجالات المعرفية
هناك مجال شائع للالتباس بين الأشخاص الذين يدرسون دليل PMBOK للحصول على شهادة احترافية في إدارة المشاريع وهو الفرق بين مجموعات عمليات معهد إدارة المشاريع ومجالات المعرفة.
مجموعات العمليات هي مراحل في دورة حياة المشروع. وهي طريقة لتجميع المهام للحفاظ على تنظيم المشروع وتركيزه على الهدف النهائي. مجموعات العمليات عامة ويمكن تطبيقها على أي عدد من المشاريع المختلفة.
مجالات المعرفة هي مهام أو أنشطة متشابهة تتعلق بمجموعات المعارف أو المهارات المشتركة. يمكن أن تصبح مجموعة من المهام المتشابهة منطقة معرفة.
ملاحظة (وهذا مهم!): يمكن أن تنتشر مجالات المعرفة عبر مجموعات عمليات مختلفة (أو مراحل) من دورة حياة المشروع.
“إدارة تكاليف المشروع” مثال على مجال المعرفة حيث يمكن أن تحدث المهام المحددة مثل تقدير التكاليف وإدارة التكاليف في أجزاء مختلفة من العملية.
مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس
بمجرد أن يكون لديك فهم أساسي لماهية مجموعات العمليات (ببساطة مراحل في المشروع)، فإن مجموعات العمليات الفعلية ليست صعبة الفهم. فهي تتدفق بترتيب منطقي من بداية المشروع إلى نهايته.
1) البدء
تشير مجموعة العمليات “الشروع” ببساطة إلى كل ما قد تفعله لإطلاق المشروع وبدء تشغيله. قد يشمل ذلك تحديد أهداف المشروع الأساسية، وتحديد أعضاء فريق المشروع، وتحديد أعضاء فريق المشروع، وتثبيت ميزانية المشروع.
في هذه المرحلة من المشروع، يجب أن تكون التصاريح الأولية وأوامر العمل في مكانها الصحيح. في حالة بدء المشروع مع أحد العملاء، قد يكون من الضروري توقيع اتفاقية مع دفعة أولى أولية. سيتم تحديد مستوى عالٍ من النطاق والمتطلبات في هذه المرحلة من المشروع، ولكن سيتم تحديدها بشكل كامل في المرحلة التالية: التخطيط.
الوثائق التي قد تستخدمها في هذه المرحلة: أوامر العمل، والتصاريح، والاتفاقيات، وطلبات تقديم العروض/المناقصات، وميثاق المشروع، وسجل أصحاب المصلحة.
2) التخطيط
مجموعة عملية “التخطيط” هي بالضبط ما يوحي به الاسم: التخطيط. هذا هو الوقت المناسب للتخطيط الكامل للمشروع، بما في ذلك تحديد أي معالم أو نتائج للمشروع. سيتم تحديد النطاق والمتطلبات والمخرجات بشكل أكثر وضوحًا وتحليلها.
التخطيط ليس شيئًا يمكن التهاون فيه. يجب أن يكون شاملاً.
الوثائق التي يمكن أن تستخدمها في هذه المرحلة: وثيقة النطاق/المستقبل، وخطة إدارة المشروع، والجداول الزمنية، وسجل المخاطر.
3) التنفيذ
مجموعة عمليات “التنفيذ” هي المرحلة التي تلتقي فيها العملية مع الطريق ويتم تنفيذ المشروع. في هذه المرحلة من العملية، قد يعمل العديد من الأفراد و/أو الفرق على مكونات منفصلة من المشروع في نفس الوقت (انظر “مجالات المعرفة” أعلاه).
الوثائق التي قد تستخدمها في هذه المرحلة: تحديثات المشروع.
4) المراقبة والتحكم
خلال مسار المشروع بأكمله، سيقوم مدير المشروع بمراقبة كل شيء للتأكد من تحقيق المعالم الرئيسية وإنتاج المخرجات في الوقت المحدد.
يراقب مدير المشروع أيضًا نطاق المشروع عن كثب للتأكد من عدم انحرافه عن المسار الصحيح. إذا حدث ذلك، سيحرص مدير المشروع على تحديد النطاق الجديد بوضوح، وتحديث الميزانية والإطار الزمني وفقًا لذلك.
الوثائق التي قد تستخدمها في هذه المرحلة: طلبات تغيير النطاق، والجداول الزمنية المحدّثة.
5) الإغلاق
تدور مجموعة عمليات “الإغلاق” حول إغلاق المشروع بنجاح عند اكتماله. على الرغم من أنه قد يكون من المغري إبقاء المشروع في حالة من النسيان، حيث لا يتم إغلاقه رسميًا، إلا أن هذه ليست أفضل فكرة.
خاصةً إذا كنت تعمل مع العملاء، يجب الاتفاق على الإغلاق النهائي للمشروع، لئلا يميل العميل إلى العودة للحصول على تحديثات غير محدودة (ومجانية).
الوثائق التي قد تستخدمها في هذه المرحلة: توقيع العميل على المشروع المكتمل.
مثال من العالم الحقيقي لكيفية عمل مجموعات العمليات معًا
فيما يلي مثال على كيفية مساعدة مجموعات عمليات PMP في مشروع بسيط. سنستخدم مثالاً على إنشاء موقع إلكتروني وإطلاقه. سنسمي الشركة التي تقوم ببناء الموقع الإلكتروني “الشركة التفاعلية” والعميل “مركز التسوق عبر الإنترنت”. فيما يلي كيفية عمل مجموعات العمليات:
البدء: يوافق مركز التسوق عبر الإنترنت على توظيف شركة Interactive Company لبناء موقع التجارة الإلكترونية الجديد الخاص بهم. يوقعان اتفاقية بميزانية أساسية ونطاق وجدول زمني للمشروع. تحدد الشركة التفاعلية الموظفين الذين يريدون العمل على المشروع: مدير مشروع، ومبرمجان، ومصمم جرافيك، ومدير إبداعي.
التخطيط: يحدد مدير مشروع الشركة التفاعلية معالم معقولة للتسليمات التي سيتم عرضها على العميل على طول الطريق. على سبيل المثال، يجب أن ينجز مصمم الجرافيك نموذجاً لتصميم الموقع الإلكتروني في غضون ثلاثة أسابيع. وفي الوقت نفسه، سيعمل فريق البرمجة على تطوير واجهة خلفية مخصصة، على أن يتم الانتهاء من النموذج الأولي في غضون 5 أسابيع.
التنفيذ: يباشر فريق البرمجة العمل على إعداد التجارة الإلكترونية بينما يعمل المدير الإبداعي ومصمم الجرافيك على ضمانات العلامة التجارية ونموذج التصميم.
المراقبة والتحكم: خلال المشروع بأكمله، يتأكد مدير المشروع من أن فرق التصميم والفرق الفنية تقوم بعملها. يقوم مدير المشروع أيضاً بالتنسيق مع العميل للتأكد من أن التوقعات تحت السيطرة. إذا بدأ العميل في طلب أشياء تتجاوز النطاق الأولي، مثل إضافة تطوير التطبيق إلى المشروع، يتأكد مدير المشروع من تحديد ذلك بوضوح وجدولته ودفع تكاليفه.
الإغلاق: تم إطلاق الموقع الإلكتروني لمركز التسوق عبر الإنترنت ويعمل بشكل مثالي. يُطلب من العميل الآن التوقيع على المشروع المكتمل، مع تحديد واضح بأن أي تحديثات جديدة للموقع الإلكتروني هي جزء من مشروع جديد.
تساعد مجموعات العمليات في تنظيم المشاريع وتحديدها
سواء كنت مدير مشروع معتمد من PMP أو لا تخطط أبدًا للحصول على شهادة رسمية، يمكن أن تكون مجموعات العمليات نموذجًا مفيدًا للمشروع. فهي توفر إطارًا للنظر إلى المشاريع وتحديدها يمكن أن يساعد في إبقائها على المسار الصحيح. على الرغم من أن فهم الأساسيات بسيط إلى حد ما، إلا أنه كلما تعلمت المزيد عن إدارة المشاريع، ستجد الكثير من “تحت الغطاء” لإتقانها. حظاً موفقاً!