مجموعات عمليات إدارة المشاريع الـ 5 الرئيسية | SPOTO

المجموعات الخمس الرئيسية لعمليات إدارة المشاريع
في مجال إدارة المشاريع، هناك فئتان رئيسيتان يحتاج كل مدير مشروع إلى إتقانهما لتحقيق النجاح: مجالات المعرفة ومجموعات عمليات إدارة المشاريع.
الوجبات الرئيسية
البدء: تتضمن هذه المرحلة تحديد المشروع والحصول على الموافقات اللازمة. وهي تضع الأساس من خلال تحديد الأهداف والنطاق وأصحاب المصلحة.
التخطيط: التخطيط التفصيلي أمر بالغ الأهمية لنجاح المشروع. تتضمن هذه المرحلة وضع الجداول الزمنية والميزانيات والموارد واستراتيجيات إدارة المخاطر لضمان تحقيق أهداف المشروع.
التنفيذ: أثناء التنفيذ، يتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ. ويتضمن ذلك تنسيق الأشخاص والموارد، وإدارة توقعات أصحاب المصلحة، وتسليم مخرجات المشروع.
المراقبة والتحكم: التتبع المستمر لأداء المشروع مقابل الخطة أمر ضروري. تضمن هذه المرحلة تحديد أي انحرافات وتصحيحها على الفور، والحفاظ على توافق المشروع مع الأهداف.
الإغلاق: تتضمن المرحلة الأخيرة إغلاق المشروع رسميًا وضمان اكتمال جميع المخرجات والحصول على قبول أصحاب المصلحة. يتم توثيق الدروس المستفادة للرجوع إليها في المستقبل.
لاجتياز اختبار PMP بنجاح، يجب أن تكون بارعاً في هذين المجالين. تتألف مجالات المعرفة من 10 فئات مختلفة من إدارة المشاريع التي تتناول كل ما يجب أن تعرفه لكي تكون مدير مشروع ناجحاً. مجموعات العمليات هي الطرق التي تقوم من خلالها بإدارة المشروع فعلياً.
إن التعرف على مجموعات عمليات إدارة المشاريع وتنفيذها ليس نفس الشيء تمامًا. فكل مشروع فريد من نوعه، وبالتالي فإن تنفيذ مجموعات العمليات سيكون بالضرورة مصبوبًا ومشكلاً بما يتناسب مع مشروعك لكي يكون ناجحًا. ستناقش هذه المقالة المبادئ الأساسية لمجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس وهي بدء المشروع، والتخطيط، والتنفيذ، والمراقبة والتحكم، والإغلاق.
1. البدء
تتضمن الخطوة الأولى في أي مشروع وضع رؤية لما سيتم إنجازه طوال مدة المشروع. فبدون هذه الخطوة في العملية، لن يتم وضع الأساس، والأساس أمر بالغ الأهمية لبناء أي شيء، بما في ذلك المشاريع الناجحة. يخلق البدء أساسًا قويًا تُبنى عليه مجموعات عمليات إدارة المشروع الأربع الأخرى.
خلال هذه المرحلة، يتم اعتماد المشروع رسميًا من قبل الشركة أو المنظمة الراعية. وهذا يشمل التأكد من توافق الرؤية الأوسع للمشروع مع رؤية الشركة أو المؤسسة الراعية.
يتم وضع النطاق الأولي للمشروع وتحديده. وكذلك، يتم تحديد أصحاب المصلحة، كجزء أساسي من الصحة المستمرة للمشروع. كما أن إبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع مع تقدم المشروع هو عنصر مهم في إدارة المشروع.
تتضمن هذه المرحلة أيضًا تحديد مراحل المشروع وتنظيم الفرق والحصول على التصاريح اللازمة ووضع أوامر العمل الأولية في مكانها الصحيح. سيكون مدير المشروع مسؤولاً عن تحديد المخاطر والموارد اللازمة والتبعيات والأهداف والجداول الزمنية والنطاقات والمخرجات.
وباختصار، فإن بدء المشروع هو مجموعة الخطوات اللازمة لبدء المشروع بنجاح.
2. التخطيط
ضمن دليل PMBOK، يتم تعريف 24 عملية مختلفة على أنها جزء من عملية التخطيط الأكبر. لن يتم استخدام كل هذه العمليات بالضرورة في كل مشروع، ولكن كما ترى، فإن هذا الجزء من المشروع يتضمن أكثر من مجرد نظرة عامة سريعة على المشروع قبل البدء فيه.
من أجل الانتقال بنجاح إلى مجموعة عمليات إدارة المشروع الثالثة (التنفيذ)، يجب عليك أولاً بناء خطة ناجحة. إن الكثير مما يتم إنجازه في هذه المرحلة هو أخذ الأفكار الأوسع نطاقاً التي تم وضعها في مرحلة البدء وتوضيحها بمزيد من التفصيل.
المجالات التي يتم النظر فيها أثناء وضع الخطة
تحديد نطاق المشروع بمزيد من التفصيل (بما في ذلك المخاطر والمعالم الرئيسية والملخصات والميزانيات).
اختيار الفرق وقادة الفرق.
وضع الخطط اللازمة لتحقيق أقصى قدر من سير العمل في جميع مجالات المشروع.
وضع جدول زمني للمشروع (وغالباً ما يتضمن ذلك استخدام مخططات جانت البيانية).
تزويد المشروع بالبنية التحتية اللازمة لتحقيق أهداف المشروع ضمن الجدول الزمني المحدد وقيود الميزانية.
وضع خطة تواصل لأعضاء فريق المشروع وأصحاب المصلحة (سيتضمن ذلك اختيار برنامج أو تطبيقات إدارة المشروع التي تنوي استخدامها خلال المشروع.
بمجرد أن يقضي مدير المشروع الوقت في تخطيط كل هذه التفاصيل، سيقوم بتجميع كل شيء في وثيقة رئيسية أو خطة إدارة المشروع. يمكن الرجوع إلى هذه الوثيقة الرسمية من قبل جميع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والقادة طوال فترة المشروع، ويمكن تقديمها للحصول على التفويض النهائي والموافقة عليها قبل بدء العمل رسميًا في المشروع.
3. التنفيذ
في كثير من الأحيان يكون الناس متلهفين لبدء العمل في المشروع وهذا سيؤدي بهم إلى تخطي بعض التخطيط للوصول إلى مرحلة التنفيذ، ولكن هذا أمر غير حكيم. بعد الانتهاء من جميع تفاصيل التخطيط، يمكن للفريق الانتقال إلى مرحلة التنفيذ برؤية واضحة وموحدة لكل ما يجب إنجازه.
خلال مجموعة عملية إدارة المشروع هذه، يبدأ أعضاء الفريق المكلفون بمهام فردية في إنتاج المخرجات بينما يراقب مدير المشروع الموارد وقيود الميزانية. مع وجود جدول زمني مفصّل، يقوم أعضاء الفريق أيضًا بتنفيذ مهامهم بالترتيب المطلوب حسب أي تبعيات بين المهام.
كما أن مرحلة التنفيذ هي أيضًا المكان الذي يتم فيه إنفاق معظم الميزانية، وكذلك المكان الذي قد يشارك فيه أصحاب المصلحة ويجرون تغييرات أو طلبات.
هذه هي المرحلة التي يمكن أن تكون خلالها برامج إدارة المشاريع الموثوقة مفيدة بشكل خاص، حيث يمكنها إبقاء جميع أعضاء الفريق على تواصل، وعلى علم بأي تغييرات يجب إجراؤها. من المهم أن يكون لدى جميع الأفراد المشاركين في المشروع القدرة على تتبع التقدم المحرز، خاصةً في المشاريع الكبيرة، ويمكن أن تساعد البرامج التكاملية بشكل كبير في هذه العملية.
4. المراقبة والتحكم
طوال الجدول الزمني للمشروع، سيكون مدير المشروع مسؤولاً عن الحفاظ على التنظيم والتواصل الفعال والوصول إلى الأهداف المرجعية. باختصار، يجب عليه مراقبة المشروع والتحكم فيه أثناء تنفيذه.
كما سيكون مدير المشروع الفعال قادرًا على تقييم وإدارة أعضاء الفريق خلال هذه الفترة، والتعرف على المخاوف أو الحاجة إلى التغيير، والتعامل معها بفعالية، مع الحفاظ على المشروع على المسار الصحيح. تعد إدارة الموظفين أحد أهم أجزاء تنفيذ المشروع بنجاح.
تعتمد مجموعة عمليات إدارة المشروع هذه اعتمادًا كبيرًا على قدرة مدير المشروع على تحديد المشاكل وحلها عند ظهورها، وإبقاء المشروع على المسار الصحيح ومنعه من التعثر. خلال هذه المرحلة، من المهم أن يكون لديك فهم متطور لإدارة مخاطر المشروع.
يجب أن يضع المدير دائمًا نطاق المشروع نصب عينيه، من خلال قياس تقدم المشروع مقابل التوقعات والتصرف وفقًا لذلك. من خلال وضع الأهداف الأوسع للمشروع في الاعتبار، مع تقييم تفاصيل العمليات اليومية، يمكنه التأكد من تحقيق الأهداف وإنجاز المشروع بنجاح.
5. الإغلاق
بمجرد اكتمال المهام الفردية للمشروع الأكبر، تنتهي رسمياً مجموعات عمليات إدارة المشروع من تنفيذ ومراقبة وضبط، ويدخل المشروع في مجموعة العمليات المعروفة باسم الإغلاق.
قد يبدو أن كل شيء يسير بسلاسة من هنا، لكن إغلاق المشروع بنجاح يتطلب مهارة، وسينعكس ذلك على قدرة مدير المشروع بشكل عام على قيادة الفريق والمشروع.
لإغلاق المشروع، سيحتاج المدير إلى القيام بما يلي:
تجميع تقرير نهائي عن كل ما تم إنجازه خلال المشروع.
تقديم التقرير إلى أصحاب المصلحة أو العملاء والحصول على الموافقة النهائية وقبول المشروع.
إنهاء الأمور العالقة، ويشمل ذلك تسديد الدفعات النهائية وإغلاق العقود.
إنشاء تقرير إغلاق المشروع لتحديد كيفية أداء المشروع مقابل خطة العمل الأصلية للميزانية والجدول الزمني وسير العمل.
إنشاء تقرير عن الدروس المستفادة وهذا يتضمن تجميع الفريق ومناقشة ما كان ناجحاً وما يمكن تحسينه في المشاريع المستقبلية.
أرشفة جميع التقارير والوثائق بطريقة منظمة للرجوع إليها في المستقبل.
الإغلاق السليم يعكس فريقاً سليماً. إذا كان الفريق غير منظم في النهاية، مع عدم حضور أعضاء الفريق للاجتماعات أو الخطوات النهائية، فإن ذلك ينعكس بشكل سيء على المدير وعلى الشركة بشكل عام. من المهم أن يلهم مدير المشروع أخلاقيات العمل القوية المستمرة في أعضاء فريقه حتى نهاية المشروع.
أهمية مجموعات عمليات إدارة المشاريع
مع استمرار نمو إدارة المشاريع كمنصب مرغوب فيه من قبل الشركات في كل نوع من أنواع الصناعة، من المهم لمديري المشاريع المحترفين أن يكونوا على دراية بممارسة مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس الرئيسية هذه. من خلال معرفة كيفية بدء المشروع وتخطيطه وتنفيذه ومراقبته وإغلاقه بفعالية، يجعل مدير المشروع نفسه ذا قيمة للشركة.
عندما تتعرف على مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس، فإنك تقوم بمواءمة مجموعة مهاراتك مع التكتيكات التي أثبتت جدواها. وهذا لن يؤدي إلا إلى تعميق معرفتك أثناء قيادتك للمشاريع وتمكينك من القيام بذلك بأكثر الطرق فعالية ونجاحًا.
مع قيادتك للمزيد من المشاريع، لن تنمو محفظة مشاريعك فحسب، بل ستنمو معرفتك ومهاراتك فيما يتعلق بمجموعات العمليات، حيث ستكتسب الخبرة اللازمة لفهم ما هو الأفضل وما لا يعمل بشكل أفضل.
الخاتمة
إن فهم مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس الرئيسية الخمس وتنفيذها بفعالية – البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق – أمر بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع.
توفر هذه المراحل إطار عمل شامل يرشد مديري المشاريع في تخطيط وتنفيذ وتسليم المشاريع بكفاءة.