إتقان المهارات الشخصية ومهارات الفريق في إدارة المشاريع: 4 سمات أساسية لمديري المشاريع في عام 2024 لمديري المشاريع في برنامج إدارة المشاريع (PMP)

إتقان المهارات الشخصية ومهارات الفريق في إدارة المشاريع: 4 سمات أساسية لمديري المشاريع في عام 2024 لمديري المشاريع في برنامج إدارة المشاريع (PMP)
المهارات الشخصية
تتمثل إحدى أدوات الإدارة الناجحة لفرق المشاريع في فهم مجموعة المهارات الشخصية الموضحة في الملحق X3 من دليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK®Guide). ستركز هذه المقالة على:
القيادة
بناء الفريق
التحفيز
التواصل
فريق المشروع هو مجموعة من الأفراد الذين يعملون معاً لتحقيق أهداف المشروع. وتعتبر الفرق عالية الأداء ضرورية لتحقيق هذه الأهداف. النقاط الأربع المذكورة أعلاه هي جزء من مجموعة أدوات ضرورية لمدراء المشاريع لبناء دعم فريق المشروع وتطوير علاقات شخصية قوية تساهم في إنشاء فرق مشاريع عالية الأداء والحفاظ عليها. يجلب كل عضو من أعضاء الفريق مجموعة من الاحتياجات والتطلعات الخاصة به وخبرته الحياتية والتزامه وقدراته وأساليب تواصله إلى المشروع. وعلى هذا النحو، فإن مهارات التعامل مع الآخرين ضرورية لبناء علاقات إيجابية بين أعضاء الفريق والتي تعتبر عنصراً حاسماً لتحقيق نجاح المشروع.
1. القيادة
تتضمن القيادة تركيز المجموعة نحو هدف مشترك، وتوفير التوجيه عند الحاجة، وتشجيع المجموعة على العمل معًا كفريق واحد. من المهم أن نتذكر أن أدوات القيادة الفعالة تشمل: توضيح الأهداف ورؤية المشروع، والتحفيز، والتواصل الفعال (الإرسال والاستقبال)، وبناء الثقة، وإلهام الفريق لتحقيق أهداف المشروع بنجاح. لا يمكن إلهام الشعور الإيجابي بهوية الفريق والحفاظ عليه إلا من خلال القيادة الفعالة والمتسقة. كما تتطلب القيادة الفعالة أيضًا مراقبة أداء الفريق والتوجيه حسب الحاجة للسماح بإجراء التعديلات والتغييرات مع تقدم المشروع حتى اكتماله.
2. بناء الفريق
بناء الفريق هو عملية إنشاء فريق عمل بتركيز مشترك من مجموعة من الأفراد، كل منهم له تركيزه الخاص. ينطوي إنشاء فريق المشروع على خلق ودعم الشعور بالمهمة المشتركة. الهدف من بناء الفريق هو العمل الجماعي. وبعبارة أخرى، وباستخدام القياس على مراحل تطوير الفريق التي وضعها بروس تاكمان، فإن بناء الفريق ضروري للانتقال من مرحلة الأفراد (العاصفة) إلى المجموعة (التطبيع) إلى الفريق (الأداء).
مرحلة العاصفة، التي تتسم بالخلافات والصدامات الشخصية والصراع على السلطة والسيطرة شائعة مرحلة التطبيع، يتم حل الخلافات وتأسيس شعور بالتعاون بين أعضاء فريق المشروع. ومن الشائع أن يبدأ أعضاء الفريق في قبول المسؤولية والبدء في العمل على نجاح الفريق. مرحلة الأداء، بمجرد تنظيم معايير المجموعة وقبولها، يبدأ الفريق في التركيز على تحقيق الأهداف المشتركة. تتحول مجموعة الأفراد إلى فريق. يصبح أعضاء فريق المشروع ملتزمين بالمشروع. وكأعضاء في الفريق، يتم حل المشكلات عند ظهورها، لأن الفريق يريد حلًا يسمح لهم بتحقيق الأهداف. ينشأ شعور بالدعم المتبادل والتعاون مما يمكّن الفريق من مواجهة تحديات المشروع.
يركز بناء الفريق على وضع الأهداف والإجراءات والأدوار والمسؤوليات ومجموعة من القواعد الأساسية التي تصف السلوك الشخصي المتوقع. وبمجرد إنشاء بيئة فريق فعالة يمكن التعامل مع القضايا التي تنشأ على أنها قضايا الفريق ويمكن التفاوض بشأنها وحلها بفعالية. يمكن زيادة تعزيز بناء الفريق من خلال أنشطة الفريق والتقدير والمكافآت وإدارة الخلافات بفعالية وتعزيز الثقة. يجب أن تتواجد حالة من الثقة على ثلاثة مستويات:
الثقة من قبل مدير المشروع بالفريق
الثقة من قبل الفريق بمدير المشروع
ثقة أعضاء فريق المشروع ببعضهم البعض
بناء الفريق الناجح يخلق إحساسًا بالثقة والاحترام المتبادل، والتواصل الفعال بين أعضاء الفريق، والدعم المتبادل، والمشكلة الفعالة، والتوافق والالتزام بالأهداف المشتركة.
3. التحفيز
التحفيز هو خلق البيئة اللازمة لتحقيق أهداف المشروع وتحقيق أقصى قدر من الرضا لأعضاء الفريق. هناك مستوى من الرضا في تحقيق أهداف المشروع معًا، مع إدراك أن أهداف المشروع هي أهداف مشتركة. يتم تحفيز الناس من خلال العديد من العوامل، وتقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية تحديد تلك العوامل التحفيزية والبحث عن طرق لزيادة رضاهم إلى أقصى حد في بيئة المشروع وبيئة المؤسسة الأكبر. ضع في اعتبارك أن فريق المشروع هو مجموعة متنوعة قد تشمل العوامل التحفيزية: التقدم المهني، والتحديات، والحوافز المالية، والاعتراف بمساهماتهم، والشعور بالإنجاز، وربما تناول السوشي كل يوم في الكافتيريا بدلاً من يومي الثلاثاء والخميس فقط.
4. التواصل
يجب أن يكون التواصل داخل فريق المشروع فعالاً. ضع في اعتبارك أن فريق المشروع، بما في ذلك مدير المشروع وموظفي إدارة المشروع وجميع الأشخاص المكلفين بأداء أعمال المشروع، يجب أن يتواصلوا بشكل فعال على أساس مستمر. يجب إنشاء “شبكة التواصل” بين جميع أعضاء الفريق في وقت مبكر من المشروع وتوسيعها والحفاظ عليها طوال دورة حياة المشروع لضمان إشراك جميع أعضاء فريق المشروع.
هناك قاعدة عامة قياسية هي أن التواصل هو 90% من عمل مدير المشروع. التواصل هو طريق ذو اتجاهين من حيث أننا نرسل الاتصالات ونتلقى الاتصالات في نفس الوقت. معظم تواصل مدير المشروع هو استقبال التواصل المباشر وغير المباشر من قبل أعضاء فريق المشروع، فمدير المشروع يقوم بإرسال التواصل بشكل مستمر وغير مباشر. نحن نتواصل من خلال
اللغة، الكلمات التي نختارها
نبرة الصوت والنبرة التي نتحدث بها
لغة الجسد
معظم تواصلنا هو لغة الجسد، ثم نبرة الصوت ونبرة الصوت، وأخيراً الكلمات التي نختارها عندما نتواصل بشكل مباشر، وجهاً لوجه. عندما نتكلم فقط، كما هو الحال في المحادثة الهاتفية، تكون نبرة الصوت والنبرة أولاً ثم اللغة. ضع في اعتبارك أن الأمر قد لا يتعلق بما تقوله ولكن كيف تقوله. عندما نتواصل بصيغة مكتوبة أو بريد إلكتروني أو رسالة فورية، تكون الكلمات فقط. يجب أن تكون اللغة المستخدمة في التواصل المكتوب واضحة ومباشرة قدر الإمكان لتجنب الالتباس.
يجب أن يكون مدير المشروع على دراية بأساليب التواصل الخاصة بأعضاء فريق المشروع وأن يعدل أسلوب تواصله لتلبية احتياجات وأساليب التواصل الخاصة بأعضاء فريق المشروع للتواصل بفعالية مع أعضاء فريق المشروع. يجب أن يكون ما نتواصل به هو ما نحتاجه فقط لتجنب “الإفراط في التواصل”.
أحد الأساليب لتقييم تواصلنا مع أعضاء فريق المشروع هو طرح الأسئلة المهمة:
مع من نتواصل؟
ما الذي يجب التواصل معه وما هي أولوية التواصل؟
ما هو الشكل الأكثر فعالية لهذا التواصل مع الأخذ بعين الاعتبار أسلوب التواصل الخاص بأعضاء الفريق؟
أخيراً، الاستماع هو المهارة الأكثر أهمية. الاستماع هو عنصر الاستقبال في التواصل. الاستماع هو عنصر سلبي ونشط على حد سواء. فنحن نستمع بأعيننا كما نستمع بآذاننا. هناك تعبير قديم يتعلق بالاستماع، “الاستماع من خلال الضوضاء”. يتطلب الاستماع الفعال أن يسمع المستمع الرسالة بأكملها لزيادة جودة ودقة التواصل. يمكّن الاستماع الفعال مدير المشروع من فهم ما يتم إيصاله من قبل أعضاء فريق المشروع بشكل أوضح ويساعد الفريق على أن يكون أكثر فعالية.
لكل عضو من أعضاء الفريق أسلوب تواصل خاص به، ويركز الاستماع الفعال على فهم أسلوب التواصل الخاص بكل عضو من أعضاء الفريق وتكييف مهارات الاستماع مع أسلوب التواصل الفردي. إن سماع الكلمات هو جزء فقط من الاستماع الفعال، فالنص الفرعي المتمثل في قراءة لغة الجسد والانتباه إلى نبرة الصوت ونبرة الصوت يساهمان بشكل كبير في الاستماع الفعال. يتطلب منا الاستماع الفعال أن ننتبه إلى الرسالة بأكملها، مع الأخذ بعين الاعتبار أسلوب التواصل مع الشخص الذي نتواصل معه بالإضافة إلى المضمون وعدم تقييم النص والنص الفرعي للتواصل من خلال عدستنا الخاصة.