12 مهارات إدارة المشاريع الفعالة 12 مهارات إدارة المشاريع الفعالة

12 مهارة من مهارات إدارة المشاريع الفعالة
ما الذي يجعل مدير المشروع المثالي؟ ما هي مهاراته وشخصيته؟ إذا كنت مدير مشروع، فقد تجد صعوبة في معرفة مهارات إدارة المشاريع التي يجب عليك تطويرها لإدارة المشاريع بفعالية ومهارة.
إن معرفة صفات الشخصية هي الخطوة الأولى فقط؛ فشهادة PMP هي شرط لمعظم المؤسسات لأنها مؤشر على أنك قد تدربت على اكتساب جميع المهارات اللازمة لتصبح مدير مشروع.
على الرغم من أن منشور مدونة بسيط لا يمكن أن يحدد الموضوع بشكل شامل، فإليك اثنتي عشرة مهارة أساسية لإدارة المشاريع لمساعدتك في أن تصبح مدير مشروع مثالي أو تجد مدير مشروع مثالي.
مهارة إدارة المشروع رقم 1: القيادة
ما هي القيادة بالضبط؟ لقد كُتبت مئات الكتب التي تستكشف هذه المهارة في إدارة المشاريع، وكل منها يحاول تحديد ماهيتها بالضبط.
ربما ببساطة شديدة، يمكنك التفكير في القيادة على أنها التأثير، وتحديدًا نوع التأثير الذي يجذب الناس ليقتدوا بك، ويستمعوا إليك، ويثقوا بك، ويتبعوك. القائد الجيد هو الشخص الذي يرغب الآخرون في اتباعه.
في أفضل الحالات، ينبع هذا التأثير من الشخصية الأخلاقية العالية، وليس من الشخصية الكاريزمية أو القدرة على التحدث ببلاغة، على الرغم من أن هذه الأشياء يمكن أن تساعد بالتأكيد.
إنه ينطوي على الجدارة بالثقة، وهو ما يعني الموثوقية والإخلاص والصدق وعدم التظاهر. إنه يعني تقدير الأشياء الصحيحة – اختيار الأشياء الطويلة الأجل على العاجلة، وغالبًا ما يكون الصعب على السهل.
والأهم من ذلك كله، يعني التضحية – أي تنحية تفضيلاتك ورغباتك واحتياجاتك الشخصية جانبًا من أجل مصلحة الأشخاص، سواء كانوا موازيين لك أو تحت إمرتك، وازدهار المشروع.
القيادة لا تعني فرض مطالبك على الناس بالقوة. إنها سلطة ولكن تمارسها بحكمة وبأهداف صحيحة.
يقول كريس هادفيلد
في نهاية المطاف، لا تتعلق القيادة بالأعمال المتوجة المجيدة. إنها تتعلق بالقيادة. يتجلى ذلك في الحفاظ على تركيز فريقك على هدف ما وتحفيزهم على بذل قصارى جهدهم لتحقيقه، خاصة عندما تكون المخاطر كبيرة والعواقب مهمة حقًا. يتعلق الأمر بوضع الأساس لنجاح الآخرين، ومن ثم الوقوف إلى الخلف وتركهم يتألقون.
مهارة إدارة المشروع رقم 2: التواصل
كم عدد المشاكل الناجمة عن نقص التواصل؟ كثيرًا ما يؤدي سوء الفهم وسوء القراءة وما شابه ذلك إلى خلق التوتر والغضب والإحراج والفشل. ومن ثم يخلق ذلك بيئة عمل تضر بالوحدة والخدمة والرؤية المشتركة اللازمة لتحقيق الأهداف الصحيحة.
التواصل هو أحد أهم مهارات إدارة المشاريع. يعرف مديرو المشاريع الجيدون كيفية الكتابة والتحدث بشكل جيد. فهم يعرفون كيف يشرحون الأمور بوضوح وإيجاز، دون إرباك المستمعين.
فهم يعرفون كيف يوصلون الأفكار والمفاهيم والخطط للآخرين ويعرفون كيفية التواصل بحكمة وفعالية عندما لا يكون العمل على المستوى المطلوب.
التواصل يعني أيضًا وجود مرشح مناسب، والذي يمكن تعريفه بالمقولة القديمة “فكر قبل أن تتكلم!” التواصل السليم الصادق والواضح والموجز والفعال هو أحد الأركان الأساسية للقيادة الضرورية لمدير المشروع الجيد.
(بالنسبة لمديري المشاريع، من الجيد أن تبدأ بصقل مهارات العرض التقديمي، سواء من الناحية النظرية أو من ناحية الإلقاء. فإلى جانب عدم الرغبة في أن ينام الناس أثناء الاجتماعات، لا يمكنك تحفيزهم إذا لم تكن لديهم فكرة عما تتحدث عنه).
مهارة إدارة المشروع رقم 3: التخطيط
تتضمن المشاريع التخطيط – مفاجأة!
تتطلب المشاريع الكبيرة أو الصغيرة خطوات متعددة لإكمالها. في بعض الأحيان، تكون هذه الخطوات عبارة عن مشاريع مصغرة بحد ذاتها مع العديد من الأجزاء المتحركة التي يجب إكمالها قبل أن يتم اتخاذ الخطوة الأكبر التالية.>
وهنا يأتي دور التخطيط كمهارة في إدارة المشاريع. يجب أن يكون لدى مدير المشروع الجيد فهم كافٍ للهدف النهائي والأجزاء التي يتكون منها لمعرفة ما يجب القيام به ومتى وكيف.
يبدو هذا الأمر بديهيًا، ولكن في كثير من الأحيان لا يأتي التخطيط الجيد إلا بالخبرة. وهذا صحيح بشكل خاص لأن الحياة نادرًا ما تكون متوقعة أو خالية من المشاكل، لذا فإن التخطيط الجيد يأخذ في الحسبان أيضًا المتغيرات المعقولة والفشل المحتمل، ولديه طريقة معقولة للاستجابة لها قبل حدوثها.
يستطيع مديرو المشاريع العظماء رؤية كيفية تقاطع الخطوات المختلفة للمشروع ومن ثم التخطيط وفقًا لذلك.
قد تكون قائدًا ذا كاريزما ومتحدثًا عامًا رائعًا، ولكن إذا لم تكن قادرًا على التخطيط بفعالية، فستفشل فشلًا ذريعًا في إدارة المشروع.
مهارة إدارة المشروع رقم 4: التنظيم الشخصي
لا يمكنك أن تأخذ الآخرين إلى أماكن لا تصل إليها. وإذا كنت تحاول تحفيز الناس نحو هدف يتطلب في حد ذاته تخطيطًا منظمًا ومدروسًا، فلن تستطيع فعل ذلك جيدًا إذا كانت حياتك ومكتبك وسيارتك في حالة فوضى!
يعد التنظيم الشخصي من بين مهارات إدارة المشاريع الأساسية التي تحتاج إلى تطويرها لأنها تنتقل إلى كيفية تخطيط وتنفيذ أهداف المشروع. الانضباط الشخصي هو جانب كبير من هذا الأمر، وكذلك الجدولة المناسبة.
إذا كنت تفقد كشوف حساباتك المصرفية باستمرار، وتفوت المواعيد النهائية، وتظهر دائمًا في وقت متأخر عن الاجتماعات، فعليك أن تصقل مهاراتك التنظيمية قبل أن تبدأ في إخبار الآخرين بما يجب القيام به.
إذا كانت حياتك وعملك خارج نطاق السيطرة، فلن تكون قادرًا على إدارة مشروع كبير ومعقد بشكل صحيح.
مهارة إدارة المشاريع رقم 5: حل المشكلات
إن الاستباقية هي كلمة السر في حل المشاكل بفعالية؛ ولهذا السبب فإن هذه الأخيرة ضرورية في قائمة مهاراتك في إدارة المشاريع!
لا يمكن التنبؤ بكل شيء والتخطيط له، ولكن الكثير من الأمور يمكن أن تحدث إذا كان لديك القليل من الحس السليم والتفكير العميق! خطط للمستقبل بقدر ما تستطيع وفكر في خطط واستجابات بديلة في حالة الفشل.
تشمل المكونات الأخرى لحل المشاكل بفعالية التحليل – يجب أن تكون قادرًا على فحص المشكلة بدقة وتفكير لتحديد جذورها وكيفية حلها. كما يجب أن يكون لديك الوعي بالحلول الممكنة والقدرة على الحكم على فعاليتها وجدواها.
كما يجب أن تكون قادرًا أيضًا على تحديد المشكلة وتوضيحها وفهم كيف سيبدو مسار الحل.
وأخيرًا، يجب أن تشرف بعناية على تنفيذ الحل وتنفيذه ثم تحليل فعاليته.
وترتبط إدارة المخاطر ارتباطاً وثيقاً بحل المشاكل. تقدم سبوتو دورة تدريبية في تعزيز وصقل مهاراتك في إدارة المخاطر. اكتشف المزيد هنا.
مهارة إدارة المشاريع رقم 6: اتخاذ القرارات الفعالة
هناك جانبان لهذه الصفة: “الفعالية” و”اتخاذ القرار”.
ينطوي اتخاذ القرار الجيد على القدرة على رؤية الاختلافات بين الخيارات وإيجابياتها وسلبياتها والنتائج التي تترتب على اختيار أحدها أو الآخر. وهو لا يتضمن التردد أو الشك في النفس أو التخبط في القلق! لهذا السبب يجب على مدير المشروع الجيد أن يمتلك القدرة على اتخاذ القرارات الفعالة كإحدى مهاراته في إدارة المشروع.
ولكن ما هو اتخاذ القرار الفعال؟ ببساطة، هو القدرة على اتخاذ القرارات التي سيحترمها الآخرون ويتبعونها في أفضل الأحوال. إذا اتخذت قرارًا ما كقائد، فمن الناحية المثالية سترى سبب أهميته والطريقة الصحيحة التي يجب أن تتبعها، ولكنك تريد أن تتخذ القرار بطريقة تجعلك قادرًا على جذب غالبية الناس إلى جانبك والموافقة على الأساس المنطقي الذي اتخذته والتحمس للتنفيذ.
إن اتخاذ القرار الصحيح هو أمر ملهم – فهو يجذب الناس ويجذبهم إلى صوابية الاختيار ويخلق في داخلهم الرغبة في رؤية تنفيذه – خاصة وأن القرار الصحيح ضروري لنجاح المشروع.
مهارة إدارة المشروع رقم 7: إدارة الوقت
يمكن استرداد الأموال، ويمكن استبدال الأشياء، لكن الوقت لا يمكن استبداله أبدًا.
إدارة الوقت هي مهارة حاسمة في إدارة المشروع لكل مدير مشروع. سواء كان للمشروع موعد نهائي أم لا، فإن حسن استخدام الوقت أمر غير قابل للتفاوض وضروري لنجاح المشروع. تبدأ الإدارة الجيدة لوقت أعضاء المشروع بمثال على حسن إدارة الوقت في نفسك.
فالتمييز ضروري لتحديد المهام والأهداف الجيدة والأفضل والأكثر أهمية. يجب إعطاء حصة الأسد من الوقت للأفضل والأساسي كل يوم، ومن الناحية المثالية، يجب أن يتم التعامل معها أولاً.
إذا كنت تضيع الوقت إلى ما لا نهاية، فلن تحرز تقدمًا في الأمور المهمة، وستجد نفسك وفريقك متخلفين كثيرًا عن مشروعك.
مهارة إدارة المشروع رقم 8: التفاوض
إن مديري المشاريع الجيدين مسؤولون عن الجمع بين أشخاص متنوعين لديهم اهتمامات وأولويات يحتمل أن تكون متنافسة في إطار رؤية مشتركة لتحقيق هدف ضروري.
وهذا بالطبع يتطلب أن يكون التفاوض أحد مهاراتك المتطورة في إدارة المشروع. يجب التفاوض مع مديريك، وموظفيك، وموردي الطرف الثالث، وغيرهم من الموردين الآخرين حتى يتم إنجاز المشروع بشكل جيد. يعرف المفاوضون المتمرسون متى وعلى ماذا يتفاوضون. ويمكنهم أيضًا قراءة الأشخاص والتواصل بشكل جيد حول ما هم على استعداد لتقديم تنازلات بشأنه من جهة، ورسم خطوط صارمة عند الضرورة من جهة أخرى.
وعلى غرار الإدارة الجيدة للوقت، ينطوي التفاوض الجيد على معرفة ما هو أقل أهمية وما هو أولوية والاستعداد للعمل مع الناس بفعالية لتحقيق تلك الأولوية.
كما يستلزم التفاوض الجيد أيضًا التواضع – فأحيانًا لن يكون الناس على استعداد للتنازل ما لم يروا أنك بحاجة ماسة إليهم وإلى ما يقدمونه لك. كن متواضعًا بما يكفي لطلب المساعدة، وقويًا بما يكفي لتقديمها.
مهارة إدارة المشروع رقم 9: الحكم السليم
تنبثق من هذه المهارة العديد من المهارات الأخرى التي سبق مناقشتها.
الحكم السليم هو القدرة على تقييم المهارات والأولويات في سياق المشروع والعمل على تحقيق تلك الأهداف. وبشكل أعمق، إنها القدرة على امتلاك رؤية عميقة لطبيعة الشيء وقيمته وقيمته واتخاذ القرارات على هذا الأساس بدلاً من العاطفة أو الاندفاع أو اللاعقلانية.
إن تأثير هذه المهارة على إدارة المشاريع واضح. إذا كان الشخص لا يعرف كيف يقيّم أو يحدد الأشياء الصحيحة أو إذا كان لا يعرف كيف يوصل هذه الأفكار إلى الآخرين على أفضل وجه بطريقة تُسمع من الآخرين، فإن الكارثة وشيكة!
فالمدراء الجيدون يعرفون ما يستحق القول والفعل والتركيز عليه – ومن ثم يفعلونه!
مهارة إدارة المشروع رقم 10: إدارة الفريق
إذا كان الحكم السليم هو أصل العديد من هذه الصفات، فقد تكون إدارة الفريق هي الثمرة.
تجمع الإدارة الجيدة للفريق بين هذه المهارات المختلفة لإدارة المشروع بالإضافة إلى مهارات أخرى في الإشراف الفعال والكريم والحاسم على الفريق نحو تحقيق الهدف. ولكن من الناحية العملية، تتضمن الإدارة الفعالة للفريق معرفة الأشخاص جيدًا بما يكفي لتحديد كفاءاتهم ونقاط ضعفهم، وكذلك مدى قدرتهم على العمل معًا في مجموعات مختلفة. كما أنه من المهم أيضًا معرفة من الذي يجب تفويضه بأي مهمة.
إن وضع أهداف يمكن إدارتها، والإشراف على حل النزاعات، وإعطاء ملاحظات بناءة، والقيام بكل ما هو ضروري لجعل عمل الفريق فعالاً يدخل في الإدارة الجيدة للفريق.
وقد صاغ أحد الخبراء الأمر على النحو التالي “القيادة تتعلق بإلهام الآخرين للسير معك؛ أما إدارة الفريق فتتأكد من أن فريقك يمتلك الحذاء المناسب.”
مهارة إدارة المشروع رقم 11: الخبرة
امتلك التواضع لتطوير مهاراتك في إدارة المشاريع باستمرار، والثقة لمشاركة ما تعرفه بطريقة جذابة وثاقبة. ستضيف خبرتك قوة وفعالية إلى إدارتك وستجعلك قائدًا فكريًا.
يجب أن تكون على دراية بمجال عملك وكيفية إيصال ذلك للآخرين. يجب أن تكون قادرًا على شرح أهدافك للمشروع بإيجاز ووضوح، وكيف أن مهارات العملاء والموردين وسلعهم وخدماتهم جزء لا يتجزأ من هذا المشروع.
يجب أن يكون مدير المشروع الجيد على دراية بالمنصات والبرامج والموارد التي يستخدمها الفريق، وجميع نقاط القوة والضعف فيها. يجب أن تعرف كيف يتناسب إنجاز مشروعك مع التقدم العام للهدف الأكبر للشركة أو المؤسسة.
والأهم من ذلك أن الخبرة الجيدة تنطوي على رغبة شبه نهمة في التعلم والنمو. فهناك دائمًا شيء آخر يجب أن تعرفه، وقطعة أخرى يجب أن تضيفها إلى أثاثك الذهني، وشذرة من البصيرة أو الحكمة التي يمكن أن تجعل حياتك أو عملك أكثر فعالية وجدوى.
مهارة إدارة المشاريع رقم 12: الرؤية
قد تكون هذه هي خلفية جميع مهارات إدارة المشاريع الأخرى. فالرؤية، مثلها مثل القيادة، يصعب تعريفها بإيجاز.
ربما يسهل وصفها أكثر من تعريفها: الرؤية هي معرفة أين تريد أن تصل، وأفضل طريقة للوصول إلى هناك. الرؤية هي رؤية الأشياء – الحقائق، والمفاهيم، والمشاكل، والفرص – التي قد لا يراها الآخرون بسهولة، هذا إن رأوها على الإطلاق.
الرؤية هي الصورة الكبيرة – ما أنت هنا للقيام به، وكيف يتناسب ذلك مع الهدف الأكبر للأشياء. يمكن للمرء أن يقولها على هذا النحو: القادة الفعّالون والملهمون والأقوياء هم أصحاب رؤية. فهم يمتلكون رؤية ثاقبة للحياة والظروف لا يمتلكها الآخرون، مما يؤهلهم ليكونوا في المقدمة بدلاً من أن يكونوا في الزحام.
احصل على رؤية للهدف النهائي لمشروعك ثم ابدأ بتوصيلها بشغف لمن حولك.
الخلاصة
إدارة المشروع بمعنى من المعاني هي في الأساس علائقية. حيث يتم العمل عليها وإنشاؤها من قبل أشخاص، ويجب أن يكون هؤلاء الأشخاص على علاقة جيدة بك، وبرؤسائك، والمؤثرات الخارجية لتكون فعالة ومثمرة.
إن امتلاكك لمهارات جيدة في إدارة المشاريع يسمح لك بمعرفة الناس وكيفية تحفيزهم نحو الأشياء الجيدة – من خلال تعليمهم وبث الشغف بداخلهم تجاه الرؤية التي لديك وتحفيزهم نحو دورهم الأساسي في تحقيقها.
كونك إنسانًا أفضل سيجعلك مدير مشروع أفضل. ولعل هذا هو المفتاح الأساسي لكل شيء.