أفضل 3 طرق لتشجيع مديري المشاريع على التعاون

أفضل 3 طرق يشجع بها مديرو المشاريع على التعاون
يجسد مديرو المشاريع الناجحون العديد من السمات الشخصية المتشابهة. سواء كنت تدير منصة نفطية أو مستشفى أو منتج برمجيات، سترى أن مديري المشاريع الناجحين لديهم سمة شخصية واحدة تبرز من بين السمات الأخرى: التعاون.
لماذا يشجع مدراء المشاريع على التعاون؟
قبل أن نناقش الطرق التي يشجع بها مديرو المشاريع على التعاون بين فريقهم وأصحاب المصلحة الآخرين، من المهم أن نفهم لماذا يعتبر التعاون عاملاً أساسياً لنجاح المشروع. في مدونة أخرى على موقع SPOTO، يقول آندي جوردان هذا عن تطور إدارة المشاريع:
“كل هذا يعني أن إدارة المشروع يجب أن تكون أكثر انضباطًا في مجال الأعمال مما كان عليه الحال تاريخيًا، مع التركيز أكثر على تقديم شيء يمكن الاستفادة منه من قبل صاحب العمل أو العميل لتحسين الأداء.”
ويمضي أندي ليقول إن إدارة المشاريع لا تتعلق فقط بتقديم مجموعة من المخرجات، بل بنتائج الأعمال. وفي حين يمكن تعريف النجاح بالنسبة للعديد من المشاريع على أنه مجرد تسليمها في الوقت المحدد دون أي شكاوى (مثل رصف طريق جديد)، فإن المزيد من الشركات تركز على النتائج الإضافية التي يمكن أن يقدمها مدير المشروع والتي قد لا يكون لها مقياس قابل للقياس. كيف حاولت الشركات التقاط هذا “السحر” من المشاريع والمنتجات التي تطلقها؟
لقد سمعنا جميعًا هذه الكلمات الطنانة في مجال إدارة المشاريع:
التآزر
الأفضل في فئتها
1+1=3
رابح-رابح-رابح
تشير جميع هذه الكلمات والعبارات الطنانة إلى النتائج الإيجابية للمشروع التي ربما لم يتم التخطيط لها. ما هي الاستراتيجية التي يتبعها مديرو المشاريع لتهيئة أنفسهم ليس فقط لإنجاح المشروع، بل لإنجاح العمل أيضًا؟ من خلال التعاون. هناك شيء مميز يحدث عندما تجتمع مجموعة من أعضاء الفريق المتحمسين للارتقاء بمتطلبات المشروع إلى المستوى التالي. يأتي الابتكار الحقيقي من فرق العمل التي تتعاون بشكل متكرر وتقدم ملاحظات على أفكار بعضها البعض. إليك الطرق التي يمكن لمديري المشاريع من خلالها تعزيز المزيد من التعاون في فرقهم.
مشاركة المعرفة بانتظام
يتجاوز ذلك مجرد عقد اجتماع لتحديث الحالة كل أسبوع حيث يستعرض الجميع ما يعملون عليه. هذا يعني مشاركة ملاحظات الاجتماعات الفعلية من اجتماعات المجموعات الفرعية، وتوفير إمكانية وصول الفريق إلى أدوات إعداد التقارير، وتسجيل اجتماعات المستخدمين إذا كان فريقك يبني منتجاً برمجياً للمستخدمين.
قبل كل تطبيقات الويب المتوفرة لدينا اليوم لتخزين المعرفة في مستودع مركزي، كانت الطريقة الوحيدة لمشاركة أعضاء الفريق للمعرفة هي المشاركة الشخصية أو من خلال المستندات الورقية. وكان هذا بالطبع يدويًا للغاية ويستغرق وقتًا طويلاً لكل عضو من أعضاء الفريق. بصفتك مدير مشروع، تحتاج كمدير مشروع إلى إنشاء بيئة تكون فيها البيانات والملاحظات والتقارير شفافة وتتم مشاركتها بانتظام. في الواقع فرض جيف بيزوس من أمازون على موظفيه في وقت مبكر أن جميع البيانات التي تنتجها فرقه وتنشئها يجب أن تكون متاحة للفرق الأخرى، وإلا تم طردهم. وإذا كان بيزوس يهدد الموظفين بأنهم سيطردون من العمل إذا لم يشاركوا المعرفة، فإن هذا الأمر يشكل حجة قوية لمديري المشاريع لغرس هذا الموقف لدى أعضاء فرقهم.
والسبب في أن مشاركة المعرفة يمكن أن تؤدي إلى مزيد من التعاون هو أنها توفر سياقاً لأعضاء الفريق للتفكير خارج مهامهم المحددة. فمع تطبيقات وبرامج الويب اليوم، يمكن لأعضاء الفريق استهلاك المعرفة عند الطلب بحيث لا يضطرون إلى الاستماع إلى شخص ما يتحدث في اجتماع ما للحصول على آخر التحديثات. على سبيل المثال، نقوم بتسجيل جميع المقابلات التي نجريها مع المستخدمين ونشاركها مع فريقنا بأكمله. وسواء كنت تعمل في المبيعات أو الهندسة أو الموارد البشرية، يمكنك مشاهدة التعليقات التي يقدمها المستخدمون حول منتجنا والاستماع إليها دون الحاجة إلى التحدث مع مدير الحساب مباشرةً حول التعليقات التي تلقوها من المستخدم.
قم بإعداد جلسة تدريبية
يعرف مديرو المشاريع أن الفرق الناجحة تتعاون عندما يعرف كل فرد عادات وأساليب عمل الآخرين. والجزء الصعب في غرس التعاون من جانب أكثر ليونة هو أن أعضاء فريقك قد يكون لديهم عادات متأصلة في الشركة تحتاج إلى التخلص منها. فعضو الفريق القادم من شركة كبيرة مدرجة في قائمة فورتشن 500 سيكون لديه أفكار مختلفة عن التعاون مقارنةً بعضو الفريق القادم من شركة ناشئة.
وعلى الرغم من أن إجراء دورة تدريبية شخصية يتطلب المزيد من الوقت والموارد والاستثمار لمدير المشروع، إلا أن تخصيص وقت لتأسيس ثقافة التعاون سيؤتي ثماره في المستقبل.
عندما تقوم بالتسجيل في فصل دراسي عبر الإنترنت لتعلم موضوع ما، أو تشتري عضوية شهرية في صالة الألعاب الرياضية، قد تتخلف عن تحقيق هدفك في إتقان موضوع ما أو تحقيق اللياقة البدنية التي ترغب فيها. عندما تقوم بالتسجيل في صف شخصي بجدول زمني محدد، فإن سلوكك وعاداتك تتغير لتلبية متطلبات “الفريق” الأوسع نطاقاً.
يجب أن تغطي الدورة التدريبية جميع جوانب الثقافة التعاونية التي تريد غرسها في فريقك. من الطريقة التي تتواصل بها إلى الأدوات التي تستخدمها (المزيد عن ذلك في رقم 3)، توضح هذه الدورة التدريبية أن التعاون سيكون قيمة أساسية للفريق. ويعلم مديرو المشاريع أنه إذا تم توضيح هذه الثقافة مقدمًا، فإن إعداد تدريب بعد بدء المشروع سيكون أكثر صعوبة في تغيير العادات المتأصلة لدى أعضاء الفريق.
اختيار الأدوات المصممة للتعاون وتتبع المشروع
قطعت تكنولوجيا إدارة المشاريع شوطاً طويلاً منذ استخدام القلم الرصاص والورق. لن تكتمل أي مناقشة حول إدارة المشاريع دون الغوص في الأدوات التي تساعد مديري المشاريع على إنجاز مشاريعهم بنجاح.
هناك جميع أنواع تطبيقات الويب والأدوات البرمجية التي يستخدمها مديرو المشاريع، لكن الأداة المستخدمة للتعاون سيكون لها التأثير الأكبر على ما إذا كنت ستقدم المخرجات فقط مقابل نتائج العمل، كما ذكر آندي جوردان في منشور المدونة أعلاه. من من منظور إدارة المشاريع، قد تستخدم جميع أنواع الأدوات مثل MS Project وExcel وغيرهما. تكمن المشكلة في أن هذه الأدوات لا تحتوي على التعاون كميزة رئيسية لها.
تستخدم معظم الفرق الآن Slack للتواصل ولكن يمكن استخدامها أيضًا للتعاون الأساسي في المشروع أيضًا. يحب مديرو المشاريع أيضًا جداول بيانات Google Sheets لأنها تحتوي على تعاون في الوقت الفعلي مدمج في الأداة، ولكن لا تزال جداول بيانات Google امتدادًا لبرنامج Excel بشبكة الخلايا الخاصة به.
بشكل عام، من الصعب اختيار أداة واحدة لحل مشكلة التعاون لفريق مشروعك. فمع تقدم المشروع، قد يأخذ المشروع متطلبات جديدة وأعضاء جدد في الفريق ومواعيد نهائية جديدة مما يعني أن الأداة الأصلية التي اخترتها في بداية المشروع قد لا تكون الأنسب للمراحل اللاحقة من المشروع. إن استخدام برنامج مخصص للتعاون يعني أنك قد تحتاج إلى مطور لمساعدتك في كتابة إضافة مخصصة لجعل الأداة تعمل من أجلك ومن أجل فريقك.
في نهاية المطاف، أيًا كانت الأداة التي تختارها، يجب أن تسهّل على فريقك التعاون في المشروع بدءًا من نظرة شاملة وصولاً إلى المهمة الفرعية أو الناتج المحدد. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون أنت وأعضاء فريقك قادرين على تشكيل الأداة لتناسب احتياجاتك بدلاً من العكس.