نصائح لإدارة المشاريع لمديري المشاريع لأول مرة

نصائح لإدارة المشاريع لمديري المشاريع لأول مرة
أولاً، تهانينا على قفزة النجاح الجديدة في الانضمام إلى عالم إدارة المشاريع. تتطلب إدارة المشاريع كمهنة العديد من المهارات التي تتراوح بين التواصل وحل المشكلات والقيادة وغيرها الكثير. وبصفتك مدير مشروع لأول مرة، قد يكون عدد المسؤوليات التي تقع على عاتقك كبير جداً. لهذا السبب نقدم لك أفضل النصائح لإدارة المشاريع لمساعدتك على قيادة المشروع بنجاح من الخطة إلى النهاية.
النصيحة 1: اعرف عميلك
النصيحة الأولى التي سنقدمها لك في إدارة المشروع هي أن تأخذ الوقت الكافي لفهم متطلبات العميل، وتوضيحها مع العميل، ثم توصيلها إلى فريقك. من خلال القيام بذلك، يمكنك وضع خطة لتلبية توقعات العميل. وسيساهم ذلك في نجاح المشروع.
النصيحة 2: تعرّف على فريقك
استمتع مع فريقك خارج العمل. لا يجب أن تكون الاجتماعات مرتبطة بالعمل طوال الوقت. مارس أنشطة بناء الفريق وتواصل مع الفريق. فالتعرف على فريقك سيساعدك على فهم كل زميل في الفريق جيدًا، ويمكنك تفويض مهامك وفقًا لذلك.
النصيحة 3: التواصل الفعال
90٪ من الوقت، يجب على مدير المشروع التواصل مع أصحاب المصلحة أو الأقران أو زملائه في الفريق للمضي قدمًا في المشروع. وبالتالي، فإن من بين النصائح الأكثر شيوعًا لإدارة المشاريع التي ستحصل عليها هي إتقان مهارات التواصل لديك. لا يعني التواصل الفعال دائمًا التحدث فقط. فهو يتضمن الاستماع باهتمام أيضًا. عندما تتواصل، يجب أن تراقب لغة جسد الشخص الآخر وتستمع بعناية إلى ما ينقله الشخص الآخر.المصدر: معهد إدارة المشاريع
النصيحة 4: القيادة بدلاً من الأمر
يفرض القائد أفكاره على الفريق ويتوقع طاعتهم الضمنية. ومن ناحية أخرى، يرحب القائد بالأفكار الجديدة من أعضاء فريقه لتنفيذها. ومن خلال الترحيب بأفكار الفريق، فإنك تجعلهم يشعرون بتقديرهم وإشراكهم في المشروع، مما ينعكس على إنتاجيتهم.
النصيحة 5: احصل على شهادة إدارة المشاريع
إن اختيارك للحصول على أفضل شهادة PMP سيمنحك امتحان PMP الاعتراف والمهارات المطلوبة لتصبح مدير مشروع ناجحاً. وسوف تزودك هذه الشهادة بالمهارات والمعرفة في مجال إدارة المشاريع، كما أنها ستزودك بالمهارات والمعرفة في مجال إدارة المشاريع. كما أنها تمنحك اختبارات محاكاة بمشاكل مشابهة للبيئة الطبيعية، مما يؤهلك لمواجهة المشاكل الحقيقية بسهولة.
يحظى اختبار PMP باعتراف عالمي وهو الأكثر طلباً من قبل أصحاب العمل الذين يوظفون مديري المشاريع. كما أنه يساعدك على التواصل مع مديري المشاريع الآخرين من وقت لآخر لمناقشة العقبات التي تواجهك وزيادة معرفتك.
النصيحة 6: كن لاعباً في الفريق
يجب أن يكون مدير المشروع لاعباً في الفريق. في رحلتك كمدير مشروع، لن تكون كل الأيام سهلة أو ناجحة تماماً. هناك العديد من الحالات التي قد يتم فيها تعليق المشروع لأسباب عديدة. يتم بناء المشاريع من قبل فريق عمل، وبالتالي فإن الفريق بأكمله مسؤول عن فشل المشروع سواء كانت مشكلة كبيرة أو صغيرة. لكن القائد الجيد هو الذي يتحمل مسؤولية وملكية إخفاقات الفريق بدلاً من إلقاء اللوم على الفريق على أفعاله. إن تحمّل مسؤولية الإخفاقات هو أحد أكثر النصائح فعالية في إدارة المشاريع، لأنه يبني المصداقية بين الفريق والقيادة العليا.
النصيحة 7: تحديد التحديات منذ البداية
وفقًا لمعهد إدارة المشاريع، فإن 37% من المشاريع تفشل بسبب عدم تحديد أهداف المشروع ومعالمه الرئيسية.
ولضمان نجاح إدارة المشروع بنجاح، فإن النصيحة التي سنقدمها لك هي أن تعرف مشروعك من الداخل وأن يكون لديك وضوح حول ما هو متوقع منك. ستساعدك هذه المعرفة على تحديد التحديات في المراحل الأولى من المشروع. قبل البدء بالمشروع، ابحث عن المجالات التي قد تشكل تحديًا أو مسار العمل التالي واسترعي انتباه رؤسائك إليها لإيجاد حلول مبكرة لها. البقاء مستعدًا ومنظمًا سيجنبك الكثير من الإخفاقات في بداية المشروع.
النصيحة 8: كن متاحًا
عند إسناد المهام إلى فريق العمل، هناك أوقات يواجه فيها أحد أعضاء الفريق عائقًا أثناء العمل عليها. يجب أن يكون مدير المشروع سهل الوصول إليه ومتاحًا للفريق عندما يحتاجون إليه. ساعد أعضاء فريقك على تجاوز العقبات التي تعترض طريقهم وقدّر عملهم الشاق. يجب أن يكون لديهم مصداقية بأنك متاح لحل مشكلاتهم عند ظهورها.
النصيحة 9: استخدم برامج إدارة المشاريع
تساعد برامج إدارة المشاريع الفرق والمديرين على البقاء على نفس الصفحة من خلال تحسين التعاون وتوزيع المهام وتخطيط الموارد والميزانية. فهي توفر ميزات متعددة مثل إعداد المخططات والتقارير، ومشاركة المستندات، وتتبع الميزانيات، وتخصيص الموارد، وإدارة المهام، وتخطيط المشاريع، والتواصل مع الفرق. يمكن أيضًا تخصيص هذه الأدوات وفقًا لاحتياجاتك.
النصيحة 10: إدارة الوقت
إدارة الوقت هي إحدى مهارات إدارة المشاريع المهمة لأي مدير. عندما تتقدم في حياتك المهنية، ستتعامل مع العديد من المشاريع، وسيكون جدولك مزدحمًا. ابدأ من المرحلة المبكرة. قم بإدارة وقتك بفعالية من خلال تحديد أولويات مهامك والتخطيط لكل دقيقة من جدولك الزمني. كن مثالاً يُحتذى به، وقم بإدارة وقتك بفعالية وأظهر لفريقك كيفية القيام بذلك. سوف يتطلعون إليك.
إن الحصول على شهادة عبر الإنترنت من شريك تدريب معتمد (ATP) سيمنحك البصيرة لإدارة الوقت بفعالية في المواقف التي تواجهها في الوقت الفعلي.
النصيحة 11: ضع التوقعات
لا يقوم مدير المشروع الجديد بإدارة الفريق أو مشروعه بمفرده وأصحاب المصلحة. تواصل مع أصحاب المصلحة بشأن التحديثات في الوقت المناسب واحصل على ملاحظاتهم من وقت لآخر. ستساعد مشاركة المراجعة مع الفريق في تبسيط المشروع بأكمله. كما ستمنحك أنت والفريق الثقة بأن المشروع يسير في الاتجاه الصحيح.
النصيحة 12: احصل على مرشد
نصيحة أخرى لإدارة المشروع يجب أن تأخذها بعين الاعتبار وهي أن يكون لديك مرشد لإرشادك. يمكن أن يكون المرشد أحد كبار موظفيك أو أحد أصدقائك ممن لديهم خبرة في إدارة المشاريع، أو مدرب يمكنه تدريبك على إدارة المشاريع. احصل على مرشد يمكن أن يكون أسلوبه في العمل درساً لك. إذا كنت محترفًا معتمدًا في إدارة المشاريع (PMP)، ستحصل على فرصة مقابلة مديري المشاريع من مختلف أنحاء العالم ومناقشة إدارة المشاريع أو الحصول على إرشادات مفيدة.
نصائح لإدارة المشاريع لتحقيق نجاح المشروع
تتطلب منك إدارة المشاريع كمهنة القيام بمهام متعددة ومعالجة القضايا الحساسة بكل سهولة. وبصفتك مدير مشروع لأول مرة، قد تبحث عن نصائح لإدارة المشاريع لمساعدتك على النجاح في دورك الجديد. وسيساعدك الحصول على شهادة PMP عبر الإنترنت على مواجهة المواقف في الوقت الفعلي والتعامل معها. ومع ذلك، عندما يتعلق الأمر بإدارة المشاريع، فإن تلقي النصائح من مديري المشاريع ذوي الخبرة يساعدك على التقدم بسرعة وإدارة المشاريع بفعالية.