عملية إدارة مخاطر المشاريع والأدوات والقوالب الخاصة بها

عملية إدارة مخاطر المشروع والأدوات والقوالب الخاصة بها
يمكن أن يكون دور مدير المشروع دورًا صعبًا. فالتأكد من أن مشروعك يفي بالمعايير الحاسمة، والحفاظ على نفقات الموارد في حدود الميزانية، والتوفيق بين الصعوبات التي يواجهها الموظفون كلها جزء من الوظيفة. ومع ذلك، فإن إدارة المخاطر في إدارة المشروع هي واحدة من أهم مهام مدير المشروع. ولكي تكون ناجحًا في منصبك، فإن إتقانك لعملية إدارة مخاطر المشروع هو أحد أهم مهارات إدارة المشروع الأساسية.
فالتنفيذ الفعال لهذه العملية هو خط الدفاع الأول في تحديد التهديدات المعطلة للمشروع والتخطيط لها، والاستفادة من الفرص المعززة للنجاح، والحفاظ على برنامجك المحدد طافياً في مياه يحتمل أن تكون خطرة.
في حين أن عملية إدارة المخاطر هذه يمكن أن تكون معقدة للغاية، فقد وضعنا دليلاً شاملاً لتحقيق أقصى استفادة من استراتيجية إدارة المخاطر الخاصة بك.
جدول المحتويات
ما هي إدارة المخاطر؟
من أجل تعريف إدارة المخاطر في إدارة المشاريع، من الضروري أن ننظر أولاً إلى ماهية المخاطر نفسها بالضبط.
فوفقًا لدليل مجموعة معارف إدارة المشاريع (PMBOK®) الصادر عن معهد إدارة المشاريع، تُعرّف “المخاطر” بأنها “حدث أو حالة غير مؤكدة لها تأثير إيجابي أو سلبي على أهداف المشروع في حال وقوعها.”
تجدر الإشارة هنا إلى أنه في حين أن معظم الناس قد يفكرون في المخاطر على أنها سلبية بطبيعتها فقط، إلا أن مصطلح “المخاطر” كما يعرفه معهد إدارة المشاريع يمكن استخدامه أيضًا لوصف التأثير الإيجابي على النتيجة النهائية للمشروع.
وغالبًا ما يشار إلى هذين النوعين المختلفين من المخاطر، المخاطر الإيجابية والمخاطر السلبية، باسم “الفرص” و”التهديدات” على التوالي.
عندما يتم تحديد الفرص في مرحلة مبكرة من دورة حياة المشروع والاستفادة منها بشكل فعال، يمكن أن تحسن النتائج النهائية بشكل كبير.
ومع ذلك، عندما يتم تحديدها في وقت متأخر جدًا من العملية، عادةً ما تفوق الآثار المفيدة التكاليف المطلوبة لتغيير نطاق المشروع ومساره.
لذا فإن التخطيط ضروري من أجل الاستفادة من الفرص.
وبالمثل، يجب أيضًا تحديد التهديدات في وقت مبكر من أجل ضمان نجاح المشروع. عندما يتم رصد التهديد بعد فوات الأوان، يمكن أن ينتهي الأمر بالتهديد إلى إخراج المشروع عن مساره بالكامل، مما قد يؤدي إلى تغيير كبير في النطاق، أو خسارة كبيرة في الموارد، أو حتى التخلي عن المشروع بالكامل. ومع ذلك، إذا تم التعرف على التهديدات في وقت مبكر، فيمكن تجنبها طالما تم تتبعها بشكل صحيح.
وبالتالي، فإن وجود عملية تحدد هذه المخاطر وترصدها يمكن أن يكون ضروريًا لمنع فشل المشروع وكذلك تحسين النتيجة النهائية للمشروع أيضًا.
تُعرف هذه العملية باسم إدارة المخاطر.
بالإضافة إلى اختيار المنهجية المثالية لإدارة المشروع، فإن ممارسة إدارة المخاطر الشاملة والموجهة نحو التفاصيل هي أحد أفضل مؤشرات نجاح المشروع بشكل عام.
عملية إدارة مخاطر المشروع
تتكون عملية إدارة المخاطر في إدارة المشروع من خمس مراحل متميزة:
تحديد المخاطر
التحليل النوعي للمخاطر
التحليل الكمي للمخاطر
تقنيات الاستجابة للمخاطر، و
إدارة المخاطر والسيطرة عليها.
بالإضافة إلى الأدوات العامة العديدة المتاحة لك كمدير مشروع، هناك أيضًا مجموعة واسعة من الأدوات والاستراتيجيات الخاصة بالمخاطر التي يمكنك الاستفادة منها لجعل عملية إدارة مخاطر المشروع أكثر نجاحًا.
لقد قمنا بتضمين عدد من هذه الأدوات والاستراتيجيات مع كل مرحلة من مراحل عملية إدارة المخاطر لمساعدتك على أن تصبح أكثر فعالية في إدارة المخاطر.
تحديد المخاطر
الخطوة الأولى من عملية إدارة مخاطر المشروع هي تحديد المخاطر في وقت مبكر من عمر المشروع. في حين أنه من المستحيل التنبؤ بكل المخاطر التي يتعرض لها المشروع في معظم الحالات، إلا أن استعراض التهديدات والفرص الفردية لكل مرحلة من مراحل المشروع يمكن أن يساعدك على اكتشاف المخاطر في وقت مبكر.
الأدوات والتقنيات
عظمة السمكة
المسح يعد إجراء مسح شامل لأصحاب المصلحة حول المخاطر المحتملة أحد أفضل الطرق لتحديد التفاصيل التي ربما تكون قد أغفلتها.
الرسم التخطيطي
تحدد تقنية عظمة السمكة تأثيراً مهماً محتملاً للمشروع وتعمل بشكل عكسي لتحديد الأسباب المحتملة التي تتفرع إلى الجوانب. ويشبه الرسم البياني الناتج عظمة السمكة.
يمكن أن تساعدك مخططات التدفق ومخططات السبب والنتيجة وغيرها على تصور التأثيرات التي يمكن أن تحدثها المخاطر على المشروع.
التحليل النوعي للمخاطر
الهدف الأساسي من التحليل النوعي للمخاطر هو تحديد المخاطر ذات الأولوية القصوى والمخاطر التي لا تمثل أولوية عالية. يسمح لك تحديد أهمية كل خطر على حدة بتخصيص عدد متناسب من الموارد لإدارتها. والأكثر من ذلك، فإن الأخذ في الاعتبار مدى إلحاح كل منها سيساعدك أيضًا على تخطيط عملية إدارة مخاطر المشروع بشكل أكثر فعالية.
الأدوات والتقنيات
الأحمر/الأمبير/الأخضر (RAG)
إلحاح المخاطر
نوع المخاطر
النموذج التقليدي لترتيب أولويات المخاطر، يعد مخطط RAG طريقة بسيطة لتصنيف كل تهديد لنجاح المشروع بعبارات سهلة الفهم.
إن مراعاة عامل الوقت في كيفية تحديد أولويات المخاطر يمكن أن يساعدك في تخصيص الموارد للتهديدات الأكثر إلحاحًا فقط، والتخطيط لتلك التهديدات المستقبلية.
يمكن أن يساعدك تصنيف المخاطر حسب نوعها على تنسيق استراتيجيات التخفيف من الأضرار التي تعمل على تحييد المخاطر المتعددة بشكل أكثر فعالية.
التحليل الكمي للمخاطر
بينما يعطي التحليل النوعي للمخاطر مؤشراً عاماً على مدى إلحاح المخاطر الفردية، فإن التحليل الكمي يعتمد على التحليل العددي وعادة ما يكون أكثر تعقيداً.
وعلى هذا النحو، غالبًا ما يستغرق إكماله وقتًا أطول، وقد يتطلب أيضًا مراسلات مع أصحاب المصلحة الإضافيين.
الأدوات والتقنيات
شجرة القرار
تحليل تأثيرات نمط الفشل (FMEA)
تحليل الحساسية
تُعد شجرة القرار تصورًا رائعًا للتأثيرات المحتملة لمخاطر المشروع بالإضافة إلى تمثيل رقمي لكيفية تأثير كل قرار على نجاح المشروع.
تحديد نقاط الفشل الكاملة هو الهدف من هذه التقنية. يمكن أن يساعدك على تركيز مواردك على المشاكل الأكثر أهمية في متناول اليد.
تتطلب منك هذه التقنية إنشاء نموذجين: أحدهما للمشروعات دون حدوث المخاطر، والآخر للمشروعات مع وجود المخاطر. يمكن أن يساعد في إظهار خطورة الموقف في حالة ظهور تهديد أو فرصة.
تقنية الاستجابة للمخاطر
اعتمادًا على المخاطر المعنية، قد تتطلب التهديدات والفرص استجابة محددة في حال ظهورها خلال مسار المشروع.
يعد تحديد الاستجابة أو تسلسل الاستجابات التي يجب تطبيقها مسبقًا أمرًا ضروريًا للتخفيف من أضرار التهديد أو الاستفادة من مكاسب الفرصة.
الأدوات والتقنيات
الاستجابات للتهديدات
تجنب تغيير خطة المشروع لتجنب الخطر بالكامل.
الحد من تغيير خطة المشروع لتقليل الضرر الناجم.
نقل تغيير خطة المشروع بحيث يكون طرف آخر مسؤولاً عن التأثيرات.
عدم قبول أي تغيير في خطة المشروع لأن الآثار السلبية ليست كبيرة أو غير محتملة.
استجابات الفرص
استغلال تغيير خطة المشروع للاستفادة من المخاطر المفيدة.
تعزيز تغيير خطة المشروع لتحسين نتائج هدف معين.
مشاركة تغيير خطة المشروع لإشراك طرف آخر من أجل تعزيز هدف معين.
عدم قبول أي تغيير في خطة المشروع لأن الآثار الإيجابية ليست كبيرة أو غير محتملة.
مراقبة المخاطر والتحكم فيهابمجرد اكتمال مرحلة التخطيط وبدء تنفيذ المشروع فعليًا، غالبًا ما يقضي مدير المشروع معظم وقته في مراقبة مخاطر المشروع المعنية عن كثب. يجب وضع محفزات المخاطر في الاعتبار بشكل دائم خلال هذه المرحلة بينما يجب إجراء تعديلات على سجل المخاطر بعد كل تغيير في نطاق المشروع أو مساره.
الأدوات والتقنيات
تقارير الحالة
تدقيق المخاطر
تعد تقارير الحالة المتكررة ضرورية للحماية من انزلاق المشروع دون علم إلى محفز للمخاطر حتى يمكن اتخاذ الخطوات المناسبة للتعامل مع المخاطر بشكل مناسب.
يمكن أن يساعد تتبع فعالية الاستجابات للمخاطر في تحسين استراتيجيات المخاطر بمرور الوقت مع ملاحظة المخاطر التي تواجهها المشاريع المماثلة في المستقبل.
قوالب إدارة مخاطر المشروع
فيما يلي بعض أفضل نماذج إدارة مخاطر المشروع التي وجدناها حتى الآن. يمكن أن تساعدك هذه النماذج على تنظيم نهج إدارة المخاطر الخاص بك للتأكد من أن استراتيجيتك منظمة وشاملة وسهلة التصفح.
1. قوالب إدارة مخاطر المشروع من خدمات إدارة المشاريع المستقلة
يعالج هذان القالبان جزأين مختلفين ولكنهما على نفس القدر من الأهمية من عملية إدارة المخاطر. يوفر نموذج خطة إدارة مخاطر المشروع وصفًا لأنشطة إدارة المخاطر (بما في ذلك هيكلها وكيفية تنفيذها طوال دورة حياة المشروع). يأتي هذا القالب بصيغة معالجة النصوص (.dotx أو .docx) وكذلك بصيغة PDF. يعالج قالب سجل المخاطر مسألة تسجيل الحالة والتفاصيل المحدودة للمخاطر (مثل التأثير المالي، واحتمالية الحدوث، والمحفزات المحددة). ويوفر لوحة معلومات شاملة للمخاطر التي قد تؤثر على نجاح المشروع بشكل عام. وهي متاحة بصيغة .xltx أو .xlsx أو .pdf.
2. بطاقة تقييم المخاطر التشغيلية من قوالب إكسل الخاصة بي
يوفر هذا النهج البسيط والفعال للغاية في إدارة المخاطر عددًا من الفئات التي يمكنك استخدامها لتقييم التأثير الحقيقي المحتمل لعدد من المخاطر، وكل ذلك في قالب واضح وسهل الاستخدام. وهو يوفر أوراقاً لكل من المخاطر التنافسية والتشغيلية بالإضافة إلى مجالات تكاليف الحوادث والاحتمالات واستراتيجيات التخفيف من المخاطر وغيرها. يتوفر هذا القالب المفيد بصيغة Excel.
3. قالب خطة إدارة مخاطر المشروع وقوالب سجل إدارة المخاطر من مركز السيطرة على المخاطر
تدخل قوالب إدارة المخاطر هذه في صلب الموضوع مباشرةً. فهي منظمة للغاية وشاملة وسهلة التصفح والاستخدام. تقدم مراكز السيطرة على الأمراض والوقاية منها CDC نموذجين قد يكونان مفيدين: نموذج خطة إدارة المخاطر الرسمية بالإضافة إلى نموذج سجل إدارة المخاطر. يمكن استخدامهما على التوالي لتوثيق التدابير المحددة التي يجب اتخاذها في حالة حدوث مشكلة بالفعل وتسجيل التفاصيل المحددة المحيطة بمخاطر معينة.
4. قالب سجل المخاطر من ProjectManager.com
يساعدك قالب سجل المخاطر من ProjectManager.com، وهو قالب نظيف وواضح، على تحديد أولويات المخاطر وتدوين التأثير المحتمل لكل خطر أيضًا. كما أنه يحتوي على مناطق مخصصة للاستجابة المحددة التي تتطلبها المخاطرة الفردية بالإضافة إلى مالك المخاطرة حتى تتمكن من تحديد موقع الطرف المسؤول عن التعامل معها بسرعة. تصميم بسيط بالتأكيد، لكنه يعمل بشكل جيد مع المشاريع الأصغر حجماً حيث يتطلب تفاصيل أقل.
سواء كنت جديدًا في عالم إدارة المشاريع أو كنت مخضرمًا متمرسًا، فإن نماذج إدارة مخاطر المشاريع هذه ستثبت فعاليتها في تخفيف المخاطر في مشاريعك وضمان نجاحها.
بالإضافة إلى إدارة المخاطر، هناك مجموعة واسعة من قوالب إدارة المشاريع الإضافية التي يمكن أن تساعدك في إدارة الجداول الزمنية، والالتزام بميزانيتك، وتتبع المشكلات أيضًا.
نحن نشجع أي شخص يتطلع إلى تبسيط عملية إدارة مشروعه على الاستفادة من هذه القوالب بكامل طاقتها أيضًا.
إدارة مخاطر المشروع: جزء لا يتجزأ من إدارة المشروع
تُعد الإدارة الفعالة لمخاطر المشروع عاملاً ضرورياً وحاسماً في ما إذا كان المشروع يعتبر نجاحاً باهراً أو فشلاً ذريعاً. وكما هو الحال مع معظم الجوانب الأخرى لإدارة المشروع، فإن التخطيط أمر بالغ الأهمية عندما يتعلق الأمر إما بتخفيف التهديدات أو الاستفادة من الفرص.
لا شك أن الأدوات والتقنيات الموضحة أعلاه ستساعدك بلا شك على التخطيط لاستراتيجية إدارة المخاطر التي تضمن النجاح الكامل لكل مشروع من مشاريعك.
وبالإضافة إلى الفوائد العديدة الأخرى المترتبة على القيام بذلك، فكّر في الحصول على شهادة PMP لتحسين إتقانك لإدارة المخاطر بشكل أكبر.