التخطيط المرن في إدارة المشاريع | SPOTO

التخطيط المرن في إدارة المشاريع: استراتيجيات النجاح
كمدير مشروع، كما هو الحال مع كل شيء آخر في الحياة، كل شيء يتغير باستمرار. لهذا السبب يجب على كل مدير مشروع أن يتقن التخطيط المرن من أجل استيعاب التغييرات وضمان نجاح المشروع.
“الحياة عبارة عن سلسلة من التغييرات الطبيعية والعفوية. لا تقاومها، فذلك لا يخلق سوى الحزن. دع الواقع هو الواقع. دع الأمور تتدفق بشكل طبيعي إلى الأمام بالطريقة التي تريدها.” لاو تزو عن التغيير
“ولكن، انتظر يادا، يا معلم الجيداي في إدارة المشاريع PMP”. “ألا تقوم بتدريس دورات تدريبية لشهادة PMP حتى يكون لدينا قواعد وإجراءات لكل الاحتمالات؟ ألا يمكننا التحكم في كل شيء وجعله يسير وفقًا لخطة باتباع قواعد إدارة المشروع ببساطة؟
أجيب: “لا”. “التغيير هو الثابت الوحيد الذي يبني مدير المشروع التغيير والاختلافات غير المتوقعة والصعوبات في كل مشروع.”
والحقيقة هي أنه لا يوجد مشروعان متماثلان. يتغير فريقك، ولو بشكل طفيف. يتغير عميلك ويصبح أقل قابلية للتنبؤ به. يمكن للطقس، والاقتصاد، والتغيرات المالية، وحتى نوبة من الإنفلونزا أن تغير خططك، أحيانًا قليلًا وأحيانًا كثيرة.
لهذا السبب من المهم أن تبني التغيير والمرونة في كل مشروع تقوم به.
“الشجرة الجامدة تنكسر عندما تهب الرياح بقوة. أما الشجرة المرنة فسوف تنحني ولا تنكسر. من الأفضل أن تكون مرنة على أن تكون مكسورة. ياداجيري سيناباثي، “يادا”، معلم الجيداي في برنامج إدارة المشاريع (PMP)
الوجبات الرئيسية
تعريف التخطيط المرن: يتضمن التخطيط المرن في إدارة المشاريع تكييف الخطط مع ظروف المشروع المتغيرة واحتياجات أصحاب المصلحة.
إرشادات للمرونة: تتضمن الاستراتيجيات الرئيسية العمل عن كثب مع فريقك، ومراجعة الخطط بانتظام، والقدرة على التكيف مع التغيير.
التركيز على العملاء: كل عميل ومشروع فريد من نوعه؛ وتضمن المرونة التوافق بشكل أفضل مع توقعات العميل وأهداف المشروع.
تعاون الفريق: التواصل الفعال والتعاون مع فريقك ضروريان لنجاح التخطيط المرن.
الفوائد: يؤدي التخطيط المرن إلى تحسين نتائج المشروع وتحسين إدارة المخاطر وزيادة رضا الفريق.
جدول المحتويات:
إرشادات للتخطيط المرن
إرشادات للتخطيط المرن
فيما يلي بعض الإرشادات التي يجب على كل مدير مشروع اتباعها لتجنب ألم عدم التخطيط للتغيير.
لا يوجد طيار آلي
من المهم أن تتذكر أن كل مشروع فريد من نوعه وأن الأمور ستتغير. لا يوجد قدر من التخطيط سيجعل الأمور تسير بشكل مثالي. ستكون هناك مشاكل ومخاوف وصعوبات. المفتاح هو الدخول في كل مشروع مع العلم بذلك. من المهم أيضًا التأكد من أن عميلك يفهم ذلك أيضًا. يجب أن يعرفوا أنه ستكون هناك مشاكل، ولكنك مستعد للتعامل مع هذه المشاكل.
كل عميل مختلف عن الآخر
حتى لو كنت تعمل لدى شركة واحدة، فمن غير المحتمل أن تقدم تقاريرك إلى نفس الأشخاص في كل مرة. وحتى لو كنت كذلك، فمن المرجح أنهم لن يقدموا تقاريرهم إلى نفس الأشخاص. فكل عميل، داخلياً كان أو خارجياً، يختلف عن الآخر وسيكون رد فعله مختلفاً. هذا هو المكان الذي ستصل فيه إلى حقيبة الحيل الإدارية الخاصة بك وتسحب قبعة خدمة العملاء.
كن مرناً
يبدو هذا واضحًا في السياق الذي نتحدث عنه هنا، ولكن أن تكون مرنًا داخل عقلك هو مفتاح المرونة في المشروع. اجعل رؤيتك للمشروع مرنة بما يكفي للسماح لها بالتغير والنمو مع تغير الظروف. كن إيجابيًا في موقفك، واستباقيًا في رؤيتك، وخفيفًا في خطواتك. بهذه الطريقة لا يمكن للتغيير أن يطيح بك.
اعمل مع فريقك
لا تكتفِ بإعطاء التعليمات إلى الفريق وتركهم يذهبون. كن عمليًا، واعمل إلى جانبهم. لن يؤدي ذلك إلى تكوين علاقة أقوى مع الفريق فحسب، بل سيسمح لك أيضًا برؤية المشاكل المحتملة قبل أن تصبح مشاكل. بدأت معظم “الأزمات” كمشكلة بسيطة سُمح لها بالتطور إلى وحش مرعب من خمسينيات القرن الماضي. إذا وضعت “البلوب” في جرة عندما يكون صغيرًا فقط، فلن يأكل مشروعك.
أعد النظر في خططك وراجعها
انظر كل يوم إلى خططك وانظر كيف يمكن أن تحتاج إلى تعديلها أو تحديثها بناءً على أحدث الظروف. المراجعة هي فن الرواية المثالية والمشروع المثالي. لا تخف من تغيير الخطط إذا كان هذا ما يجب أن يحدث.
لا تدع التكنولوجيا تدمرك
كثيراً ما نسمح في كثير من الأحيان لبعض البرامج التي تسحق الأرقام أو تقرر الجداول الزمنية أن تتحكم بنا مثل السيد الأعلى. تذكر أن كل التكنولوجيا موجودة لخدمتك أنت وليس العكس. إذا كان هناك شيء ما في الخطة التي يحركها الكمبيوتر لا يتطابق مع الواقع، فغيّر خطة إدارة المشروع وليس المشروع.
خذ وقتًا للتخلص من التوتر
الإجهاد قاتل للأشخاص والمشاريع. سينتقل التوتر منك، أنت، الشخص الذي يدير المشروع، إلى فريق العمل، وفجأة يصبح لديك طاقم كامل يتشاجر ويتجادل مع نفسه ومعك. خذ الوقت الكافي للابتعاد عما تقوم به لفترة كافية لرؤيته عن بعد. سيظهر لك ما قد تحتاج إلى القيام به بشكل مختلف.
غيّر وجهة نظرك
بين الفينة والأخرى، عندما أبحث عن شيء ما في منزلي أو مكتبي، أجثو على يديّ وركبتيّ أو على الطاولة لأنظر إلى الأشياء من منظور مختلف. والأمر نفسه ينطبق على المشاريع. على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بمشروع عمل إنشائي وكان هناك شيء ما لا يعمل بشكل صحيح، انظر إليه من وجهة نظر مختلفة. تحدث إلى رئيس العمال أو أحد العمال. انظر ما يرونه.
الارتجال والتكيف والتغلب على المشاكل
هذه عبارة ستسمعها كثيراً في الجيش. تعلم الارتجال والتكيف مع المواقف هو في الواقع الطريقة الوحيدة للتغلب على الصعوبات. وهذا يعود إلى التخطيط المرن، باعتباره إحدى مهارات إدارة المشاريع المهمة. كن مبتكراً وابحث عن حلول فريدة لمشكلاتك. سيجعل ذلك الأمر أقل إرهاقًا ويسمح لك بالتغلب على المشاكل بسرعة أكبر.
تحدث إلى فريقك
في بعض الأحيان، ننشغل بأنفسنا ولا نفكر في حقيقة وجود فريق من الخبراء الذين تم اختيارهم للعمل معنا. وسواء اخترناهم نحن أو اختارهم شخص آخر، فعادة ما يكون هناك سبب لوجود هؤلاء الأشخاص في الفريق. استفد من معرفتهم واعملوا معًا لإيجاد حل رائع لأي مشكلة.
المفتاح هو التخطيط المرن في إدارة المشاريع
محاولة المضي قدمًا في خطة ما لمجرد أنها الخطة هي فكرة سيئة. هناك المئات من الأمثلة على ذلك في التاريخ، عادةً في الحملات العسكرية. فغالبًا ما يضع الجنرالات خطة ثم يستمرون في المضي قدمًا على الرغم من وجود إشارات تدل على ضرورة تغيير الاتجاهات.
ملاحظة مهمة واحدة: تأمل الجنرالات أعلاه. غالبًا ما سيواصلون المضي قدمًا لأنهم وعدوا ملكًا أو إمبراطورًا ما بأنهم سينفذون الأمور بطريقة معينة. بدلاً من أن يعودوا ويخبروا “الرئيس” أن عليهم القيام بالأمور بطريقة مختلفة. يجب أن يفوق خوفك من الفشل التام دائمًا خوفك من إخبار رئيسك في العمل أنك بحاجة إلى تغيير الاتجاهات.
إذا وجدت نفسك مع عميل أو رئيس لا يريد تغيير الخطة، فعليك أن تجلس معه وتشرح له أن إجبارك على الخطة الأصلية من المرجح أن ينتهي بالفشل، والفشل أسوأ من التغيير.
كن منفتحًا على التخطيط المرن، وكن مستعدًا للتكيف مع الظروف المتغيرة. في الواقع، كن مستعدًا لإجراء تغييرات تدريجية كل صباح، وسيقل احتمال أن تجد نفسك مضطرًا لإجراء رسالة تغيير ضخمة.
أن تكون مدير مشروع مثل الإبحار. اضبط شراعك لحظة بلحظة وإلا فمن المحتمل أن تقلب مشروعك بأكمله.
المرونة هي أقوى أداة في صندوق أدواتك. فبدونها، ستجد نفسك تنظف فوضى مشروع انهار تحت وطأة التزامك بالخطة الأصلية.
الخلاصة
التخطيط المرن ضروري لنجاح إدارة المشروع، مما يسمح للفرق بالتكيف مع الظروف المتغيرة واحتياجات العميل الفريدة.
يمكن لمديري المشاريع التغلب على حالات عدم اليقين وتحقيق أفضل النتائج من خلال الحفاظ على مرونة خططهم ومراجعتها بانتظام والعمل مع فرقهم.